Là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành xây dựng nhưng không phải ai cũng biết đến “Change Order”. Thực tế, đây là một thuật ngữ chỉ về sự thay đổi trong hợp đồng xây dựng đã được ký kết trước đó giữa hai bên với nhau. Vậy, để hiểu rõ hơn Change Order là gì cũng như lý do khiến Change Order xảy ra thì hãy tham khảo bài viết ngay sau đây nhé. Đây sẽ câu trả lời dành cho bạn về lệnh thay đổi kỹ thuật này.
Change Order được hiểu là một lệnh thay đổi kỹ thuật được sử dụng trong các bản hợp đồng xây dựng hiện nay. Cơ bản thì đây được coi là sự sửa đổi hợp đồng bằng văn bản dựa trên việc bổ sung hay loại bỏ một hạng mục, điều khoản nào đó ra khỏi phạm vi của bản hợp đồng mặc dù đã được ký kết trước đó giữa hai bên trước khi thực hiện việc bắt tay vào thi công. Một trong các bên cảm thấy sự thay đổi đó là cần thiết và quyết định đưa ra lệnh thay đổi kỹ thuật này.
Change order là gì?
Thực tế thì change order không phải là sự thay đổi xuất phát từ một phía mà nó được xảy ra nhờ vào sự đồng ý từ cả hai bên tham gia hợp đồng. Vì thế, việc sửa đổi hợp đồng này nhằm thể hiện sự thống nhất của hai bên về những sự thay đổi trong các vấn đề như công việc, giá cả, thời gian làm việc hay các điều khoản liên quan khác. Một lưu ý chính là sự thay đổi này cần phải được thể hiện bằng văn bản.
Bất kỳ một sự sửa đổi hay thay thế công việc nào khác với sự thỏa thuận ban đầu trong hợp đồng đều được coi là một sự thay đổi. Những sự thay đổi này có thể được sắp xếp và chia thành ba loại chính:
- Thực hiện bổ sung công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng
- Thực hiện bỏ sót công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng
- Thực hiện thay đổi hoặc thay thế công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng
Có 3 loại chính
Change order thực chất là sự thay thế, bổ sung hoặc xóa công việc nào đó khỏi phạm vi công việc đã được thỏa thuận trong hợp đồng trước đó. Tuy nhiên, có một điều lưu ý chính là tùy vào mức độ thay đổi mà nó có thể thay đổi hay không thay đổi số lượng hợp đồng và ngày hoàn thành.
Một lệnh thay đổi có thể bao gồm nhiều yếu tố khác nhau. Điều này tùy thuộc vào tính chất của dự án cũng như sự thỏa thuận giữa hai bên, có thể là nhà thầu và khách hàng, yêu cầu về sự thay đổi đã được thống nhất,... Tuy nhiên, thông thường, một change order sẽ bắt buộc phải có những thông tin dưới đây:
- Bản mô tả về yêu cầu thay đổi so với hợp đồng gốc
- Bản thông tin chi tiết, cụ thể về các khoản chi phí phát sinh do thay đổi
Gồm các thông tin cụ thể
- Bản tóm tắt về những chi phí sẽ phải trả (nhà thầu soạn thảo)
- Quyết định thực hiện sự thay đổi và ảnh hưởng của nó tới thời gian hoàn thành dự án
Thực tế cho thấy, lệnh thay đổi xảy ra với hầu hết tất cả các dự án, kể cả những dự án lớn đã được tính toán một cách cẩn thận và rõ ràng.
Sẽ có rất nhiều lý do khiến một dự án bị chậm tiến độ hay bị đội vốn. Có thể là do sai sót về bản thiết kế, thời tiết, mặt bằng, sự thay đổi dự án và những tính toán sai sót khác,... Hầu hết những sự sai sót đó sẽ dẫn đến lệnh thay đổi kỹ thuật gây nên tình trạng dự án bị kéo dài thời gian hoàn thành và tăng thêm chi phí xây dựng phải bỏ ra.
Nguyên nhân xảy ra?
Có thể nhận thấy những nguyên nhân cơ bản dẫn đến việc xuất hiện change order hay lệnh thay đổi kỹ thuật như:
- Các công việc được ước tính trong dự án không chính xác.
- Phát hiện ra những trở ngại yêu cầu phải đi chệch so với kế hoạch ban đầu được đề ra.
- Một trong hai bên tham gia hợp đồng không có khả năng thực hiện những công việc của họ được yêu cầu trong hợp đồng như việc thêm tiền, nguồn lực hay thời gian vào dự án.
- Các tính năng hay sự tùy chọn bổ sung được nhận thức và cần bổ sung, thay đổi.
- Trong quá trình thực hiện dự án, nếu như để đảm bảo thỏa mãn yêu cầu của khách hàng mà nhà thầu phải bổ sung, thực hiện thêm các công việc khác thì phải thực hiện thêm giá cho các hạng mục công việc, vật liệu và nhân công kèm theo đó.
Khá đa dạng
Lệnh thay đổi là điều cần thiết khi khách hàng hay nhà thầu nhận ra những điều bất cập mà trước đó khi thỏa thuận hợp đồng chưa thấy được. Cho dù nó xảy ra bởi nguyên nhân nào đi chăng nữa thì yêu cầu đặt ra đó chính là phải tuân thủ các thông lệ kinh doanh trong việc tạo, gửi, ghi lại tất cả những sự thay đổi trong hợp đồng xây dựng.
3. Đặc điểm của change order trong hợp đồng xây dựng
Change order có những đặc điểm gì? Lệnh thay đổi kỹ thuật này có những điều gì để nhận biết? Thông thường lệnh thay đổi trong hợp đồng xây dựng sẽ có những đặc điểm dưới đây.
3.1. Lệnh thay đổi phải có một giá trị cụ thể tương ứng
Đặc điểm là gì?
Trong bất kỳ bản hợp đồng xây dựng nào thì khi có sự thay đổi nào đó sẽ kéo theo những sự thay đổi khác. Điển hình chính là đơn mua hàng trong hợp đồng xây dựng. Một đơn hàng thay đổi thì chi phí trong đó cũng sẽ có sự thay đổi theo. Mặc dù thực tế có thể đôi khi đơn hàng thay đổi nhưng giá trị của đơn hàng vẫn giữ nguyên thì bạn vẫn phải hiển thị sự thay đổi đó trên đơn hàng.
Ví dụ như việc nhà thầu chọn mua một chiếc đèn màu đỏ nhưng lúc sau họ quyết định thay đổi thành màu xanh. Nếu như họ đã mua chiếc đèn đỏ thì việc thay đổi sẽ khiến họ mất thêm chi phí hoặc không. Còn nếu như chưa mua chiếc đèn màu đỏ thì họ phải thể hiện sự thay đổi bằng cách để giá trị thực tế của chiếc đèn màu xanh.
3.2. Sự thay đổi phải được trả trước
Có những đặc điểm cụ thể trong lệnh thay đổi
Với mỗi dự án bất kỳ thì việc trả trước một phần chi phí là điều bắt buộc. Nếu như, trong quá trình thực hiện dự án mà khách hàng muốn có sự thay đổi thì nhà thầu sẽ chấp nhận và thực hiện thay đổi đó, đồng thời, khách hàng sẽ phải trả thêm chi phí cho những phát sinh này.
Trong trường hợp khách hàng thay đổi quá nhiều lần và nó xảy ra thường xuyên, cuối cùng, khách hàng đã “chán” đến mức không muốn thay đổi nữa. Nhưng lúc ấy, số lượng sự thay đổi trong dự án đã khá lớn và thứ tự thay đổi có một số tiền với giá trị lớn. Với những trường hợp như vậy thì đôi khi nhà thầu sẽ kiếm được nhiều tiền hơn so với giá trị hợp đồng ban đầu.
3.3. Có sự thông báo về sự thay đổi
Mọi lệnh thay đổi sau khi được hoàn thành thì đều được trở thành một phần của hợp đồng xây dựng. Và đặc biệt, những sự thay đổi này cần phải được thể hiện bằng văn bản và cần được đề cập trong bản hợp đồng xây dựng.
Cần có sự thông báo
Điều này nhằm đảm bảo được việc cả hai bên khách hàng và nhà thầu đều nắm bắt được sự thay đổi và thỏa thuận thành công trong bản hợp đồng đó. Qua đó, biết được mình cần thực hiện những công việc gì và tính toán cho những sự thay đổi đó.
Tuy nhiên, một số hạng mục khi thay đổi có thể không là một phần trong kế hoạch, hợp đồng xây dựng hay các thông số kỹ thuật liên quan thì lúc này, phạm vi công việc sẽ là điều quan trọng mà nhà thầu cần chú ý lúc này.
Bên cạnh những sự thay đổi về mặt chi tiết thì một điều quan trọng nữa chính là tổng giá trị của bản hợp đồng xây dựng. Sự thay đổi về hạng mục, công việc, nguyên vật liệu kéo theo đó là sự thay đổi nhân công, nhìn chung là giá trị của các vấn đề liên quan đều sẽ thay đổi theo. Chi phí bổ sung, bảo hiểm, lợi nhuận, phí xây dựng,..tất cả đều sẽ được thương lượng trên bản hợp đồng.
Thay đổi vè tổng giá
Nhà thầu hay nhà xây dựng cũng cần phải được đảm bảo rằng sự thay đổi thứ tự các hạng mục đã được phổ biến để không có câu hỏi hay vấn đề phát sinh nào xảy ra sau đó. Nếu như nhà thầu thực hiện việc tính thêm phí cho đơn đặt hàng nào đó thì cũng cần phải thảo luận trước trong hợp đồng để tránh việc gián đoạn quá trình xây dựng.
Thêm vào đó, nhà thầu nên tính toán số tiền của những đơn hàng có sự thay đổi trong hợp đồng xây dựng để có thể tính toán một cách chính xác các chi phí liên quan và tổng giá trị hợp đầu sau này khi đã hoàn thành được dự án.
4. Thành phần chính của thứ tự thay đổi trong hợp đồng
Thông thường, sẽ có 5 thành phần chính trong thứ tự thay đổi. Những sự thay đổi nên cần được bao gồm đầy đủ những thành phần này.
Các thành phần chính
- Sự thay đổi phạm vi trong hợp đồng
Nếu khách hàng muốn thay đổi sản phẩm, thiết kế hay bất kể sự thay đổi nào khác thì cần được thực hiện như một lệnh thay đổi trong hợp đồng xây dựng.
- Sự thay đổi về giá trị
Sự thay đổi về việc thêm vào hay xóa bỏ một hạng mục nào đó trong hợp đồng thì số tiền sẽ có thể tăng hoặc giảm. Do vậy, khi thay đổi hợp đồng thì thứ tự thay đổi là điều bắt buộc.
- Sự thay đổi trong thời gian
hầu hết thời gian về ngày khởi công cũng như dự kiến hoàn thành dự án đều đã được thỏa thuận trước đó trong bản hợp đồng xây dựng. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện thì dự án có thể bị trì hoãn do các sự thay đổi xuất hiện và nhà thầu mất thêm thời gian để điều chỉnh cũng như thực hiện các change order đó. Vì thế, khách hàng cần phải tính toán thêm thời gian cho nhà thầu để họ có thể thực hiện việc tổng hợp các sự thay đổi và hoàn thành dự án một cách tốt nhất.
Sự xác nhận giữa hai bên
- Sự xác nhận của hai bên tham gia hợp đồng
Việc có chữ ký xác nhận của hai bên tham gia hợp đồng là rất cần thiết. Khách hàng và nhà thầu đề cần phải ký vào change order . Điều này nhằm chắc chắn rằng những thay đổi mà lệnh thay đổi thực hiện đã được thỏa thuận đồng ý giữa hai bên, cả hai bên đều biết đến sự thay đổi đó và sẽ thực hiện đúng công việc của mình.
- Cập nhật về ngày thay đổi
Đi kèm với chữ ký xác nhận trong change order chính là việc viết đúng ngày tháng của sự thay đổi đó khi nó được xác nhận giữa hai bên. Bởi, bất kỹ change order nào xảy ra đều phải có sự xác nhận trùng khớp về mặt thời gian cũng như nội dung của thay đổi.
Trên đây là những thông tin cơ bản và nội dung chính của change order. Mong rằng, qua bài viết này các bạn đã hiểu được về “Change Order là gì?” cũng như hiểu được các nguyên nhân dẫn đến lệnh thay đổi xảy ra.
Đặc biệt là với các nhà thầu hay các ứng viên trong lĩnh vực xây dựng thì việc hiểu về change order là rất cần thiết. Thêm đó, cũng sẽ cần chuẩn bị một tâm lý thật vững vàng để có thể đón nhận bất cứ sự thay đổi nào xảy ra.
