Quay lại

Đăng ký sử dụng HĐĐT mới có cần tiêu hủy hóa đơn giấy hay không?

Tác giả: Trần Thùy Linh - 18/03/2022

Thực hiện theo quy định mới trong Thông tư 78 và Nghị định 123, các doanh nghiệp đều đồng loạt chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn lưu trữ hóa đơn giấy theo quy định cũ. Do đó, khi thực hiện theo quy định mới, doanh nghiệp cần phải hủy hóa đơn giấy đã đăng ký và phát hành trước đây. Trong bài viết ngày hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về quy định và quy trình hủy hóa đơn giấy để chuyển sang hóa đơn điện tử nhé!

1. Thủ tục và quy trình hủy hóa đơn giấy trong doanh nghiệp

1.1. Có bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy không?

Trong nghị định 123/2020/NĐ-CP có những hướng dẫn và quy định rất chi tiết về việc doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo hình thức mới. Theo đó, sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới thì sẽ phải tiêu hủy hết tất cả số hóa đơn giấy đã phát hành và chưa được sử dụng. Doanh nghiệp có thể tham khảo điều 27 trong cùng nghị định để hiểu rõ hơn về trình tự và thủ tục hủy hóa đơn giấy.

Bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy sau khi đăng ký sử dụng HĐĐT mới

Bên cạnh đó, trong trường hợp trước đó doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định cũ thì cũng phải ngừng sử dụng tất cả các loại hóa đơn điện tử này để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất. Doanh nghiệp cần hoàn tất tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định trong Nghị định 123 và trình lên cơ quan thuế.

1.2. Quy trình và thủ tục hủy hóa đơn giấy

Như đã đề cập đến ở trên, trong Điều 27 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hướng dẫn chi tiết về quy trình và thủ tục hủy hóa đơn giấy áp dụng trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp doanh nghiệp cần nắm rõ được những nội dung sau đây để quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định mới được thực hiện thuận lợi và nhanh chóng.

1.2.1. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn giấy

Với hóa đơn giấy đặt mua từ cơ quan thuế, doanh nghiệp có thời hạn tối đa là 30 ngày để tiêu hủy toàn bộ hóa đơn chưa phát hành. Mốc tính thời hạn được tính từ khi có thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy.

Thời hạn tiêu hủy hóa đơn giấy tối đa là 30 ngày

Mặt khác, nếu nhận được thông báo từ cơ quan thuế về việc hóa đơn đã hết hạn sử dụng thì trong vòng tối đa là 10 ngày doanh nghiệp hoặc cá nhân chịu trách nhiệm phải tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy.

Những quy định trên không áp dụng đối với hóa đơn đã lập hoặc hóa đơn chưa lập nhưng là bằng chứng quan trọng trong các vụ án. Hóa đơn loại này không áp dụng quy trình tiêu hủy mà được xử lý theo đúng quy định của pháp luật.

1.2.2. Quy trình tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng

Hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng cần phải được tiêu hủy theo đúng quy trình được hướng dẫn trong Điều 27 của Nghị định 123. Quy trình thực hiện như sau:

- Bước 1: Doanh nghiệp cần thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Để bắt đầu quy trình hủy hóa đơn giấy phát hành theo quy định cũ, một Hội đồng hủy hóa đơn cần phải được thành lập trong mỗi doanh nghiệp. Trong đó, thành viên của hội đồng này bắt buộc phải bao gồm đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp và đại diện bộ phận kế toán.

Doanh nghiệp cần thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Số lượng thành viên trong hội đồng tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của từng doanh nghiệp, tuy nhiên hai vị trí kể trên là luôn luôn cố định. Nếu không Hội đồng hủy hóa đơn sẽ không được công nhận là hợp lệ. Trong trường hợp hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì không cần thiết thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.

Sau khi thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, việc đầu tiên cần làm đó là kiểm kê lại tổng số hóa đơn giấy cần tiêu hủy và lập bảng thống kê chi tiết. Bàng thống kê cần có chứng nhận của tất cả các thành viên trong hội đồng thì mới được coi là hợp lệ.

Sau khi hoàn thành bảng thống kê, toàn bộ hóa đơn giấy thuộc diện thống kê sẽ bị tiêu hủy. Quá trình tiêu hủy hóa đơn sẽ được ghi chép chi tiết trong Biên bản hủy hóa đơn. Sau khi tiêu hủy hóa đơn hoàn tất, kết quả hủy hóa đơn sẽ được thông báo bằng văn bản chính thức.

Tiêu hủy hóa đơn giấy theo đúng quy trình

- Bước 2: Lập bảng thống kê hóa đơn cần hủy

Công việc lập bảng thống kế hóa đơn cần hủy sẽ được thực hiện bởi Hội đồng hủy hóa đơn. Trong bảng thống kê cần ghi chép chi tiết tên, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn. Ngoài ra, tổng số lượng hóa đơn cần tiêu hủy cũng phải được cập nhật chính xác vào bảng thống kế trên.

- Bước 3: Lập biên bản tiêu hủy hóa đơn

Biên bản hủy hóa đơn ghi chép lại chi tiết và trung thực về quy trình hủy hóa đơn. Trong đó, bao gồm ghi chép về các loại hóa đơn, mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn bị tiêu hủy. Đồng thời biên bản cũng ghi chép chính xác hình thức tiêu hủy hóa đơn là đốt, cắt góc hay xé nhỏ. Biên bản hủy hóa đơn hợp lệ cần có chữ ký của tất cả các thành viên tròn Hội đồng hủy hóa đơn.

- Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Kết quả hủy hóa đơn phải được thông báo bằng văn bản chính thức theo mẫu số 02/HUY-HĐG, trong đó bao gồm các nội dung sau: Tên tổ chức hoặc cá nhân thực hiện hủy hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ đặt trụ sở kinh doanh, các phương pháp hủy hóa đơn, thời gian hủy hóa đơn. Đồng thời, tên các loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu hóa đơn, từ số nào đến số nào và số lượng hóa đơn hủy đều phải được ghi rõ ràng.

Mẫu thông báo kết quả hủy hóa đơn

Văn bản thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn cần phải có chữ ký của người lập biểu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật, cùng với địa điểm và ngày tháng soạn thảo thông báo. Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được soạn thảo hai bản. Một bản được gửi đến cơ quan thuế và một bản lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp. Thời hạn gửi văn bản thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế là trong vòng tối đa 5 ngày sau khi tiêu hủy hóa đơn.

2. Hủy hóa đơn điện tử cũ khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mới

Cũng theo Nghị định 123, sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới, bên cạnh việc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng, doanh nghiệp cũng cần phải hủy hóa đơn điện tử đang sử dụng theo quy định cũ.

Doanh nghiệp cần nhanh chóng phối kết hợp với đối tác đang cung cấp hóa đơn điện tử cho mình để hủy hóa đơn điện tử đang sử dụng và chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới. Sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử theo quy định mới, mọi hành vi phát hành hóa đơn điện tử theo quy định cũ đều sẽ bị truy cứu trách nhiệm trước pháp luật.

Hủy hóa đơn điện tử cũ khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mới

Doanh nghiệp có thể liên hệ với các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào để quản lý tốt việc xuất hóa đơn theo quy định mới. Phần mềm quản lý hóa đơn 365 cung cấp đầy đủ các chức năng tạo và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất trong Nghị định 123 của Chính phủ.

Như vậy, bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin về quy định mới nhất liên quan đến việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Song song với quá trình chuyển đổi này, doanh nghiệp, cá nhân hoặc hộ kinh doanh cần tiến hành hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới của Chính phủ.

Xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

Việc vi phạm hành chính về hóa đơn nghiêm trọng như thế nào? Tham khảo thêm quy định liên quan đến xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn qua bài viết sau đây.

Xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Danh thiếp cá nhân- Quản Lý Trường Học- Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng- Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính- Kinh nghiệm Quản lý kho hàng- Quản Lý Gara Ô Tô-