Chứng từ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm đã được Luật kế toán quy định rõ tại Điều 40, về những khoảng thời gian nhất định để chia ra nhiều trường hợp lưu trữ tương đương với những tài liệu khác nhau. Tuy nhiên không phải ai cũng có đầy đủ câu trả lời chính xác về thông tin này, dưới đây Thanh Hồng sẽ tổng hợp và chia sẻ để các bạn có thể tự tin thực hiện theo đúng với quy định của pháp luật mà không gặp phải khó khăn nào.
Có lẽ đây là câu hỏi mà không phải bạn sinh viên kế toán hay người mới vào nghề kế toán có thể trả lời được đầy đủ và chính xác nhất cho bạn. Bởi dựa theo nội dung đã được quy định rõ ràng tại Điều 40 của Bộ Luật kế toán thì hiện nay, việc lưu trữ chứng từ kế toán được chia ra làm nhiều trường hợp khác nhau. Dựa theo từng tài liệu sẽ có quy định khác nhau, và chứng từ kế toán khi được lưu trữ bản gốc đều cần phải lưu trữ trong khoảng thời gian là mười hai tháng, và thời hạn này thì các bạn cần tính từ thời điểm kết thúc công việc kế toán hoặc kết thúc kỳ kế toán năm. Dưới đây sẽ mức thời gian tối thiểu mà doanh nghiệp cần phải lưu trữ theo đúng với Điều 40 của Bộ luật Kế toán mà các bạn cần biết.
Chứng từ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm?
1.1. Chứng từ phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
Là các tài liệu kế toán các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp nhưng lại không được kế toán viên sử dụng trực tiếp để ghi vào sổ kế toán cũng như báo cáo tài chính. Tuy nhiên lại thường xuyên dùng trong công tác quản lý và điều hành của đơn vị kế toán trong doanh nghiệp.
Ví dụ điển hình như: phiếu chi, phiếu thu, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… không lưu trữ tại tệp chứng từ của bộ phận kế toán. Tức là các chứng từ kế toán này sẽ được doanh nghiệp lưu trữ tối thiểu 5 năm theo đúng với quy định của Luật kế toán tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm.
1.2. Chứng từ kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
Mặt khác, để trả lời được câu hỏi cho các chứng từ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm thì đây chính là câu trả lời thứ hai dành cho bạn. Trên thực tế thì nhóm lưu trữ tối thiểu 4 năm này được chia ra làm hai nhóm:
Chứng từ kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
- Chứng từ kế toán được các kế toán viên sử dụng trực tiếp để ghi vào sổ kế toán cũng như lập báo cáo tài chính, các báo cáo tài chính tháng/ quý/ năm, các bảng kê, các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, báo cáo quyết toán, sổ kế toán tổng hợp, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ hoặc các tài liệu, văn bản khác được sử dụng hoặc liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính của kế toán viên.
- Tài liệu kế toán được sử dụng liên quan đến báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành; thanh lý tài sản cố định,… hoặc những tài liệu kế toán được sử dụng liên quan đến thành lập, sáp nhập, chia/ tách hoặc chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán.
- Hồ sơ kiểm toán của cơ quan Kiểm toán Nhà nước.
Tóm lại, các tài liệu chứng từ kế toán kể trên sẽ được doanh nghiệp lưu trữ tối thiểu 5 năm theo đúng với quy định của Luật kế toán tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm.
1.3. Chứng từ kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn
Và đây chính là câu trả lời thứ ba dành cho bạn, đối với phần nội dung này thì bao gồm:
Chứng từ kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn
- Tài liệu kế toán có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, ANQP – an ninh quốc phòng. Hay nói một cách đơn giản thì nó là chứng từ kế toán có tính sử liệu.
- Báo cáo tổng quyết toán Ngân sách Nhà nước năm. Lưu ý tài liệu kế toán tài chính này sẽ lưu trữ vĩnh viễn khi đã được Quốc hội phê chuẩn.
- Hồ sơ, báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB – xây dựng cơ bản dự án thuộc nhóm A.
Về mặt lý thuyết thì những tài liệu kế toán kể trên đều cần phải được lưu trữ mãi mãi, dựa vào thông tin người đại diện theo đúng với Luật kế toán của đơn vị kế toán hoặc địa phương quyết định dựa theo những nền tảng xác định tính chất sử liệu, cũng như sự quan trọng về kinh tế, ANQP. Thực tế thì, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu từ 10 năm trở lên, cho đến khi bị thời gian làm hao mòn, huỷ hoại tự nhiên. Cũng có thể là sẽ bị tiêu huỷ khi người đại diện theo Pháp luật đưa ra quyết định.
Đối với quy định của luật kế toán thì không chỉ có nội dung giúp bạn có câu trả lời về chứng từ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm mà còn có thông tin rõ ràng về nơi sẽ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán. Dưới đây sẽ là nội dung cụ thể để các bạn tham khảo.
Nơi lưu trữ chứng từ kế toán
- Tại kho lưu trữ của đơn vị kế toán đó. Tuy nhiên kho lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán cũng cần phải được bố trí gần hoặc thuộc địa bàn đóng trụ sở của đơn vị. Đồng thời theo quy định của pháp luật các chứng từ, tài liệu kế toán đều cần được bảo quản đạt tiêu chuẩn về điều kiện an toàn trong quá trình lưu trữ
- Đối với những trường hợp đơn vị/ bộ phận kế toán không tổ chức kho (nơi) lưu trữ theo đúng với quy định thì cần phải thực hiện công tác phải thuê tổ chức/ cơ quan trên cơ sở ký kết hợp đồng lưu trữ để lưu trữ tài liệu kế toán theo đúng với quy định của pháp luật.
- Đối với những trường hợp chứng từ, tài liệu kế toán của các kỳ kế toán của đơn vị có sự biến đổi về phạm vi tổ chức hoạt động như bị chia, tách, sáp nhập thì các tài liệu, chứng từ kế toán sẽ được đơn vị mới thành lập lưu trữ. Và trường hợp mà không thể phân chia được các chứng từ, tài liệu kế toán thì các đơn vị mới sẽ thực hiện lưu trữ lại đơn vị bị chia, bị tách. Ngoài ra các đơn vị mới này cũng có thể lưu trữ tại nơi/ kho lưu trữ theo những nội dung đã được quyết định bởi tổ chức/ cơ quan có thẩm quyền quyết định về việc biến đổi này.
- Đối với những tài liệu, chứng từ kế toán có tính sử liệu như: an ninh, quốc phòng hoặc tài liệu lưu trữ vĩnh viễn như đã chia sẻ ở trên thì đều cần phải đưa vào kho lưu trữ đã được quyết định rõ ràng theo quy định của pháp luật.
3. Sẽ ra sao nếu chứng từ kế toán bị huỷ hoại hoặc bị mất khi chưa hết thời gian tối thiểu lưu trữ?
Bên cạnh thông tin về chứng từ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm thì có thể điều này các bạn cũng đã từng nghe đến rất nhiều, đây cũng là điều thường thấy tại các doanh nghiệp. Đôi khi các bạn kế toán viên hay nhân viên hành chính nhân sự cũng bị khủng hoảng khi không tìm thấy hoặc phát hiện mình đã làm mất chứng từ kế toán quan trọng trong khi chưa kết thúc thời gian lưu trữ tối thiểu. Chúng ta cũng không thể nói trước điều gì, nhưng có lẽ bạn nên bỏ túi cho mình một số kiến thức cơ bản về lưu trữ chứng từ kế toán để không bị ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
3.1. Biện pháp xử lý khi vi phạm lưu trữ chứng từ kế toán
Biện pháp xử lý khi vi phạm lưu trữ chứng từ kế toán
Sau khi các bạn đã phát hiện thấy chứng từ kế toán mà doanh nghiệp đang lưu trữ bị huỷ hoại hoặc bị mất hoặc lý do khác… thì các bạn nên thực hiện một số công việc sau.
- Thực hiện nay công tác kiểm tra, xác định mẫu tài liệu kế toán bị mất đồng thời lập biên bản kiểm tra cũng như hệ thống chính xác lại các số lượng, hiện trạng tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại. Đừng quên tìm ra nguyên nhân dẫn đến những hiện trạng đó. Và thông báo cho cá nhân/ tổ chức/ cơ quan liên quan có thẩm quyền.
- Chủ động liên hệ với cá nhân/ tổ chức/ cơ quan liên quan có phát sinh nghiệp vụ, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại;
- Đối với những tài liệu bị hư hỏng hoặc có thể sửa chữa được thì cố gắng chủ động tổ chức phục hồi.
- Đối với những tài liệu kế toán không thể phục hồi hoặc tài sản thì người phụ trách thì sẽ phải kiểm kê tài sản. Để phục vụ cho việc lập lại tài liệu kế toán đó.
Ngoài những chia sẻ về cách xử lý kịp thời như trên, mà các bạn có cách xử lý nào hiệu quả hơn thì để lại phản hồi đóng góp chia sẻ ở phần bình luận nhé.
3.2. Các mức xử phạt vi phạm lưu trữ chứng từ kế toán
Dựa theo nội dung của Nghị định 105/2013/NĐ-CP đã quy định rõ được về các mức phạt tương đương đối với hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán mà các bạn nên biết:
- Mức 1: Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000đ - 1.000.000đ khi:
So với thời hạn quy định của Luật kế toán, nếu đưa chứng từ, tài liệu kế toán lưu trữ vượt quá 12 tháng;
Lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán không đầy đủ, không đúng với quy định, không an toàn, mất mát, để hư hỏng trong thời hạn lưu trữ.
Các mức xử phạt vi phạm lưu trữ chứng từ kế toán
- Mức 2: Phạt tiền từ 5.000.000đ - 10.000.000đ khi:
Cố tình sử dụng chứng từ, tài liệu kế toán khi vẫn đang trong thời gian phải lưu trữ;
Khi chứng từ, tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại không thực hiện công tác xử lý kịp thời, như việc tổ chức phân loại, kiểm kê, phục hồi.
- Mức 3. Phạt tiền từ 10.000.000đ - 20.000.000đ, khi:
Khi chứng từ, tài liệu kế toán chưa hết thời hạn lưu trữ mà lại hủy bỏ, trái với quy định của pháp luật.
Hoặc khi thực hiện tiêu hủy chứng từ, tài liệu nhưng lại không đảm bảo đáp ứng những quy định của pháp luật, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy, không thành lập Hội đồng tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định.
Trên đây là những chia sẻ liên quan đến chứng từ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm, hy vọng đã giúp bạn tìm ra được câu trả lời chính xác!
