Tổng hợp những kỹ năng soạn thảo hợp đồng mà bạn cần lưu ý

Thông thường, trước khi bắt đầu bắt tay vào việc soạn thảo hợp đồng, chúng ta phải đi qua bước đàm phán. Sau khi bước đàm phán được thực hiện, hợp đồng sẽ dựa trên kết quả đàm phán để xây dựng nội dung và quy chuẩn soạn thảo. Trước hết, phải nhấn mạnh rằng, soạn thảo hợp đồng không phải đơn giản như việc soạn thảo một văn bản thuần túy. Trong đó, người soạn thảo cần nằm lòng được các nguyên tắc cụ thể, đảm bảo hợp đồng chính thức thể hiện tính logic và chuyên nghiệp.

1. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng về mặt tuân thủ luật pháp

Tuân thủ pháp luật hay chính xác hơn đó chính là phương diện về mặt luật học. Tuy nhiên ở nguyên tắc đầu tiên này, người soạn thảo hợp đồng không chỉ dừng lại ở việc học lòng các điều khoản, quy định của pháp luật. Mà các yếu tố luật học còn thể hiện ở chỗ cá nhân đó phải nắm vững các vấn đề lý luật, sở hữu tư duy pháp lý hoàn thiện.

Chẳng hạn như, bạn cần xác định rõ mối quan hệ trong hợp đồng trước khi soạn thảo chúng, tránh gặp phải các sự cố về việc nhầm lẫn quan hệ hợp đồng. Ví dụ: nhầm lẫn giữa quan hệ thuê và mua, nhẫm lẫn giữa quan hệ nhượng và bán,... Hoặc thực hiện việc điều chỉnh nội dung hợp đồng qua việc áp dụng thứ tự hiệu lực văn bản. Chẳng hạn nên áp dụng văn bản nào giữa luật kinh doanh nhà ở và bất động sản nếu có mâu thuẫn.

Kỹ năng soạn thảo hợp đồng về khía cạnh này còn thể hiện ở chỗ người soạn thảo buộc phải nằm lòng những quy định pháp lý thông dụng, nghĩa là pháp luật chung. Ngoài ra, còn phải am hiểu các quy định, quy chế của pháp lý về mặt chuyên ngành. Trên cơ sở đó, trong từng quan hệ hợp đồng nhất định, phải biết cách ứng dụng sự am hiểu, các quy định đó một cách thuần thục nhất.

Chẳng hạn như, có thể giải thích quan hệ đặt cọc trong kinh doanh BĐS theo dạng giao dịch bảo đảm được quy định ở Bộ luật Dân sự, nhưng cũng có thể giải thích theo dạng huy động vốn trong kinh doanh lĩnh vực này. Do đó, việc quyết định vận dụng sao cho hợp lý nhất nằm ở tư duy của cá nhân người soạn thảo hợp đồng.

2. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng về mặt ngôn ngữ

Cũng là một loại văn bản được soạn thảo đơn thuần, nhưng người ta lại thấy ở các hợp đồng một văn phong, ngôn ngữ hết sức khác biệt, thậm chí thông qua ngôn ngữ, người ta có thể phân biệt đâu là hợp đồng và đâu là văn bản thuần túy. Do đó, cách sử dụng ngôn ngữ là một trong những kỹ năng soạn thảo hợp đồng vô cùng quan trọng.

Theo đó, ngôn ngữ được sử dụng trong hợp đồng cần rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn, ngôn từ mang tính phổ thông để các bên tham gia trong hợp đồng ai cũng có thể hiểu được những gì hợp đồng truyền tải. Điều đó cũng đồng thời nhắc nhớ người soạn thảo hợp đồng, không nên sử dụng quá nhiều ngôn từ, văn phong mang tính chuyên ngành, viết tắt các từ ngữ,... khiến các bên tham gia hợp đồng cảm thấy khó hiểu, hoặc đôi khi là hiểu sai ý nghĩa. Có thể nói, soạn thảo hợp đồng cần kết hợp nhiều kỹ năng, vận dụng từng kỹ năng một cách khéo léo. Như vậy hợp đồng chính thức mới có thể toàn diện và hạn chế những sai sót nhất có thể.

Việc làm nhân viên quản lý hợp đồng

3. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng về mặt quản trị chiến lược

Nghe đến hai từ chiến lược, có vẻ như chúng ta thường nghĩ đến một nội dung nào đó khá phức tạp phải không? Nhưng trên thực tế, chiến lược ở đây đơn giản là phương thức mà cá nhân soạn thảo hợp đồng phải biết cách tính toán, triển khai những công việc sao cho hiệu quả và có quy trình. Người biết cách hoạch định cho mình chiến lược riêng, trình tự và kịch bản riêng trong nhiệm vụ soạn thảo hợp đồng mới là người có kỹ năng soạn thảo hợp đồng giỏi.

Lấy một ví dụ như, bên soạn thảo hợp đồng hạn chế về mặt thời gian để bên kia có thể rà soát và xem xét kỹ hợp đồng. Đây chính là chiến lược soạn thảo theo phương pháp áp đặt. Hoặc chiến lược làm nhiễu thông tin, tung tin đồn trước khi thực hiện việc đàm phán, thảo luận về kế hoạch soạn thảo,...

Thông tin về các bên tham gia hợp đồng cũng là một nội dung khác trong kỹ năng soạn thảo hợp đồng. Nếu một bên chủ động trong việc cung cấp một bản hợp đồng mang tính dự thảo, thì nên chuẩn bị về kiến thức, thông tin của các bên còn lại. Ngoài ra, cùng cần phải biết bản thân có khả năng như thế nào.

Kinh nghiệm thực tế cho thấy, nhiều chuyên viên phụ trách đàm phán trong buổi ký kết hợp đồng, hoặc thậm chí bỏ ra ngân sách để thuê người có chuyên môn (như luật sư, chuyên gia pháp lý) soạn thảo hợp đồng. Nhưng phía sự thực đằng sau là gì? Họ chủ động như họ lại không hiểu tiềm lực và những gì đang có của bản thân. Tâm lý chung trong buổi đàm phán là cố gắng đạt được mục tiêu ký kết thành công hợp đồng. Nhưng sau đó, rủi ro cao là hợp đồng sẽ không thực hiện được, bởi chính họ không có kinh nghiệm hoặc không có tiềm lực đủ mạnh để triển khai.

4. Tuân thủ các quy định về hợp đồng

Kỹ năng soạn thảo hợp đồng bao gồm cả việc tuân thủ các quy định về hợp đồng. Trước hết, hợp đồng dù có hình thức như thế nào cũng phải đảm bảo chính xác về phương diện pháp luật. Chẳng hạn như, phải lập hợp đồng thành văn bản nếu loại hợp đồng đó đã được pháp luật quy định rõ về hình thức như thế. Không bao giờ bỏ qua các quy định (nếu có) về chứng thực, công chứng, đăng ký đối với các hợp đồng. Trong trường hợp loại hợp đồng mà bạn đang soạn thảo đã tồn tại những quy định về luật pháp nêu trên, nhưng người soạn thảo vẫn cố tình hoặc quên tuân thủ. Thì đồng nghĩa với việc hợp đồng đó không có hiệu lực về mặt pháp lý, chính thức bị vô hiệu hóa.

Ngoài ra, cũng cần lưu ý với những trường hợp pháp luật không có quy định lập hợp đồng thành văn bản. Tuy nhiên, người soạn thảo vẫn nên thực hiện điều này, nhằm bảo đảm việc các bên tham gia hợp đồng không khước từ các nội dung, điều khoản đã thỏa thuận trước đó.

Những bên tham gia hợp đồng cần đảm bảo đủ tư cách đối trên phương diện chủ thể hợp đồng như: Đủ năng lực hành vi, đủ tuổi quy định,... Trường hợp không thể trực tiếp tham gia ký kết, thì cần thực hiện quy định về ủy quyền cho một cá nhân khác thay thế hợp lệ.

Đa phần chủ thể tham gia ký kết các loại hợp đồng mua bán, thương mại đều là pháp nhân. Như vậy, họ phải là cá nhân đại diện hợp pháp, hoặc người đứng đầu một tổ chức, chẳng hạn như chủ doanh nghiệp, giám đốc,... tham gia vào hoạt động ký kết hợp đồng. Hoặc thực hiện ủy quyền hợp lệ theo quy định cho một pháp nhân khác thay mặt ký kết.

Lưu ý, hợp đồng chỉ có hiệu lực thi hành và giá trị về mặt pháp lý khi hợp đồng đó được ký kết đúng chủ thể. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng tuân thủ theo quy định về chủ thể, hình thức hợp đồng sẽ hạn chế những phát sinh và rắc rối không đáng có.

Tìm việc hành chính văn phòng tại Hà Nội

5. Nội dung hợp đồng phải chặt chẽ và chính xác

Kỹ năng soạn thảo hợp đồng còn đề cập đến việc đảm bảo nội dung của hợp đồng. Người soạn thảo nên tham khảo các mẫu hợp đồng theo đúng ngành, đúng loại nhằm đảm bảo nội dung sau khi soạn thảo cơ bản là đầy đủ và chặt chẽ. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo ý kiến hỗ trợ của các cá nhân có chuyên môn, như văn phòng luật sư,... Đồng thời, người soạn thảo hợp đồng cũng nên hoàn thiện nội dung trong hợp đồng bằng cách xem xét lại các yêu cầu có trong giao dịch. Hợp đồng chính thức chỉ nên được ký kết khi tất cả yêu cầu liên quan đến giao dịch đã được thỏa mãn.

Cách tốt nhất để hợp đồng sau khi soạn thảo đảm bảo tính chính xác, đầy đủ thông tin là hãy tham khảo ý kiến của những cá nhân có kiến thức, hay những cá nhân ngoài cuộc. Như vậy, hợp đồng của bạn sẽ được nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan hơn. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng nhắc nhở bạn nên cẩn trọng trong từng chi tiết. Bạn không nên cho rằng mình đã có kinh nghiệm soạn thảo các loại hợp đồng khác mà chủ quan không xem xét về nội dung, các yêu cầu trong giao dịch,... dẫn đến sự sai sót không đáng có.

Sau cùng, khi đã kết thúc và hoàn thành công việc soạn thảo, cá nhân người soạn thảo cần một lần nữa hoặc thậm chí là nhiều lần đọc lại, kiểm tra lại xem công đoạn soạn thảo văn bản có gì nhầm lẫn, sai sót hay không. Chẳng hạn như cách sử dụng ngôn từ, cách dùng văn phong, bố cục, chính tả,...

6. Tham khảo ý kiến của luật sư về soạn thảo hợp đồng

Luật sư luôn chiếm giữ một vai trò quan trọng từ xưa cho đến nay. Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, đội ngũ chuyên gia pháp lý, luật sư càng cho thấy vai trò của mình hơn nữa. Do đó, tham khảo ý kiến hỗ trợ của luật sư từ khâu soạn thảo hợp đồng cho đến khâu ký kết là một giải pháp đáng được ưu tiên.

Là người am hiểu thuần thục về pháp lý, có nghiệp vụ và chuyên môn về pháp luật. Điều đó cho thấy luật sư sẽ là người giúp đỡ bạn trong việc vận dụng các kiến thức về quy định, quy chế, pháp luật nhằm hướng dẫn cho bạn cách soạn thảo hợp đồng đúng hình thức, đúng chủ thể, đúng quy chuẩn,... Điều còn lại bạn cần cẩn trọng đó là xem xét luật sư đáng tin cậy để lựa chọn mà thôi.  

Thực tế như đã nói, các giao dịch đa khía cạnh đang ngày càng phát triển một cách phức tạp và đa dạng. Rủi ro trong việc giao kết những mối quan hệ hợp tác trên văn bản hợp đồng xảy ra thường xuyên nếu bạn không kịp đề phòng. Một khi chúng xảy ra, dường như thiệt hại sẽ tính theo tài sản, ngân sách, thậm chí là chịu các hình phạt về pháp lý. Nhiều trường hợp doanh nghiệp không thể trụ vững chỉ vì một sai lầm nhỏ trong hoạt động soạn thảo và ký kết hợp đồng.

Tìm việc làm

Kỹ năng soạn thảo hợp đồng được tổng hợp trên đây, sẽ là hành trang để những cá nhân chịu trách nhiệm soạn thảo có kiến thức và sự cẩn trọng sâu sắc hơn để không mắc phải những sai lầm không đáng có!