Dự báo nhu cầu sản xuất và điều quan trọng cần biết

1. Thông tin chung về dự báo nhu cầu sản xuất

1.1. Hiểu dự báo nhu cầu sản xuất là gì?

Trước khi định nghĩa về dự báo nhu cầu sản xuất là gì thì chúng ta cần hiểu dự báo nhu cầu là gì?

Dự báo là một động từ, có ý nghĩa là đưa ra những kết quả có thể xảy ra ở một lĩnh vực, phương diện nhất định. Dựa trên những dữ liệu thu thập được và trải qua một quá trình phân tích, đánh giá để đưa ra kết luận là dự báo đó. Từ đó, dự báo nhu cầu được xem là một lĩnh vực phân tích với việc cố gắng tìm hiểu kỹ về nhu cầu của khách hàng để đưa ra các quyết định mang tính tối ưu hóa cao nhằm phù hợp với tình hình của công ty, doanh nghiệp nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Hiểu rộng hơn thì dự báo nhu cầu sản xuất chính là hành động đưa ra các dự toán về nguyên liệu, số lượng sản phẩm nhất định cần sản xuất. Đảm bảo số lượng hàng hóa lưu kho và phục vụ nhu cầu khách hàng một cách tối đa nhưng vẫn tiết kiệm chi phí nhất có thể.

Thực tế thì dự báo nhu cầu sản xuất chính là một phần của hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP). Nó cho phép các doanh nghiệp sử dụng các dữ liệu trong quá khứ như nhu cầu, thói quen mua sắm, chi tiêu của khách hàng ở từng thời điểm cụ thể để đưa ra các dự đoán trong tương lai. và đây cũng là một phương pháp rất phổ biến với các doanh nghiệp trong việc dự báo về nhu cầu sản xuất.

1.2. Tại sao cần phải có dự báo nhu cầu sản xuất?

Khi nói tới dự báo nhu cầu sản xuất thì có lẽ, sẽ khá nhiều bạn cho rằng nó thực sự chỉ ứng dụng với các nhà máy sản xuất là chính mà thôi. Với sự phát triển của thương hiệu, doanh nghiệp cũng như toàn công ty nói chung thì sẽ không có vai trò quan trọng cho lắm. Nhưng liệu thực tế có phải như vậy hay không?

Về bản chất, dự báo nhu cầu sản xuất có vai trò quan trọng và ảnh hưởng tới số lượng sản phẩm, hàng hóa được sản xuất ra trong từng thời điểm cụ thể. Tuy nhiên, nhìn nhận một cách rộng hơn thì đây chính là một yếu tố tạo nên ưu thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp hiện nay. Lý do là tại sao?

1.2.1. Cho phép doanh nghiệp dự báo chính xác về số lượng sản phẩm

Mỗi một mặt hàng sản phẩm nhất định sẽ được sản xuất theo một định lượng cụ thể ở từng khoảng thời gian khác nhau. Việc dự báo nhu cầu sản xuất sẽ cho phép các doanh nghiệp có thể đưa ra các con số chính xác hơn về số lượng sản phẩm cần phải sản xuất ở thời điểm nhất định là bao nhiêu. Tránh việc sản xuất một cách tràn lan và dẫn đến lãng phí.

1.2.2. Cân đối được chi phí và nguyên liệu

Với việc dự báo được nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra được bảng dự trù về nguyên liệu và chi phí sản xuất hàng hóa trong từng thời điểm cụ thể. Đảm bảo được sự cân đối giữa số lượng sản phẩm cần sản xuất và số lượng nguyên liệu, chi phí cần bỏ ra.

1.2.3. Đảm bảo được lượng hàng tồn kho và cung ứng khách hàng

Số lượng hàng tồn kho chắc chắn là sẽ phải có, và sự dự báo nhu cầu sản xuất nếu có độ chính xác cao sẽ giúp việc cân đối hàng tồn kho tốt hơn. Điều này sẽ đảm bảo được số lượng hàng hóa cần có để kịp thời cung ứng cho khách hàng trong các trường hợp bất ngờ hay đột xuất. 

1.2.4. Đảm bảo sự cân bằng về cung và cầu

Để đưa ra được một dự báo nhu cầu sản xuất thì đó là một quá trình nghiên cứu và điều này cho thấy được nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của khách hàng ở từng thời gian cụ thể ra sao. Chính điều này đã giúp doanh nghiệp cân bằng được số lượng hàng hóa giữa cung và cầu. Đảm bảo sự cân đối trong thị trường tiêu thụ sản phẩm, tránh rơi vào tình trạng cung nhiều hơn cầu gây tổn thất, lãng phí cho doanh nghiệp.

1.2.5. Tạo nên sự gắn kết cao hơn giữa các bộ phận

Việc dự báo nhu cầu sản xuất thực tế không chỉ cần ở một bộ phận cụ thể mà đó là cả một quá trình phối hợp giữa các bộ phận khác nhau. Điển hình chính là bộ phận Sản xuất và Bán hàng. Sự tiêu thụ hàng hóa ở các thời điểm là bao nhiêu, khách hàng ưu tiên lựa chọn những sản phẩm như thế nào, thời điểm nào thì hàng hóa được tiêu thụ mạnh nhất?.... Những điều này thực tế thì chỉ có những nhân viên bán hàng mới rõ nhất và chính họ sẽ là người cung cấp dữ liệu một cách chính xác nhất để bộ phận sản xuất có thể đưa ra các phân tích, dự báo về nhu cầu sản xuất và bản kế hoạch sản xuất chi tiết, cụ thể.

Xem thêm: Chu kỳ sản xuất là gì?

2. Cần gì để có thể tiến hành dự báo nhu cầu sản xuất

Như đã nhắc qua ở trên, dựa trên các dữ liệu từ quá khứ để các doanh nghiệp có thể đưa ra sự dự đoán trong tương lai về nhu cầu sản xuất sản phẩm. Cụ thể thì những điều cần có để doanh nghiệp thực hiện bao gồm:

2.1. Dữ liệu về xu hướng mua hàng của khách hàng

Xu hướng mua sắm của khách hàng chắc chắn sẽ không có ở thời điểm tương lai mà ta sẽ phải dựa trên những dữ liệu từ quá khứ. Có thể là từ quý trước, năm trước hay thậm chí là 5 năm trước. 

Với việc thu thập và tổng hợp những dữ liệu này, doanh nghiệp sẽ có thông tin về xu hướng mua hàng của khách hàng ở từng thời điểm cụ thể trong năm. Từ đó có thể đưa ra các phán đoán về thời gian cao điểm, thấp điểm và thời gian tiêu thụ bình thường. Từ đó, dự báo về số lượng sản phẩm cần sản xuất cho từng khoảng thời gian đó.

2.2. Dữ liệu về các nhà cung cấp

Ở từng thời điểm khác nhau thì nhà cung cấp cũng sẽ đưa ra các sự thay đổi nhất định trong quá trình hợp tác. Vì vậy, thu thập dữ liệu về các nhà cung cấp để đưa ra các dự báo về nhà cung cấp là rất cần thiết. Những dự báo này cho phép doanh nghiệp đề phòng được những trường hợp có thể xảy ra và có thể thích ứng cũng như giải quyết một cách linh hoạt. Ví dụ như nhà cung cấp tăng chi phí nguyên liệu, tăng chi phí vận chuyển,...

2.3. Dữ liệu về sự thay đổi theo mùa

Mức tiêu thụ hàng hóa có sự thay đổi theo mùa là rất phổ biến. Ví dụ như các mặt hàng kem, nước giải khát sẽ bán được nhiều hơn vào mùa hè và ít đi vào mùa đông. Dựa trên sự thay đổi đó để các doanh nghiệp có thể nhận định chính xác hơn về số lượng tiêu thụ hàng hóa của mình ở từng thời điểm nhất định trong năm và dự báo về nhu cầu ẩn xuất cũng như đưa ra kế hoạch một cách chính xác hơn.

2.4. Xác định những hạn chế trong quá trình sản xuất

Việc này đóng vai trò khá quan trọng trong việc đưa ra các dự báo về nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Nó đòi hỏi một sự tái kiểm tra, thẩm định về chu trình sản xuất để có thể nhận thấy được những hạn chế còn tồn tại trong quá trình sản xuất. 

Ví dụ như trong một quy trình sản xuất, dung lượng của kho chính là một hạn chế. Vì thế mà doanh nghiệp sẽ cần đưa ra một con số sao cho phù hợp với khả năng chứa hàng hóa mà kho cho phép. 

Đây sẽ là 4 yếu tố đầu vào cơ bản để doanh nghiệp đưa ra dự báo nhu cầu sản xuất. Và độ chính xác ở con số dự báo được đưa ra cao hay thấp sẽ phụ thuộc vào sự chính xác của từng yếu tố nêu trên trong quá trình phân tích. Tất nhiên, sai số giữa số liệu thực và con số dự báo chắc chắn sẽ có, tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo khoảng cách giữa hai số liệu này không quá lớn để dự báo mang tính chính xác và đem lại hiệu quả cao hơn.

3. Cải thiện sự chính xác về dự báo nhu cầu sản xuất

Hầu hết các doanh nghiệp nào cũng sẽ mong muốn các dự báo mình đưa ra là chính xác. Bởi điều này sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quá trình sản xuất, tiêu thụ và cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, không phải sự dự báo nào cũng mang tính chính xác tuyệt đối và chúng ta không phải ai cũng là “Gia Cát Dự”. 

Một trong những yếu tố cần cải thiện để có thể đưa ra các dự đoán chính xác cho chính doanh nghiệp chính là sự cộng tác. Bởi khi một nhà sản xuất nghiên cứu và đưa ra được một con số thì nó sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: 

- Tiêu chí, xu hướng mua sắm của khách hàng trong quá khứ, thời điểm cụ thể (Bao gồm cả sản phẩm của mình và các sản phẩm tương tự).

- Xu hướng dịch chuyển của nền kinh tế vĩ mô và vi mô.

- Sự tác động của quảng cáo và các chương trình khuyến mãi.

- Các hoạt động, chương trình của đối thủ với sản phẩm cùng loại.

- Sự đánh giá của các bên tham gia vào chuỗi cung ứng, phân phối sản phẩm.

Những yếu tố này sẽ được thu thập từ các bộ phận khác nhau như Bán hàng, Marketing, Sản xuất, R&D,.... Do vậy mà một sự cộng tác tốt, hiệu quả sẽ giúp cho nhà sản xuất có được những dữ liệu mang tính chính xác cao, đảm bảo được sự đầy đủ của các yếu tố đầu vào và mang đến một sự dự báo khách quan nhưng sát với thực tế nhất. 

Thêm vào đó, sự cộng tác mang tính nội bộ được cải thiện, nâng cao sẽ tạo nên sự đoàn kết mạnh hơn. Từ đó mang lại một hiệu quả công việc cao hơn với những buổi thảo luận, phản biện để đưa ra được những dữ liệu, thông tin bổ ích nhất. 

Bên cạnh đó, việc ứng dụng các phần mềm sản xuất cũng là một trong những yếu tố cải thiện sự chính xác trong dự báo nhu cầu sản xuất. Với xu thế chuyển đổi số ngày càng lan tỏa mạnh mẽ thì các phần mềm quản trị sản xuất ngày càng được các doanh nghiệp chú trọng hơn. Trong đó, phần mềm Quản lý sản xuất 365 được xem là một trong những phần mềm nổi bật. Là công cụ giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý các quy trình, các bước trong sản xuất. Từ đó thống kê được các số liệu cần thiết để tạo nguồn dữ liệu chính xác, phục vụ cho quá trình dự báo nhu cầu sản xuất sau này.

Trên đây chính là các thông tin liên quan đến dự báo nhu cầu sản xuất. Hy vọng rằng, với những chia sẻ được tổng hợp trong bài viết trên, các bạn đã hiểu được ý nghĩa, vai trò của dự báo nhu cầu sản xuất và cách để cải thiện sự chính xác trong quá trình dự báo của doanh nghiệp hiện nay.