Quay lại

Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh và những mẹo hay bạn cần biết

Tác giả: Trần Thùy Linh - 13/01/2022

Kể từ khi internet và công nghệ thông tin được sử dụng phổ biến trong mọi lĩnh vực của cuộc sống thì email đã dần trở thành phương thức liên lạc chính thức được sử dụng nhiều nhất. Nếu bạn đang chưa biết cách viết một email bằng tiếng Anh thì cũng đừng quá lo lắng vì bạn không phải là người duy nhất. Nắm bắt được thực tế này, trong bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về những kỹ năng viết email bằng tiếng Anh nhé!

1. Rèn luyện kỹ năng viết email bằng tiếng Anh

Ngày nay, khả năng viết email bằng tiếng Anh thực sự quan trọng nếu bạn muốn hòa nhập và phát triển hơn cả trong học tập lẫn công việc. Nó có thể giúp bạn tìm kiếm việc làm, kết bạn, tham gia vào các chương trình thực tập và hơn nhiều thế nữa. Bạn cần tìm hiểu về những kỹ năng viết email bằng tiếng Anh và luyện tập nhiều lần để nắm vững những kỹ năng đó.

Rèn luyện kỹ năng viết email bằng tiếng Anh

1.1. Hãy chắc chắn rằng bạn cần viết một email

Điều này thoạt nghe có vẻ hiển nhiên, tuy vậy đôi khi chúng ta lại quên mất những điều hiển nhiên như thế này.

Trước khi bắt đầu viết email, hãy tự hỏi bản thân xem có cách nào tốt hơn hoặc nhanh hơn để xử lý tình huống đó không. Trên thực tế, có những người nhận được hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm email mỗi ngày, vì vậy hãy đảm bảo rằng email là cách nhanh nhất, rõ ràng nhất và hiệu quả nhất để giao tiếp trong tình huống của bạn.

Ví dụ, nếu bạn đang muốn trao đổi với đồng nghiệp hoặc một người bạn mà bạn thường gặp, bạn có thể chỉ cần nói chuyện trực tiếp với họ hoặc nếu không thì trao đổi qua các ứng dụng nhắn tin. Hoặc bạn cũng có thể gửi tin nhắn văn bản hoặc cuộc gọi trên điện thoại.

1.2. Một số mẹo hữu ích khi viết email bằng tiếng Anh

1.2.1. Sử dụng địa chỉ email cá nhân và doanh nghiệp riêng biệt

Điều này có thể không áp dụng cho tất cả mọi người, tuy nhiên bạn thực sự nên cân nhắc về điều này.

Trên thực tế, có nhiều công ty sẽ cung cấp cho bạn một địa chỉ email để sử dụng trong công việc. Điều này cũng đồng nghĩa với việc bạn nên sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp cho công việc và địa chỉ email cá nhân của bạn cho các email cá nhân.

Sử dụng địa chỉ email cá nhân và doanh nghiệp riêng biệt

Email dùng cho công việc sẽ cần các cài đặt và thiết kế chuyên nghiệp và phù hợp hơn cho công việc. Trong khi đó, email cá nhân sẽ phù hợp hơn nếu bạn sử dụng để trao đổi với bạn bè hay những mục đích cá nhân khác.

Ngoài ra, việc sử dụng các tài khoản email riêng biệt có thể giúp bạn cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc.

1.2.2. Rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự

Như đã đề cập đến ở trên, có một số người nhận được rất nhiều email mỗi ngày. Nếu email của bạn được viết một cách khó hiểu hoặc quá dài dòng, người nhận có thể sẽ không trả lời ngay lập tức. Thậm chí, họ có thể quên trả lời hoặc tệ hơn xóa luôn email của bạn.

Vì vậy, hãy chắc chắn để đi thẳng vào vấn đề trọng tâm một cách nhanh chóng và tinh tế. Bạn cần phải xử lý email tương tự như một bài luận, chỉ khác biệt duy nhất đó là nội dung email của bạn ngắn hơn nhiều. Trong một bài luận, bạn phải giới thiệu chủ đề, giải thích những điểm khác nhau và sau đó kết luận chủ đề. Điều này cũng được áp dụng tương tự khi viết email bằng tiếng Anh.

Tuy vậy, đây là điều khá khó để thành thục. Một số bạn có thể biết cách đi thẳng vào vấn đề trọng tâm khi viết, nhưng sẽ gặp vấn đề với phần "ngắn gọn". Vì vậy, khi viết xong một email, hãy kiểm tra lại và cố gắng loại bỏ những nội dung không cần thiết nhé!

1.2.3. Sử dụng các cách diễn đạt ngắn

Một số bạn có thói quen viết những câu dài, phức tạp, nhưng thường là những câu rất khó hiểu đối với người đọc. Điều đó đặc biệt đúng nếu cả người viết và người đọc email đều không phải là người nói tiếng Anh bản ngữ.

Sử dụng các cách diễn đạt ngắn gọn

Hãy tập cho mình thói quen viết các câu ngắn. Việc bạn viết những câu ngắn gọn, rõ ràng sẽ chẳng có ảnh hưởng gì đến văn phong hay đánh giá của người đọc về trình độ tiếng Anh của bạn đâu. Một số tác giả văn học nổi tiếng, chẳng hạn như "Ernest Hemingway", thậm chí còn trở nên nổi tiếng vì rất thường xuyên sử dụng những câu văn ngắn.

Nếu bạn có khả năng viết văn bằng tiếng Anh, bạn có thể sử dụng những câu dài và phức tạp hơn. Tuy nhiên đừng cố gắng thể hiện trình độ của mình bằng cách viết những câu văn quá phức tạp nhé, điều đó đôi khi còn phản tác dụng.

Nếu bạn muốn có thể sử dụng các câu dài hơn một cách rõ ràng và chính xác, thì nên sử dụng những phần mềm phiên dịch để kiểm tra hoặc tham khảo xem các cách khác nhau để xây dựng câu văn trong tiếng Anh. Phần mềm phiên dịch 365 là một lựa chọn lý tưởng mà bạn có thể cân nhắc sử dụng nếu muốn rèn luyện kỹ năng viết email bằng tiếng Anh.

2. Một số chú ý khi viết email bằng tiếng Anh

Việc rèn luyện các kỹ năng viết email bằng tiếng Anh là rất cần thiết nếu bạn muốn phát triển nhiều hơn trong công việc. Bên cạnh đó, ban cũng cần tìm hiểu thêm những kỹ năng và kinh nghiệm khi làm việc với email.

2.1. Tránh chuyển tiếp email và trả lời tất cả

Tùy chọn "Chuyển tiếp" trên email có thể là một “con dao hai lưỡi”. Việc chuyển nhanh thông tin quan trọng cho một người khác có thể là điều tốt. Tuy nhiên, đôi khi tùy chọn này cũng có thể gây khó chịu cho người nhận nếu không được sử dụng đúng cách. Điều này cũng đúng với tùy chọn “Trả lời tất cả”.

Tránh chuyển tiếp email và trả lời tất cả

Nếu bạn cần chuyển tiếp email, hãy kiểm tra kỹ thông tin bạn đang chuyển tiếp. Trong một số trường hợp, thông tin có thể mang tính cá nhân, bí mật hoặc đơn giản là không cần thiết.

Tương tự, nếu bạn nhấp vào “Trả lời tất cả”, hãy xem kỹ danh sách tất cả những người nhận sẽ nhận được email của bạn. Một số người có thể không cần xem tin nhắn của bạn.

2.2. Sử dụng chương trình kiểm tra chính tả

Hầu hết các chương trình email đều có tùy chọn kiểm tra chính tả tiếng Anh, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng tính năng này. Trong trường hợp bạn không phải là người nói tiếng Anh bản ngữ, bạn có thể mắc một số lỗi chính tả hay một vài sai lầm “ngớ ngẩn” trong cách diễn đạt và chương trình kiểm tra chính tả sẽ là trợ thủ đắc lực của bạn.

Hoặc nếu chương trình email của bạn không cung cấp tính năng kiểm tra chính tả tiếng Anh, bạn có thể thêm một số tiện ích mở rộng vào trình duyệt của mình và sử dụng tiện ích này bất cứ lúc nào bạn viết bất cứ điều gì.

Bạn nên kiểm tra lại lỗi chính tả và diễn đạt trong email

2.3. Cẩn thận với chữ ký cuối email

Nhiều người có thói quen đặt chữ ký "hay ho" hoặc "vui nhộn" ở cuối email bằng tiếng Anh. Về nguyên tắc, chữ ký cuối email thường bao gồm các thông tin liên hệ, như địa chỉ nhà riêng hoặc số điện thoại. Điều đó có thể hữu ích, tuy nhiên trong những trường hợp email của bạn được chuyển tiếp đến nhiều người thì những người bạn không biết sẽ có thể có thông tin của bạn. Điều này đôi khi có thể khá nguy hiểm.

Ngoài ra, nếu bạn gửi qua lại nhiều email với một người khác, chữ ký của bạn sẽ khiến cho chuỗi email ngày càng dài ra. Vì vậy, hãy cân nhắc về việc có cần thiết hay không sử dụng chữ ký của bạn khi viết email bằng tiếng Anh

Hoặc nếu bạn muốn có một chữ ký email, hãy viết một cách đơn giản và không bao gồm thông tin cá nhân của bạn.

3. Phân loại email trong tiếng Anh và những lưu ý khi viết

3.1. Personal emails

Nhiều người vẫn viết email bằng tiếng Anh khi làm việc, nhưng ngày nay không có nhiều lý do để viết email cá nhân. Thông thường, chúng ta có thể trao đổi với nhau thông qua các cuộc trò chuyện trực tuyến, ứng dụng nhắn tin, tin nhắn văn bản hoặc các phương pháp khác. Nhưng vẫn có một vài tình huống bạn có thể cần phải viết một email cá nhân bằng tiếng Anh.

Email cá nhân có thể sử dụng các cách diễn đạt thân mật

Khi viết email bằng tiếng Anh cho mục đích cá nhân, bạn cần nắm rõ những quy tắc sau đây:

- Hãy tỏ ra lịch sự: Bạn không cần phải sử dụng ngôn ngữ quá trang trọng, nhưng hãy tỏ ra lịch sự và thân thiện. Ví dụ: thay vì viết một câu văn cụt lủn như “Write me back”, hãy sử dụng cách diễn đạt lịch sự hơn như “I’d love to hear back from you” hoặc “Please write back when you have a chance”.

- Lời kết: Để chào tạm biệt, hãy sử dụng những câu như “Thanks”, “See you soon!” hoặc một câu ngắn gọn như “I’m really looking forward to meeting you”.

3.2. Semi-formal emails

Thể loại email này được sử dụng để đặt lịch cho cuộc hẹn hoặc cuộc họp. Đây là loại email rất phổ biến, đặc biệt nếu bạn là sinh viên tiếng Anh. Đôi khi bạn có thể cần phải viết thư cho giáo viên của mình để yêu cầu một cuộc hẹn gặp với họ.

Các quy tắc chung cho semi-formal emails bằng tiếng Anh:

- Độ dài: Hãy cố gắng viết ngắn gọn và chỉ đề cập đến những thông tin cần thiết, đặc biệt là khi bạn đang trao đổi email với nhiều người.

- Tôn trọng người nhận

- Sử dụng “Dear” kèm với chức danh của người nhận cho lời chào.

- Lời kết: Tùy thuộc vào mục đích, bạn có thể sử dụng lời chào tạm biệt mang tính chất lịch sự, chẳng hạn như “Thanks”, “Hope to hear from you soon” hoặc “Thanks in advance”. Nếu đó là người mà bạn đã nói chuyện trực tiếp trước đó, bạn có thể sử dụng một lời chào ít trang trọng hơn, chẳng hạn như “Have a nice weekend”.

3.3. Formal emails

Các quy tắc chung cho một email trang trọng được viết bằng tiếng Anh:

- Lịch sự: Hãy tỏ ra lịch sự bất kể người nhận email là ai.

- Hình thức: Tránh pha trò, sử dụng từ lóng hoặc đề cập đến những điều có vẻ riêng tư và không cần thiết.

Hãy tỏ ra lịch sự dù người nhận email là bất kỳ ai

- Sử dụng các cách diễn đạt dễ hiểu và rõ ràng.

- Kết thúc: Đối với lời tạm biệt, tốt nhất là sử dụng “Sincerely”. Trong trường hợp ít trang trọng hơn hoặc bạn đã tương tác với người nhận, bạn cũng có thể sử dụng một số kiểu cảm ơn khác.

Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm các mẫu của loại email bạn đang viết. Có rất nhiều mẫu khác nhau trên internet và bạn có thể tìm thấy những mẫu email bằng tiếng Anh sẽ hữu ích trong tình huống của bạn.

Trên đây là những lưu ý và thông tin tham khảo giúp bạn rèn luyện thuần thục kỹ năng viết email bằng tiếng Anh. Dù bạn đang đi học hay đã đi làm thì đây cũng là một kỹ năng rất cần thiết, hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc. Viết email bằng tiếng Anh có thể đơn giản, cũng có thể khá phức tạp khi bạn phải viết email cho đối tác làm ăn của công ty. Vì vậy bạn cần nắm vững những chia sẻ trong bài viết và luyện tập thật nhiều. Đừng để ngôn ngữ trở thành rào cản trong công việc của mình nhé!

Lập kế hoạch học tiếng Anh

Vì sao lại cần lập kế hoạch học tiếng Anh? Cách lập kế hoạch học tiếng Anh sao cho hiệu quả? Tham khảo ngay các bước trong việc lập kế hoạch học tiếng Anh trong bài viết sau đây nhé!

Lập kế hoạch học tiếng Anh

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng-