Quay lại

Cách làm bảng chấm công dễ như chưa từng có bạn biết chưa?

Tác giả: Vũ Bích Phượng Tuesday , 20/04/21

Bảng chấm công luôn hiện diện ở bất cứ công ty nào đang hoạt động, có người lao động làm việc. Bảng chấm công này thường được giao cho bộ phận nhân sự hoặc kế toán đảm đương phụ trách. Mặc dù đã có những nghiệp vụ quản lý công, quản lý lương thế nhưng vẫn đâu đó tồn tại những trường hợp không nắm rõ cách làm bảng chấm công.

Chấm công

Để khắc phục yếu điểm này, bạn hãy đọc những hướng dẫn lập bảng chấm công chi tiết dưới đây.

1. Vì sao cần học cách làm bảng chấm công?

Bảng chấm công là công cụ giúp quản lý số ngày công, mức lương của từng nhân sự trong công ty, Dựa vào đó, ở phía nhà quản lý nhân sự dễ dàng theo dõi được ngày công, mức lương của từng người còn phía người lao động cũng dễ dàng nắm bắt được công và lương hàng tháng của mình có chính xác hay không.

Vì sao cần học cách làm bảng chấm công?

Khi bảng chấm công làm không chuẩn xác, thiếu các dữ liệu thì chắc chắn sẽ làm cho các công tác liên quan đến quản lý nguồn nhân lực của công ty trở nên lỏng lẻo và dễ có nhiều thiếu sót, làm cho tinh thần nhân viên phần nào đó bất ổn vì họ nhận được sự thiếu chính xác đối với ngày công và mức lương làm việc của mình.

Vì thế, bảng chấm công dù chỉ là một file quản lý nhỏ nhưng giá trị mà nó đem lại vô cùng lớn. tác động trực tiếp đến quá trình quản lý nhân sự trong công ty. Những bí quyết xây dựng bảng chấm công qua chương trình excel sẽ được bật mí ngay sau đây, đừng bỏ lỡ nếu như bạn đang có những nghiệp vụ liên quan.

Tìm việc làm

2. Cách làm bảng chấm công trên file excel

2.1. Xác định cụ thể mô hình của bảng chấm công

Trước khi bắt tay vào việc tạo bảng chấm công thì chúng ta vẫn nên làm một bước đầu tiên này trước nhé. Ấy chính là hình dung và tưởng tượng rằng bảng chấm công mình chuẩn bị làm sẽ có hình thức như thế nào, các phần nội dung gì nên được đưa vào bảng chấm công ấy.

Những yếu tố đầu tiên bạn nên quan tâm và xác định sẽ đưa vào bảng chấm công bao gồm: nội dung bảng chấm công, số lượng sheet cần xuất hiện trong bảng là bao nhiêu, bảng chấm công sẽ hoạt động dựa trên cách thức hoạt động nào.

Cách làm bảng chấm công trên file excel

Bằng những yếu tố và hành động này, bạn có thể dễ dàng định hình được mình sẽ xây dựng bảng chấm công theo cách nào. Nhờ đó mà quá trình trực tiếp làm bảng chấm công sẽ đạt được những hiệu quả tốt nhất, hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Không rõ hình dung của bạn như thế nào về bảng chấm công tự tay xây dựng, nhưng Bích Phượng sẽ giới thiệu đến bạn một mô hình bảng chấm công phổ biến nhất được nhiều người sử dụng nhất hiện này. Theo dõi thật kỹ nhé!

Xem thêm: máy chấm công thẻ giấy 

Những yếu tố dưới đây sẽ xuất hiện trong một mẫu mô hình bảng chấm công phổ biến:

- Bảng chấm công gồm tổng cộng có 13 sheet thể hiện cho 12 tháng lương và danh sách nhân viên toàn bộ phận trong sheet còn lại.

- Mỗi một nhân viên có một ký hiệu chấm công riêng, được đồng nhất ở tất cả các sheet, không thay đổi để tránh nhầm lẫn.

Cách làm bảng chấm công

- Trong bảng chấm công phổ biến này chắc chắn không thể thiếu được các yếu tố về thời gian làm việc của lao động, Ngày nghỉ trong tuần, có thể là mỗi chủ nhật hoặc cả 2 ngày thứ 7, chủ nhật tùy vào chế độ, giờ giác làm việc của từng công ty, sẽ được để màu nền khác để dễ phân biệt.

- Công được note đều đặn từng ngày, đến cuối tháng sẽ được cộng tổng lại. 

- Trong bảng chấm công có thể liên kết giữa các tháng phục vụ cho việc thao tác tính công và quản lý bảng chấm công dẽ dàng hơn.

Dựa trên nền tảng phổ biến này, bảng chấm công sẽ được tạo dựng qua những thao tác chi tiết sẽ được tiếp tục chia sẻ ở bên dưới đây nhé.

Đọc thêm: cách chỉnh giờ trên máy chấm công

2.2. Chi tiết cách tạo bảng chấm công trên file excel

Nếu đã định hình được rõ bảng chấm công của mình sẽ được xây dựng theo cách ra sao thì đã đến lúc bạn cũng cần biết cách lấy dữ liệu từ máy chấm công, cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công,... Nhưng dù gì đi chăng nữa thì công tác làm nên một bản chấm công hoàn hảo cần phải được tạo để phục vụ hiệu quả công việc Những quy trình sau đây sẽ giúp bạn tạo được một bản chấm công hiệu quả.

2.2.1. Định hướng bố cục của các sheet

Như đã nói, một bảng chấm công sẽ gồm 13 sheet. Tại file excel, bạn cần tạo đủ 13 sheet. Nhưng với người mới chưa quen thì chỉ nên mở trước 2 sheet, một là bảng danh sách nhân viên và hai là sheet tháng công đầu tiên kể từ khi bạn quản lý. Như vậy sẽ tránh được các khâu rườm rà và thao tác lúng túng. Thêm vào đó, lấy sheet công tháng đầu làm gốc, bạn copy paste vào những tháng tiếp sau cũng sẽ dễ dàng hơn.

Tạo bảng chấm công

Đối với từng sheet sẽ có quy tắc riêng cho nó, cụ thể là:

- Trong sheet nhân viên, bạn cần trình bày rõ các 2 yếu tố là họ và tên kèm theo mã số nhân viên được gắn liền. Mã này được tạo riêng cho từng cá nhân nhằm tránh sự trùng nhau gây rối ren cho việc kiểm soát công. Ngoài 2 yếu tố trên thì cũng cần bổ sung thêm dữ liệu gồm: ngày tháng năm sinh, quê quán, số chứng minh thư, ngày làm việc bắt đầu của bạn tại công ty,…

Ở phía trên mỗi sheet, hãy để dành ra từ 3 đến 3 hàng để ghi nội dung chính của sheet công, điều này tạo ra sự liên kết cho từng sheet. Tiếp đến ở cột phái tay trái để dành một cột với mục đích sự phòng khi có phát sinh cần bổ sung thêm thông tin nội dung nào đó.

Tham khảo thêm: việc làm nhân sự

2.2.2. Lập khung

Lập khung tuy không cần thiết nhưng thực chất nó sẽ tạo độ thẩm mỹ tốt hơn cho toàn bảng, tác động tới ánh nhìn của bạn rõ ràng hơn vì khung bảng tính lúc nào cũng có thể giúp vấn đề quy tụ trong ánh mắt được tập trung hơn.

Khung bảng chấm công cần lập gồm các mục Tiêu đề bảng chấm công, bộ phận làm việc của nhân viên, số ngày công, mã số, họ và tên, từng ngày công cụ thể, cột ghi chú.

Khi một khung xương sườn đã được xây dựng vững chãi thì bạn tiến hành tiếp tục các bước sau:

Hướng dẫn tạo bảng chấm công

- Tạo thời gian ngày tháng cụ thể

+ Ghi rõ năm đang thực hiện bảng chấm công

+ Xác định rõ tháng chấm công bằng hàm excel: =date($D$1;1;1).

- Đặt ký hiệu cho nhân viên trong bảng chấm công để dễ nhận diện các loại công:

+ Công đi làm theo ngày thực tế

+ Công đi làm nửa ngày, công nửa ca

+ Ngày nghỉ được hưởng lương

+ Ngày nghỉ không hưởng lương.

CV xin việc

2.2.3. Ghi nhớ một số hàm tính công trên bảng excel

Cách tạo bảng chấm công hiệu quả

- Tính công thực tế cho nhân viên thì bạn dùng hàm như sau:

=COUNTIF($E11:$A11;$G$34)

- Hàm Countif: đếm tần số xuất hiện của người quản lý bảng công.

- Hàm tính nửa ngày công: =COUNTIF($E11:$A11;$G$35)

- Hàm tính nghỉ phép có hưởng lương: =COUNTIF($E11:$A11;$G$36)

- Hàm tính nghỉ phép không hưởng lương: =COUNTIF($E11:$A11;$G$37)

- Hàm tính nghỉ vì lý do ốm đau hoặc chế độ thai sản: =COUNTIF($E11:$A11;$G$38)

Sau cùng hãy tải những bảng chấm công sau đây về máy để rút ngắn quá trình tạo bảng nhé:

Tải xuống ngay

Đây là những công thức cơ bản giúp bạn tính toán được chi tiết về chế độ công của từng nhân viên một cách dễ dàng. Rõ ràng, muốn quản lý công một cách hiệu quả thì chẳng còn cách nào khác bạn phải nắm bắt được cách làm bảng chấm công thật sự dễ sử dụng.

Tham khảo thêm: Bảng chấm công quán cafe

Download mẫu bảng chấm công mới nhất

Hiện tại, có rất nhiều mẫu bảng chấm công trên thị trường, chúng sẽ giúp rút ngắn lại thời gian hoàn thành bảng chấm công của bạn bằng tay, chỉ việc tải về và sẵn sàng sử dụng. Tuy nhiên vì có nhiều kiểu mẫu cho nên việc lựa chọn các mẫu sao cho phù hợp, đơn giản với bạn nhất vẫn là điều quan trọng. Download mẫu bảng chấm công mới nhất sẽ giúp bạn nhanh chóng sở hữu mẫu bảng chấm công phổ biến nhất hiện nay. Và chúng sẽ được chia sẻ ở bài viết bên dưới đây. Click để theo dõi nhé!

Download mẫu bảng chấm công mới nhất

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV - Tâm sự Nghề nghiệp - Cẩm Nang Tìm Việc - Kỹ Năng Tuyển Dụng - Cẩm nang khởi nghiệp - Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm - Kỹ năng ứng xử văn phòng - Quyền lợi người lao động - Bí quyết đào tạo nhân lực - Bí quyết lãnh đạo - Bí quyết làm việc hiệu quả - Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép - Bí quyết viết thư xin thôi việc - Cách viết đơn xin việc - Bí quyết thành công trong công việc - Bí quyết tăng lương - Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên - Kỹ năng đàm phán lương - Kỹ năng phỏng vấn - Kỹ năng quản trị doanh nghiệp - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng - Mẹo viết hồ sơ xin việc - Mẹo viết thư xin việc - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng - Định hướng nghề nghiệp - Top việc làm hấp dẫn - Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông - Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng - Tư vấn việc làm ngành Báo chí - Tư vấn tìm việc làm thêm - Tư vấn việc làm ngành Bất động sản - Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin - Tư vấn việc làm ngành Du lịch - Tư vấn việc làm ngành Kế toán - Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật - Tư vấn việc làm ngành Sư phạm - Tư vấn việc làm ngành Luật - Tư vấn việc làm thẩm định - Tư vấn việc làm vị trí Content - Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn - Tư vấn việc làm quản lý - Kỹ năng văn phòng - Nghề truyền thống - Các vấn đề về lương - Tư vấn tìm việc làm thời vụ - Cách viết Sơ yếu lý lịch - Cách gửi hồ sơ xin việc - Biểu mẫu phục vụ công việc - Tin tức tổng hợp - Ý tưởng kinh doanh - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh - Mẹo viết Thư cảm ơn - Góc Công Sở - Câu chuyện nghề nghiệp - Hoạt động đoàn thể - Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch - Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự - Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics - Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng - Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật - Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe - Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất - Cẩm nang kinh doanh - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất - Mô tả công việc ngành Kinh doanh - Mô tả công việc ngành Bán hàng - Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng - Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng - Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán - Mô tả công việc ngành Marketing - PR - Mô tả công việc ngành Nhân sự - Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin - Mô tả công việc ngành Sản xuất - Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải - Mô tả công việc Kho vận - Vật tư - Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics - Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn - Mô tả công việc ngành Hàng không - Mô tả công việc ngành Xây dựng - Mô tả công việc ngành Y tế - Dược - Mô tả công việc Lao động phổ thông - Mô tả công việc ngành Kỹ thuật - Mô tả công việc Nhà nghiên cứu - Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo - Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính - Mô tả công việc Biên - Phiên dịch - Mô tả công việc ngành Thiết kế - Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình - Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh - Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực - Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo - Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern - Mô tả công việc ngành Freelancer - Mô tả công việc Công chức - Viên chức - Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý - Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận - Hồ sơ doanh nhân - Việc làm theo phường - Danh sách các hoàng đế nổi tiếng - Tài liệu gia sư - Vĩ Nhân Thời Xưa - Chấm Công -