Quay lại

Bật mí những thông tin liên quan đến biên bản họp nội bộ công ty

Tác giả: Nguyễn Thị Thu Huyền - 28/10/2021

Trong quá trình vận hành và hoạt động của mỗi tổ chức, doanh nghiệp có rất nhiều các vấn đề nảy sinh và cần những ý kiến để xây dựng và những đề xuất liên quan. Khi ấy những nhà lãnh đạo sẽ tổ chức những cuộc họp nội bộ để tìm ra giải pháp. Đối với tất cả các cuộc họp trong một tổ chức, công ty thì biên bản họp là một văn bản rất quan trọng giúp lưu trữ lại khái quát thông tin, diễn biến của cuộc họp. Vậy biên bản họp nội bộ công ty có khái niệm là gì? biên bản đấy có nhưng yêu cầu như thế nào?

1. Khái quát về biên bản họp nội bộ trong công ty

1.1. Khái niệm biên bản họp nội bộ công ty 

Biên bản cuộc họp trong công ty là những  biên bản chỉ áp dụng trong các cuộc họp do nội bộ do công ty tổ chức. Đây là những văn bản quan trọng lưu trữ, ghi lại những gì đã diễn ra trong suốt buổi họp, bao gồm nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia đóng góp.  Đây được xem như một loại tài liệu lưu trữ, không có hiệu lực và giá trị pháp lý nhưng lại là những văn bản có yếu tố căn cứ để minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra trong suốt quá trình họp.

Bản thân chúng ta nếu đã đi làm trong một công ty, doanh nghiệp thì có lẽ đã đều được tham gia vào các buổi họp nội bộ theo định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý,hàng năm,... Những biên bản họp đã trở nên rất quen thuộc và được sử dụng một cách phổ biến. Trong quá trình họp, thư kí của cuộc họp sẽ chịu trách nhiệm thông báo lý do cuộc họp, điểm danh số lượng người tham gia họp và ghi chép lại toàn bộ những thông tin liên quan đến diễn biến của cuộc họp nội bộ công ty.

Khái quát về biên bản họp nội bộ trong công ty

1.2. Chức năng của biên bản họp nội bộ

1.2.1. Chức năng lưu trữ thông tin

Như đã nói qua ở phần khái niệm nêu trên thì những biên bản họp nội bộ công ty có một chức năng quan trọng đó là lưu trữ lại những thông tin cần thiết và quan trọng của bất cứ buổi họp nào. Những văn bản này ghi lại rất nhiều thông tin và sẽ là căn cứ để các cấp lãnh đạo xem xét khi cần chứng thực điều gì đó đã diễn ra trong cuộc họp.

Mặt khác biên bản họp nội bộ được lập ra qua quá trình ghi chép lại những ý kiến đóng góp, những yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo, ý kiến xây dựng của cá nhân, đơn vị có liên quan có mặt trong cuộc họp,… Vì thế nó cũng thực hiện chức năng để là hồ sơ căn cứ, giúp mọi người có thể tham khảo và đưa ra những điều chỉnh, sắp xếp, giải quyết công việc hiệu quả hơn. 

Chức năng của biên bản họp nội bộ

1.2.2. Chức năng cam kết

Bên cạnh chức năng lưu trữ thông tin diễn biến cuộc họp thì biên bản họp nội bộ công ty còn có chức cam kết như một lời xác nhận trên giấy tờ và chuyển tất cả các cam kết của người tham dự vào danh sách công việc sắp phải thực hiện. Trong biên bản sẽ nêu rõ thành phần những ai tham dự, nội dung cuộc họp, những biểu quyết, kết luận của cuộc họp và chữ ký xác nhận thông qua của tất cả các thành viên có mặt.

2. Những yêu cầu của biên bản họp nội bộ công ty

Một cuộc họp nội bộ công ty diễn ra thành công thì việc ghi chép biên bản và chuyển tới các thành phần tham dự đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng. Khi thực hiện những biên bản này thì người thư ký sẽ phải đảm bảo một số yêu cầu cụ thể.

Những yêu cầu của biên bản họp nội bộ công ty

2.1. Yêu cầu về mặt hình thức của biên bản cuộc họp

Đầu tiên đó là hình thức và ấn tượng ban đầu khi quan sát một biên bản họp nội bộ công ty. Một biên bản họp cần có một hình thức bao gồm 3 phần đó là là phần mở đầu, phần ghi chép nội dung chính diễn biến cuộc họp và cuối cùng là phần cuối của một biên bản

2.1.1. Phần mở đầu của biên bản họp nội bộ

Giống như bất cứ một văn bản hành chính nào thì mở đầu của biên bản họp sẽ yêu cầu cần có đầy đủ các phần như Quốc hiệu, tiêu ngữ ở giữa trên đầu. Góc trái bên trên của biên bản là tên công ty, cơ quan, đơn vị và cuối cùng là tên biên bản ghi ở giữa được viết in hoa nổi bật.

2.1.2. Phần nội dung chính của biên bản họp nội bộ

Đây được coi là phần quan trọng nhất của biên bản họp nội bộ công ty. Những yêu cầu về hình thức ở phần này bao gồm thời gian và địa điểm của cuộc họp; thành phần tham gia; thông tin, tên của người lãnh đạo chủ trì; thông tin về thư ký của buổi họp. Tiếp đó là nội dung chính trong suốt quá trình họp, biểu quyết và ý kiến của thành phần tham gia và cuối cùng ở phần này là kết luận của cuộc họp.

2.1.3. Phần kết thúc biên bản họp nội bộ

Hình thức ở phần cuối này cần đảm bảo yêu cầu đó là ghi chép lại thông tin về thời gian kết thúc, hoàn thành việc lập biên bản. Chữ ký có ghi rõ họ tên của người viết (thư ký) và người chủ trì. Dấu của chủ tọa và chữ ký cam kết của tất cả thành phần tham gia.

Biên bản có vai trò quan trọng trong cuộc họp nội bộ công ty

2.2. Yêu cầu về mặt nội dung bên trong của biên bản họp

Biên bản họp nội bộ là những biên bản chứa nhiều thông tin. Vì vậy yêu cầu về nội dung của những biên bản này đó là phải thực sự đầy đủ và đảm bảo thông tin chính xác. Người thư ký chịu trách nhiệm ghi chép thông tin biên bản phải là người có tốc độ nhanh và tóm tắt đầy đủ các thông tin quan trọng có trong buổi họp. Những thông tin đó cũng phải đảm bảo về độ chính xác và tin cậy để có thể thực hiện đúng chức năng khi sử dụng của một biên bản sau này.

Bên cạnh đó thì đây là những văn bản mô tả, ghi lại các sự việc, thông tin được cung cấp, trao đổi trong cuộc họp. Vì thế cho nên để đảm bảo khách quan, tin cậy thì yêu cầu người ghi chép (thư ký cuộc họp) sẽ không bình luận, đánh giá hay thêm bớt vào các ý kiến trong buổi họp nội bộ công ty.

3. Một số lưu ý khi thực hiện viết biên bản họp nội bộ 

Khi viết những biên bản họp này, chúng tôi có một số lưu ý muốn nhắc nhở bạn, hy vọng sẽ khiến công việc ghi chép hoặc thực hiện biên bản của bạn diễn ra dễ dàng hơn. Đầu tiên đó là trước khi tham dự buổi họp, người thư ký cần chuẩn bị sẵn những mẫu biên bản theo quy định để lúc ghi chép chỉ việc bổ sung thông tin chính về diễn biến cuộc họp. Nếu thành phần tham dự không nhiều thì Việc nắm bắt thông tin nhanh nhạy đang nằm trong tầm tay bạn nhưng cứ thử nghĩ với số lượng tham dự đông mà xem.

Việc chuẩn bị trước sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Ngoài ra bạn có thể thay đổi hình thức ghi chép bằng sổ tay, laptop hoặc là sử dụng máy ghi âm để lưu trữ lại thông tin quan trọng. Một lưu ý tiếp theo khi thực hiện những văn bản này đó là người thư ký cần tập trung ghi chép những nội dung trọng tâm của cuộc họp, tránh việc ghi chép lan man, dài dòng không cần thiết. Điều đó sẽ giúp cho những người tham dự và chủ trì có cái nhìn bao quát và chính xác nhất về cuộc họp sau khi xem những biên bản họp này.

Cuộc họp nội bộ trong công ty

Cuối cùng là lưu ý về đảm bảo độ tin cậy của những biên bản họp nội bộ. Người thực hiện biên bản phải công khai toàn bộ nội dung bằng hình thức đọc cho toàn bộ thành phần tham dự cùng nghe, đưa ra ý kiến xây dựng sửa chữa nếu còn điều gì chưa hợp lý và cam kết ký tên vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm trong công việc cũng như các quyết định của cuộc họp.

Hiện nay thì những cuộc họp bằng hình thức online diễn ra phổ biến nên việc triển khai những thông tin này đến tất cả những bên liên quan của buổi họp cũng sẽ gặp một số trở ngại. Giải pháp được đưa ra đó là sử dụng phần mềm truyền thông nội bộ trong quá trình họp online. Phần mềm này sẽ hỗ trợ quá trình truyền tải thông điệp trong các buổi họp online được diễn ra xuyên suốt, đầy đủ, đúng người đúng thông điệp và cực kỳ nhanh chóng.

Một số lưu ý khi thực hiện viết biên bản họp nội bộ công ty

Đọc đến đây, chắc bạn đã phần nào hiểu thêm về biên bản họp nội bộ công ty rồi phải không ? Hy vong bài viết chia sẻ của chúng tôi đã đem đến được những thông tin hữu ích cho bạn. Đừng quên theo dõi và truy cập vào timviec365.vn để đón đọc những bài viết chất lượng hơn nữa nữa nhé!

Bật mí về truyền thông nội bộ Vingroup

Bạn đang tò mò về văn hóa trong truyền thông nội bộ của tập đoàn lớn như Vingroup? Bạn muốn tìm hiểu những điểm nổi bật trong văn hóa này? Vậy thì hãy đọc ngay bài viết tiếp theo của timviec365.vn về điều này nhé!

Truyền thông nội bộ Vingroup

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối-