Quay lại

Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ trong các cơ quan, tổ chức

Tác giả: Nguyễn Thơm - 15/10/2021

Lưu trữ hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của mỗi cơ quan, tổ chức, quốc gia nhằm phục vụ cho nhu cầu khai thác của đời sống xã hội, vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử. Vậy mục đích của việc lưu trữ hồ sơ là gì? Xem ngay...

1. Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ là gì?

1.1. Cung cấp nguồn thông tin

Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ trước tiên là để cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Những tài liệu, số liệu hay tư liệu được lưu trữ có mức độ tin cậy cao nhằm phục vụ cho các mục đích từ chính trị, kinh tế, văn hóa tới xã hội. Việc lưu trữ hồ sơ cũng giúp cho các cơ quan có thêm các thông tin từ quá khứ, có căn cứ hay bằng chứng phục vụ cho công tác quản lý. 

Cung cấp thông tin cho công tác điều tra, thanh tra

Đây cũng là nguồn thông tin hữu ích để các cơ quan có thể giáo dục cho các thế hệ nhân viên những truyền thống, quy định trong cơ quan. Đồng thời, lấy các tài liệu lưu trữ làm cơ sở, làm gương để rút ra những kinh nghiệm xương máu trong quá trình hoạt động, sản xuất hay kinh doanh

1.2. Nâng cao hiệu quả công việc

Việc lưu trữ hồ sơ còn giúp cho bộ phận cán bộ công nhân viên chức có thể nâng cao hiệu quả làm việc, tối ưu được thời gian giải quyết công việc, đáp ứng được yêu cầu của các tổ chức cá, nhân. Những cán bộ, công chức, viên chức có thể thông qua các hồ sơ lưu trữ để tìm hiểm, đúc rút ra những kinh nghiệm từ quá khứ để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong hiện tại. 

Trong yêu cầu cải cách hành chính của nước ta, việc nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của những người cán bộ công nhân viên chức cũng là một trong số mục tiêu quan trọng. 

Nâng cao hiệu quả công việc trong công tác sửa chữa kiến trúc

Việc nâng cao hiệu quả hoạt động cũng được áp dụng trong đời sống hàng ngày. Ví dụ như việc lưu trữ lại những bản thiết kế các công trình kiến trúc, điện nước,... sẽ phục vụ cho những người thế hệ sau nghiên cứu và khôi phục lại những công trình kiến trúc, những hệ thống cấp thoát nước gặp vấn đề hư hỏng. Họ sẽ dễ dàng tìm ra mấu chốt của vấn đề và thực hiện sửa chữa. 

Sử dụng tài liệu lưu trữ trong trường hợp này vừa giúp cho những người làm việc vừa không mất quá nhiều thời gian để xác định vị trí, vừa tiết kiệm được nhân lực, vật tư cũng như đảm bảo tính thẩm mỹ của công trình, nhất là những công trình kiến trúc có liên quan đến lịch sử văn hóa của một quốc gia 

Nếu không có những hồ sơ lưu trữ trong quá trình xây dựng trước đó, khác nào người ta đang phải “vạch lá tìm sâu”, “mò kim đáy bể”, tốn nhiều thời gian trong việc xác định khuyết điểm để sửa chữa, có khi sẽ làm ảnh hưởng lớn tới chất lượng của công trình. 

1.3. Công cụ để kiểm soát thực thi

Lưu trữ hồ sơ còn nhằm mục đích lấy căn cứ để kiểm soát công tác thực thi tại các cơ quan, tổ chức. Lưu trữ hồ sơ giúp cho các cơ quan có đủ các thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ cho các hoạt động kiểm tra, thanh tra từ các cấp trên - sở, bộ ban ngành.

Là công cụ để kiểm soát thực thi

Với những cơ quan tổ chức liên quan đến pháp luật như các trụ sở công an, tòa án nhân dân,... việc lưu trữ hồ sơ sẽ giúp cho họ có căn cứ, bằng chứng để thực hiện những và giải quyết những vụ án hình sự, dân sự. Trong nhiều năm về sau, nếu có những vấn đề khúc mắc đều có thể tìm lật lại hồ sơ để giải quyết vấn đề, đảm bảo được sự công bằng, tin tưởng cho người dân và xã hội.

1.4. Bảo vệ bí mật thông tin

Việc lưu trữ hồ sơ còn nhằm mục đích bảo vệ bí mật của các tổ chức, cơ quan, quốc gia. 

