Mã nhận hóa đơn là gì và được sử dụng trong thời điểm nào?

1. Thông tin tìm hiểu mã nhận hóa đơn là gì?

Có khá nhiều người sử dụng hiện nay chưa hiểu rõ được chính xác mã nhận hóa đơn là gì mà còn lầm tưởng rằng nó chính là mã số xác thực hoặc số hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp. Vậy định nghĩa cụ thể của nó như thế nào? Mã nhận hóa đơn trên thực tế được hiểu là số hóa đơn được sử dụng để cung cấp do hệ thống phần mềm điện tử đang áp dụng cho doanh nghiệp. Ngay sau khi đã tạo lập, ký số cũng như hóa đơn điện tử được xuất thành công thì thông thường hệ thống hóa đơn điện tử sẽ cung cấp tự động mã nhận hóa đơn cho riêng mỗi hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp toàn bộ những thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ, được khởi tạo nhập, gửi, lập, quản lý và lưu trữ qua phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, xử lý, lập của tổ chức trên máy đã được cấp mã số thuế khi bán dịch vụ, hàng hóa cũng như được lưu trữ trên máy tính về giao dịch điện tử theo quy định pháp luật nhà nước.

Chẳng hạn như khi công ty, doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào, khi hoàn tất việc lập này thì công ty/doanh nghiệp sẽ thực hiện xuất hóa đơn. Với mỗi hóa đơn được xuất này tương ứng vào đó thì hệ thống quản lý hóa đơn đầu vào sẽ hỗ trợ cung cấp riêng biệt một mã nhận hóa đơn, không trùng khớp và yếu tố này dành cho người sử dụng rất thuận tiện dễ dàng khi tra cứu, tìm kiếm hóa đơn chỉ với mã nhận hóa đơn.

Thay vì thao tác điền chính xác thông tin hay tên hóa đơn khi sử dụng hóa đơn điện tử người sử dụng có thể tìm kiếm dễ dàng khi chỉ cần điền mã nhận hóa đơn để tra cứu dễ dàng mọi lúc, mọi nơi. Do đó mã nhận hóa đơn chính là một tiện ích vô cùng hữu ích, thông tin hỗ trợ người sử dụng của công ty, doanh nghiệp tra cứu hóa đơn điện tử, dễ dàng khi muốn tìm kiếm.

2. Vì sao doanh nghiệp nên chuyển hóa đơn điện tử sớm nhất có thể?

2.1. Tại sao cần chuyển hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

2.1.1. Tiện lợi sử dụng

Vì sao doanh nghiệp cần phải chuyển đổi hóa đơn điện tử trong thời gian sớm nhất nhỉ? Đơn giản bởi nó đem lại nhiều lợi ích tiện dùng và đơn giản.

- So với hóa đơn giấy sẽ tiết kiệm lên đến 90%.

- Thời gian lập hóa đơn được tiết kiệm và quy trình in ấn hóa đơn được cắt giảm.

- Trong vấn đề lưu trữ hóa đơn được giảm thiểu về nguy cơ cháy, mất, hóa đơn bị hỏng,..

- Tiết kiệm chi phí tối đa trong việc lưu trữ hóa đơn.

- Thời gian, công sức trong vấn đề tìm kiếm, quản lý hóa đơn cũng được tiết kiệm.

- Khi sai sót hóa đơn dễ dàng hủy bỏ hoặc điều chỉnh tự do.

- Gia tăng trải nghiệm và chất lượng dịch vụ được nâng cao cho khách hàng.

2.1.2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử đơn giản dễ dàng

Người khách hàng còn thắc mắc rằng liệu có được chuyển đổi hóa đơn điện tử qua văn bản giấy hay không ngay sau khi đã được giải đáp vì sao nên chuyển đổi hóa đơn điện tử. Thể hiện rất rõ ràng trong quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử chi tiết như:

- Để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình thuộc quy trình lưu thông người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, chú ý rằng rằng chỉ được chuyển đổi duy nhất 1 lần mà thôi.

- Nhằm mục đích phục vụ chứng từ kế toán theo chính xác quy định trong luật kế toán thì người mua và người bán được phép tự chuyển đổi hóa đơn điện tử qua hóa đơn giấy. 

- Tóm lại sau những giải đáp trên thì mọi người có thể hiểu rõ được nguyên nhân vì sao chuyển hóa đơn điện tử và vấn đề này hoàn toàn là hợp pháp và chính xác đúng theo quy định nhà nước đưa ra.

2.1.3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử hợp pháp cần có điều kiện nào?

- Nếu như bạn còn đàng không biết vì sao khi chuyển đổi hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ theo những điều kiện yêu cầu đưa ra nguyên nhân là khi bảo đảm tính pháp lý cho những hóa đơn chuyển đổi chỉ khi hóa đơn chuyển đổi đó đáp ứng đầy đủ tất cả những điều kiện chuyển đổi.

- Khi bảo đảm được thông tin toàn vẹn, xác nhận có ký hiệu riêng, người chuyển đổi có chữ ký rõ ràng. Cần phải tuân thủ theo các điều kiện sau khi tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử cụ thể là:

- Hóa đơn được chuyển đổi cần phải toàn vẹn phản ánh về các nội dung chính xác của hóa đơn điện tử gốc.

- Hóa đơn được chuyển đổi cần phải có xác nhận ký hiệu riêng đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử qua hóa đơn giấy chi tiết hơn là những chuyển đổi đo phải ghi cụ thể thời gian tiến hành chuyển đổi kèm theo dòng chữ “ Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”

- Hóa đơn điện tử được chuyển đổi cần phải có họ tên và chữ ký của người tiến hành chuyển qua hóa đơn bản giấy từ hóa đơn điện tử.

- Sau khi bạn đã biết được quy định chuyển đổi và nắm được nguyên nhân vì sao cần phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sao cho hợp phát thì mọi người có thể áp dụng tham khảo quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sau để hoàn thiện dễ dàng, nhanh chóng:

- Người sử dụng tiến hành tải file hóa đơn điện tử xuất hiện trên hệ thống hóa đơn lưu trữ trên máy tính tại doanh nghiệp của mình.

- Để chuyển đổi hóa đơn bản giấy thì thực hiện infile là việc chuyển đổi đã có thể hoàn thành rồi. các doanh nghiệp trên thực tế nên ưu diện chọn lựa và sử dụng các phần mềm uy tín hóa đơn điện tử, chuyên nghiệp ví dụ phần mềm quản lý hóa đơn 365, phần mềm E-invoice  để vấn để chuyển đổi xuất lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng, việc chuyển đổi nói riêng được thuận lợi hơn bao giờ hết.

2.2. Quy trình tra cứu hóa đơn điện tử qua mã nhận hóa đơn

Việc kiểm tra, tra cứu hóa đơn qua mã nhận hóa đơn rất nhanh chóng tiện lợi khi bất kỳ bạn và doanh nghiệp dùng phần mềm hóa đơn điện tử nào. Sau đây là nội dung hướng dẫn mọi người và các công ty doanh nghiệp cách thức tra cứu hóa đơn điện tử bằng mã nhận hóa đơn trong số các phần thông dụng nhất hiện nay của các doanh nghiệp FDI phần mềm mang tên E - invoice

- Bước 1: Tiến hành truy cập tại trình duyệt đang sử dụng trong trang web chính của E-invoice địa chỉ chính xác.

- Bước 2: Người dùng click chọn chức năng “ tra cứu” tại ngay giao diện chính của trang web E-envoice.

- Bước 3: Nhận mã hóa đơn và tiến hành kiểm tra để thực hiện thao tác tra cứu hóa đơn. Tiếp theo thì sẽ xuất hiện hiển thị nội dung “ nhập thông tin tra cứu”, lúc này người dùng tiến hành điền đầy đủ  các thông tin cần thiết vào ô tương ứng bạn muốn tra cứu. 

- Thực hiện bước nhận mã hóa đơn.

- Được hệ thống cung cấp mã kiểm tra và tiến hành nhập.

- Để thực hiện tra cứu nhấn ô “tra cứu hóa đơn”.

- Người sử dụng có thể kiểm tra dễ dàng thông tin trên hóa đơn hoặc nếu muốn có thể tải ngay về ngay sau khi hiển thị hóa đơn cần tra cứu.

Vừa rồi mọi người đã được tham khảo nội dung mã nhận hóa đơn là gì và cách tra cứu hóa đơn điện tử chi tiết. Cảm ơn đã theo dõi và thường xuyên ghé qua timviec365.vn để cập nhật thêm nhiều nội dung thú vị hơn nhé.