Quay lại

Confirm là gì? Làm thế nào để Confirm Email cho chuyên nghiệp

Tác giả: Trương Ngọc Diệp

Confirm là một từ khá thông dụng và được sử dụng nhiều trong công việc. Confirm có nhiều cách hiểu, mỗi ý nghĩa được sử dụng trong một trường hợp khác nhau tùy vào mục đích thể hiện. Tuy nhiên phổ biến nhất vẫn là cách sử dụng từ Confirm trong công việc, cụ thể là Confirm email. Cùng timviec365.vn tìm hiểu Về cụm từ này và cách để Confirm email thật chuyên nghiệp nhé!

Việc làm Hành chính - Văn phòng

1. Confirm là gì?

1.1. Nghĩa của từ Confirm

Confirm là một từ tiếng Anh và thông dụng nhất, Confirm được sử dụng như một động từ. Confirm gồm những nhóm nghĩa sau:

- xác nhận; chứng thực: xác nhận lời nói của anh ta là đúng sự thật,

- thừa nhận; phê chuẩn: bản hiệp ước được phê chuẩn

- làm cho (ai đó) nhiễm sâu (một thói quen, lối suy nghĩ,..): làm cho bố của cô ấy bị nhiễm thói quen hút thuốc lá mỗi ngày

- làm vững chắc; củng cố: củng cố quyền lực, củng cố niềm tin,..

- (tôn giáo) làm lễ kiên tính cho

1.2. Các trường hợp sử dụng từ Confirm

Confirm được sử dụng trong nhiều hoàn cảnh khác nhau tùy vào mục đích sử dụng. Trong cuộc sống hàng ngày, ta hay gặp từ Confirm trong các trường hợp sau:

- Confirm password: xác nhận lại mật khẩu. Khi bạn lập một tài khoản hay thay đổi mật khẩu của bất kỳ trang web, mạng xã hội đều phải nhập mật khẩu 2 lần. Và lần thứ 2 đó được gọi xác nhận lại mật khẩu. Điều này đảm bảo mật khẩu lần thứ nhất bạn nhập không bị sai, đúng như những gì bạn muốn vì thông thường mật khẩu sẽ không hiện ký tự mà chỉ hiện ***

- Confirm your email address: xác nhận lại địa chỉ email của bạn. Ví dụ trong trường hợp bạn lập một tài khoản facebook mới liên kết với địa email. Facebook yêu cầu bạn xác nhận lại địa chỉ email. Trong trường hợp này bạn cần vào email, tìm thư xác nhận và thực hiện theo các bước trong email để xác nhận địa chỉ email. Việc này đảm bảo tài khoản của bạn là chính chủ và là cơ sở để bạn bảo vệ tài khoản của mình nếu có sự cố xảy ra.

- Confirm email: là việc bạn trả lời thư điện tử để xác nhận thông tin với bên kia. Tác dụng của việc Confirm email đó là: đây sẽ là bằng chứng được phản hồi dưới dạng văn bản, là phản hồi đồng ý hoặc từ chối với thông tin cần xác nhận của bên gửi hoặc cung cấp thêm thông tin cần xác nhận. Ví dụ nhà tuyển dụng gửi thư phỏng vấn cho bạn bằng tiếng Anh và yêu cầu bạn Confirm email. Tức là bạn cần phản hồi lại rằng bạn có muốn tham gia phỏng vấn hay không, hoặc bạn có sự thay đổi nào về thời gian, địa điểm đã xác định như trong thư không?

2. Hướng dẫn bạn cách viết thư Confirm

Mặc dù thuật ngữ “Confirm” được sử dụng khá thông dụng và phổ biến trong nhiều trường hợp, song nhận thấy mức độ quan trọng của việc Confirm email và tần suất sử dụng thường xuyên của nó trong công việc cũng như cuộc sống hàng ngày, trong bài viết này, chúng tôi mạn phép gửi đến bạn đọc cách viết thư Confirm nói chung cũng như cách Confirm email phỏng vấn bằng tiếng Anh nói riêng sao cho chuyên nghiệp.

2.1. Yêu cầu chung khi viết thư Confirm

Thư xác nhận được sử dụng bởi các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp mỗi ngày, cho một số mục đích khác nhau. Nói rộng ra, chúng được sử dụng để nhận ra một thỏa thuận trước đó hoặc để xác minh thông tin nhất định theo yêu cầu.

Ví dụ, một nhà tuyển dụng sẽ gửi cho người xin việc một lá thư xác nhận ngày và thời gian, địa điểm của một cuộc phỏng vấn. Tương tự như vậy, thông thường người nộp đơn xin việc trả lời bằng thư của chính họ xác nhận rằng họ sẽ tham dự cuộc phỏng vấn và mong chờ nó.

Quản lý cũng có thể gửi thư cho nhân viên hiện tại xác nhận việc làm của họ, nếu nhân viên cần điều này trong một số nhiệm vụ nhất định. Tương tự, chủ nhà có thể viết một lá thư xác minh nơi cư trú của người thuê nhà, nếu người thuê nhà đang xin vay tiền.

2.1.1. Câu từ

Trước khi gửi bất kỳ một văn bản trang trọng nào bạn cũng cần đọc lại và sửa lại thư đặc biệt là các nội dung liên quan đến thỏa thuận kinh doanh. Việc sai lỗi chính tả là điều tối kỵ, các lỗi như thiếu từ, sử dụng từ sai văn cảnh, sai ngữ pháp, dấu câu và các vấn đề liên quan về mặt chữ viết khác cũng là điều phải hạn chế tối đa. Việc bạn gửi một lá thư trau chuốt kỹ lưỡng đã thể hiện bạn là một người cẩn thận và chuyên nghiệp.

2.1.2. Sử dụng giấy phù hợp

Bạn nên sử dụng giấy có in sẵn logo của công ty khi bạn Confirm thư kinh doanh. Nếu thư không liên quan đến kinh doanh, bạn cũng cần in trên giấy chuẩn. Trong các lá thư thương mại, trường hợp không Confirm thư bằng email, bạn hãy đánh máy và in ra, hạn chế viết tay. Và nhớ là máy in hoạt động tốt và mực in vẫn còn nhé.

2.1.3. Phông chữ và lề

Khi viết thư Confirm hay bất kỳ lá thư trang trọng nào, bạn nên sử dụng phông chữ Arial hoặc Times New Roman , kích thước 12-14 và không được gạch chân, in nghiêng, in đậm. Phần lề khoảng 2.5 cm.

Để chuyên nghiệp hơn và tạo ấn tượng với người nhận, bạn có thể sử dụng định dạng khối. Tức là các đoạn sẽ cách nhau một dòng và dòng đầu tiên không thụt vào trong. Lá thư được định dạng cách dòng đơn.

2.1.4. Viết ngắn gọn và rõ ràng

Thư Confirm thường ngắn và xúc tích. Bạn không nên viết dài quá, tránh thể hiện cảm xúc và các cụm từ không cần thiết. Nội dung của bức thư bám sát vào điều mà bạn muốn xác nhận, các thông tin quan trọng khác bạn muốn bổ sung và xác nhận lại.

2.1.5. Ngôn ngữ lịch sự, trang trọng

Hầu hết thư Confirm đều mang ý nghĩa trang trọng và không mang tính cá nhân. Nếu bạn viết thư cho người thân, bạn bè thân thiết, bạn có thể viết một cách gần gũi, thân mật. Tuy nhiên nếu không chắc phải viết thế nào, hãy viết một cách lịch sự. Trong trường hợp bạn muốn thể hiện sự cảm kích hay thái độ của mình trong bức thư. Ví dụ sự vui mừng khi nhận được thư mời phỏng vấn, bạn có thể viết: “Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn này”

2.2. Cách viết một bức thư Confirm

2.2.1. Dùng giấy in sẵn logo công ty

Như yêu cầu bên trên, nếu nội dung liên quan đến việc kinh doanh, hãy dùng giấy có in sẵn logo của công ty. Việc này có thể khiến bức thư của bạn trở thành văn bản chính thức của công ty.

Nếu bạn viết thư Confirm dưới tư cách cá nhân hoặc viết về vấn đề cá nhân nhưng gửi công ty thì vẫn sử dụng ngôn ngữ trang trọng.

2.2.2. Lời mở đầu

Sử dụng lời chào thích hợp với tên và chức vụ của người nhận. Ví dụ: Kính gửi Anh/ Chị/ Ông/ Bà kèm theo tên (nếu là người Việt) hoặc họ (nếu là người nước ngoài)

2.2.3. Xác nhận thông tin cần Confirm

Hãy nói rõ vấn đề trong thư Confirm. Bạn không cần giới thiệu bản thân cho người nhận và những câu trao đổi làm quen. Người nhận chắc chắn đã biết bạn trước khi gửi thư Confirm. Đầu thư hãy đi thẳng vào các công việc mà bạn cần xác nhận: thời gian, địa điểm, thông tin cụ thể,..

Nếu bạn gửi thư confirm đơn hàng. Hãy viết rõ đơn hàng bạn nhận được là gì, thời gian nhận và số lượng.

2.2.4. Các vấn đề cần Confirm khác

Bạn có thể đề cập các vấn đề khác liên quan trong phần tiếp theo. Các nội dung bao gồm tiền bạc, điều khoản hay bất kỳ các vấn đề cần confirm khác. Ngoài ra trong thư confirm còn có thể nhắc đến trách nhiệm đối với các công việc hoặc danh sách công việc còn tồn đọng, chưa hoàn thành.

Bạn nên nhắc lại các thông tin cần confirm để chắc chắn rằng không có sự hiểu nhầm từ hai bên. Việc lặp lại này cũng giúp làm rõ các yêu cầu, mong muốn từ phía người nhận gửi đến bạn.

Thư confirm không chỉ là để xác nhận mà còn là bằng chứng, văn bản lưu trữ giữa hai bên trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

2.2.5. Kết thư

Cảm ơn trước khi kết thúc lá thư sau đó ký tên và ghi tên đầy đủ của bạn.

3. Hướng dẫn confirm email phỏng vấn bằng tiếng Anh

3.1. Cách confirm email thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Nhận được thư mời phỏng vấn chứng tỏ bạn đã có cơ hội được tham gia làm việc vào công ty mà bạn muốn. Khi bạn ứng tuyển vị trí cần trình độ tiếng Anh, phòng nhân sự sẽ gửi thư mời phỏng vấn cho bạn bằng tiếng Anh và cũng mong muốn nhận được thư phản hồi của bạn bằng tiếng Anh. Cách confirm email không khó nhưng nếu không cẩn thận bạn có thể mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Bạn nên phản hồi lại công ty một cách đầy đủ và ngắn gọn, dễ hiểu nhất.

- Lời mở đầu: Dear.. (tên nhà tuyển dụng hoặc tên người gửi thư mời phỏng vấn cho họ)

- Nội dung email:

Thank you very much for the invitation to interview for the (vị trí ứng tuyển) position at (Công ty mà bạn ứng tuyển)

I’m very much looking forward to our conversation, scheduled for (ngày tháng, thời gian).

If I can provide you with any further information prior to the interview please let me know.

- Kết thư:

Yours sincerely,

Họ tên đầy đủ của bạn

>>> Xem thêm: Một loại giấy tờ cũng rất quan trọng và cần biết với người đi làm đó là thư mời họp chuẩn, mới nhất và download miễn phí ngay

3.2. Một số lưu ý khi confirm email phỏng vấn

3.2.1. Chào hỏi

Không cần nhắc nhiều đến nhà tuyển dụng hay công ty, bạn chỉ cần Dear.. là được. Lời chào tuy là một chi tiết nhỏ nhưng nếu thiếu sẽ là nếu lý do mất điểm của bạn trong mắt nhà tuyển dụng nên tuyệt đối đừng bao giờ quên nhé.

3.2.2. Xác nhận

Vì là thư mời nên những câu hỏi thường mang tính chất có hoặc không. Bạn chỉ cần xác nhận rằng bạn có tham gia buổi phỏng vấn hay không? Câu trả lời đi thẳng vào trọng tâm, rõ ràng. Ví dụ: “Tôi rất muốn tham gia buổi phỏng vấn” hoặc “Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn”. Bạn cũng cần xác nhận lại cả thời gian phỏng vấn hoặc yêu cầu một thời gian khác nếu bạn không thể đến vào thời gian như trong thư mời. Ngoài ra bạn có thể bày tỏ sự mong đợi của mình cho cuộc phỏng vấn hoặc sự cảm kích vì nhận được thư mời.

3.2.3. Thời gian trả lời phỏng vấn

Hãy đảm bảo email phản hồi của bạn được gửi trong vòng 24h kể từ khi  nhận được mail của nhà tuyển dụng. Bạn chỉ phỏng vấn một vài nơi những công ty có thể phỏng vấn hàng trăm người mỗi ngày. Đừng phản hồi muộn quá trước khi họ quên mất bạn là ai và các thông tin liên quan đến bạn. Việc phản hồi thư sớm cũng thể hiện bạn là một người có tác phong làm việc nhanh nhẹn và chuyên nghiệp.

3.3. Cách từ chối thư mời phỏng vấn

Tương tự cách confirm email ở phía trên, mẫu thư từ chối cũng vậy. Thay vì đồng ý bạn sẽ đưa ra lý do từ chối. Hãy giải thích lý do một cách khéo léo để nhà tuyển dụng vẫn cảm thấy được tôn trọng. Đừng quên thể hiện mong muốn được hợp tác với công ty trong tương lai.

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Danh thiếp cá nhân- Quản Lý Trường Học- Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng- Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính- Kinh nghiệm Quản lý kho hàng- Quản Lý Gara Ô Tô-