Các hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phòng hiện nay đang là một vấn đề rất quan trọng mà bạn cần phải biết nếu như bạn là một dân văn phòng chính hiệu để bổ sung kiến thức cho mình cũng chính là để hiểu thêm về bộ máy nơi mình đang làm việc. Chính vì thế mà hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây để hiểu hơn về hình thức tổ chức bộ máy hành chính nhé.
1. Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phòng hiện nay
Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phòng hiện nay
Đối với hình thức tổ chức bộ máy văn phòng hiện nay có rất nhiều hình thức khác nhau. Và đối với hình thức tổ chức bộ máy văn phòng hiện nay thì đó chính là một vấn đề đáng lo ngại của rất nhiều nhà quản trị, không biết nên để tập trung hay phân tán bộ máy hành chính văn phòng này. Tuy nhiên nếu như với hình thức tổ chức bộ máy theo nghĩa phân tán thì công việc của mỗi bộ phận hành chính văn phòng sẽ thực hiện và chịu sự quản lý của bộ phận đó. Vì thế mà đối với công việc thì theo cách này sẽ không tập trung được. Hạn chế của cách này chính là công việc của các phòng ban sẽ bị trùng lặp với nhau, chính vì điều này đã khiến cho hao tổn nhân lực, tốn thời gian vào những việc đã phải xử lý. Cũng chính vì thế mà công việc của bộ phận hành chính văn phòng cần phải được thống nhất, cần phải tổ chức lại hệ thống tổ chức tại văn phòng. Để công việc đạt hiệu quả cao nhất trong việc thì có hai hình thức tổ chức tập trung là: Tập trung trên địa bàn và tập trung theo chức năng, trong đó cụ thể là:
1.1. Tổ chức hành chính văn phòng theo địa bàn
Tổ chức hành chính văn phòng theo địa bàn
Hành chính văn phòng sẽ tập trung vào một địa bàn nhất định. Với hình thức nàyt tức là tất cả những hồ sơ, những tài liệu có liên quan đến công việc đều phải thực hiện một cách nghiêm túc và đưa về một nơi đó là hành chính dưới quyền quản trị của nhà chính trị hành chính.
Đứng đầu là nhà quản trị hành chính, tiếp sau đó chính là các công việc hành chính do các bộ phận A,B,C, D,...tiếp nhận và thực hiện.
Đó chính là bộ máy hành chính văn phòng theo địa bàn, nếu như hành chính văn phòng làm theo phương án này tức là đã và đang thực hiện khắc phục những hạn chế của hình thức tổ chức trước đó là không có sự tập trung về công việc. Với hình thức tổ chức theo điah bàn như vậy thì nó sẽ có những ưu nhược điểm như sau:
- Ưu điểm:
+ Với hình thức này thì rất dễ bố trí và sắp xếp hệ thống nhân sự làm việc, tức là rất dễ để bạn có thể phân công công việc đối với từng phòng ban, và từng nhân viên trong đó mà không sợ bị trùng công việc làm tốn nguồn nhân lực.
+ Vô cùng dễ kiểm tra và theo sát tiến độ công việc, tất cả công việc đã được tập trung vào đó và đã có những báo cáo chung vì thế mà người quản lý cũng dễ dàng theo dõi và nhận xét công việc của các nhân viên hành chính văn phòng.
+ Tập trung được các trang thiết bị cho nhân viên thực hiện công việc. Nếu như phân tán công việc tại các phòng ban khác nhau thì sẽ không đủ để thực hiện và quản lý công việc nếu như không có đủ trang thiết bị. Sử dụng hình thức tổ chức này thì người thực hiện sẽ rất dễ dang trong việc phân chia và tập trung trang thiết bị cho công việc.
+ Với hình thức tổ chức hành chính văn phòng này còn giúp bạn đơn giản về các thủ tục hành chính.
Thế nhưng bên cạnh đó thì vẫn tồn tại nhiều nhược điểm khác như:
+ Khó có thể thực hiện chuyên môn hóa trong công việc;.
+ Dễ dàng quản lý tuy nhiên chất lượng công việc sẽ không được hiệu quả, và thiếu chính xác do thiếu sự quan tâm đến từng công việc một.
+ Tình trạng công việc sẽ xảy ra như trì trệ do phải bàn giao, chuyển giao công việc quá mất thời gian.
Với những ưu nhược điểm như vậy thì theo bạn nên áp dụng đối với những doanh nghiệp nào hiện nay. Với hình thức tổ chức này thì cần phải áp dụng đối với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Như vậy sẽ dễ dàng quản lý cũng như tận dụng được nguồn nhân lực tốt nhất.
1.2. Hình thức tổ chức hành chính văn phòng theo chức năng
Hình thức tổ chức hành chính văn phòng theo chức năng
Hình thức tổ chức này chính là việc các hoạt động của hành chính vẫn diễn ra bình thường với những bộ phận khác nhau, các công việc được thực hiện và đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn đó thế nhưng lại phải được đặt dưới quyền của nhà quản trị hành chính.
Theo hình thức này bạn có thể hiểu đơn giản chính là việc thực hiện phân chia quyền hạn nhất định cho những bộ phận chuyên môn nhưng vẫn phải chịu sự quản lý và giám sát của cấp trên.
Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng: đứng đầu chính là nhà quản trị hành chính, tiếp đến là các bộ phận hành chính A, bộ phận hành chính B, bộ phận hành chính C,...và các bộ phận hành chính khác nhau.
