Tác giả: Trần Thùy Linh
Kể từ khi internet và công nghệ thông tin được sử dụng phổ biến trong mọi lĩnh vực của cuộc sống thì email đã dần trở thành phương thức liên lạc chính thức được sử dụng nhiều nhất. Nếu bạn đang chưa biết cách viết một email bằng tiếng Anh thì cũng đừng quá lo lắng vì bạn không phải là người duy nhất. Nắm bắt được thực tế này, trong bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về những kỹ năng viết email bằng tiếng Anh nhé!
Ngày nay, khả năng viết email bằng tiếng Anh thực sự quan trọng nếu bạn muốn hòa nhập và phát triển hơn cả trong học tập lẫn công việc. Nó có thể giúp bạn tìm kiếm việc làm, kết bạn, tham gia vào các chương trình thực tập và hơn nhiều thế nữa. Bạn cần tìm hiểu về những kỹ năng viết email bằng tiếng Anh và luyện tập nhiều lần để nắm vững những kỹ năng đó.
Điều này thoạt nghe có vẻ hiển nhiên, tuy vậy đôi khi chúng ta lại quên mất những điều hiển nhiên như thế này.
Trước khi bắt đầu viết email, hãy tự hỏi bản thân xem có cách nào tốt hơn hoặc nhanh hơn để xử lý tình huống đó không. Trên thực tế, có những người nhận được hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm email mỗi ngày, vì vậy hãy đảm bảo rằng email là cách nhanh nhất, rõ ràng nhất và hiệu quả nhất để giao tiếp trong tình huống của bạn.
Ví dụ, nếu bạn đang muốn trao đổi với đồng nghiệp hoặc một người bạn mà bạn thường gặp, bạn có thể chỉ cần nói chuyện trực tiếp với họ hoặc nếu không thì trao đổi qua các ứng dụng nhắn tin. Hoặc bạn cũng có thể gửi tin nhắn văn bản hoặc cuộc gọi trên điện thoại.
Điều này có thể không áp dụng cho tất cả mọi người, tuy nhiên bạn thực sự nên cân nhắc về điều này.
Trên thực tế, có nhiều công ty sẽ cung cấp cho bạn một địa chỉ email để sử dụng trong công việc. Điều này cũng đồng nghĩa với việc bạn nên sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp cho công việc và địa chỉ email cá nhân của bạn cho các email cá nhân.
Email dùng cho công việc sẽ cần các cài đặt và thiết kế chuyên nghiệp và phù hợp hơn cho công việc. Trong khi đó, email cá nhân sẽ phù hợp hơn nếu bạn sử dụng để trao đổi với bạn bè hay những mục đích cá nhân khác.
Ngoài ra, việc sử dụng các tài khoản email riêng biệt có thể giúp bạn cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc.
Như đã đề cập đến ở trên, có một số người nhận được rất nhiều email mỗi ngày. Nếu email của bạn được viết một cách khó hiểu hoặc quá dài dòng, người nhận có thể sẽ không trả lời ngay lập tức. Thậm chí, họ có thể quên trả lời hoặc tệ hơn xóa luôn email của bạn.
Vì vậy, hãy chắc chắn để đi thẳng vào vấn đề trọng tâm một cách nhanh chóng và tinh tế. Bạn cần phải xử lý email tương tự như một bài luận, chỉ khác biệt duy nhất đó là nội dung email của bạn ngắn hơn nhiều. Trong một bài luận, bạn phải giới thiệu chủ đề, giải thích những điểm khác nhau và sau đó kết luận chủ đề. Điều này cũng được áp dụng tương tự khi viết email bằng tiếng Anh.
Tuy vậy, đây là điều khá khó để thành thục. Một số bạn có thể biết cách đi thẳng vào vấn đề trọng tâm khi viết, nhưng sẽ gặp vấn đề với phần "ngắn gọn". Vì vậy, khi viết xong một email, hãy kiểm tra lại và cố gắng loại bỏ những nội dung không cần thiết nhé!
Một số bạn có thói quen viết những câu dài, phức tạp, nhưng thường là những câu rất khó hiểu đối với người đọc. Điều đó đặc biệt đúng nếu cả người viết và người đọc email đều không phải là người nói tiếng Anh bản ngữ.
