Quay lại

Viết Email từ chối phỏng vấn không sợ “phật lòng” nhà tuyển dụng

Tác giả: Hạ Linh Saturday , 16/01/21

Cảm thấy bản thân không còn phù hợp với vị trí việc làm hay bất kỳ một lý do nào khác có thể xuất hiện ngay sau khi bạn nộp hồ sơ hoặc CV xin việc cho nhà tuyển dụng. Thật không may, bạn được “lọt” vào “mắt xanh” của nhà tuyển dụng và được gửi lời mời cho một cuộc phỏng vấn kế tiếp. Lúc này, viết một Email từ chối phỏng vấn là điều nên làm, chúng thể hiện sự chuyên nghiệp, làm cân bằng không khí của cả bên tìm người và tìm việc. Viết Email từ chối phỏng vấn như thế nào? Cùng khám phá các lời khuyên sau đây từ timviec365.vn bạn nhé!

Tìm kiếm việc làm

1. Tìm hiểu một số lý do để viết Email từ chối phỏng vấn

Trên thực tế, có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến việc một ứng viên từ chối lời mời phỏng vấn của các nhà tuyển dụng. Điển hình như lý do không cảm thấy bản thân phù hợp nữa, không sắp xếp được thời gian phỏng vấn, hay bỗng phát hiện ra một vài thông tin không tốt của nhà tuyển dụng,... Điều nên làm là hãy lên kế hoạch cho việc từ chối phỏng vấn một cách thật tinh tế và lịch sự, nếu như bạn được công ty gửi lời mời nhưng cảm thấy bản thân không còn hứng thú.

Tìm hiểu một số lý do để viết Email từ chối phỏng vấn

Và tất nhiên, viết một Email từ chối phỏng vấn là cách đơn giản nhất được nhiều ứng viên sử dụng. Trước khi tìm hiểu sâu hơn về cách viết Email từ chối phỏng vấn, hãy phân tích một chút về nguyên nhân hay lý do để bạn có thể quyết định từ chối một buổi phỏng vấn nào đó.

Trong nội dung Email từ chối phỏng vấn, bạn cần nêu rõ một số lý do khiến bạn phải đưa ra quyết định này. Dù lý do mang tính chủ quan và xuất phát từ bản thân bạn đi chăng nữa, hãy cố gắng đưa ra một lý do chính đáng, dễ làm nhà tuyển dụng chấp nhận và không đánh giá tồi tệ về bạn. Tất nhiên, không khuyến khích sự nói dối hay không trung thực ở đây, điều quan trọng nhất vẫn là sự thẳng thắn, thẳng thắn trong tuyển dụng luôn đảm bảo về lợi ích cho bạn.

- Thứ nhất, bạn có thể đã tìm hiểu kỹ càng hơn về công việc đang ứng tuyển cũng như chính công ty mà bạn đang ứng tuyển. Nhưng phát hiện ra rằng, những gì mà công ty, công việc đang hướng đến không phù hợp với mục tiêu mà bạn đang nỗ lực thực hiện.

- Thứ hai, bạn cần thay đổi về công việc, các dự định do đã gặp phải những vấn đề bất ngờ trong cuộc sống.

 Lý do để viết Email từ chối phỏng vấn

- Thứ ba, nhà tuyển dụng đã phản hồi quá chậm sau khi bạn nộp hồ sơ ứng tuyển. Hoặc công việc có yêu cầu khá cao và bạn không thể đáp ứng. Do vậy, bạn đã tìm được một việc làm khác phù hợp với bản thân hơn trong thời gian đó.

- Thứ tư, một lời mời từ công ty khác với mức lương cao hơn đã hấp dẫn được bạn.

- Thứ năm, một số thay đổi trong lịch trình cá nhân đã khiến bạn không thể sắp xếp làm việc ở công ty, dù cuộc phỏng vấn sắp tới có thể thành công đi chăng nữa.

Suy cho cùng, dù nguyên nhân có là gì đi chăng nữa, thì khi viết Email từ chối phỏng vấn, thực tế bạn vẫn cần phải thể hiện và nhấn mạnh thái độ, tinh thần lịch sử, thân thiện và chuyên nghiệp. Email từ chối phỏng vấn tốt nhất không dài dòng, chỉ nên ngắn gọn, bởi biết đâu đó, trong tương lai, bạn vẫn có thể quan tâm đến việc ứng tuyển tại công ty một lần nữa.

