Quay lại

Hướng dẫn cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả và đơn giản

Tác giả: Hoàng Thúy Nga - 21/03/2022

Thay vì sử dụng hóa đơn giấy như ngày trước, hiện nay các doanh nghiệp hầu hết đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử bởi tính năng và lợi ích mà nó đem lại. Trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử, kế toán trong doanh nghiệp cần quản lý hóa đơn ở dạng ảnh do bên bán hàng gửi qua email. Vậy làm thế nào để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất? Cùng timviec365.vn tìm hiểu cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả và đơn giản nhất nhé!

1. Vì sao cần quản lý hóa đơn điện tử đầu vào?

Khác với hóa đơn giấy thông thường, các hóa đơn đầu vào mà kế toán nhận không chỉ kẹp vào sổ chứng từ để thực hiện lưu trữ thủ công, hóa đơn điện tử đòi hỏi kế toán phải quản lý bằng email, hoặc các phần mềm quản lý hóa đơn.

Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào giúp kế toán tăng năng suất làm việc

Quá trình quản lý hóa đơn điện tử sẽ giúp kế toán tăng năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian và quản lý được hóa đơn đầu vào hiệu quả. Tuy vậy, làm sao để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào vẫn là bài toán khiến các kế toán viên đau đầu.

2. Tổng hợp những cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đơn giản, hiệu quả

Để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đơn giản và hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo 1 trong các cách thức quản lý dưới đây.

2.1. Một số cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào phổ biến

2.1.1. Quản lý bằng email riêng

Nhằm thuận tiện cho quá trình quản lý hóa đơn điện tử đầu vào dùng để mua dịch vụ, hàng hóa, thay vì sử dụng email của công ty, kế toán viên nên sử dụng email cá nhân riêng bằng cách tự lập một email mới chỉ dùng để quản lý các hóa đơn điện tử đầu vào.

Khi bạn sử dụng cách thức này để quản lý hóa đơn điện tử, các hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp sẽ được quản lý bằng một email riêng, tránh việc bị sót email và dễ dàng phân loại. Đồng thời, khi lập một email mới, kế toán sẽ hạn chế được sự nhầm lẫn với các email thuộc vào công việc khác. Bạn cũng dễ dàng theo dõi và tải các hóa đơn về để phục vụ cho những nghiệp vụ kế toán của mình dễ dàng.

Quản lý bằng email riêng

Tuy vậy, khi bạn tạo một email riêng, nhà cung cấp cảm thấy thiếu tin tưởng với doanh nghiệp của bạn và không thấy sự chuyên nghiệp khi làm việc, đôi khi họ sẽ phải xác nhận email nhiều lần để có thể chứng thực. Trong trường hợp tài khoản email của bạn bị khóa, bạn sẽ mất hoàn toàn dữ liệu và nếu không làm việc tại đây nữa, bạn cần phải thực hiện sao lưu sang một tài khoản email khác.

Trong quá trình nhập liệu, quá trình hạch toán thủ công trên phần mềm, kế toán có thể gặp phải sai sót, nhầm lẫn.

2.1.2. Nhận email sau đó in ra giấy lưu trữ

Do việc nhận các hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp gặp khá nhiều rủi ro về việc mất dữ liệu, và quá trình kiểm tra cứu, kiểm tra hóa đơn khá mất thời gian. Vì vậy, sau khi nhận email hóa đơn điện tử đầu vào kẹp với hợp đồng mua hàng, nhiều bạn vẫn lựa chọn cách in ra giấy. Lúc này, dữ liệu được lưu trữ ở các email và trên giấy.

Với cách này, kế toán không cần thực hiện tạo email mới để có thể nhận hóa đơn đầu vào và trong quá trình quản lý email sẽ không bị mất dữ liệu.

Nhận email sau đó in ra giấy lưu trữ

Tuy vậy, cách thức này gây tốn kém cho doanh nghiệp vì mất chi phí giấy, lưu trữ, in ấn. Khi kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn không có giải pháp, kế toán vẫn phải thực hiện hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán và khi lưu trữ nhiều cách sẽ khó quản lý, tra cứu, kiểm tra hóa đơn có hợp lệ hay không.

2.1.3. Nhận hóa đơn sau đó lưu ảnh thành tệp trên máy tính để theo dõi

Nhiều kế toán hiện nay có thói quen khi nhận được hóa đơn điện tử qua email sẽ thực hiện kiểm tra kỹ càng các nội dung như ngày ký, ngày lập, đơn giá và hóa đơn đó có sửa chữa gì hay không. Tiếp đến, kế toán sẽ thực hiện tải hóa đơn này về, lưu thành một Folder riêng và đặt tên ứng với các thông tin của hóa đơn như thời gian lập hóa đơn, nhà cung cấp, số hóa đơn.

Với các doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, các dịch vụ sản xuất và quá trình mua hàng hóa ít phát sinh, thì cách này khá phù hợp.

Lưu ảnh thành tệp trên máy tính để theo dõi

Tuy vậy, nếu kế toán thực hiện theo cách này, quá nhiều hóa đơn sẽ khiến kế toán không thể thao tác cùng một lúc, khi cần tra cứu cũng không thể lọc được hóa đơn theo nhà cung cấp, quá trình kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường cũng dễ xảy ra sai sót. Nếu máy tính của kế toán gặp sự cố có thể mất dữ liệu và các thao tác rườm rà khiến mất nhiều thời gian và vẫn phải nhập thủ công các số liệu trên phần mềm kế toán.

2.1.4. Nhận hóa đơn rồi tiến hành lập bảng kê trên Excel

Lập bảng tính trên Excel cũng là một cách được nhiều kế toán sử dụng để quản lý hóa đơn điện tử. Khi nhận hóa đơn đầu vào qua email, kế toán sẽ tiến hành nhập số liệu thủ công lên bảng tính Excel để quá trình theo dõi dễ dàng, sau đó gắn đường link tra mã tới hòm thư email. Tiếp tục, kế toán sẽ nhập các dữ liệu Excel lên phần mềm và thực hiện đối chiếu với các hóa đơn điện tử gốc.

Những doanh nghiệp quy mô nhỏ có kế toán quen sử dụng bảng tính Excel sẽ phù hợp với cách thức này.

Nhận hóa đơn rồi tiến hành lập bảng kê trên Excel

Tuy vậy, với cách này, kế toán thực hiện nhập tay thủ công vào email dễ gặp phải sai sót, thiếu sót hoặc thừa hóa đơn. Các số liệu giữa hóa đơn gốc và hóa đơn trên bảng tính có thể khó tra cứu và không có cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.

Trong quá trình nhập dữ liệu lên phần mềm kế toán, các dữ liệu có thể bị mất hoặc sai số, sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn nên dẫn đến việc không nhất quán. Với cách này, kế toán cũng mất thời gian để kiểm tra và đối chiếu với hóa đơn gốc.

2.2. Giải pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng phần mềm

Với những cách quản lý hóa đơn kể trên, kế toán vẫn phải kiểm tra thủ công và nhập vào phần mềm máy tính. Vì vậy, để hạn chế được các nhược điểm của quá trình lưu trữ hóa đơn, các kế toán viên nên sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn, ví dụ như phần mềm quản lý hóa đơn 365, đây là phần mềm quản lý hóa đơn miễn phí hoàn toàn và tự động cập nhật thông tin lên phần mềm giúp các doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả.

Giải pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng phần mềm

Phần mềm này đều tự động rà soát tính hợp lệ, hợp pháp và bất hợp pháp của hóa đơn thông qua thông tin nhà cung cấp, rủi ro về thuế của người bán, hóa đơn đó liệu đã được phát hành… Do đó, bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý hóa đơn 365, một trong phần mềm uy tín và chất lượng để quá trình quản lý hóa đơn mang lại hiệu quả.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được các cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất. Mỗi cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ có ưu điểm và nhược điểm riêng, do đó bạn nên lựa chọn các phương thức quản lý hóa đơn phù hợp. Trong các cách thức quản lý kể trên, phần mềm quản lý hóa đơn là giải pháp giúp các doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả, tiết kiệm được chi phí và các thủ tục rườm rà, vì vậy đây chính là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.

Hoá đơn bất hợp pháp là gì?

Bạn có biết hoá đơn bất hợp pháp là gì chưa? Liệu hóa đơn bất hợp pháp khác sử dụng bất hợp pháp hóa đơn ra sao? Click bài viết dưới đây để tìm hiểu nhé!

Hoá đơn bất hợp pháp là gì?

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Danh thiếp cá nhân- Quản Lý Trường Học- Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng- Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính- Kinh nghiệm Quản lý kho hàng- Quản Lý Gara Ô Tô-