Hãy tập cho mình thói quen viết các câu ngắn. Việc bạn viết những câu ngắn gọn, rõ ràng sẽ chẳng có ảnh hưởng gì đến văn phong hay đánh giá của người đọc về trình độ tiếng Anh của bạn đâu. Một số tác giả văn học nổi tiếng, chẳng hạn như "Ernest Hemingway", thậm chí còn trở nên nổi tiếng vì rất thường xuyên sử dụng những câu văn ngắn.
Nếu bạn có khả năng viết văn bằng tiếng Anh, bạn có thể sử dụng những câu dài và phức tạp hơn. Tuy nhiên đừng cố gắng thể hiện trình độ của mình bằng cách viết những câu văn quá phức tạp nhé, điều đó đôi khi còn phản tác dụng.
Nếu bạn muốn có thể sử dụng các câu dài hơn một cách rõ ràng và chính xác, thì nên sử dụng những phần mềm phiên dịch để kiểm tra hoặc tham khảo xem các cách khác nhau để xây dựng câu văn trong tiếng Anh. Phần mềm phiên dịch 365 là một lựa chọn lý tưởng mà bạn có thể cân nhắc sử dụng nếu muốn rèn luyện kỹ năng viết email bằng tiếng Anh.
Việc rèn luyện các kỹ năng viết email bằng tiếng Anh là rất cần thiết nếu bạn muốn phát triển nhiều hơn trong công việc. Bên cạnh đó, ban cũng cần tìm hiểu thêm những kỹ năng và kinh nghiệm khi làm việc với email.
Tùy chọn "Chuyển tiếp" trên email có thể là một “con dao hai lưỡi”. Việc chuyển nhanh thông tin quan trọng cho một người khác có thể là điều tốt. Tuy nhiên, đôi khi tùy chọn này cũng có thể gây khó chịu cho người nhận nếu không được sử dụng đúng cách. Điều này cũng đúng với tùy chọn “Trả lời tất cả”.
Nếu bạn cần chuyển tiếp email, hãy kiểm tra kỹ thông tin bạn đang chuyển tiếp. Trong một số trường hợp, thông tin có thể mang tính cá nhân, bí mật hoặc đơn giản là không cần thiết.
Tương tự, nếu bạn nhấp vào “Trả lời tất cả”, hãy xem kỹ danh sách tất cả những người nhận sẽ nhận được email của bạn. Một số người có thể không cần xem tin nhắn của bạn.
Hầu hết các chương trình email đều có tùy chọn kiểm tra chính tả tiếng Anh, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng tính năng này. Trong trường hợp bạn không phải là người nói tiếng Anh bản ngữ, bạn có thể mắc một số lỗi chính tả hay một vài sai lầm “ngớ ngẩn” trong cách diễn đạt và chương trình kiểm tra chính tả sẽ là trợ thủ đắc lực của bạn.
Hoặc nếu chương trình email của bạn không cung cấp tính năng kiểm tra chính tả tiếng Anh, bạn có thể thêm một số tiện ích mở rộng vào trình duyệt của mình và sử dụng tiện ích này bất cứ lúc nào bạn viết bất cứ điều gì.
Nhiều người có thói quen đặt chữ ký "hay ho" hoặc "vui nhộn" ở cuối email bằng tiếng Anh. Về nguyên tắc, chữ ký cuối email thường bao gồm các thông tin liên hệ, như địa chỉ nhà riêng hoặc số điện thoại. Điều đó có thể hữu ích, tuy nhiên trong những trường hợp email của bạn được chuyển tiếp đến nhiều người thì những người bạn không biết sẽ có thể có thông tin của bạn. Điều này đôi khi có thể khá nguy hiểm.
Ngoài ra, nếu bạn gửi qua lại nhiều email với một người khác, chữ ký của bạn sẽ khiến cho chuỗi email ngày càng dài ra. Vì vậy, hãy cân nhắc về việc có cần thiết hay không sử dụng chữ ký của bạn khi viết email bằng tiếng Anh
Hoặc nếu bạn muốn có một chữ ký email, hãy viết một cách đơn giản và không bao gồm thông tin cá nhân của bạn.
Nhiều người vẫn viết email bằng tiếng Anh khi làm việc, nhưng ngày nay không có nhiều lý do để viết email cá nhân. Thông thường, chúng ta có thể trao đổi với nhau thông qua các cuộc trò chuyện trực tuyến, ứng dụng nhắn tin, tin nhắn văn bản hoặc các phương pháp khác. Nhưng vẫn có một vài tình huống bạn có thể cần phải viết một email cá nhân bằng tiếng Anh.
Khi viết email bằng tiếng Anh cho mục đích cá nhân, bạn cần nắm rõ những quy tắc sau đây:
- Hãy tỏ ra lịch sự: Bạn không cần phải sử dụng ngôn ngữ quá trang trọng, nhưng hãy tỏ ra lịch sự và thân thiện. Ví dụ: thay vì viết một câu văn cụt lủn như “Write me back”, hãy sử dụng cách diễn đạt lịch sự hơn như “I’d love to hear back from you” hoặc “Please write back when you have a chance”.
- Lời kết: Để chào tạm biệt, hãy sử dụng những câu như “Thanks”, “See you soon!” hoặc một câu ngắn gọn như “I’m really looking forward to meeting you”.
Thể loại email này được sử dụng để đặt lịch cho cuộc hẹn hoặc cuộc họp. Đây là loại email rất phổ biến, đặc biệt nếu bạn là sinh viên tiếng Anh. Đôi khi bạn có thể cần phải viết thư cho giáo viên của mình để yêu cầu một cuộc hẹn gặp với họ.
Các quy tắc chung cho semi-formal emails bằng tiếng Anh:
- Độ dài: Hãy cố gắng viết ngắn gọn và chỉ đề cập đến những thông tin cần thiết, đặc biệt là khi bạn đang trao đổi email với nhiều người.
- Tôn trọng người nhận
- Sử dụng “Dear” kèm với chức danh của người nhận cho lời chào.
- Lời kết: Tùy thuộc vào mục đích, bạn có thể sử dụng lời chào tạm biệt mang tính chất lịch sự, chẳng hạn như “Thanks”, “Hope to hear from you soon” hoặc “Thanks in advance”. Nếu đó là người mà bạn đã nói chuyện trực tiếp trước đó, bạn có thể sử dụng một lời chào ít trang trọng hơn, chẳng hạn như “Have a nice weekend”.
Các quy tắc chung cho một email trang trọng được viết bằng tiếng Anh:
- Lịch sự: Hãy tỏ ra lịch sự bất kể người nhận email là ai.
- Hình thức: Tránh pha trò, sử dụng từ lóng hoặc đề cập đến những điều có vẻ riêng tư và không cần thiết.
- Sử dụng các cách diễn đạt dễ hiểu và rõ ràng.
- Kết thúc: Đối với lời tạm biệt, tốt nhất là sử dụng “Sincerely”. Trong trường hợp ít trang trọng hơn hoặc bạn đã tương tác với người nhận, bạn cũng có thể sử dụng một số kiểu cảm ơn khác.
Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm các mẫu của loại email bạn đang viết. Có rất nhiều mẫu khác nhau trên internet và bạn có thể tìm thấy những mẫu email bằng tiếng Anh sẽ hữu ích trong tình huống của bạn.
Trên đây là những lưu ý và thông tin tham khảo giúp bạn rèn luyện thuần thục kỹ năng viết email bằng tiếng Anh. Dù bạn đang đi học hay đã đi làm thì đây cũng là một kỹ năng rất cần thiết, hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc. Viết email bằng tiếng Anh có thể đơn giản, cũng có thể khá phức tạp khi bạn phải viết email cho đối tác làm ăn của công ty. Vì vậy bạn cần nắm vững những chia sẻ trong bài viết và luyện tập thật nhiều. Đừng để ngôn ngữ trở thành rào cản trong công việc của mình nhé!
Lập kế hoạch học tiếng Anh
Vì sao lại cần lập kế hoạch học tiếng Anh? Cách lập kế hoạch học tiếng Anh sao cho hiệu quả? Tham khảo ngay các bước trong việc lập kế hoạch học tiếng Anh trong bài viết sau đây nhé!
Bài viết liên quan
Từ khóa liên quan
Chuyên mục