Tham khảo: Việc làm nhân sự chi tiết nhất tại đây!

2. Kinh nghiệm viết Email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp

Kỹ năng viết Email để tương tác với nhà tuyển dụng nói dung dường như khá hạn chế đối với các ứng viên hiện nay. Một Email từ chối phỏng vấn khéo léo lại càng là một thách thức không hề nhỏ. Do vậy, tham khảo gợi ý và thử áp dụng những lời khuyên hữu ích sau đây, Email của bạn sẽ được thực hiện thuận lợi và dễ dàng hơn.

2.1. Đảm bảo việc từ chối là một quyết định chắc chắn

Đảm bảo việc từ chối là một quyết định chắc chắn

Hãy thử nghĩ lại xem, bạn đã từng mơ ước và khát khao công việc đó như thế nào. Bạn đã dành thời gian để viết CV xin việc, tìm hiểu công việc và nhà tuyển dụng,... nhưng chỉ vì một giây phút “cả thèm chóng chán”, hay “đứng núi này trông núi nọ” có thể khiến cơ hội của bạn vụt mất vào tay của người khác.

Thật tồi tệ nếu gửi Email từ chối phỏng vấn đi trong khi bạn chưa thực sự chắc chắn về quyết định của mình. Bởi một khi bạn đưa ra lời từ chối, tất cả sẽ không thể thay đổi. Do đó, hãy cố gắng suy nghĩ thật kỹ, đảm bảo quyết định của bạn là chắc chắn và không thay đổi thì hãy viết Email. Sau khi bạn nói không, bạn không thể lại nói thành có. Nhà tuyển dụng không thích làm việc với những người có xu hướng biến đổi liên tục trong suy nghĩ, thiếu quyết đoán và không đáng tin cậy. Tất cả điều đó đang tố cáo rằng bạn thực sự kém chuyên nghiệp.

2.2. Phản hồi nhanh chóng

Phản hồi nhanh chóng

Trong tuyển dụng nói chung, yếu tố cần được chú trọng nhất là chất lượng tương tác. Để sự chuyên nghiệp của bạn vẫn giữ y nguyên trong mắt nhà tuyển dụng, bạn cần đảm bảo thời gian tương tác nhanh. Do đó khi nhận được thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, hãy chắc chắn quyết định của bạn và phản hồi với họ một cách nhanh chóng nhất. Cách này thực sự rất hiệu quả nếu như ứng viên đã có một kế hoạch cho vòng phỏng vấn của một công ty khác. Nếu không, hãy nhanh chóng đưa ra quyết định của chính mình.

Trên thực tế, không chỉ một mình bạn bỏ công sức và thời gian để ứng tuyển, mà nhà tuyển dụng cũng rất vất vả để sàng lọc ứng viên và lên quy trình, sắp xếp một buổi phỏng vấn phù hợp. Chắc chắn, những công việc họ làm là nhiều hơn bạn, nếu như từ chối phỏng vấn là dự định của bạn, hãy cố gắng tôn trọng sự ưu tiên và thời gian của nhà tuyển dụng nhé. Việc thông báo sớm, giúp nhà tuyển dụng có thời gian để lựa chọn một ứng viên khác phù hợp.

2.3. Ngôn ngữ sử dụng lịch sự

Trong quá trình viết Email từ chối phỏng vấn, bạn cần thể hiện được sự thân thiên và lịch sự của mình. Điều này khiến nhà tuyển dụng vẫn có thiện cảm và ấn tượng tốt về bạn, mặc dù bạn đang đưa ra một từ chối thẳng thắn đối với họ.

Ngôn ngữ sử dụng lịch sự

Tại sao nên lịch sự và khéo léo trong cách viết Email từ chối phỏng vấn? Bởi biết đâu đó, trong trường lại bạn vẫn quan tâm và muốn ứng tuyển dưới vai trò khác ở chính công ty bạn đã từng từ chối. Đa phần, các nhà tuyển dụng xây dựng mạng lưới kết nối rộng khắp, mà các lĩnh vực thì lại quá nhỏ. Việc thiếu chuyên nghiệp, thậm chí là có những lời lẽ khiếm nhã, mất lịch sự sẽ là nguồn gốc cho việc bạn gặp vô vàn khó khăn khi tìm một việc làm khác ở tương lai.

2.4. Không cần giải thích dài dòng và quá chi tiết

Viết Email từ chối lời mời phỏng vấn với mục đích gì? Tất nhiên đó là một công cụ giúp bạn truyền tải đi thông điệp rằng kế hoạch của bạn đã thay đổi, bạn không thể đến phỏng vấn theo lời mời từ nhà tuyển dụng và họ hãy chuẩn bị cho việc thay thế một ứng viên khác.

Do vậy, về lý do, bạn không cần trình bày quá chi tiết, cụ thể. Rằng lý do gì khiến bạn không còn hứng thú hoặc không quan tâm đến vai trò việc làm đó nữa. Mặc dù vậy, nội dung Email phải đảm bảo có mặt thông tin bạn từ chối buổi phỏng vấn này nhé.

Việc làm chăm sóc khách hàng

3. Tham khảo các mẫu Email từ chối phỏng vấn cơ bản

Tham khảo các mẫu Email từ chối phỏng vấn cơ bản

Nếu cảm thấy quá khó khăn trong việc viết Email từ chối buổi phỏng vấn. Các ứng viên có thể tham khảo một vài Email mẫu dưới đây:

- Mẫu Email 1:

“Tiêu đề: Cảm ơn lời mời phỏng vấn của quý công ty ABC

Kính gửi: Tên gọi đầy đủ của công ty (nhà tuyển dụng)

Tôi rất vui và cảm kích về việc nhận được cơ hội phỏng vấn từ quý Công ty ABC cho vị trí... Trong quá trình chờ đợi phản hồi từ quý công ty, tôi đã nhận được một lời mời làm việc từ công ty khác. Do vậy, tôi xin phép được từ chối buổi phỏng vấn này của quý công ty.

Lần cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn đến quý công ty đã dành thời gian sắp xếp và trao cho tôi cơ hội phỏng vấn lần này. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin chủ động liên hệ với tôi!

Trân trọng!

Chữ ký Email của ứng viên.”

Mẫu Email 2

- Mẫu Email 2:

“Tiêu đề: Lời mời phỏng vấn - Tên ứng viên

Kính gửi: Tên gọi đầy đủ của công ty (nhà tuyển dụng)

Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian và cân nhắc kỹ càng để trao cho tôi cơ hội được phỏng vấn ở vị trí .... tại Công ty ABC. Tuy nhiên, thật ngại vì phải từ chối lời mời phỏng vấn lần này do lý do cá nhân.

Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn anh/chị đã xem xét về hồ sơ xin việc của tôi cũng như cho tôi cơ hội lần này.

Nếu có thể, rất mong sẽ được hợp tác cùng quý công ty ở tương lai. Trân trọng!

Chữ ký Email của ứng viên.”

Mặc dù tâm lý chung của các ứng viên là cảm thấy có lỗi, muốn được xin lỗi hay giải thích kỹ càng hơn về việc từ chối phỏng vấn. Tuy nhiên bạn không nên thể hiện một thái độ quá e dè, sợ sệt trong Email từ chối phỏng vấn. Chỉ nên để lại một lời cảm ơn chân thành với nhà tuyển dụng là được. Quá dài dòng sẽ phản tác dụng, điều đó cho thấy sự kém chuyên nghiệp từ bạn.

Xem thêm: Tìm việc làm thực tập nhân sự tại đây!

4. Nên hay không nên duy trì liên hệ với nhà tuyển dụng sau khi từ chối phỏng vấn?

Nên hay không nên duy trì liên hệ với nhà tuyển dụng sau khi từ chối phỏng vấn?

Mặc dù từ chối phỏng vấn, tuy nhiên bạn đang cố gắng tạo ra một không khí chuyên nghiệp và thân thiện nhất có thể. Điều này giúp nhà tuyển dụng không đánh giá thấp về bạn và có thể vẫn còn cảm thấy ấn tượng cùng sự tiếc nuối từ bạn. Nhưng mọi dự đoán của bạn sẽ chẳng thể thành hiện thực nếu như bạn quyết định chấm dứt toàn bộ liên hệ với nhà tuyển dụng sau khi gửi Email từ chối phỏng vấn.

