Ban quản lý dự án là gì? Khám phá thú vị về Ban quản lý dự án

Nếu như chưa có hiểu biết rõ ràng về thuật ngữ này hoặc muốn kiểm chứng xem kiến thức hiểu biết của mình về ban quản lý dự án đã chuẩn chưa thì đọc ngay bài viết dưới đây nhé.

Tìm kiếm việc làm

1. Đi tìm câu trả lời chuẩn không cần chỉnh cho “Ban quản lý dự án là gì?”

Trong các hoạt động thuộc vấn đề đầu tư, bất kể là xây dựng hay kinh doanh thì đều được yêu cầu đảm bảo hai tiêu chí: đúng tiến độ và trong tầm phạm vi của ngân sách. Ban quản lý dự án là bộ phận có trách nhiệm lớn nhất trong vấn đề này và để làm tốt yêu cầu đó, ban quản lý dự án sẽ phải thực hiện nhiều hoạt động khác nhau.  

Ở trong rất nhiều bài viết đăng tải trên website timviec365.vn cũng đã có đề cập tới các vấn đề xuay quanh khái niệm dự án. Dựa vào đó, bạn có thể suy ra một cách logic để hiểu về ban quản lý dự án. Hãy thử làm điều đó trước khi chính thức đọc hiểu khái niệm thuật ngữ mà Phượng nêu ra ngay phía dưới nhé, cứ cho đó là một “cuộc thí nghiệm” nhỏ để bạn tự kiểm tra khả năng suy luận của mình.

Hãy chia sẻ cho Phượng biết bạn đã cho rằng ban quản lý dự án là gì ở phía dưới bình luận của bài viết này. Và ngay sau đó, đối chiếu với “đáp án chính xác” sau đây nhé.

Ban quản lý dự án chính là chỉ một tập thể, một bộ phận được hợp thành từ nhiều cá nhân do một chủ thể hoặc một cơ quan có thẩm quyền thành lập. Mục đích của việc thành lập ban quản lý dự án chính là thực hiện những công tác: Lập kế hoạch, tổ chức hoạt động, quản lý và giám sát quá trình cũng như tiến độ của dự án. Trong quá trình lên kế hoạch sử dụng Gantt Chart để tính toán timeline, công việc sau đó sẽ trình mẫu tờ trình phê duyệt dự án cho giám đốc dự án. Đồng thời Ban quản lý dự án cũng sẽ nắm bắt được tổng quan của quy trình thực hiện đối với dự án dựa trên cơ sở luật pháp.

Mặc dù ở bất cứ lĩnh vực nào cũng có thể sử dụng thật ngữ Dự án để gọi cho những kế hoạch, công việc nhất định nào đó, ví dụ dự án marketing, dự án kinh doanh, dự án bất động sản,… nhưng thuật ngữ Ban quản lý dự án lại được được gọi gắn liền trong hoạt động xây dựng.

Ban quản lý dự án có đặc điểm là mang tính chất chuyên ngành, quá trình hoạt động của Ban quản lý dự án chính là quá trình vận dụng các kiến thức, kỹ thuật, kỹ năng và các công cụ chuyên ngành có sự liên quan tới dự án cụ thể để áp dụng vào các hoạt động của dự án, qua đó đảm bảo tạo ra được kết quả đạt chuẩn. Sau khi có dự án công ty có thể làm hợp đồng tư vấn quản lý dự án với đơn vị tiếp nhận gói thầu xây dựng.

Xem thêm: Basecamp là gì? Cẩm nang kiến thức từ A => Z dành riêng cho bạn

2. Điều kiện thành lập và tổ chức ban quản lý dự án

Việc thành lập và tổ chức cơ cấu Ban quản lý dự án được đưa ra rất rõ trong Quy định của Pháp luật. Cụ thể là tại Nghị định 59/2015/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 16/2016/TT-BXD có đưa ra nội dung nêu rất rõ điều kiện thành lập, tổ chức Ban quản lý dự án.

2.1. Điều kiện thành lập Ban quản lý dự án là gì?

Ban quản lý dự án được thành lập dựa vào Dự án cụ thể. Dựa vào số lượng dự án công trình hay chuyên ngành nào đó trong một địa bàn để quyết định về việc thành lập Ban quản lý dự án. Người thành lập ban quản lý dự án sẽ là Thủ trưởng, Bộ trưởng, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nếu tính theo phạm vi khu vực hoặc là người có thẩm quyền đối với doanh nghiệp.

Hình thức tổ chức sau khi ban quản lý dự án được thành lập là gì?

Tùy vào quy mô của dự án là lớn hay nhỏ, tính chất dự án, nguồn vốn, những điều kiện có thể tận dụng mà chủ đầu tư sẽ đưa ra các quyết định thực thi tổ chức Ban quản lý dự án theo các hình thức sau:

- Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng theo khu vực hoặc Ban quản lý dự án chuyên ngành có dự án đầu tư công sử dụng vốn từ ngân sách nhà nước, vốn của tập đoàn kinh tế thuộc nhà nước.

- Với những công trình sử dụng vốn nhà nước: nếu quy mô thuộc vào nhóm A, có công trình đặc biệt, có đưa công nghệ cao vào thực hiện kèm theo xác nhận từ Bộ Khoa học & công nghệ, hoặc có cả dự án liên quan bí mật nhà nước, an ninh quốc phòng thì đều sẽ được áp dụng hình thức Ban quản lý dự án về đầu tư xây dựng.

- Với các dự án không sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nước, dự án đặc thù hoặc riêng lẻ thì có thể áp dụng hình thức thuê tư vấn viên về việc quản lý các dự án thay vì thành lập Ban quản lý dự án.  

- Với các dự án cải tạo, sửa chữa ở quy mô vừa và nhỏ, dự án trong dân thì có thể sử dụng chính bộ máy trực thuộc liên quan có chuyên môn về lĩnh vực dự án đó đứng ra thực hiện.

Các hình thức trên chỉ được thực hiện nếu như đảm bảo được điều kiện về năng lực đáp ứng đúng quy định của tổ chức.

2.2. Cơ cấu tổ chức ban quản lý dự án

Nội dung của Thông tư số 16/2016/TT-BXD và Nghị định số 59/2015/NĐ-CP có đưa ra quy định rõ ràng về cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án như sau:

Về phòng ban:

Ban quản lý dự án có những phòng ban gồm: Ban giám đốc, văn phòng chung, các ban tổ chức theo nhiệm vụ, chức năng, phòng điều hành dự án. Trong suốt thời gian hoạt động, tùy vào từng yếu tố từ điều kiện đến quy mô hoạt động, số lượng của các dự án mà ban quản lý dự án sẽ được tổ chức phòng ban trực thuộc thực hiện theo từng nhiệm vụ, chức năng riêng.

Về nhân sự:

Cá nhân, tổ chức có thẩm quyền thành lập nên Ban Quản lý dự án sẽ được bổ nhiệm, miễn nhiệm 3 vị trí trong ban quản lý dự án gồm giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng. Trong đó, người giám đốc lại có thẩm quyền bổ nhiệm/ miễn nhiệm các viên chức, được tuyển dụng lao động cho các phòng ban phục vụ cho mục đích hoạt động. Nếu người lao động muốn được làm việc trong Ban Quản lý dự án thì sẽ phải đáp ứng được các điều kiện cơ bản về mặt trình độ năng lực. Những nhân sự được tuyển vào dự án có nguồn vốn vau ưu đãi từ nhà tài trợ nước ngoài hoặc vốn ODA thì các vị trí quan trọng sẽ còn phải đáp ứng cả về trình độ ngoại ngữ.