Với hình thức này cũng sẽ có những ưu nhược điểm như:
- Ưu điểm: Với hình thức tổ chức này thì sẽ thu hút và tạo được hứng thú cho người nhân viên trong bộ phận đó. Vì mỗi bộ phận sẽ có công việc khác nhau, chuyên môn khác nhau nên vì thế mà có thể thu hút được nhân viên của mình vào trong công tác quản lý, tham gia đóng góp ý kiến cho nhà quản trị về công tác xây dựng công việc của từng bộ phận khác nhau.
- Nhược điểm chính là: Với hình thức này có thể dễ dàng vi phạm lấn quyền của cấp trên, tức là làm việc vượt quá phạm vi và quyền hạn cho phép, nếu như vượt quá quyền hạn cho phép của công việc sẽ rất dễ dẫn đến trang chấp quyền và tạo nên một môi trường văn hóa không lành mạnh.
Với hình thức tổ chức thứ hai này thì các doanh nghiệp có quy mô lớn có thể áp dụng để quản lý công việc cũng như nhân viên của mình được tốt hơn.
Với hai hình thức tôt chức bộ máy hành chính văn phòng này thì hình thức nào cũng sẽ có những ưu và nhược điểm nhất định của nó. Để áp dụng nó tốt nhất vào bộ máy hành chính văn phòng của một doanh nghiệp nào đó không phải đơn giản, còn tùy thuộc vào quy mô cũng như cách thức làm việc của người quản trị để có thể lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức nhất định.
Trên đây chính là những thông tin về Các hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phòng mà bạn cần phải biết, đặc biệt là đối với những nhà quản trị hành chính văn phòng.
2. Những công việc hành chính văn phòng hot nhất hiện nay
Hiện nay có rất nhiều công việc hành chính văn phòng mà nhiều người vẫn cho là nhàm chán và gò bó. Thế nhưng bạn chưa biết rằng những công việc đó cũng rất quan trọng với một doanh nghiệp và không kém phần năng động hiện nay, trong nội dung phần này hãy điểm qua những công việc hành chính văn phòng hot nhất hiện nay nhé.
2.1. Việc làm nhân viên kế toán
Việc làm nhân viên kế toán
Việc làm kế toán đang dần khẳng định vị thế cũng như vai trò của mình trong mỗi một doanh nghiệp hiện nay. Vì đối với những doanh nghiệp hay bất kỳ một cơ quan nào cũng không thể thiếu đến vai trò của nhân viên kế toán. Có thể nói họ chính là người cầm hầu bao của doanh nghiệp, là người thực hiện những công việc liên quan đến sổ sách, tài chính kế toán của chính doanh nghiệp đó. Bên cạnh đó họ còn là người đưa ra những cảnh báo cho doanh nghiệp với những báo cáo tài chính. Mặc dù là công việc có liên quan đến con số nhiều thế nhưng nó lại là công việc khá năng động và cần đến sự cẩn thận của người thực hiện nó.
Với những vai trò mà nhân viên kế toán đem lại cho chính doanh nghiệp thì có thể nói hiện nay các doanh nghiệp không thể thiếu bộ phận nhân viên kế toán được.
Nhân sự là bộ phận chuyên tuyển dụng cho các doanh nghiệp những nhân viên phù hợp, xuất sắc nhất. Họ còn là người thực hiện công việc quản lý nhân sự, trangding cho nhân viên mới những kiến thức mà họ chưa biết để họ có thể bắt kịp với công việc hàng ngày. Đối với một người làm nhân sự, họ thật sự phải có chuyên môn và am hiểu con người thì mới có thể làm tốt công việc của mình.
Đóng một vai trò không hề nhỏ trong các doanh nghiệp, người đem lại cho doanh nghiệp lực lượng nhân viên hùng hậu thì có thể thấy công việc này không hề nhàm chán đúng không nào? Với một công việc nhân sự như vậy thì bạn cũng có thể có những cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp của mình như trở thành trường phòng nhân sự hay trở thành giám đốc nhân sự trong một doanh nghiệp lớn nào đó.
2.3. Việc làm nhân viên kinh doanh
Việc làm nhân viên kinh doanh
Nhân viên kinh doanh hiện nay đang được rất nhiều người tìm kiếm, đặc biệt là các bạn trẻ. Nhân viên kinh doanh là một trong những công việc được xem là bộ mặt của các doanh nghiệp hiện nay vì họ là đội ngũ nhân viên trực tiếp đem lại cho doanh nghiệp doanh thu trực tiếp về sản lượng cũng như lợi nhuận. Đặc biệt trong các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp các dịch vụ cho người dùng thì lại càng cần đến bộ phận nhân viên kinh doanh.
Với vị trí này bạn cần phải thực hiện công việc: tìm kiếm nguồn khách hàng, tư vấn và chăm sóc khách hàng. Ngoài những khách hàng thân thiết thì bạn cũng cần phải tìm nguồn khách hàng mới để phát triển sản phẩm cũng như để phát triển thị trường một cách tốt hơn. Để đảm nhận được vị trí nhân viên kinh doanh thì bạn cần phải trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết như giao tiếp, am hiểu sản phẩm, thuyết trình, làm việc nhóm, chịu áp lực công việc,…và một số những kỹ năng cần thiết khác nữa.
Ngoài những công việc này thì bạn cũng có thể tìm thấy được rất nhiều thông tin tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng tại tphcm và trên khắp 62 tỉnh thành trên cả nước. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp và đem đến cho bạn trên đây thì bạn đã hiểu hơn về các hình thức tổ chức hành chính văn phòng.
