Quay lại

Kanban board là gì? Nguyên tắc xây dựng Kanban board

Tác giả: Nguyễn Thơm - 11/11/2021

Kanban board có nguồn gốc từ Nhật Bản và được rất nhiều cá nhân, tổ chức tìm hiểu và sử dụng nhằm kiểm soát tốt các công việc cần phải thực hiện. Bài viết này sẽ tìm hiểu kỹ hơn về Kanban board là gì, nguyên tắc và lợi ích mà nó mang lại cho người sử dụng.

1. Giải đáp thuật ngữ Kanban board

Kanban board có nguồn gốc từ Nhật Bản - một đất nước nổi tiếng với những con người cần cù, làm việc không biết mệt mỏi. Họ đã nghĩ ra phương pháp Kanban nhằm quản lý các công việc của mình. 

Kanban board bao gồm các cột: các việc cần làm, bắt đầu thực hiện, đang trong quá trình xử lý, kiểm tra và đã hoàn thành. Trong mỗi cột sẽ có các thẻ công việc khác nhau, sau khi hoàn thành công việc thì các thẻ này sẽ thay đổi trạng thái tương ứng trên các cột. 

Kanban board là bảng thông minh

Ví dụ: Một ngày, tôi có 3 công việc là: viết bài, gặp gỡ khách hàng, lập kế hoạch cho ngày hôm sau. Ban đầu cả 3 công việc này sẽ ở cột “các việc cần làm”, tôi sẽ thực hiện lần lượt các công việc, sau khi hoàn thành, tôi sẽ di chuyển các thẻ từ cột “các việc cần làm” sang cột cuối cùng là “đã hoàn thành”. 

Khi sử dụng bảng Kanban như vậy sẽ giúp tôi có thể kiểm soát được tiến độ công việc cũng như đảm bảo rằng mình không bị bỏ quên bất cứ nhiệm vụ nào trong ngày. 

Sử dụng Kanban board trong tình huống nào? Kanban board có thể áp dụng vào cả trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Đặc biệt là ở trong các công việc cần sự kết hợp giữa các cá nhân với nhau (teamwork). Kanban board được ví như một đường ống nước (hệ thống kéo) khiến cho những cá nhân thực hiện công việc phải nhanh chóng bắt đầu vào một công việc mới khi rảnh rỗi. 

Sử dụng Kanban board trong cuộc sống và công việc

Áp dụng Kanban board đúng cách, thực hiện công việc theo thứ tự ưu tiên không khiến chúng ta áp lực mà còn giúp chúng ta hoàn thành tốt công việc và thoải mái hơn khi các công việc này không bị chồng chéo, thực hiện vô cùng dễ dàng. 

2. Nguyên lý để xây dựng Kanban board

2.1. Trực quan hóa công việc

Bảng Kanban sẽ được xây dựng dựa trên các thẻ công việc, các thẻ này có thể tồn tại ở trạng thái vật lý hoặc thông qua các phần mềm. Do đó, thay vì mơ hồ về công việc cần phải thực hiện thì các công việc này sẽ được trực quan hóa bằng việc đặt tên trên các thẻ. Người thực hiện công việc sẽ hiểu rõ được bản thân mình đang cần gì và phải làm như thế nào để thực hiện công việc đó. 

Trực quan hóa công việc cần thực hiện

2.2. Giới hạn công việc đang làm

Các công việc đang được làm cùng lúc cần được giới hạn nhằm mục đích giúp cho người thực hiện công việc không tốn quá nhiều thời gian cho việc chuyển từ thực hiện công việc này sang công việc khác và đảm bảo được chất lượng công việc khi hoàn thành. Giới hạn công việc đang làm không quy định là 2, 3 hay 4 mà tùy thuộc vào các nhiệm vụ công việc mà người làm việc phải hoàn thành. 

Ví dụ: Người A có các công việc là lên kế hoạch và đi gặp khách hàng. Họ sẽ bị giới hạn công việc, thực hiện xong nhiệm vụ lên kế hoạch thì mới đi gặp khách hàng và ngược lại. Họ không thể vừa gặp khách hàng vừa lên kế hoạch. 

Giới hạn các công việc thực hiện cùng lúc

Người B có các công việc nấu cơm, luộc rau. Họ không bị giới hạn công việc trong trường hợp này, trong thời gian chờ cơm chín thì họ có thể đi luộc rau để tiết kiệm thời gian làm việc. Do đó, cần linh hoạt trong việc giới hạn công việc để vừa tiết kiệm thời gian vừa mang lại hiệu quả cao trong thực hiện công việc. 

