Quay lại

Khám phá những mô hình quản lý công việc mang lại hiệu quả cao

Tác giả: Nga Nguyễn - 19/11/2021

Mô hình quản lý công việc mang lại rất nhiều sự thúc đẩy, phát triển trong hoạt động cá nhân cũng như hội nhóm. Vậy có những mô hình quản lý công việc nào mang lại hiệu quả cao? Nguyên lý hoạt động của những mô hình này như thế nào? Hãy cùng timviec365.vn khám phá chủ đề này qua bài viết dưới đây bạn nhé.

1. Lợi ích của việc ứng dụng mô hình quản lý công việc

Hiện nay, việc áp dụng mô hình quản lý công việc đối với các tổ chức, cá nhân được diễn ra phổ biến trên phạm vi rộng. Điều này chứng tỏ những lợi ích mang lại của các mô hình quản lý công việc là không nhỏ.

Quản lý công việc hiệu quả thông qua mô hình hoạt động

Các mô hình quản lý công việc đem đến cho cá nhân cách để sắp xếp, lên kế hoạch, xử lý công việc tốt hơn. Thông qua đó giúp họ quản lý thời gian hiệu quả cũng như có được những kế hoạch hiệu quả trong công việc cũng như trong cuộc sống của mình.

Nhân viên có thể cân bằng được khối lượng công việc của mình để có thể hoàn thành nhiệm vụ trước hoặc đúng deadline. Ngoài ra, họ cũng có thể nắm bắt được những thông tin cần thiết một cách kịp thời để nâng cao hiệu quả, năng suất trong công việc.

Doanh nghiệp cũng thường dùng các mô hình quản lý công việc để phân chia nhiệm vụ, dự án cho các nhân viên trong bộ phận. Mỗi một nhiệm vụ cụ thể sẽ được phân chia cho vị trí công việc phù hợp từ đó chuyên môn hóa được dây chuyền kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.

Thêm nữa, trong hoạt động của các tổ chức thì việc triển khai nhiều công việc, dự án cũng là điều hiển nhiên. Do vậy để có thể nắm bắt được tiến trình hoạt động của các dự án thì việc sử dụng mô hình quản lý công việc có lẽ là phương pháp mang lại hiệu quả tối ưu nhất.

Sử dụng mô hình quản lý công việc phù hợp có thể giúp nhà quản trị doanh nghiệp có được tư duy lập kế hoạch theo mục tiêu, theo dự án và phân bổ chúng một cách phù hợp cho các nguồn lực phụ trách thực hiện.

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp ứng dụng những mô hình quản lý công việc thể hiện sự cộng tác với các công cụ hỗ trợ kết hợp thì các thành viên trong nhóm, bộ phận có thể nắm bắt được các công việc ưu tiên trong dự án.

Lợi ích khi áp dụng mô hình quản lý công việc phù hợp

2. Top 5 mô hình quản lý công việc hiệu quả

Mô hình quản lý công việc ngày càng được phát triển, mở rộng ra nhiều cách thức hơn để có thể phù hợp với hoạt động của từng cá nhân, bộ phận, tổ chức, doanh nghiệp.

2.1. Quản lý công việc bằng mô hình đơn tuyến

Đối với mô hình quản lý đơn tuyến thì các nhiệm vụ công việc được tách biệt nhau. Những công việc cụ thể sẽ được giao cho các phòng ban và họ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc đơn lẻ. 

Mô hình đơn tuyến thường đi theo hướng từ trên xuống dưới, cấp trên sẽ giao việc cho các bộ phận một cách riêng lẻ. Mô hình này thường phù hợp với những công việc đơn giản, không có tính phức tạp hay kết nối.

Doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình đơn tuyến trong các trường hợp triển khai dự án nhỏ, dự án phát sinh trong thời gian ngắn, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ không phát sinh nhiều đầu việc lớn phức tạp.

Ưu điểm của mô hình quản lý công việc đơn tuyến đó là dễ phân luồng công việc, quản lý đơn giản, dễ tra cứu thông tin dự án. Và việc tổ chức, chỉ đạo, phân chia tổ chức mô hình cũng khá dễ dàng.

Mô hình đơn tuyến trong quản lý công việc đơn giản

Tuy nhiên, mô hình này cũng khó có thể đáp ứng được hoạt động của nhiều đối tượng ví dụ như các doanh nghiệp có hoạt động phức tạp, nhiều đầu việc hoặc các dự án có thời gian thực hiện dài.

2.2. Mô hình đa tuyến trong quản lý công việc

Mô hình quản lý công việc đa tuyến được hiểu là mô hình quản lý nhiều tuyến công việc khác nhau, có tính chất liên kết, quan hệ chặt chẽ với nhau. Việc thiết lập quy trình làm việc sẽ tuân theo thứ tự, mức độ ưu tiên cụ thể và phân luồng theo các nhánh song song với nhau.

Khi sử dụng mô hình này, nhà quản lý sẽ sắp xếp các công việc, nhiệm vụ có cùng tính chất thành một nhánh. Các kế hoạch thực hiện dự án cần thể hiện rõ những dấu mốc mục tiêu kỳ vọng và thể hiện lộ trình thực hiện các nhiệm vụ đó.

Để triển khai mô hình này một cách hiệu quả thì các nhà quản trị cần đi sâu vào các rẽ nhánh để phân quyền về mức độ ưu tiên công việc và phân bổ nguồn lực thực hiện ở từng luồng công việc khác nhau.

Mô hình quản lý công việc đa tuyến thường được tổ chức thực hiện hơn vì nó phù hợp với nhiều dự án, loại hình hoạt động của công ty. Đáp ứng được việc quản lý những đầu công việc có tính chất phức tạp và kết nối.

Quản lý công việc bằng mô hình đa tuyến kết hợp

Mặt khác, để có thể triển khai mô hình này thì việc yêu cầu người quản lý phải có trình độ cao, có khả năng suy đoán và tư duy tốt để có thể lên được kế hoạch chi tiết và phân bổ được các chỉ tiêu trong quá trình triển khai hoạt động.

2.3. Mô hình quản lý công việc bằng thác nước

Một trong các mô hình quản lý công việc nổi bật là mô hình thác nước hay còn gọi là mô hình Waterfall. Mô hình được xem như là một phương pháp tuyến tính và phù hợp để triển khai cho các kế hoạch công việc sâu rộng.

Quản lý công việc theo mô hình thác nước cần thể hiện được các nhiệm vụ cố định, được xác định chi tiết khi triển khai. Nó khá giống với mô hình đa tuyến tính nhưng điểm khác biệt nổi bật ở chỗ, công việc được phân công cụ thể rõ ràng ở từng giai đoạn và đảm bảo được công việc ở giai đoạn trước hoàn thành thì các nhiệm vụ đằng sau mới được tổ chức thực hiện.

Mô hình thác nước có điểm mạng là dự đoán thời gian hoàn thành của các nhiệm vụ cụ thể, do đó nó phù hợp với những loại hình hoạt động có tính chất thường xuyên, khó thay đổi, môi trường ổn định.

Nhược điểm của mô hình này đó thiếu tính linh hoạt và đòi hỏi phải có sự tuân thủ nghiêm ngặt về thời gian và khó có thể thay đổi khi có những sự kiện phát sinh xảy ra trong quy trình hoạt động.

Mô hình thác nước quản lý công việc ưu tiên

2.4. Mô hình quản lý công việc từ xa bằng công nghệ

Thời đại công nghệ phát triển việc sử dụng mô hình quản lý công việc từ xa với các công cụ công nghệ sẽ là một phương pháp mang tính phát triển. Các nhà quản trị có thể lên kế hoạch công việc dự án và quản lý chúng thông qua các phần mềm, ứng dụng điện tử.

Hệ thống phân chia công việc sẽ được thể hiện rõ ràng và phân bổ thông tin đến các bộ phận, nhân viên một cách nhanh chóng.

Để quản lý công việc từ xa một cách hiệu quả thì nhà quản trị cần nắm rõ chức năng của những phần mềm quản trị mình sử dụng. Bên cạnh đó, họ cũng cần phải biết về tính chất công việc, đặc điểm nguồn lực trong chuỗi hoạt động để có thể phân chia dự án, nhiệm vụ một cách phù hợp nhất.

2.5. Mô hình quản lý công việc đa phương pháp

Phần lớn mọi người cho rằng mô hình quản lý công việc là các phương pháp quản lý vì thế các cá nhân thường sử dụng các phương pháp quản lý thời gian, công việc như là mô hình để triển khai các nhiệm vụ, công việc của mình.

Một số phương pháp quản lý, thực hiện công việc hiệu quả như: Phương pháp Eisenhower; phương pháp Pomodoro hay phương pháp HoRenSo.

Sử dụng các phương pháp phân chia như mô hình quản lý

Những phương pháp này đều được tổ chức khi phân chia các công việc ra thành những nhiệm vụ ưu tiên và phân bổ thời gian thực hiện chúng trước.

Phương pháp HoRenSo thường được sử dụng phổ biến trong các phòng ban vì nó có tính chất chủ động trong công việc của các cá nhân và đề cao sự tương tác giữa nhân viên trong bộ phận cũng như sự trao đổi và hỏi ý kiến của lãnh đạo với nhân viên.

3. Một số lưu ý khi áp dụng mô hình quản lý công việc

Doanh nghiệp có thể tổ chức hoạt động theo các mô hình khác nhau nhưng nếu muốn có hiệu quả cao thì nhà quản trị có thể kết hợp các mô hình trong hoạt động của từng dự án, từng chiến lược, từng mục tiêu sao cho phù hợp.

Trong thực tế, việc sử dụng các phương pháp quản lý công việc như mô hình hoạt động quản trị cũng là một cách thức hay. Do đó, việc áp dụng mô hình nào phụ thuộc nhiều vào tính chất công việc với những tiêu thức như thời gian, quy mô, nguồn lực, mục tiêu.

Vì thế, các nhà quản lý cần linh động trong việc ứng dụng các mô hình quản lý công việc trong hoạt động của doanh nghiệp mình để có thể tạo tiền đề cho hiệu quả hỏa động và đem lại kết quả tốt nhất. Thêm nữa, để tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực thì các nhà quản trị có thể sử dụng phần mềm giao việc vào trong hoạt động quản lý công việc cũng như quản lý doanh nghiệp.

Những chú ý khi sử dụng mô hình quản lý công việc trong doanh nghiệp

Với những mô hình quản lý công việc phổ biến trên đây, hy vọng bạn đã biết thêm về những mô hình quản lý hoạt động trong doanh nghiệp. Qua đó, nắm bắt những đặc điểm, tính năng cơ bản của từng mô hình để có thể phục vụ cho công việc của mình.

Phần mềm quản lý công việc Asana

Tham khảo thêm về đặc điểm và cách sử dụng của ứng dụng phần mềm quản lý công việc Asana được ưa chuộng sử dụng hiện nay.

Phần mềm quản lý công việc Asana

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối-