Tìm kiếm những giải pháp chấm công hiệu quả nhất hiện nay

1. Tìm hiểu chung về giải pháp chấm công

Chấm công là phần việc quen thuộc với mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp. Chấm công là quá trình ghi nhận thời gian vào làm và thời gian kết thúc công việc của từng nhân viên.

Việc theo dõi và đánh giá tình hình chấm công của nhân viên sẽ giúp cho người sử dụng lao động nắm bắt được thời gian đi làm của mỗi nhân viên. Đồng thời các bộ phận nhân sự và hành chính kế toán có thể căn cứ vào số giờ, số ngày đi làm của mỗi nhân viên để tính lương cho người lao động và quản lý tốt hơn tình hình làm việc của nhân viên.

Đối với người lao động, việc chấm công giúp họ bảo vệ quyền lợi của chính mình. Dựa trên số ngày công, người lao động có thể tự tính toán chính xác số tiền lương của mình nhằm đảm bảo nhận được mức lương xứng đáng với sức lao động.

Những lý do trên đã cho chúng ta thấy rõ tầm quan trọng của việc chấm công. Nó tác động đến cả hai bên người sử dụng lao động và người lao động. Do đó những giải pháp chấm công phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cần được chú trọng.

2. Một số hình thức chấm công đang được áp dụng

Hiện nay, khoa học công nghệ vẫn đang phát triển không ngừng. Đi cùng với đó là sự ra đời của các hình thức chấm công khác nhau.

Mỗi hình thức chấm công có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Các doanh nghiệp khi lựa chọn hình thức chấm công cần căn cứ trên đặc điểm của doanh nghiệp mình để lựa chọn ra hình thức chấm công phù hợp đáp ứng được các tiêu chí nhanh chóng, thuận tiện và chính xác.

2.1. Chấm công bằng hình thức nhận diện vân tay

Sử dụng công nghệ sinh trắc vân tay, máy chấm công bằng vân tay sẽ xác nhận danh tính của từng nhân viên. Trước tiên các nhân viên sẽ đăng ký dấu vân tay của mình lên máy, máy sẽ lưu trữ dấu vân tay của nhân viên đó và tiến hành quản lý việc chấm công hàng ngày của nhân viên.

Hiện nay có hai loại máy chấm công bằng vân tay phổ biến đó là máy chấm công vân tay sử dụng cảm biến quang và máy sử dụng cảm biến điện dung.

Với loại máy chấm công dùng cảm biến điện dung thu thập được những dữ liệu nhỏ về dấu vân tay nên có thể nhận diện được dấu vân tay giả. Tuy nhiên chi phí của loại máy chấm công này lại tương đối cao.

Đối với máy chấm công dùng cảm biến qua dù chi phí rẻ nhưng thiết kế của loại máy này lại tương đối cồng kềnh.

Việc sử dụng máy chấm công vân tay sẽ có những ưu điểm và nhược điểm như sau.

Vì máy chấm công bằng vân tay nên việc chấm công hộ rất khó có khả năng xảy ra bởi mỗi người đều có dấu vân tay riêng. Điều này đảm bảo dữ liệu thu về mang tính khách quan cao. Ngoài ra những thông tin dữ liệu trong máy được đảm bảo phân quyền rõ ràng và có thể gửi ngay về trụ sở chính của doanh nghiệp.

Tuy nhiên máy thực hiện chấm công bằng vân tay nên sẽ mất thời gian khi chấm công bởi máy cần tiến hành so sánh mẫu vân tay vừa mới nhận với mẫu vân tay đã đăng ký để đánh giá sự trùng khớp.

Trong trường hợp nhân viên đặt vị trí tay không chính xác sẽ khiến việc xác định của máy mất nhiều thời gian hơn gây ảnh hưởng đến những nhân viên chờ được chấm công ở phía sau. Khi xảy ra tình trạng nhiều người chấm vân tay liên tục sẽ khiến phần quét ở máy chấm bị mờ khó nhận diện được dấu và dễ dẫn đến hỏng thiết bị.

2.2. Chấm công sử dụng thẻ từ

Sử dụng thẻ từ để chấm công cũng đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng từ trước đến nay. Mỗi nhân viên sẽ được cấp một chiếc thẻ từ riêng có mã thẻ và thông tin cá nhân của nhân viên đó. Mỗi khi chấm công nhân viên sẽ quẹt thẻ qua một thiết bị gọi là máy đọc thẻ. Những thông tin cá nhân và thời gian làm việc của nhân viên sẽ được lưu lại và chuyển về máy chủ.

Việc chấm công thông qua thẻ từ diễn ra khá nhanh, thông thường sẽ chỉ mất từ hai đến ba giây. Những dòng máy chấm công bằng thẻ từ hiện nay được thiết kế khá gọn nhẹ nên chúng không yêu cầu phải tốn nhiều diện tích lắp đặt.

So với những loại máy chấm công khác thì máy chấm công bằng thẻ từ không bị tác động bởi các yếu tố như thời tiết, đặc điểm ngành nghề và còn có dung lượng bộ nhớ cao.

Tuy nhiên với việc sử dụng loại máy chấm công này nhân viên phải luôn nhớ mang theo thẻ từ khi làm việc. Các trường hợp nhân viên làm mất thẻ hay thẻ bị hỏng có thể ảnh hưởng đến quá trình làm việc và chấm công của nhân viên.

Ngoài ra còn có thể xảy ra trường hợp như nhân viên cầm thẻ và chấm công hộ đồng nghiệp.

2.3. Chấm công thông qua ứng dụng

Hình thức chấm công thông qua ứng dụng sẽ được sử dụng trên điện thoại hoặc các thiết bị thông minh khác.

Với hình thức chấm công này, phần mềm có thể thay đổi linh hoạt các tính năng để phù hợp với đặc điểm của công ty. Hệ thống định vị được lắp đặt vẫn có thể xác định được vị trí chấm công của nhân viên.

Như vậy người quản lý có thể không mất nhiều thời gian mà vẫn nắm được thời gian chấm công cũng như vị trí chấm công của nhân viên.

Ngoài những tiện ích kể trên thì việc chấm công bằng ứng dụng yêu cầu thiết bị chấm công của nhân viên phải được kết nối mạng. Nếu như đường truyền mạng xảy ra trục trặc sẽ gây gián đoạn đến việc chấm công của nhân viên. Đôi khi phần mềm chấm công xảy ra lỗi cũng khiến cho nhân viên không thể thực hiện việc chấm công được.

2.4. Chấm công nhờ vào giải pháp nhận diện khuôn mặt

Chấm công nhận diện khuôn mặt là một giải pháp chấm công sử dụng công nghệ cao. Thiết bị chấm công sẽ xác định danh tính người chấm công dựa trên khuôn mặt được lưu trong cơ sở dữ liệu và khuôn mặt thiết bị mới thu được.

Với việc nhận diện bằng khuôn mặt tình trạng chấm công hộ rất khó có khả năng xảy ra. Đây là phương pháp chấm công mang tính chính xác và việc bảo mật thông tin khá cao.

Chấm công bằng khuôn mặt cũng hạn chế việc nhân viên phải mang theo thẻ chấm công bên mình, thao tác chấm công diễn ra nhanh gọn. Ngoài ra với những thiết bị nhận diện khuôn mặt hiện đại hơn có thể chấm công được nhiều người cùng một lúc.

Bên cạnh những tiện nghi mà máy chấm công nhận diện khuôn mặt mang lại thì chúng cũng tồn tại một số nhược điểm như thời gian chấm công của nhân viên sẽ lâu hơn so với máy chấm công thẻ từ hay máy chấm công vân tay.

Chi phí lắp đặt cho một thiết bị chấm công nhận diện khuôn mặt cao hơn so với những dòng máy chấm công thông thường khác. Với các doanh nghiệp yêu cầu cao về hệ thống bảo mật thông tin mới sử dụng nhiều hình thức chấm công này.

Bài viết đã gửi đến bạn những thông tin về giải pháp chấm công đang được áp dụng khá nhiều tại các doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết sẽ mang đến cho bạn những góc nhìn mới về các giải pháp cho việc chấm công để áp dụng tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.