Mỗi công việc sẽ có những đặc thù, tính chất riêng, cũng như yêu cầu của mỗi nhà tuyển dụng đối với mỗi vị trí sẽ khác nhau. Trong bài viết này, timviec365.vn sẽ giúp bạn đọc tìm hiểu rõ nét về mô tả công việc kế toán mua hàng. Kế toán mua hàng yêu cầu những gì? Công việc của họ như thế nào?
Nếu như kế toán sản xuất phụ trách việc tính toán thu – chi các hoạt động liên quan đến sản xuất trong công ty, kế toán kho hàng phụ trách các hoạt động liên quan đến kho hàng...thì kế toán mua hàng là những người trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ mua công cụ dụng cụ và các nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, chế biến tại doanh nghiệp hoặc công ty của mình.
Hoạt động “mua hàng” là gì? Bất kì doanh nghiệp nào thực hiện việc sản xuất chuyển đổi hàng hóa và muốn hàng hóa được lưu chuyển thì việc đầu tiên bắt buộc phải tiến hành đó là đi mua hàng. “Mua hàng” ở đây tùy theo từng lĩnh vực ngành nghề mà doanh nghiệp đó hoạt động thì sẽ được quy thành mua công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất, mua nguyên vật liệu phục vụ cho chế biến,...
Sau khi quá trình mua hàng kết thúc, hàng hóa hoàn toàn được chuyển từ phía người bán đến cho doanh nghiệp, sau khi được doanh nghiệp chế tác, biến đổi thì sẽ đến tay người tiêu dùng. Việc mua hàng này không nhất thiết phải thanh toán trước, mà có thể mua hàng trả tiền sau cũng vẫn được chấp thuận tùy theo cách mỗi nhà phân phối làm việc với doanh nghiệp.
Khi mua hàng trả tiền trực tiếp nghĩa là người của bên mua (doanh nghiệp, công ty) sẽ đến kho của nhà phân phối để nhận hàng và thực hiện thanh toán trực tiếp tiền mua hàng. Còn ngược lại, mua hàng trước nhưng tiền trả sau nghĩa là hai bên sẽ giao nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền. Và tất cả các khoản tiền này, dù là trả rồi hay chưa trả thì đều được kế toán mua hàng giám sát và ghi nhận lại trên một tài khoản kế toán để phục vụ cho mục đích chung của công ty.
Công việc chính của kế toán mua hàng có thể được liệt kê trong những ý sau đây:
- Rà soát kĩ lưỡng các chứng từ, hợp đồng, hóa đơn… mua hàng, tiến hành hạch toán trên phần mềm kế toán
- Thực hiện việc theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình mua hàng – hành trình đơn hàng để hoàn thành tốt kế hoạch mua hàng theo đúng tiến độ doanh nghiệp/công ty đề đạt.
- Theo dõi, quan sát và phản ánh kịp thời nếu có bất kì vấn đề gì xảy ra với nguồn hàng, bên cung cấp – phân phối hàng, giám sát tình trạng thanh toán của từng đơn để có thể ghi lại kịp thời.
- Ghi chép, theo dõi, kiểm định và giám sát số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cũng như quy cách, chủng loại hàng hóa và thời điểm mua hàng (thời điểm mua hàng là mua – thanh toán tiền ngay và mua – thanh toán tiền sau. Bắt đầu từ sau khi hai bên mua và bán giao nhận hàng thì được tính là thời điểm mua hàng)
- Lập các văn bản, chứng từ, các báo cáo phù hợp để phục vụ cho mục đích mua hàng hiệu quả: kế toán mua hàng sẽ trực tiếp phối hợp với kế toán công nợ để xem xét lại các số liệu phát sinh. Lập các báo cáo nhập – xuất – tồn.
- Chịu trách nhiệm kết quả kiểm kê, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi sổ theo quy cách.
- Phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời lên các cấp lãnh đạo doanh nghiệp/công ty để nếu có bất cứ vấn đề gì xảy ra thì lãnh đạo cũng nắm được tình hình hàng hóa và công ty hoặc doanh nghiệp có cách thức giải quyết hợp lý, kịp thời nhất.
Đó là những mô tả chung về công việc của kế toán mua hàng, xét sâu hơn và cụ thể hơn nữa thì theo tính quy trình, có thể hiểu kế toán mua hàng phải làm những việc sau:
2.1. Tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn, chứng từ của hàng về nhập kho
Mô tả công việc của kế toán mua hàng
Như tôi đã viết ở mục trên, sẽ có hai trường hợp xảy ra ở đây:
- Thứ nhất, nếu hàng về đã có hóa đơn (trường hợp mua và trả tiền trước) thì kế toán phải kiểm tra hóa đơn có ghi chính xác, đầy đủ các thông tin cần có như ngày tháng năm lập hóa đơn không, có ghi đúng số tiền và đơn vị tiền dùng để thanh toán không, nội dung hàng hóa có đúng không, và đặc biệt là kiểm tra chữ kí và con dấu xác nhận của bên phân phối.
- Thứ hai, nếu hàng về chưa có hóa đơn (trường hợp mua nhưng thanh toán sau) thì kế toán mua hàng sẽ là người trực tiếp liên hệ nhà phân phối để hỏi giá nhập hàng và từ đó tính toán giá nhập kho.
2.2. Tiến hành làm thủ tục cho hàng hóa nhập kho
- Kiểm kê kĩ số lượng và chất lượng hàng hóa đã nhận
- Tạo lập phiếu nhập kho hàng hóa.
- Ghi thẻ kho số hàng hóa mua về.
