Quay lại

Mã nhận hóa đơn là gì và được sử dụng trong thời điểm nào?

Tác giả: Đào Thanh Hồng - 14/03/2022

Bạn đang thắc mắc nội dung mã nhận hóa đơn là gì và khi nào cần sử dụng đến nó? Hôm nay timviec365.vn giúp bạn giải đáp chi tiết trong bài viết sau đây và bổ sung thêm mẹo tra cứu hóa đơn điện tử bằng mã vận đơn một cách nhanh chóng và hết sức đơn giản nhé.

1. Thông tin tìm hiểu mã nhận hóa đơn là gì?

Có khá nhiều người sử dụng hiện nay chưa hiểu rõ được chính xác mã nhận hóa đơn là gì mà còn lầm tưởng rằng nó chính là mã số xác thực hoặc số hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp. Vậy định nghĩa cụ thể của nó như thế nào? Mã nhận hóa đơn trên thực tế được hiểu là số hóa đơn được sử dụng để cung cấp do hệ thống phần mềm điện tử đang áp dụng cho doanh nghiệp. Ngay sau khi đã tạo lập, ký số cũng như hóa đơn điện tử được xuất thành công thì thông thường hệ thống hóa đơn điện tử sẽ cung cấp tự động mã nhận hóa đơn cho riêng mỗi hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp toàn bộ những thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ, được khởi tạo nhập, gửi, lập, quản lý và lưu trữ qua phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, xử lý, lập của tổ chức trên máy đã được cấp mã số thuế khi bán dịch vụ, hàng hóa cũng như được lưu trữ trên máy tính về giao dịch điện tử theo quy định pháp luật nhà nước.

Mã nhận hóa đơn là gì

Chẳng hạn như khi công ty, doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào, khi hoàn tất việc lập này thì công ty/doanh nghiệp sẽ thực hiện xuất hóa đơn. Với mỗi hóa đơn được xuất này tương ứng vào đó thì hệ thống quản lý hóa đơn đầu vào sẽ hỗ trợ cung cấp riêng biệt một mã nhận hóa đơn, không trùng khớp và yếu tố này dành cho người sử dụng rất thuận tiện dễ dàng khi tra cứu, tìm kiếm hóa đơn chỉ với mã nhận hóa đơn.

Thay vì thao tác điền chính xác thông tin hay tên hóa đơn khi sử dụng hóa đơn điện tử người sử dụng có thể tìm kiếm dễ dàng khi chỉ cần điền mã nhận hóa đơn để tra cứu dễ dàng mọi lúc, mọi nơi. Do đó mã nhận hóa đơn chính là một tiện ích vô cùng hữu ích, thông tin hỗ trợ người sử dụng của công ty, doanh nghiệp tra cứu hóa đơn điện tử, dễ dàng khi muốn tìm kiếm.

Hóa đơn điện tử

2. Vì sao doanh nghiệp nên chuyển hóa đơn điện tử sớm nhất có thể?

2.1. Tại sao cần chuyển hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

2.1.1. Tiện lợi sử dụng

Vì sao doanh nghiệp cần phải chuyển đổi hóa đơn điện tử trong thời gian sớm nhất nhỉ? Đơn giản bởi nó đem lại nhiều lợi ích tiện dùng và đơn giản.

- So với hóa đơn giấy sẽ tiết kiệm lên đến 90%.

- Thời gian lập hóa đơn được tiết kiệm và quy trình in ấn hóa đơn được cắt giảm.

- Trong vấn đề lưu trữ hóa đơn được giảm thiểu về nguy cơ cháy, mất, hóa đơn bị hỏng,..

- Tiết kiệm chi phí tối đa trong việc lưu trữ hóa đơn.

- Thời gian, công sức trong vấn đề tìm kiếm, quản lý hóa đơn cũng được tiết kiệm.

- Khi sai sót hóa đơn dễ dàng hủy bỏ hoặc điều chỉnh tự do.

- Gia tăng trải nghiệm và chất lượng dịch vụ được nâng cao cho khách hàng.

Tiện lợi sử dụng

2.1.2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử đơn giản dễ dàng

Người khách hàng còn thắc mắc rằng liệu có được chuyển đổi hóa đơn điện tử qua văn bản giấy hay không ngay sau khi đã được giải đáp vì sao nên chuyển đổi hóa đơn điện tử. Thể hiện rất rõ ràng trong quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử chi tiết như:

- Để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình thuộc quy trình lưu thông người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, chú ý rằng rằng chỉ được chuyển đổi duy nhất 1 lần mà thôi.

- Nhằm mục đích phục vụ chứng từ kế toán theo chính xác quy định trong luật kế toán thì người mua và người bán được phép tự chuyển đổi hóa đơn điện tử qua hóa đơn giấy. 

- Tóm lại sau những giải đáp trên thì mọi người có thể hiểu rõ được nguyên nhân vì sao chuyển hóa đơn điện tử và vấn đề này hoàn toàn là hợp pháp và chính xác đúng theo quy định nhà nước đưa ra.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng

2.1.3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử hợp pháp cần có điều kiện nào?

- Nếu như bạn còn đàng không biết vì sao khi chuyển đổi hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ theo những điều kiện yêu cầu đưa ra nguyên nhân là khi bảo đảm tính pháp lý cho những hóa đơn chuyển đổi chỉ khi hóa đơn chuyển đổi đó đáp ứng đầy đủ tất cả những điều kiện chuyển đổi.

- Khi bảo đảm được thông tin toàn vẹn, xác nhận có ký hiệu riêng, người chuyển đổi có chữ ký rõ ràng. Cần phải tuân thủ theo các điều kiện sau khi tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử cụ thể là:

- Hóa đơn được chuyển đổi cần phải toàn vẹn phản ánh về các nội dung chính xác của hóa đơn điện tử gốc.

- Hóa đơn được chuyển đổi cần phải có xác nhận ký hiệu riêng đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử qua hóa đơn giấy chi tiết hơn là những chuyển đổi đo phải ghi cụ thể thời gian tiến hành chuyển đổi kèm theo dòng chữ “ Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”

- Hóa đơn điện tử được chuyển đổi cần phải có họ tên và chữ ký của người tiến hành chuyển qua hóa đơn bản giấy từ hóa đơn điện tử.

- Sau khi bạn đã biết được quy định chuyển đổi và nắm được nguyên nhân vì sao cần phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sao cho hợp phát thì mọi người có thể áp dụng tham khảo quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sau để hoàn thiện dễ dàng, nhanh chóng:

- Người sử dụng tiến hành tải file hóa đơn điện tử xuất hiện trên hệ thống hóa đơn lưu trữ trên máy tính tại doanh nghiệp của mình.

- Để chuyển đổi hóa đơn bản giấy thì thực hiện infile là việc chuyển đổi đã có thể hoàn thành rồi. các doanh nghiệp trên thực tế nên ưu diện chọn lựa và sử dụng các phần mềm uy tín hóa đơn điện tử, chuyên nghiệp ví dụ phần mềm quản lý hóa đơn 365, phần mềm E-invoice  để vấn để chuyển đổi xuất lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng, việc chuyển đổi nói riêng được thuận lợi hơn bao giờ hết.

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử

2.2. Quy trình tra cứu hóa đơn điện tử qua mã nhận hóa đơn

Việc kiểm tra, tra cứu hóa đơn qua mã nhận hóa đơn rất nhanh chóng tiện lợi khi bất kỳ bạn và doanh nghiệp dùng phần mềm hóa đơn điện tử nào. Sau đây là nội dung hướng dẫn mọi người và các công ty doanh nghiệp cách thức tra cứu hóa đơn điện tử bằng mã nhận hóa đơn trong số các phần thông dụng nhất hiện nay của các doanh nghiệp FDI phần mềm mang tên E - invoice

- Bước 1: Tiến hành truy cập tại trình duyệt đang sử dụng trong trang web chính của E-invoice địa chỉ chính xác.

- Bước 2: Người dùng click chọn chức năng “ tra cứu” tại ngay giao diện chính của trang web E-envoice.

- Bước 3: Nhận mã hóa đơn và tiến hành kiểm tra để thực hiện thao tác tra cứu hóa đơn. Tiếp theo thì sẽ xuất hiện hiển thị nội dung “ nhập thông tin tra cứu”, lúc này người dùng tiến hành điền đầy đủ  các thông tin cần thiết vào ô tương ứng bạn muốn tra cứu. 

Tra cứu hóa đơn điện tử

- Thực hiện bước nhận mã hóa đơn.

- Được hệ thống cung cấp mã kiểm tra và tiến hành nhập.

- Để thực hiện tra cứu nhấn ô “tra cứu hóa đơn”.

- Người sử dụng có thể kiểm tra dễ dàng thông tin trên hóa đơn hoặc nếu muốn có thể tải ngay về ngay sau khi hiển thị hóa đơn cần tra cứu.

Vừa rồi mọi người đã được tham khảo nội dung mã nhận hóa đơn là gì và cách tra cứu hóa đơn điện tử chi tiết. Cảm ơn đã theo dõi và thường xuyên ghé qua timviec365.vn để cập nhật thêm nhiều nội dung thú vị hơn nhé.

Bán hàng không xuất hóa đơn sẽ bị xử phạt như thế nào?

Bạn đang muốn tìm hiểu thông tin khi bán hàng không xuất hóa đơn sẽ bị xử phạt ra sao? Hãy cùng tham khảo bài viết thú vị sau để nắm rõ!

Bán hàng không xuất hóa đơn

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Danh thiếp cá nhân- Quản Lý Trường Học- Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng- Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính- Kinh nghiệm Quản lý kho hàng- Quản Lý Gara Ô Tô-