Tất nhiên, việc giữ liên lạc với nhà tuyển dụng ngay khi bạn đã quyết định không cộng tác nữa không phải là một điều bắt buộc. Mà trên thực tế, đó là việc nên làm, nhất là đối với những ứng viên từ chối phỏng vấn do lý do chủ quan từ bản thân chứ không phải vấn đề từ nhà tuyển dụng. Tương lai chẳng thể nói trước được điều gì, cũng có thể bạn sẽ quan tâm đến một vai trò khác ở công ty bạn đã từng từ chối. Thậm chí bạn còn không biết nhà tuyển dụng mà bạn đã từ chối có mối liên hệ thân quen gì với nhà tuyển dụng mà bạn đang sắp sửa phỏng vấn xin việc hay không? Một ấn tượng không tốt đôi khi dẫn đến việc cơ hội khó khăn hơn đối với bạn.

Chính vì thế, hãy cố gắng giữ liên hệ hoặc tối thiểu để lại một cái nhìn thiện cảm từ nhà tuyển dụng dù có thế nào đi chăng nữa. Viết Email từ chối phỏng vấn không quá khó nếu như bạn áp dụng được những lời khuyên hữu ích từ bài viết của timviec365.vn. Chúc các bạn sớm có một vị trí việc làm phù hợp hơn!

Nghệ thuật từ chối ứng viên

Nếu ứng viên có lý do từ chối nhà tuyển dụng, thì nhà tuyển dụng cũng có một vài trường hợp phải từ chối ứng viên. Tìm hiểu ngay nghệ thuật từ chối ứng viên qua bài viết sau.

Nghệ thuật từ chối ứng viên

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV - Tâm sự Nghề nghiệp - Cẩm Nang Tìm Việc - Kỹ Năng Tuyển Dụng - Cẩm nang khởi nghiệp - Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm - Kỹ năng ứng xử văn phòng - Quyền lợi người lao động - Bí quyết đào tạo nhân lực - Bí quyết lãnh đạo - Bí quyết làm việc hiệu quả - Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép - Bí quyết viết thư xin thôi việc - Cách viết đơn xin việc - Bí quyết thành công trong công việc - Bí quyết tăng lương - Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên - Kỹ năng đàm phán lương - Kỹ năng phỏng vấn - Kỹ năng quản trị doanh nghiệp - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng - Mẹo viết hồ sơ xin việc - Mẹo viết thư xin việc - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng - Định hướng nghề nghiệp - Top việc làm hấp dẫn - Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông - Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng - Tư vấn việc làm ngành Báo chí - Tư vấn tìm việc làm thêm - Tư vấn việc làm ngành Bất động sản - Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin - Tư vấn việc làm ngành Du lịch - Tư vấn việc làm ngành Kế toán - Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật - Tư vấn việc làm ngành Sư phạm - Tư vấn việc làm ngành Luật - Tư vấn việc làm thẩm định - Tư vấn việc làm vị trí Content - Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn - Tư vấn việc làm quản lý - Kỹ năng văn phòng - Nghề truyền thống - Các vấn đề về lương - Tư vấn tìm việc làm thời vụ - Cách viết Sơ yếu lý lịch - Cách gửi hồ sơ xin việc - Biểu mẫu phục vụ công việc - Tin tức tổng hợp - Ý tưởng kinh doanh - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh - Mẹo viết Thư cảm ơn - Góc Công Sở - Câu chuyện nghề nghiệp - Hoạt động đoàn thể - Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch - Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự - Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics - Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng - Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật - Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe - Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất - Cẩm nang kinh doanh - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất - Mô tả công việc ngành Kinh doanh - Mô tả công việc ngành Bán hàng - Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng - Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng - Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán - Mô tả công việc ngành Marketing - PR - Mô tả công việc ngành Nhân sự - Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin - Mô tả công việc ngành Sản xuất - Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải - Mô tả công việc Kho vận - Vật tư - Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics - Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn - Mô tả công việc ngành Hàng không - Mô tả công việc ngành Xây dựng - Mô tả công việc ngành Y tế - Dược - Mô tả công việc Lao động phổ thông - Mô tả công việc ngành Kỹ thuật - Mô tả công việc Nhà nghiên cứu - Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo - Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính - Mô tả công việc Biên - Phiên dịch - Mô tả công việc ngành Thiết kế - Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình - Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh - Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực - Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo - Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern - Mô tả công việc ngành Freelancer - Mô tả công việc Công chức - Viên chức - Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý - Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận - Hồ sơ doanh nhân - Việc làm theo phường -