Trong bất cứ văn bản nào dù là văn bản thông thường hay văn bản hành chính cũng đều cần đến chữ ký, nhưng trong những chữ ký ấy lại không phải là một loại, trong đó có chữ ký nháy, chữ ký tắt và chữ ký chính thức. Ở bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về chữ ký nháy là gì? Trách nhiệm cụ thể của người ký nháy? Đối tượng ký nháy?... Đây có phải là công việc mà một nhân viên văn phòng thường xuyên tiếp xúc? Khi đó bạn có thể nắm bắt thông tin tuyển dụng nhân viên hành chính và tìm được những việc mà mình yêu thích.
Việc làm Hành chính - Văn phòngKhái niệm ký nháy là gì
Ký nháy là chữ ký được ký ở cuối dòng văn bản hoặc là cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy được ký ở cuối cùng của đoạn văn bản và nằm ở cuối mỗi trang văn bản.
Ký nháy còn được gọi với một cái tên khác đó là ký tắt, tức là người ký nháy sẽ không ký đầy đủ chữ ký của mình giống như một chữ ký hoàn chỉnh mà chỉ ký vắn tắt các chữ ký tại một số vị trí được yêu cầu ký nháy.
Trong các văn bản hành chính, người ký nháy còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” nằm trong phần ghi tên đơn vị nhận văn bản. Chữ ký nháy trong văn bản hành chính sẽ xác nhận người nào có trách nhiệm rà soát và soạn thảo văn bản đó.
>> Xem thêm: Mẫu giấy biên nhận
Trách nhiệm của người ký nháy
Chữ ký nháy trong văn bản như một cách để xác định được các chủ thể của chữ ký đó đã đọc và xác nhận nội dung của văn bản, hoặc nội dung của biên bản, công văn tiếng anh, tránh các hiện tượng không tích cực xảy ra như chỉnh sửa văn bản, thay đổi nội dung văn bản.
Chữ ký nháy chưa được quy định về thể thức và tính hiệu lực trong các văn bản pháp luật, vì thế chữ ký nháy có vai trò xác nhận cá nhân đã soạn thảo văn bản, xác nhận cá nhân đã rà soát đoạn văn bản đó, hoặc là người đọc văn bản đó đã đọc nội dung.
Người ký nháy sẽ không phải chịu trách nhiệm trong những văn bản mà họ ký nháy. Người chịu trách nhiệm trực tiếp chính là người ký chính thức trong văn bản đó.Tuy nhiên, người ký nháy không đúng với quy định, thủ tục hành chính mà gây ra thiệt hại cho cơ quan, tổ chức nhận văn bản hành chính đó thì sẽ phải nhận những hình thức kỷ luật tại cơ quan đó.
Theo thông tư số 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cấc cơ quan, tổ chức có các định về trách nhiệm của người thực hiện ký nháy như sau:
“Mỗi chủ thể khi ký vào bất kỳ văn bản nào đều phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình, người thực hiện ký nháy cũng không ngoại lệ. Đơn vị trụ trì soạn thảo văn bản thì người đứng đầu đơn vị đó thực hiện ký nháy, người được giao nhiệm vụ soạn thảo, hay người được giao kiểm tra văn bản được soạn thảo đó phải chịu trách nhiêm về độ chính xác của nôi dung văn bản trước khi đưa lên người có thẩm quyền để thực hiện việc ký chính thức vào văn bản đó.
Người kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, cũng như thể thức, kỹ năng trình bày văn bản, lỗi chính tả của văn bản tiến hành ký nháy vào văn bản để thể hiện văn bản đã được kiểm tra trươc khi trình người có thẩm quyền ký chính thức, tạo sự yên tâm cho người ký chính cũng như chịu trách trong phạm vi người ký nháy kiểm tra văn bản”.
Như thế, người có thẩm quyền ký nháy trong bất kỳ văn bản hành chính nào cũng cần phải thực hiện theo đúng trình tự và thủ tục để có thể tránh được những hậu quả về mặt pháp lý. Người thực hiện việc ký nháy cần phải chịu trách nhiệm trong phạm vi mà họ phải xem xét và kiểm tra.
Người ký nháy chịu trách nhiệm trong nội bộ nơi họ làm việc về độ chính xác của văn bản hành chính trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức, tránh các trường hợp sai sót về mặt nội dung cũng như hình thức, gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp, tổ chức, công ty trách nhiệm hữu hạn tiếng anh, corporate, xí nghiệp, jsc,...
>>> Xem thêm: Các thao tác làm việc với định dạng trang in trong excel 2010
Các loại ký nháy
Chữ ký nháy được chia thành 3 loại dựa vào tính chất cũng như là vai trò của chữ ký nháy. Hãy cùng xem đó là những loại chữ ký nháy nào nhé.
