Quay lại

Những thành phần cần có và nội dung trong nghiệp vụ công tác lưu trữ

Tác giả: Hoàng Thúy Nga - 21/10/2021

Lưu trữ hồ sơ, tài liệu có vai trò vô cùng quan trọng trong thời buổi hiện nay. Các cơ quan, doanh nghiệp cần có công tác lưu trữ để có thể bảo quản, giữ gìn hồ sơ, tài liệu nguyên vẹn và đảm bảo sắp xếp khoa học. Nghiệp vụ lưu trữ giúp các cơ quan thu thập và đảm bảo toàn vẹn các giấy tờ, hồ sơ, tài liệu cho đến khi chúng bị hủy bỏ hoặc giữ lại để mang tính giá trị lịch sử. Do đó, nghiệp vụ công tác lưu trữ vô cùng quan trọng đối với các cơ quan và tổ chức. Cùng timviec365.vn tìm hiểu vai trò và nội dung của nghiệp vụ công tác này nhé!

1. Vai trò của nghiệp vụ công tác lưu trữ

Trong thời đại bùng nổ công nghệ và thông tin hiện nay, doanh nghiệp cần có các giải pháp để có thể xử lý nhanh nhạy các thông tin và có biện pháp xử lý kịp thời liên quan đến công tác văn thư lưu trữ tài liệu. Do đó, nghiệp vụ của công tác lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng, đảm bảo được các tài liệu luôn được lưu trữ đầy đủ, không bị ách tắc hay rò rỉ.

Nghiệp vụ công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng

Những người làm công tác lưu trữ cần thực hiện các nguyên tắc cũng như đảm bảo được công tác nghiệp vụ phù hợp đối với giấy tờ, hồ sơ, tài liệu. Các công việc của công tác lưu trữ sẽ bắt đầu hình thành từ khi nhập hồ sơ, khâu văn thư, khâu phân loại hồ sơ, khâu lưu trữ cơ quan, cuối cùng là kết thúc bằng các nghiệp vụ lưu trữ.

Nghiệp vụ các công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc giữ bí mật của các cơ quan, Đảng và Nhà nước, là công cụ để kiểm soát các việc thi hành quyền lực của cơ quan, đảm bảo việc an toàn lưu giữ các tài liệu, giúp các cơ quan thuận lợi phục vụ tốt cho các công tác nghiên cứu được thuận lợi,...

Vì vậy, nghiệp vụ trong công tác lưu trữ rất quan trọng đối với các cơ quan, Nhà nước.

2. Nội dung của nghiệp vụ công tác lưu trữ gồm những gì?

Nội dung của nghiệp vụ công tác văn thư gồm có: Thu thập bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, phân loại, bảo quản và tổ chức sử dụng các tài liệu. Mối quan hệ giữa các nghiệp vụ chặt chẽ với nhau, và mỗi một nội dung cần đòi hỏi người làm công tác lưu trữ có phương pháp khoa học và biện pháp kỹ thuật riêng. Chúng ta cùng tìm hiểu một số nội dung của các công tác nghiệp vụ này nhé!

Những nội dung trong nghiệp vụ công tác lưu trữ

2.1. Công tác thu thập bổ sung các tài liệu lưu trữ

Trong công tác thu thập bổ sung sẽ chia làm 2 giai đoạn là thu thập và bổ sung.

2.1.1. Công tác thu thập các tài liệu lưu trữ

Các hồ sơ và tài liệu nộp vào trong phòng lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cần là các loại giấy tờ đã giải quyết xong, ghi từng số của văn bản và làm mục lục văn bản trong hồ sơ.

Những người làm công tác liên quan đến giấy tờ hay những người làm chuyên môn khác nhưng đôi khi làm công tác liên quan đến giấy tờ thì chỉ được lưu trữ hồ sơ với những việc đã hoàn thành xong trong thời gian nhiều nhất là 1 năm, kể từ ngày việc đó hoàn thành. Sau thời gian 1 năm, cần nộp tài liệu vào bộ phận lưu trữ hoặc phòng lưu trữ của cơ quan.

Thu thập đầy đủ các tài liệu lưu trữ

Ngoài ra, những cán bộ nhân viên làm công tác văn thư cần chuẩn bị những kho tàng cần thiết để tiếp nhận các tài liệu và khi tiếp nhận cần có biên bản.

2.1.2. Công tác bổ sung các tài liệu lưu trữ

Bổ sung các tài liệu, hồ sơ vào kho lưu trữ là các công tác liên quan đến việc thu thập, sưu tầm, hoàn chỉnh các tài liệu trong kho lưu trữ. Các quá trình này cần được thực hiện thường xuyên, kịp thời để tài liệu và hồ sơ có thể bổ sung một cách đầy đủ nhất.

Phương pháp bổ sung tài liệu lưu trữ rất quan trọng, giúp các cơ quan bổ sung các giấy tờ, hồ sơ, tránh bị mất mát và thất lạc, nếu không bổ sung kịp thời các cơ quan lưu trữ sẽ bị thiếu hụt giấy tờ, khả năng phục hồi bị hạn chế.

Bổ sung kịp thời các giấy tờ thiếu sót

Các tài liệu cần bổ sung cho kho lưu trữ là: Tài liệu trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế; tài liệu cho cơ quan thuộc các chính quyền trước đó để lại; tài liệu của các cá nhân, gia đình và dòng họ; tài liệu bảo quản trong thư viện và bảo tàng hay ở các viện lưu trữ nước ngoài.

Để có thể xác định tài liệu lưu trữ, đầu tiên các cán bộ, nhân viên thực hiện công tác này cần xác định các nguồn bổ sung tài liệu, sau đó quy định mỗi phòng trong cơ quan cần bổ sung những loại nào và cuối cùng các nguyên tắc và biện pháp bổ sung tài liệu cần phải hợp lý.

Có biện pháp bổ sung các tài liệu hợp lý

Các tài liệu bổ sung cần thường xuyên, chính xác, kịp thời và cần ứng dụng khả năng vào thực tế. Đặc biệt, khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến các khả năng sử dụng chúng ở trong phạm vi rộng, áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại.

2.2. Công tác chỉnh lý và xác định giá trị các tài liệu lưu trữ

Các công tác chỉnh lý tài liệu sẽ bao gồm các biện pháp chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ, làm mới hoặc phục hồi hồ sơ, xác định các giá trị của các tài liệu, hồ sơ. Ngoài ra, công tác này còn hệ thống hóa tài liệu hoặc làm công cụ để tra cứu với phông hay khối tài liệu nhằm chỉnh lý.

Công tác chỉnh lý có mục đích giúp các tài liệu, hồ sơ được phân chia một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ cũng như công tác bảo quản và sử dụng tài liệu. Còn các tài liệu hết giá trị sử dụng sẽ bị tiêu hủy để nâng cao giá trị của kho tàng lưu trữ, các trang thiết bị và các phương tiện bảo quản giấy tờ.

Các giá trị trong tài liệu lưu trữ cần được chỉnh lý kịp thời

Về nguyên tắc, các tài liệu khi chỉnh lý không được phân tán phông lưu trữ, cần có biện pháp sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ riêng biệt. Bên cạnh đó, các cán bộ nhân viên khi thực hiện các nguyên tắc cần phân loại, lập hồ sơ, tôn trọng sự hình thành trình tự của các tài liệu, giải quyết các công việc. Những tài liệu sau khi chỉnh lý cần phản ánh rõ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, sự tiến bộ cũng như lịch sử tài liệu.

Nội dung của công tác chỉnh lý tài liệu bao gồm: Nghiên cứu lịch sử hình thành, biên soạn tóm tắt lịch sử của các cơ quan, các đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; lập hồ sơ tài liệu với những tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm tra phông đã lập và hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt các yêu cầu về lưu trữ; xây dựng các phương án phân loại và hệ thống hóa hồ sơ theo các phương án đã chọn.

2.3. Thống kê kiểm tra các tài liệu lưu trữ

Nghiệp vụ này sử dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn để kiểm tra, xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, nội dung, thành phần, tình hình các tài liệu và các hệ thống trang thiết bị bảo quản lưu trữ tài liệu.

Thống kê các tài liệu cần kiểm tra

Thống kê các tài liệu cần kiểm tra, xác định các nội dung, thành phần của tài liệu chuyên môn, tài liệu lưu trữ hành chính, các tài liệu về văn học nghệ thuật… Ngoài ra, các cán bộ nhân viên cần thống kê các cơ quan quản lý trong ngành lưu trữ và lượt người sử dụng tài liệu.

Bên cạnh đó, những người có nghiệp vụ trong công tác lưu trữ cần kiểm tra sai sót trong quản lý thống kê, các tài liệu bị ẩm mốc, mờ nhạt cần có phương pháp xử lý kịp thời và cần tiến hành kiểm tra định kỳ 3-5 năm một lần.

2.4. Bảo quản các tài liệu lưu trữ

Các cán bộ nhân viên cần bảo quản các tài liệu đảm bảo nguyên vẹn, lâu bnf và thời gian sử dụng lâu dài cho các tài liệu. Họ cần phòng ngừa ẩm mốc, mối mọt, côn trùng,... Kho lưu trữ cần thông thoáng, có các thiết bị phòng cháy chữa cháy, áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài thời gian sử dụng của tài liệu.

Các tài liệu lưu trữ cần bảo quản gọn gàng

Đối với các tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng, các cán bộ cần có biện pháp khắc phục, phục chế tài liệu. Các tài liệu lưu trữ và không có khả năng phục hồi cần sử dụng bản sao bản bảo hiểm.

2.5. Tổ chức sử dụng các tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng dữ liệu các tài liệu trong kho lưu trữ giúp các cán bộ, nhân viên, người dân của cơ quan nhà Nước và ngoài xã hội có thể bổ sung các kiến thức cần thiết về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, khoa học, nghệ thuật, quân sự, ngoại giao,...

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Các hình thức tổ chức tài liệu lưu trữ gồm có: Mở các triển lãm tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu tại các phòng đọc; viết các bài đăng trên báo, phát thanh, truyền hình; cấp phát các giấy chứng nhận về lưu trữ, bản sao, bản phụ lục tài liệu lưu trữ; công bố các tài liệu lưu trữ theo nhiều hình thức.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được những nghiệp vụ công tác lưu trữ. Trong quá trình lưu trữ hồ sơ, các công chức cán bộ cần kiểm tra thường xuyên các tài liệu, hồ sơ để tránh hư hỏng, ẩm mốc, mối mọt, tài liệu trở nên kém chất lượng. Những người có trách nhiệm cần kiểm tra 3- 5 năm một lần các tài liệu, hồ sơ lưu trữ để đảm bảo các giấy tờ nguyên vẹn, còn giá trị sử dụng.

Công tác văn thư lưu trữ là gì

Bạn đã biết công tác văn thư lưu trữ là gì hay chưa? Ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ là gì? Click vào bài viết dưới đây để xem các nhiệm vụ của văn thư lưu trữ và mối quan hệ giữa chúng nhé!

Công tác văn thư lưu trữ là gì

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch-