“Nghề tạm bợ”, “ai chẳng làm được”, “công việc dễ nhất trong tất cả các nghề”,... là những nhận định phổ biến về công việc nhập liệu. Những quan điểm này không hoàn toàn đúng vì còn tùy thuộc vào khả năng của mỗi người. Nhưng khi bạn đã phải đi tìm kiếm bí quyết nhập dữ liệu nhanh thì điều đó cũng chứng tỏ nhập liệu không phải ai cũng có thể làm được.
Ngay cả khi nhập liệu được đánh giá là một công việc dễ dàng thực hiện đi chăng nữa thì chắc hẳn chúng ta vẫn cần phải học hỏi nhiều kỹ năng thì mới có thể tạo ra hiệu suất tốt cho công việc và thúc đẩy sự phát triển bản thân. Vậy nên đừng bỏ qua cơ hội học hỏi bí quyết nhập dữ liệu nhanh các bạn nhé.
Nhân viên nhập liệu sẽ sử dụng bảng tính excel để phục vụ công việc nhập liệu. Công cụ Data table sẽ là một trợ thủ đắc lực phục vụ cho hoạt động này của bạn. Tuy nhiên, nhiều người không biết cách khai thác hết tính năng của excel nên dường như không biết làm sao để dùng Data table hiệu quả, thậm chí có những người còn chưa từng biết tới sự hiện diện của nó.
Sử dụng data table để nhập liệu nhanh
Vậy, nếu chọn Data table như một bí quyết nhập dữ liệu nhanh thì bạn sẽ sử dụng nó như thế nào. Khám phá từ công dụng chính của phương pháp này thì chúng ta sẽ rõ mục đích của việc sử dụng nó.
Với data table, bạn sẽ có được sự tối ưu hóa cho việc lưu trữ dữ liệu. Công cụ này giúp dữ liệu được lưu lại một cách chính xác trong một tốc độ lưu trữ nhanh chóng. Ngoài ra, thông qua Data table, bạn cũng có thể nhìn nhanh chóng các dữ liệu khi chúng được thực hiện.
2. Tùy chỉnh sự chuyển động của con trỏ chuột để nhập dữ liệu nhanh
Với việc sử dụng trang tính excel, cách thức hoạt động của con trỏ chuột hoàn toàn khác với chương trình word, có nhiều bất tiện hơn. Cụ thể, mỗi lần chúng ta nhấn lệnh enter với mục đích muốn chuyển tiếp xuống ô/ cột tiếp theo thì con trỏ chuột sẽ nhảy về ô cuối cùng của bảng tính, nó khiến nhân viên nhập liệu nói riêng mất tập trung vì phải dành thời tìm kiếm con trở chuột rồi nhấp lại về vị trí cần nhập liệu.
Nếu như tình trạng này không được khắc phục, với khối lượng dữ liệu cần nhập khá nhiều và dễ rối mắt thì sẽ gây ra sự bất tiện lớn cho người thực hiện. Và nếu biết cách, bạn sẽ khắc phục được tình trạng này và làm cho thao tác nhập liệu của mình trở nên nhanh hơn.
Tùy chỉnh sự chuyển động của con trỏ chuột
Hãy bật máy tính tính lên, vào trang tính bất kỳ nào đó và thử thực hiện theo Phượng xem có hiệu quả không nhé, đảm bảo bạn sẽ rất thích thú với sự phát hiện mới mẻ này:
- Click chuột vào mục File trên thanh công cụ bảng tính.
- Tìm chọn mục “File Options”
- Tiếp theo chọn Advanced trong danh sách mới hiện ra từ File Options, ở phía bên tay trái.
- Nhấn chuột chọn vào Editing Option, chọn Move Selection và chọn lệnh Down.
Kết thúc thao tác này sẽ cho phép bạn hay bất cứ nhân viên nhập liệu nào cũng có thể di chuyển con trở chuột đúng theo mong muốn và không bị mất thời gian với nó nữa.
Để chọn dữ liệu nhanh, bạn tiến hành theo các thao tác đơn giản sau đây:
Ở trên thanh công cụ, bạn tìm đến danh mục Table Tại đây bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh định dạng bảng theo ý muốn thông qua việc thêm vào bảng dữ liệu bộ lọc và sắp xếp các tùy chọn theo cách bạn muốn các yếu tố sẽ xuất hiện với thứ tự ưu tiên như thế nào. Hoặc tại mục Table cũng cho phép bạn tạo ra được nhiều bảng nằm cùng một sheet với nhau để thuận tiện cho việc nhập dữ liệu và quan sát dữ liệu của bạn.
Chọn dữ liệu ở bên trong bảng tính
Ngoài ra, người nhân viên nhập dữ liệu cũng có thể thực hiện việc gán vào thanh công thức các giá trị có cùng một công thức tính toán, thực hiện thì thanh công thức sẽ đồng loạt thực hiện các chức năng tính toán, nhập dữ liệu giống với ô dữ liệu ban đầu.
Phím tắt là cách chúng ta làm tắt quá trình thông qua công cụ phím chữ và số của bàn phím. Chính vì thế mà phím tắt cực kỳ có tác động tích cực tới quá trình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên nhập liệu vì nó có thể gia tăng nhanh hiệu suất cũng như năng suất thực hiện công việc và đảm bảo kết quả công việc nhập liệu được chính xác như cách nhập thủ công tỉ mỉ.
Sử dụng phím tắt trong bảng tính
Chiếu từ đặc thù công việc nhập liệu, có những phím tắt mà nhân viên sẽ phải sử dụng một cách thường xuyên sẽ bao gồm:
STT
Phím
Chức năng, mục đích
1
Tab
Được dùng với mục đích di chuyển con trỏ chuột tới ô kế tiếp
2
Shift + Tab
Quay trở về với ô đã nhập dữ liệu trước đó
3
Ctrl + A
Chọn toàn bộ trang tính
4
Ctrl + C
Sao chép nội dung dữ liệu đã lựa chọn từ thao tác bôi đậm hoặc Ctrl + A
5
Ctrl + V
Paste (dán) nội dung dẽ liệu đã sao chép từ thao tác Ctrl + C
6
Ctrl + Z
Quay trở lại với thao tác thực hiện ngay trước đó
7
Ctrl + Shift + Z
Giúp bạn quay trở về hành động thực hiện cuối cùng nhưng chưa được hoàn tác
5. Đọc lại toàn bộ dữ liệu sau khi đã được nhập
Dù nhập liệu hay bất cứ công việc nào có phức tạp hay đơn giản để thực hiện thì không ai có thể đảm bảo được trong quá trình chúng ta tiến hành làm việc không có sai sót xảy ra đúng không nào. Nghề gì cũng sẽ đòi hỏi con người phải bỏ nhiều trách nhiệm, sự tỉ mỉ và đảm bảo chính xác nhưng với riêng nghề nhập liệu mà nói, chính xác là yếu tố quan trọng hàng đầu.
Có nhiều loại nhập liệu, từ nhập liệu dữ liệu nội dung văn bản cho tới nhập liệu số. Mọi thứ hầu hết được tiến hành qua thao tác sao chép lại thế nhưng việc sao lại dữ liệu cũng có khó khăn của riêng nó. Một nhân viên làm nhập liệu sẽ phải tiếp xúc nhiều kiểu dữ liệu khác nhau và với số lượng không nhỏ mỗi ngày. Dễ ở cách làm vì không đòi hỏi sự sáng tạo hay trình độ chuyên môn cao siêu nào nhưng khó ở tính chất đặc thù.
Đọc dữ liệu- bí quyết nhập liệu nhanh
Bạn thử tưởng tượng xem, cả ngày từ sáng đến tối, ngày này qua ngày khác chúng ta phải đối diện với những số liệu và văn bản, việc nhầm lẫn là một trong những bất cập khó có thể tránh khỏi. Và nếu như bạn không tập trung cao độ, không tỉnh táo thì không thể đảm bảo yêu cầu về độ chính xác tuyệt đối của công việc được.
Chính vởi vì thế cho nên, nếu đã cẩn thận thì bạn cần cẩn thận đến tận cùng. Để đảm bảo sự hiệu quả tuyệt đối cho công việc bên cạnh vấn đề hiệu suất đã được cải thiện rõ rệt thì nhân viên nhập liệu sẽ phải kiểm tra, đối chiếu lại các dữ liệu đã từng được nhập trước đó để kiểm soát kịp thời mức độ chính xác.
Bí quyết nhập dữ liệu nhanh chóng tiết kiệm thời gian
Soát lại mọi thứ không phải là chỉ xem các con số đã khớp chưa, nội dung có đúng với dữ liệu gốc mà còn phải kiểm tra được các vấn đề về ngữ pháp, chính tả, dấu câu,... Có một số công cụ được cung cấp để cho phép bạn thực hiện chức năng tự động rà soát và sửa lỗi chính tả, bạn có thể tham khảo, tìm kiếm và sử dụng chúng để tối giản hơn nữa công việc sửa lỗi của mình và tiết kiệm tối đa thời gian mà vẫn đảm bảo công việc hiệu quả.
6. Thêm một vài thủ thuật giúp bạn nhập dữ liệu nhanh trên bảng tính excel
6.1. Nhập các con số cơ bản trong bảng tính excel nhanh chóng như thế nào?
Thông thường chúng ta nhập các con số vào bảng tính excel bằng cách đưa từng số vào từng ô tính, vừa nhìn tinh mắt để đảm bảo không bị sót số liệu và không sai từng chữ số chữ cái sẽ khiến cho bạn mất thời gian biết bao nhiêu. Vậy thì có bao giờ bạn thắc mắc liệu chúng ta có thể tối giản điều đó?
Đương nhiên là có và nếu bạn là người chịu khó tìm tòi những mẹo vặt, nhất định bạn phải tìm kiếm điều này. Rất nhiều địa chỉ nói cho bạn biết bạn nên làm thế nào nhưng tại đây, Phượng sẽ chỉ cho bạn cách làm thế nào ở mức độ chia sẻ thông tin dễ hiểu nhất.
Thứ nhất, nếu muốn nhập vào bảng tính các chuỗi số nhanh chóng, bạn hãy nhập 2 số đầu tiên. Ví dụ: cần nhập một chuỗi từ 1 tới 10 theo quy luật chỉ cách nhau một đơn vị thì chúng ta tiến hành nhập vào 2 số đầu tiên của chuỗi là 1 và 2.
Thủ thuật trên excel giúp nhập liệu nhanh chóng
Áp dụng cách thức tương tự cho các chuỗi số khác. Nhập theo chiều ngang hay dọc tùy thuộc vào việc bạn muốn chuỗi số xuất hiện theo cách nào.
Tiếp đến, click chuột vào 2 ô chứa giá trị đó và đưa con chuột xuống vị trí góc phải phía dưới, quan sát thấy con chuột đã chuyển dạng thành hình dấu cộng, lúc đó con trỏ chuột trở thành nút điều khiển thì bạn sẽ nhấn và giữ chuột trái, kéo con trỏ đến hết số ô bạn muốn nhập dữ liệu.
6.2. Nhập dữ liệu thời gian
Các số liên tiếp của thời gian ngày - tháng - năm cũng có thể được nhập một cách nhanh chóng bằng thủ thuật, bí quyết nhập dữ liệu nhanh mà Phượng sẽ chia sẻ ngay sau đây.
Trước tiên, hãy nhập vào ô đầu tiên dữ liệu ngày tháng, tiếp theo làm thao tác tương tự như cách nhập các con số cơ bản ở trên, tức là đưa chuột về góc phải phía dưới ô dữ liệu và thực hiện thao tác kéo cho đến khi hết các ô cần nhập dữ liệu vào. Khi đó, bạn nhận được sự thay đổi trong giá trị về ngày. Lúc này, hãy chọn vào Auto Fill Options, mục đích của thao tác này là giúp cho bạn chọn điền vào ô theo dữ liệu nào: tháng hoặc năm tùy theo mong muốn của bạn thay vì để dữ liệu là ngày theo mặc định.
6.3. Bí quyết nhập dữ liệu nhanh các chuỗi số phức tạp
Các con số cơ bản, ngày tháng năm đều có thể nhập vào ô dữ liệu theo cách nhanh chóng. Vậy đối với những chuỗi số phức tạp hơn thì bạn có thể áp dụng bí quyết nhập dữ liệu nhanh hay không và bằng cách nào? Tại đây chúng ta sẽ áp dụng với những chuỗi có cấp số nhân:
- Nhập vào ô tính con số đầu tiên của chuỗi, lựa chọn vào ô đó, di trỏ chuột xuống góc dưới của ô và nhấn chuột phải.
- Kéo nút có hình dấu cộng theo cách bạn muốn nhập chuỗi - sang ngang hoặc xuống dưới.
- Thả chuột sau khi đã kéo hết đến ô cần nhập dữ liệu, lúc này có một menu sẽ xuất hiện, bạn chọn vào mục Series để mở hộp thoại này.
- Tại hợp thoại vừa mở (Series), tiếp tục nhấn vào Type và chọn Growth. Xuất hiện ô Step Value để bạn nhập hệ số nhân.
- Cuối cùng nhấp chọn OK để hoàn thành cài đặt lệnh.
Như vậy, có rất nhiều kỹ xảo để bạn có thể biến hóa cách thức thực hiện công việc nhập liệu từ phức tạp sang tối giản hơn. Có rất nhiều lợi ích từ việc này nhưng đổi lại, bạn buộc phải là người thông thạo kỹ năng tin học công nghệ. Với những bí quyết nhập dữ liệu nhanh mà mình chia sẻ ở trên, bạn cũng dễ để học và thực hiện cho công việc.