Tìm việc làm quản lý dự án

3. Chức năng nhiệm vụ của Ban Quản lý Dự án

3.1. Chức năng của Ban Quản lý dự án

Bắt đầu từ khi Quyết định về việc thành lập Ban Quản lý dự án được đưa ra thì Ban Quản lý dự án đồng thời có những nhiệm vụ, chức năng cơ bản cần đảm bảo trong quá trình hoạt động.

Chức năng của Ban quản lý dự án chính là quản lý một cách trực tiếp dự án và tiến hành thực hiện các hoạt động như tổ chức, xây dựng kế hoạch, quản lý, giám sát, tiến hành thực thi dự án,… dưới những yêu cầu cụ thể từ phía chủ đầu tư. Ban quản lý sử dụng công cụ theo dõi quản lý dự án để giám sát tổng thể tốt hơn.

Thường thì, Ban Quản lý dự án sẽ quản lý từ khâu chuẩn bị cho tới khi kết thúc dự án.

Mục đích của các chức năng hoạt động trên chính là quản lý dự án, đảm bảo cho dự án được diễn ra, thực thi đúng tiến độ trong nguồn ngân sách hỗ trợ mà vẫn đảm bảo tốt các tiêu chí về chất lương hay hoàn thiện một mục tiêu cụ thể nào đó. Ngoài ra, ban quản lý dự án còn thực hiện chức năng đảm bảo mức độ hiệu quả về mặt kinh tế của dự án dưới cơ chế tuân thủ quy định pháp luật cũng như đáp ứng được tính khả thi của dự án.

Xem thêm: Danh sách việc làm trưởng ban quản lý dự án tại đây!

3.2. Nhiệm vụ của Ban quản lý dự án

Nhiệm vụ Ban Quản lý dự án chính là mục tiêu cần hoàn thiện. Dù là Bản quản lý cho dự án nào đi chăng nữa thì cũng đều phải hoàn thiện nhiệm vụ sau:

- Thực hiện đầy đủ mọi thủ tục liên quan đến việc giải phóng mặt bằng, giao nhận đất, thủ tục về chuẩn bị các mặt bằng xây dựng, tiến hành xin giấy phép xây dựng,… nói chung là mọi công tác để có thể bắt đầu cho công trình được xây dựng.

- Lập hồ sơ dự án đầy đủ với các yếu tố sau: bản thiết kế của dự án, tổng hợp các dự toán về xây dựng, dự toán ngân sách. Hồ sơ sau khi được hoàn thiện đáp ứng yêu cầu thì sẽ gaio cho cơ quan có thẩm quyền để thẩm định và phê duyệt.

- Lập hồ sơ cho hoạt động mời dự thầu, đồng thời tổ chức cuộc đấu thấu để lựa chọn ra nhà thầu dự án. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để tiến hành ký hợp đồng với phía nhà thầu trúng dự án.

- Giám sát việc thi công, nghiệm thu công trình và tổng quyết toán

- Quản lý về mặt tiến độ thi công, chất lượng của công trình, kiểm soát cẩn thận về mặt an toàn lao động và các chi phí phát sinh. Ngoài ra, Ban quản lý dự án còn thực thi các thủ tục thanh toán, tiến hành giải trình về khối lượng phát sinh hoặc các khoản không có chứng từ hợp lệ.

- Chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm về mặt pháp lý về các vấn đề liên quan đến dự án.

Những thông tin trên đây đã mang đến cho bạn hiểu biết quan trọng xoay quanh thuật ngữ Quản lý dự án. Qua đó không chỉ hiểu Ban quản lý dự án là gì mà còn biết rõ cơ cấu, điều kiện tổ chức thực hiện Ban quản lý dự án, vai trò, chức năng, nhiệm vụ. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ tìm thấy một cơ hội tốt để hoạt động trong Ban quản lý dự án nhé.

Xem thêm: OPM là gì? Có bao nhiêu cách tổ chức quản lý dự án