2.3. Tập trung vào làm việc

Nguyên tắc (2.2) cũng là tiền đề để những người thực hiện công việc có thể tập trung vào làm việc. Người thực hiện công việc sẽ bị ảnh hưởng nếu như cứ đang làm công việc này lại phải quay sang làm các công việc khác. Giới hạn công việc giúp cho mọi người có thể tập trung thực toàn lực vào thực hiện công việc và đạt kết quả cao trong công việc. 

2.4. Cải tiến liên tục

Thông qua bảng Kanban, người thực hiện công việc cũng có thể đo lường được chất lượng thực hiện công việc của mình cũng như thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ. Từ đó, họ có thể đánh giá được bản thân đã hoàn thành tốt nhiệm vụ hay chưa để có những điều chỉnh tốt hơn cho những lần thực hiện công việc sắp tới. 

3. Những lợi ích khi sử dụng Kanban board trong doanh nghiệp

3.1. Kanban board giúp lập kế hoạch linh hoạt

Kanban là những thẻ công việc có thể điều chỉnh linh hoạt. Sau khi một nhóm đã hoàn thành một nhiệm vụ trong ngày thì họ sẽ có thể loại bỏ ngay đầu việc đó ra khỏi những công việc cần phải thực hiện. 

Kanban board giúp lập kế hoạch linh hoạt

Những người quản lý sẽ nắm bắt được những công việc còn tồn đọng để tiến hành thực hiện các nhiệm vụ ưu tiên. Từ đó mà các công việc sẽ được hoàn thành lần lượt mà không bị bỏ sót bất cứ vấn đề nào. Những người làm việc cũng tối đa hóa được giá trị của bản thân trong việc thực hiện công việc. 

3.2. Rút ngắn thời gian làm việc

Theo Kanban board, mỗi người cần phải có một nhiệm vụ công việc rõ ràng. Họ sẽ cùng nhau thực hiện công việc như trong một dây chuyền sản xuất. Chỉ cần có một điểm tắc nghẽn sẽ khiến cho những cá nhân phía sau bị chậm trễ công việc. 

Nhìn vào Kanban board thì những nhà quản lý có thể nhận thấy được những điểm tắc nghẽn của nhóm đang gặp phải để nhanh chóng điều chỉnh, phân phối các công việc để thực hiện hiệu quả hơn. Mỗi lần thực hiện công việc là một lần cải thiện hiệu suất công việc, từ đó, khai trừ được những tác nhân ảnh hưởng tới việc kéo dài thời gian thực hiện công việc. 

3.3. Sự chuyển giao nhanh chóng tới khách hàng

Kanban board giúp cho các doanh nghiệp xây dựng được mối quan hệ với khách hàng tốt hơn. Làm việc có trình tự và vô cùng nhanh chóng giúp cho các doanh nghiệp sớm chuyển giao cho khách hàng những dịch vụ và sản phẩm họ đang cần. Sản phẩm càng xuất hiện trên thị trường sớm thì sẽ càng mang lại lợi thế cho doanh nghiệp, tăng tính cạnh tranh với các thương hiệu xuất hiện muộn hơn. 

Sự chuyển giao công việc nhanh chóng tới khách hàng

Để cải thiện được việc quản lý khách hàng thì nhiều doanh nghiệp hiện nay cũng đang sử dụng các phần mềm quản lý khách hàng CRM online. Phần mềm giúp cho các doanh nghiệp quản lý tốt các dữ liệu khách hàng như: nhân khẩu học, sở thích, nhu cầu, hành vi,... Từ đó, doanh nghiệp có thể lên được kế hoạch kinh doanh tốt hơn, mang lại doanh thu khủng từ các khách hàng tiềm năng. 

Kanban board vô cùng đơn giản và dễ dàng thực hiện, bất kỳ ai cũng có thể áp dụng Kanban board kể cả những bạn nhỏ còn đang ngồi trên ghế nhà trường. Bảng Kanban sẽ giúp cho các bạn có cuộc sống khoa học hơn, hiệu quả hơn. Hãy tự lập cho mình một bảng Kanban các bạn nhé!

Trên đây là toàn bộ nội dung về Kanban board là gì. Mong rằng sau bài viết này các bạn có thể vận dụng bảng Kanban vào trong cuộc sống cũng như công việc để có một cuộc sống khoa học.

Real time là gì? Tầm quan trọng của real time trong CRM

Bài viết dưới đây sẽ giải đáp cho các bạn về thuật ngữ real time và một số ví dụ về real time của các thương hiệu lớn. Xem ngay bài viết bằng cách click vào link. 

Real time là gì

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch-