Quay lại

Executive secretary là gì? Mô tả công việc executive secretary

Tác giả: Hà Ngọc Ánh Monday , 18/01/21

Executive secretary là gì? Executive secretary được hiểu là thư ký, thư ký là vị trí đóng vai trò là đầu mối liên hệ chính cho các cá nhân trong và bên ngoài về các vấn đề liên quan đến phần hành chính của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu thông tin về vị trí này để hiểu rõ hơn công việc của các thư ký bạn nhé.

Kiếm việc làm

1. Bạn có biết executive secretary là gì?

Executive secretary được hiểu là thư ký, thư ký là vị trí đóng vai trò là đầu mối liên hệ chính cho các cá nhân trong và bên ngoài về các vấn đề liên quan đến phần hành chính của doanh nghiệp. Thư ký điều hành cũng đóng vai trò là người liên lạc với công chúng và nhóm quản lý cấp cao; tổ chức và điều phối các nỗ lực tiếp cận điều hành và quan hệ đối ngoại; quản lý các chức năng thư ký của tổ chức và giám sát các dự án đặc biệt.

Bạn có biết executive secretary là gì?

Thư ký điều hành phải sáng tạo và thích làm việc trong một môi trường kinh doanh nhỏ, hướng tới sứ mệnh, kết quả và hướng tới cộng đồng. Một cá nhân lý tưởng sẽ có khả năng phán đoán tốt trong nhiều tình huống khác nhau, với kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói, hành chính và tổ chức vững chắc, và khả năng duy trì sự cân bằng thực tế giữa nhiều ưu tiên. Thư ký điều hành sẽ có khả năng làm việc độc lập trên các dự án, từ khi hình thành đến khi hoàn thành, và đôi khi phải có khả năng chịu áp lực để xử lý nhiều hoạt động và các vấn đề bí mật theo ý mình. 

Tìm hiểu thêm: Việc làm thư ký - trợ lý tại đây!

2. Các thư ký sẽ có trách nhiệm và nhiệm vụ như thế nào?

- Hoàn thành nhiều nhiệm vụ hành chính cho Nhóm Hành chính bao gồm:

- Quản lý lịch các cuộc hẹn cực kỳ chủ động

- Hoàn thành các báo cáo chi phí

- Soạn và chuẩn bị thư từ đôi khi là bí mật

- Sắp xếp các cuộc họp, sự kiện, hành trình và chương trình làm việc phức tạp và chi tiết.

Các thư ký sẽ có trách nhiệm và nhiệm vụ như thế nào?

-  Biên soạn tài liệu cho các cuộc họp và sự kiện liên quan

- Duy trì thông tin liên hệ và các cơ sở dữ liệu Quản trị khác nhau

- Quản lý các tệp quản trị và thư viện tổ chức

- Nghiên cứu, ưu tiên và theo dõi các vấn đề sắp xảy ra và các mối quan tâm được giải quyết cho Nhóm quản trị và Nhóm LVPC tổng thể, bao gồm cả những nhóm nhạy cảm hoặc tính chất bí mật;  Xác định quá trình hành động, giới thiệu hoặc phản hồi thích hợp

- Cung cấp cầu nối để liên lạc thông suốt giữa Nhóm LVPC và công chúng;  thể hiện khả năng lãnh đạo để duy trì uy tín, sự tin tưởng và hỗ trợ trong nội bộ và bên ngoài

- Phối hợp chặt chẽ và hiệu quả với Nhóm Hành chính để duy trì tốt được thông báo về các cam kết và trách nhiệm sắp tới, theo dõi một cách thích hợp. Hoạt động như một "phong vũ biểu", có ý thức đối với các vấn đề diễn ra trong môi trường và cập nhật cho Nhóm hành chính

- Cung cấp khả năng lãnh đạo để xây dựng các mối quan hệ quan trọng đối với sự thành công của tổ chức và quản lý nhiều dự án đặc biệt khác nhau cho Nhóm quản trị, một số dự án có thể có tác động đến tổ chức

- Hoàn thành thành công các khía cạnh quan trọng của việc phân phối bằng cách tiếp cận thực hành, bao gồm soạn thảo thư xác nhận, thư từ cá nhân và các nhiệm vụ khác giúp Giám đốc điều hành có khả năng lãnh đạo LVPC một cách hiệu quả

- Ưu tiên các nhu cầu xung đột; xử lý các vấn đề một cách khẩn trương, chủ động và theo sát các dự án để hoàn thành thành công, thường có áp lực về thời hạn

- Đóng vai trò là liên lạc viên hành chính của Nhóm điều hành với các Ủy viên và Thành viên Nghiên cứu Vận tải

- Điều phối các chương trình họp, nhu cầu về không gian và sắp xếp đồ uống giải khát

Hoàn thành thành công

- Duy trì sự thận trọng và bí mật trong các mối quan hệ với tất cả các thành viên hội đồng quản trị

- Tuân thủ việc tuân thủ các quy tắc và quy định hiện hành được đặt ra trong các luật liên quan đến các vấn đề của hội đồng quản trị và hội đồng quản trị, bao gồm đáp ứng các yêu cầu quảng cáo và phân phối trước tài liệu trước cuộc họp ở định dạng điện tử hay bằng giấy

- Tham gia với tư cách là thành viên phụ tá của Nhóm điều hành bao gồm hỗ trợ lên lịch họp và tham dự các cuộc họp

- Hỗ trợ điều phối chương trình làm việc của nhân viên cấp cao và tất cả các cuộc họp của nhân viên

- Đảm bảo rằng tiểu sử của nhân viên được cập nhật và đáp ứng các yêu cầu về tài liệu liên quan đến nhân viên và tổ chức nói chung

- Làm việc với Phó Giám đốc Phát triển để hoàn thành các bản thảo thông báo bằng văn bản tới công chúng

- Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu công việc tối thiểu được giao

- Thực hiện nhiều nhiệm vụ hỗ trợ hành chính hoặc điều hành có tính bảo mật cao và nhạy cảm.

- Điều phối các hoạt động quản lý văn phòng cho quản trị viên, điều hành hoặc ủy ban.

- Nghiên cứu, biên soạn, đồng hóa và chuẩn bị các tài liệu bí mật và nhạy cảm, đồng thời tóm tắt nội dung của quản trị viên hoặc giám đốc điều hành.

Điều phối các hoạt động quản lý văn phòng

- Đọc và sàng lọc các thư từ và báo cáo đến; đánh giá sơ bộ tầm quan trọng của tài liệu và sắp xếp tài liệu; xử lý một số vấn đề cá nhân và chuyển tiếp các tài liệu thích hợp cho quản trị viên hoặc giám đốc điều hành và nhân viên.

- Tiếp nhận và sàng lọc các cuộc gọi đến và khách, xác định đâu là vấn đề ưu tiên và thông báo cho quản trị viên hoặc người điều hành tương ứng.  Giới thiệu đến nhân viên thích hợp hoặc cung cấp thông tin được yêu cầu.

- Thông báo cho những người khác về vị trí của quản trị viên hoặc giám đốc điều hành về các vấn đề.

- Soạn thư và bản ghi nhớ để trả lời các yêu cầu.

- Hoạt động như người liên lạc giữa quản trị viên hoặc điều hành, cấp dưới hoặc những người khác, bằng cách truyền các chỉ thị, hướng dẫn và phân công và theo dõi tình trạng của nhiệm vụ.

- Tạo ra nhiều loại tài liệu, biểu đồ và đồ thị ở dạng cuối cùng.

- Cập nhật cho quản trị viên hoặc người điều hành về trạng thái của các vấn đề trước các cuộc họp đã lên lịch.

- Chuẩn bị chương trình nghị sự và thu thập tài liệu cho các cuộc họp, bài phát biểu và hội nghị;  lập biên bản và lưu hồ sơ về quá trình tố tụng.

- Lập kế hoạch và điều phối sắp xếp cho các hội nghị chuyên nghiệp.

- Đánh giá, hiệu đính và chỉnh sửa các tài liệu được chuẩn bị cho chữ ký của quản trị viên hoặc giám đốc điều hành.

- Nhận và sao chép chính tả về các vấn đề kỹ thuật và bí mật từ quản trị viên hoặc giám đốc điều hành.

Tạo ra nhiều loại tài liệu, biểu đồ

- Điều phối và tạo điều kiện cho lịch của quản trị viên hoặc giám đốc điều hành để sắp xếp các cuộc hẹn, cuộc họp và hội nghị.

- Đề xuất các hành động cần thực hiện đối với các chi tiêu của văn phòng như thiết bị và nhu cầu cung cấp. Hỗ trợ chuẩn bị ngân sách văn phòng.

- Hỗ trợ các cơ sở, sửa đổi và duy trì các thủ tục và chính sách văn phòng.  Biên soạn và lưu giữ hồ sơ, thông tin thống kê và báo cáo.

- Thiết lập và duy trì các hệ thống quản lý hồ sơ và hồ sơ khác nhau.

- Sắp xếp việc đi lại; chuẩn bị hành trình; chuẩn bị, lập và lưu giữ các chứng từ và hồ sơ du lịch.

- Vận hành thiết bị văn phòng tiêu chuẩn. Thực hiện các công việc liên quan theo sự phân công.

- Đánh giá và xác minh hiệu suất của nhân viên thông qua việc xem xét các nhiệm vụ đã hoàn thành và xem xét các kỹ thuật làm việc.

- Lựa chọn và bố trí nhân viên, đảm bảo cơ hội việc làm bình đẳng trong tuyển dụng và thăng chức.

Việc làm thư ký văn phòng

 3. Yêu cầu kiến ​​thức, kỹ năng và năng lực

- Kỹ năng tổ chức mạnh mẽ phản ánh khả năng thực hiện và ưu tiên nhiều nhiệm vụ một cách liền mạch với sự chú ý tuyệt vời đến từng chi tiết.

Yêu cầu kiến ​​thức, kỹ năng và năng lực

- Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân rất mạnh và khả năng xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan, bao gồm nhân viên, ủy viên, quan chức được bầu và thành phố, đối tác và công chúng

- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói ở cấp độ chuyên gia

- Khả năng và mong muốn tìm hiểu phần mềm mới và các nền tảng truyền thông xã hội

- Các cách tiếp cận chủ động được chứng minh để giải quyết vấn đề với quyết định mạnh mẽ khả năng làm

- Sự trưởng thành về cảm xúc

- Người chơi đồng đội tháo vát, có khả năng hoạt động cực kỳ hiệu quả độc lập

- Đã được chứng minh khả năng xử lý thông tin bí mật theo ý muốn, có thể thích ứng với các nhu cầucạnh tranh khác nhau và thể hiện mức độ khách hàng cao nhất dịch vụ và phản hồi.

Sự trưởng thành về cảm xúc

- Thể hiện khả năng đạt được các mục tiêu hiệu suất cao và đáp ứng thời hạn trong một môi trường nhịp độ nhanh

- Có khả năng xem xét một số nguồn tham khảo đa dạng, chọn lọc và tổng hợp dữ liệu cho các báo cáo và các hình thức thư từ khác.

- Khả năng sử dụng ngoại giao và sự quyết đoán, khi đưa ra thông tin và giới thiệu, chỉ đạo người gọi và khách.

- Khả năng tạo bản trình bày, biểu đồ, đồ thị, cơ sở dữ liệu và bảng tính. Khả năng thực hiện các phép tính toán học.

- Khả năng làm theo, áp dụng, diễn giải và giải thích các hướng dẫn. Khả năng xác định mức độ ưu tiên công việc.

- Khả năng ra quyết định và thực hiện các hành động thích hợp.  Khả năng đáp ứng lịch trình và thời hạn của khu vực làm việc.  Khả năng giao tiếp hiệu quả.

- Khả năng vận hành các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn.

Tham khảo: Các công ty tuyển dụng trợ lý văn phòng. Đừng bỏ lỡ!

Khả năng tạo bản trình bày

Như vậy bạn đã nắm rõ thông tin về executive secretary là gì rồi phải không nào? Hy vọng rằng, thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ về executive secretary cùng những thông tin hữu ích khác cho mình.

Điều nào là đúng khi tấn công mục tiêu có hiệu ứng suy yếu?

Điều nào là đúng khi tấn công mục tiêu có hiệu ứng suy yếu? Đã bao giờ bạn thắc mắc về vấn đề này hay chưa? Cùng tìm hiểu nhé!

Điều nào là đúng khi tấn công mục tiêu có hiệu ứng suy yếu

 

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV - Tâm sự Nghề nghiệp - Cẩm Nang Tìm Việc - Kỹ Năng Tuyển Dụng - Cẩm nang khởi nghiệp - Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm - Kỹ năng ứng xử văn phòng - Quyền lợi người lao động - Bí quyết đào tạo nhân lực - Bí quyết lãnh đạo - Bí quyết làm việc hiệu quả - Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép - Bí quyết viết thư xin thôi việc - Cách viết đơn xin việc - Bí quyết thành công trong công việc - Bí quyết tăng lương - Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên - Kỹ năng đàm phán lương - Kỹ năng phỏng vấn - Kỹ năng quản trị doanh nghiệp - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng - Mẹo viết hồ sơ xin việc - Mẹo viết thư xin việc - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng - Định hướng nghề nghiệp - Top việc làm hấp dẫn - Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông - Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng - Tư vấn việc làm ngành Báo chí - Tư vấn tìm việc làm thêm - Tư vấn việc làm ngành Bất động sản - Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin - Tư vấn việc làm ngành Du lịch - Tư vấn việc làm ngành Kế toán - Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật - Tư vấn việc làm ngành Sư phạm - Tư vấn việc làm ngành Luật - Tư vấn việc làm thẩm định - Tư vấn việc làm vị trí Content - Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn - Tư vấn việc làm quản lý - Kỹ năng văn phòng - Nghề truyền thống - Các vấn đề về lương - Tư vấn tìm việc làm thời vụ - Cách viết Sơ yếu lý lịch - Cách gửi hồ sơ xin việc - Biểu mẫu phục vụ công việc - Tin tức tổng hợp - Ý tưởng kinh doanh - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh - Mẹo viết Thư cảm ơn - Góc Công Sở - Câu chuyện nghề nghiệp - Hoạt động đoàn thể - Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch - Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự - Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics - Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng - Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật - Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe - Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất - Cẩm nang kinh doanh - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất - Mô tả công việc ngành Kinh doanh - Mô tả công việc ngành Bán hàng - Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng - Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng - Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán - Mô tả công việc ngành Marketing - PR - Mô tả công việc ngành Nhân sự - Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin - Mô tả công việc ngành Sản xuất - Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải - Mô tả công việc Kho vận - Vật tư - Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics - Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn - Mô tả công việc ngành Hàng không - Mô tả công việc ngành Xây dựng - Mô tả công việc ngành Y tế - Dược - Mô tả công việc Lao động phổ thông - Mô tả công việc ngành Kỹ thuật - Mô tả công việc Nhà nghiên cứu - Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo - Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính - Mô tả công việc Biên - Phiên dịch - Mô tả công việc ngành Thiết kế - Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình - Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh - Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực - Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo - Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern - Mô tả công việc ngành Freelancer - Mô tả công việc Công chức - Viên chức - Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý - Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận - Hồ sơ doanh nhân - Việc làm theo phường -