2.3. Tiến hành làm thủ tục thanh toán
- Nếu thanh toán bằng tiền mặt để trả cho nhà phân phối, kế toán sẽ lập phiếu chi rồi ghi sổ quỹ tiền mặt cũng như các tài khoản liên quan.
- Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán lập ủy nhiệm chi trình lên kế toán trưởng duyệt, rồi trình lên lãnh đạo và gửi đến ngân hàng để thanh toán.
- Nếu chưa thanh toán tiền hàng, kế toán ghi sổ công nợ để đối chiếu và theo dõi.
2.4. Ghi sổ kế toán và hoàn thiện chứng từ liên quan
Sau khi tạo lập phiếu nhập kho, kế toán mua hàng ghi số lượng hàng hóa vào sổ chi tiết hàng hóa và thẻ kho. Các tài khoản được sử dụng sẽ là 156, 131, 133.
3. Tiêu chí tuyển dụng của kế toán mua hàng là gì?
Tiêu chí tuyển dụng của kế toán mua hàng
- Kế toán mua hàng hay bất cứ ngành nào liên quan đến kế toán cũng đều đòi hỏi ứng viên phải có những kiến thức nền tảng cơ bản về tài chính – kế toán.
Nhiều doanh nghiệp sẽ yêu cầu ứng viên có kinh nghiệm từ 6 tháng – 1 năm trong nghề nhưng vẫn sẽ có doanh nghiệp không yêu cầu kinh nghiệm, điều này các bạn ứng viên cần lưu ý trong mỗi phần tin tuyển dụng được đăng tải. Tuy nhiên dù có kinh nghiệm hay chưa, việc mua hàng ở mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau, nên ứng viên vẫn sẽ được rèn luyện thêm về chuyên môn nghiệp vụ.
- Nghề kế toán mua hàng yêu cầu sự cẩn thận, tỉ mỉ, và kĩ năng giám sát để có thể phát hiện và xử lý nhanh chóng bất cứ sai sót nào xảy ra. Trong quá trình làm việc phải thật tập trung để theo dõi sát sao các hoạt động mua hàng, theo từng hành trình đơn hàng để kịp thời phát hiện mọi vấn đề bất ổn.
- Kĩ năng sử dụng các phần mềm tin học văn phòng: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint để phục vụ cho việc lập các báo cáo liên quan đến quá trình mua hàng.
- Kĩ năng sử dụng phần mềm kế toán: hiện nay đại đa số doanh nghiệp đều dùng phần mềm kế toán, việc ghi sổ sách cũng vẫn cần thiết nhưng nếu kế toán mua hàng không biết về các phần mềm kế toán hiện hành thì sẽ rất khó để làm việc.
- Từ các báo cáo đã được lập, kế toán mua hàng sẽ tổng hợp và phân tích các báo cáo theo yêu cầu của cấp trên nên việc này cũng yêu cầu kĩ năng phân tích các loại báo cáo tài chính, phục vụ cho công việc của công ty.
- Có khả năng liên kết làm việc nhóm: công việc của kế toán mua hàng sẽ làm việc với các phòng ban khác trong công ty, nên việc kết nối với nhau để làm việc cho thật hiệu quả cũng là vấn đề quan trọng.
- Biết cách sắp xếp công việc, không để công việc tồn đọng quá nhiều: vì nghề kế toán khá bận rộn nên kế toán mua hàng phải chuẩn bị sẵn cho mình tâm lý giải quyết dứt điểm mọi việc phát sinh, không để công việc tồn ứ gây nên thất thoát, sai thiệt cho công ty.
Quyền lợi khi làm kế toán mua hàng trong doanh nghiệp
Mức thu nhập của kế toán mua hàng mới vào ngành sẽ rơi vào khoảng 6-8 triệu gồm lương cứng và thưởng của công ty. Bên cạnh đó nhiều công ty cũng sẽ có các phương pháp đãi ngộ phù hợp đối với nhân viên nhiệt tình, năng nổ như lương tháng 13, lương thưởng Tết cũng như các chế độ đóng Bảo hiểm Thất nghiệp, Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế; tham gia vào các chuyến du lịch của công ty hoặc các hoạt động Team Building gắn kết tình đồng nghiệp.
5. Tìm việc làm kế toán mua hàng ở đâu nhanh nhất?
Tìm việc kế toán mua hàng ở timviec365.vn
Không cần phải đi đâu xa và suy nghĩ quá nhiều nữa, timviec365.vn sẽ giúp các bạn trả lời câu hỏi này. Tự hào là nơi ủy thác hơn 70.000 tin tuyển dụng mỗi ngày đến từ rất nhiều ngành nghề, cũng là nơi hơn 400.000 doanh nghiệp trong và ngoài nước đăng kí tin tuyển dụng, chắc chắn đây sẽ là nơi để bạn an tâm gửi CV của mình đến các nhà tuyển dụng.
Chưa hết, trang web còn có giao diện rất dễ hiểu, cung cấp một kho tàng khổng lồ các CV được đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp, tận tâm của timviec365.vn dành riêng cho các bạn, giúp cho các ứng viên dành được cái nhìn thiện cảm ngay từ giây phút đầu tiên nhà tuyển dụng xem CV. Nếu bạn muốn tính lương cứng và lương thực nhận của mình, website cũng cung cấp đầy đủ công cụ để các bạn có thể tính toán.
Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn và để các bạn có thể hình dung rõ nét về công việc của một kế toán mua hàng, cảm ơn bạn vì đã đọc bài viết này. Dưới đây là bảng mô tả cụ thể của nghề kế toán mua hàng đã được đội ngũ biên tập biên soạn sao cho phù hợp với các yêu cầu của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Chúc các bạn thành công trong công việc của mình!
