Trong giao dịch mua bán trong cuộc sống, việc lập sai hóa đơn hoặc có những sai sót trong quá trình là điều có thể gặp phải. Chính vì vậy mà có một loại biên bản khác gọi là biên bản điều chỉnh hóa đơn để xử lý vấn đề đó? Vậy mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn được viết hay trình bày như thế nào? Hãy theo tôi cùng khám phá về mẫu biên bản này trong bài viết lần này bạn nhé! Chắc chắn những thông tin ngay sau đây sẽ giải đáp cho bạn những thắc mắc về loại biên bản hữu dụng này!
1. Thông tin cơ bản về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
Khi có những sai sót trong việc lập hóa đơn cần phải sửa lại, tùy từng trường hợp mà kế toán sẽ cần dùng đến loại biên bản có tên là biên bản điều chỉnh hóa đơn. Ngoài ra còn có hai loại biên bản khác nữa là biên bản thu hồi hóa đơn và biên bản hủy hóa đơn. Thế thì biên bản điều chỉnh hóa đơn là thế nào?
Khái niệm của biên bản điều chỉnh hóa đơn
Theo quy định của Pháp luật ở khoản 3, Điều 20 Thông tư 39 thì trong tình huống những hóa đơn được lập ra và đã đưa, giao lại cho người, và hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp xong và hai bên đã kê khai thuế mà sau đấy mới phát hiện ra sai phạm thì chỉ có cách xử lý sai sót bằng cách hai bên là bên mua và bên bán sẽ lập ra biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc có những thỏa thuận trên giấy tờ, chứng từ, và người bán sẽ phải chịu trách nhiệm tạo ra biên bản điều chỉnh hóa đơn để đảm bảo quyền lợi cho bên mua hàng.
Trong biên bản hóa đơn nội dung sẽ bao gồm ghi rõ những điều chỉnh về số lượng hàng hóa tăng hay giảm bao nhiêu, giá bán như thế nào, các loại thuế như thuế giá trị gia tăng, thuế suất, những ký hiệu,... Dựa vào biên bản này mà hai bên người mua và người bán sẽ có thể kê khai điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh có một quy luật đó là không được phép ghi số âm (-). Biên bản điều chỉnh hóa đơn có hiệu lực khi có chữ ký hoặc là dấu xác nhận của hai bên người mua và người bán, mỗi bên sẽ giữ một bản giống như thỏa thuận, hợp đồng. Khi có các trường hợp các cơ quan thuế kiểm tra và giám sát thì hai bên người mua và người bán có thể đem biên bản ra chứng minh, tường trình.
Bởi vậy, khi hóa đơn đã được kê khai mà xảy ra sai sót thì bạn sẽ không được quyền hủy hóa đơn mà chỉ có thể điều chỉnh hóa đơn.
2. Những quy ước chung khi điền mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
Trong khi điền những thông tin của mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn bạn cần lưu ý những điểm quan trọng đã trở thành quy định để không mắc phải những sai sót tiếp theo nhé. Những cá nhân đại diện cho hai bên tổ chức (thông thường sẽ là người đại diện Pháp luật) sẽ phải ký và đóng dấu, ghi rõ họ tên.
Những quy tắc chung cho biên bản bạn cần nhớ
Khi giao dịch phát hiện ra những sai sót mà hóa đơn ấy đã được kê khai thuế ngoài việc có biên bản điều chỉnh hóa đơn thì còn phải có hóa đơn điều chỉnh. Mỗi một trường hợp sai sót khác nhau sẽ có một mẫu điều chỉnh hóa đơn khác nhau để xử lý được sai sót đó và có rất nhiều mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn cho bạn lựa chọn.
Nếu trong trường hợp có những sai sót khác nằm ngoài trường hợp trên thì bạn sẽ tham khảo hướng dẫn ở Điều 20 Thông tư 39.
3. Hướng dẫn cách điền mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
Có những loại mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn cho các trường hợp sai sót như sau:
Hướng dẫn cách viết biên bản
+ Mẫu biên bản điều chỉnh các hóa đơn ghi sai giá cả của hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm
+ Mẫu biên bản điều chỉnh các sai sót của hóa đơn khi ghi sai tên của địa chỉ, công ty
+ Mẫu biên bản dành chung cho các trường hợp lỗi sai khác
Sau đây tôi sẽ chỉ bạn cách viết của từng loại mẫu đơn sao cho hợp lý nhất và chính xác nhất nhé!
3.1. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi sai về giá
Đây là hình thức của mẫu văn bản điều chỉnh hóa đơn có sai sót về giá cả cho bạn dễ dàng nhìn nhận cũng như theo dõi những đề mục và thông tin cần điền.
Ở mục đầu tiên góc trên bên trái có thông tin về “công ty” và “kế toán” bạn phải điền về công ty gì, ví dụ như “Công ty cổ phần tập đoàn kế toán Hà Nội”. Mục bên dưới quốc ngữ là “..., ngày ... tháng ... năm …” bạn sẽ điền những thông tin về địa điểm và thời gian nhé. Tiếp theo là tới tên Biên bản điều chỉnh hóa đơn về giá và sau đó là thời gian, bạn cũng sẽ điền thời gian khớp với thời gian của hóa đơn điều chỉnh nhé. Hai mục về hai công ty bên A và bên B bạn sẽ điền thông tin như địa chỉ, số điện thoại liên lạc, mã số thuế, tên và chức vụ trong doanh nghiệp, công ty của đại diện hai bên A và bên B. Tiếp theo là những thông tin về hóa đơn, ký hiệu số bạn sẽ điền giống với thông tin trong hóa đơn.
Mẫu biên bản điều chỉnh sai sót về giá cả
Tiếp theo là lý do và những nơi cụ thể cần sửa bạn hãy điền đúng thông tin nhé để đảm bảo quyền lợi. Cũng như biên bản khác bạn cần tạo ra hai bản có nội dung giống nhau và giao cho bên A và bên B mỗi bên giữ lại một bản. Và sau đó mục cuối là chữ ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu xác thực của hai bên đại diện hai công ty.
Vậy là bạn đã hoàn thành xong việc điền mẫu văn bản điều chỉnh hóa đơn về giá rồi nhé.
3.2. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi sai địa chỉ, sai tên công ty
Đây là hình thức của mẫu văn bản điều chỉnh hóa đơn có sai sót về địa chỉ hoặc sai sót về tên công ty cho bạn dễ dàng nhìn nhận cũng như theo dõi những đề mục và thông tin cần điền.
Về biên bản điều chỉnh hóa đơn sai về tên hoặc sai địa chỉ của công ty bạn cũng sẽ dễ dàng trong việc điền những thông tin cần thiết. Với mục trên cùng bên trái bạn sẽ điền về tên công ty ví dụ như “Công ty cổ phần tập đoàn kế toán Hà Nội”. Bên phần “..., ngày… tháng… năm… “ bạn sẽ điền địa điểm (tỉnh thành) và thời gian tạo bản biên bản này gồm ngày tháng năm. Bên dưới là tên của biên bản cũng như những căn cứ vào Nghị định, thông tư của chính phủ. Bạn tiếp tục điền về thời gian, nhớ là ngày tháng năm cần phải trùng với thời gian của hóa đơn điều chỉnh nhé.
Ở mục điền thông tin của bên A và bên B bạn sẽ có rất nhiều thông tin cần phải chú ý và điền thông tin thật chính xác để đảm bảo quyền lợi của bạn nhé. Những thông tin hai bên cần cung cấp đó chính là địa chỉ, số điện thoại, email liên lạc, mã số thuế, tên và chức vụ của bên A và bên B.
Mục tiếp theo bạn cần căn cứ vào thông tin lấy từ hóa đơn để có thể điền đúng về ký hiệu số cũng như là thông tin khác của hóa đơn. Ở mục lý do điều chỉnh bạn sẽ ghi “Do ghi sai địa chỉ công ty mua hàng” hoặc những lý do như “Do ghi sai tên công ty mua hàng”.
Biên bản cho hóa đơn ghi sai tên và địa chỉ của công ty
Ở “Nội dung trước khi điều chỉnh” “Địa chỉ” bạn sẽ điền thông tin sai sót trong hóa đơn cụ thể là địa chỉ bị sai. Ở phần “Hai bên thống nhất điều chỉnh lại địa chỉ như sau” “Địa chỉ” bạn sẽ điền thông tin địa chỉ đúng vào nhé. Cuối cùng sẽ là tạo ra hai biên bản có nội dung như nhau và giao lại cho hai bên. Bên A và bên B mỗi bên sẽ giữ một bản. Sau đó là phần chữ ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu do hai người đại diện của hai công ty, tổ chức ký, đóng dấu.
Ở nửa trang đầu bạn không cần quá để ý bởi đó là quốc ngữ cũng như các căn cứ về Pháp luật, Nghị định thông tư của Chính phủ. Bạn sẽ nhìn đến phần ngày tháng năm và điền ngày, tháng, năm là thời gian lập biên bản điều chỉnh sai sót, hãy nhớ rằng ngày này trùng với ngày của hóa đơn điều chỉnh nhé vì đó là quy ước chung. Ở mục bên A và bên B có các thông tin như địa chỉ, số điện thoại liên lạc, mã số thuế, và tên của người đại diện và chức vụ ở trong công ty.
Mẫu biên bản này rất thông dụng cho mọi người
Ở mục mẫu số và ký hiệu số bạn sẽ điền như trong hóa đơn. Giá trị hóa đơn và tên dịch vụ bạn sẽ điền về số tiền chi trả cho dịch vụ và tên cụ thể của hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm đã giao dịch, lưu ý về tính xác thực của thông tin.
Ở mục “Lý do điều chỉnh” bạn sẽ ghi cụ thể nguyên nhân sai sót để dẫn tới việc sửa sai, điều chỉnh hóa đơn, ghi cụ thể rõ ràng về sai sót ở đâu, mục nào.
Những mẫu biên bản chung khác
Bên dưới có “trước ghi là” và “nay điều chỉnh là” bạn sẽ điền lần lượt cụ thể của thông tin chỗ cần sửa. Tất cả cần phải điền một cách cẩn thận và nghiêm túc tránh tuyệt đối những sai phạm. Biên bản này sẽ được tạo thành hai bản giống như hợp đồng của những lĩnh vực vậy nên bên A giữ một bản, bên B giữ một bản nhằm đảm bảo quyền lợi khi có thanh tra cơ quan thuế kiểm tra biên bản bạn có thể tường trình và trình bày cho họ. Ở phía cuối là chữ ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu bên A và bên B. Những người đại diện của hai công ty sẽ ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu xác thực. Đây là loại hình thức biên bản có độ tin cậy cao và được xác định và đảm bảo tính công bằng chặt chẽ cho quyền lợi của cả hai công ty, bên mua và bên bán.
Bạn đã nắm được cách viết biên bản chưa?
Giờ đây bạn đã hiểu về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì rồi và cách để bạn có thể điền đúng quy trình một biên bản điều chỉnh hóa đơn rồi phải không? Bạn có thể truy cập vào web timviec365.vn để tìm hiểu những biểu mẫu phục vụ công việc khác nhé. Trong danh mục của trang web có rất nhiều mảng thông tin khác nhau rất hữu ích cho bất kỳ ai đang tìm kiếm công việc cũng như những người đang đi làm cần sự trợ giúp trong công việc đó!