- Chữ ký nháy được ký ở phía dưới của từng trang văn bản.
- Chữ ký nháy được ký ngay tại dòng cuối cùng của văn bản.
- Chữ ký nháy được ký ngay phần dưới chức danh của người có thẩm quyền hoặc là tại nơi nhận.
+ Đối với chữ ký nháy được ký ở phía dưới của từng trang văn bản: có tác dụng xác nhận tính liền mạch của toàn bộ văn bản. Người ký nháy sẽ ký vào tất cả các văn bản mà chính họ có trách nhiệm kiểm tra, rà soát về mặt nội dung lẫn hình thức.
Chữ ký nháy được ký tại cuối mỗi trang văn bản có công dụng tương tự với việc đóng dấu giáp lai. Đồng thời tính liền mạch của văn bản cũng được đảm bảo, người ký nháy sẽ tránh được việc bị các đối tượng xấu tráo mất một trong những thành phần của văn bản, hoặc thêm, hoặc bớt nội dung trong các trang của văn bản.
+ Đối với chữ ký nháy tại dòng cuối của văn bản: Chữ ký này do người soạn thảo văn bản ký nháy, là người chịu trách nhiệm đối với nội dung trong văn bản. Đồng thời, chữ ký này có thể giúp người ký chính thức biết được ai là người soạn thảo văn bản đó, dựa vào cơ sở có thể quy trách nhiệm cho người soạn thảo nếu như có sự sai soát xảy ra.
+ Đối với chữ ký nháy tại phần chức danh của người có thẩm quyền hoặc là tại nơi nhận: Chữ ký này là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra lại văn bản, soát các lỗi như lỗi chính tả, hoặc là kiểm tra nội dung trước khi văn bản được trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.
>> Xem thêm: Hành chính công là gì
Cách sử dụng ký nháy
Chữ ký nháy sẽ được ký ở phần cuối dòng văn bản hoặc là cuối đoạn văn bản, cuối mỗi trang văn bản. Bên cạnh đó, chữ ký nháy còn được ký tại phần Nơi nhận của phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.
Người ký nháy sẽ không ký hoàn chỉnh chữ ký của mình như cách ký thông thường, họ chỉ ký tắt chữ ký của mình tại một vị trí được yêu cầu ký nháy.
Phân biệt ký nháy, ký tắt, ký chính thức
Ở phần trên chúng ta đã tìm hiểu rõ thế nào là ký nháy và bản chất, vai trò và trách nhiệm của chữ ký nháy rồi. Để phân biệt chữ ký nháy và chữ ký chính thì thì trước hết cần phải hiểu thế nào là chữ ký chính thức trước khi so sánh giữa 2 loại chữ ký này.
Chữ ký chính thức là chữ ký cuối cùng của người có thẩm quyền ký vào văn bản sau khi đã chắc chắn về mặt nội dung. Đây là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung toàn bộ văn bản, do người có thẩm quyền ban hành văn bản ký xác nhận.
Chữ ký chính thức được ký ở phía dưới dòng ghi chức danh của người ký, có thể được đóng dấu để xác nhận vào chữ ký hoặc không. Chữ ký chính thức được ghi đầy đủ chữ ký của người ký, rõ ràng cụ thể về họ và tên của người ký.
Như vậy, chúng ta có thể phân biệt chữ ký chính thức và chữ ký nháy ở những điểm như sau:
- Chữ ký nháy được ký trước chữ ký chính thức, có tác dụng kiểm tra, rà soát về nội dung, xác nhận đã đọc toàn bộ nội dung văn bản trước khi đưa cho người có thẩm quyền ký chính thức.
- Chữ ký nháy không có giá trị về mặt pháp lý, còn chữ ký chính thức của người ký phải trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý.
- Chữ ký nháy không cần phải ký đầy đủ toàn bộ chữ ký như chữ ký thông thường, còn chữ ký chính thức cần phải ghi đúng và đầy đủ chữ ký thông thường, có đóng dấu xác nhận hoặc không..
- Ký nháy có nhiều kiểu ký khác nhau, có thể ký ở từng trạng, cạnh dòng cuối cùng văn bản hoặc tại vị trí nơi nhận hay nơi để chức danh. Còn ký chính thức chỉ được ký duy nhất 1 lần theo đúng nơi được quy định.
Trên đây là những đặc điểm phân biệt nổi bật nhất giúp chúng ta có thể phân biệt giữa ký nháy và ký chính thức.
Như thế, ký nháy là gì? Ký chính thức là gì? đã được giải đáp cụ thể trong nội dung của bài viết trên đây. Hi vọng, bài viết sẽ mang đến cho các bạn những thông tin bổ ích. Các bạn hãy đón đọc những thông tin bổ ích được cập nhật liên tục trên Timviec365.vn nhé.