Bảo vệ bí mật thông tin quốc gia

Nhiều nhân viên của các cơ quan hiện nay thường bỏ hoặc bán đi những giấy tờ, hồ sơ cũ. Điều này không những làm cho cơ quan đó bị mất đi một nguồn thông tin dự trữ khi cần thiết mà còn có thể để lọt những thông tin quan trọng của cơ quan ra bên ngoài. Nhất là khi những văn bản đó bị rơi vào tay kẻ xấu, có những ý đồ bất chính sẽ gây ra những tác hại khó lường đối với hoạt động của cơ quan. 

1.5. Văn hóa 

Lưu trữ hồ sơ không những hướng tới mục đích phục vụ cho những hoạt động của quốc gia mà còn để gìn giữ những giá trị văn hóa của dân tộc. 

Những thông tin, sự kiện quan trọng trong một ngành, một lĩnh vực hay hoạt động trong các cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân sẽ được biên soạn lại như một nguồn di sản văn hóa, là tinh túy nhân loại. Ngoài những di sản văn hóa mà chúng ta vô cùng trân quý như các công trình kiến trúc, tượng điêu khắc, hội họa,... của người xưa thì những tài liệu lưu trữ càng khiến chúng ta cảm thấy tự hào hơn. 

Lưu trữ giá trị văn hóa dân tộc

Chắc chẳng ai trong chúng ta lại không biết đến bản tuyên ngôn độc lập hay bức thư mà vị lãnh tụ vĩ đại Hồ Chí Minh của chúng ta gửi tới các em học sinh nhân ngày khai trường. Tất cả những dịp quan trọng của đất nước chúng ta sẽ đều được nghe, cảm giác như được sống lại những cảm giác hào hùng khi đó. Chắc rằng các bạn ở đây ít nhiều đều cũng đã thuộc một vài câu trong bản tuyên ngôn độc lập, từng lời, từng câu in sâu vào máu, vào da thịt của người dân Việt Nam. Các văn bản đó còn được đưa vào trong sách vở như một tác phẩm nghệ thuật, một bài học to lớn cho các thế hệ học sinh.

Thử hỏi, nếu không có công tác lưu trữ thì làm sao các thế hệ sau có thể được đọc, được học, được trải nghiệm những cảm xúc của cha ông? 

Đặc biệt, công tác lưu trữ còn nhằm mục đích đánh giá được trình độ văn minh của mỗi quốc gia. Có thể các bạn đã biết, chữ viết chính là tiêu chí đánh giá về trình độ văn minh, quốc gia có chữ viết càng sớm, chứng tỏ họ đã có một nền văn hóa lâu đời. Những văn bản được ghi chép lại chính là quốc hồn quốc túy trong hành trình phát triển mỗi quốc gia. 

2. Kết luận

Từ những mục đích được nêu ra ở phần 1, có thể thấy công tác lưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động hành chính của một tổ chức, cơ quan và đất nước được hoạt động thông suốt, nâng cao hiệu quả và phát triển quốc gia. 

Sử dụng phần mềm quản lý văn thư lưu trữ

Vì vậy, bản thân mỗi cơ quan đều cần phải có nhận thức đúng đắn về vai trò, nhiệm vụ và yêu cầu công tác lưu trữ văn thư để hoàn thành đúng nhiệm vụ lưu trữ của mình. 

Đặc biệt, trong thời điểm hiện tại, công nghệ 4.0 vô cùng phát triển cũng đã giảm tải được phần nào gánh nặng công việc cho những người thực hiện công việc lưu trữ văn thư. Thông qua những phần mềm quản lý văn thư lưu trữ, họ có thể lưu trữ rất nhiều, rất nhiều thông tin với dung lượng lớn, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết và không tốn nhiều diện tích cũng như chi phí đầu tư cho việc lưu trữ trên giấy tờ. Những rủi ro khách quan trong quá trình lưu trữ trên giấy tờ cũng được đảm bảo (chữ mờ dần theo thời gian, bị ngấm nước, động vật gặm nhấm cắn,...)

Trên đây là toàn bộ thông tin để giải thích cho câu hỏi mục đích của việc lưu trữ hồ sơ là gì. Chúc các bạn có có thêm hiểu biết và hoàn thành tốt nhiệm vụ của một người thực hiện công tác lưu trữ văn thư.

Những quy định văn thư lưu trữ đang được sử dụng hiện nay

Bài viết dưới đây tổng hợp tất cả các quy định văn thư đang được sử dụng hiện nay. Hãy click ngay vào link dưới đây để nắm vững và thực hiện đúng các quy định văn thư. 

Quy định văn thư lưu trữ

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch-