Hành chính văn phòng là công việc phổ biến nhất hiện nay và đâu đâu cũng cần những nhân viên văn phòng chuyên nghiệp.Với những kỹ năng cơ bản trong tin học của mình, bạn đã tự tin làm một cô nàng chuẩn công sở chưa? Vậy, cách bỏ gạch đỏ ở trong word được làm như thế nào? Hãy cùng đi tìm cách giải quyết qua bài viết dưới đây nhé!
Trong khi đang soạn thảo văn bản trong word, chắc các bạn cũng đã gặp những trường hợp xuất hiện dấu gạch đỏ bên dưới các từ ngữ. Vậy, liệu dấu gạch đỏ đó là gì?
Thực chất, những dấu loằng ngoằng màu đỏ bên dưới đấy chính là các dòng chức năng ở trong Word, chúng có mục đích là dùng để soát lỗi chính tả cũng như ngữ pháp mà trong khi soạn thảo người dùng có thể mắc những lỗi sai bất kỳ nào đó.
Dấu gạch đỏ là gì?
Khi những dòng này xuất hiện dưới bất kỳ từ ngữ nào thì chắc chắn bạn xem kiểm tra lại bởi có lẽ nó đã bị viết sai chính tả rồi. Chức năng đã được xuất hiện mặc định khi cài đặt Word trên các thiết bị máy tính.
Thực chất, về mặt ý nghĩa thì đây là một tiện ích rất lớn với những người thường xuyên phải soạn thảo văn bản và những văn bản dài, nhiều chữ. Tuy nhiên, với một số người ít soạn thảo văn bản thì chức năng này lại khá vướng và khiến họ cảm thấy khó chịu.
Vậy, làm thế nào để có thể tắt bỏ chế độ soát lỗi chính tả trong word? Hay nói cách khác, cách bỏ gạch đỏ trong word như thế nào? Các bạn hãy theo dõi tiếp nhé!
Thực tế, cách bỏ dấu gạch đỏ trong word được thực hiện khá dễ dàng và đơn giản. Tuy nhiên, hiện nay lại có khá nhiều phiên bản word được sử dụng, như word 2003, word 2007, word 2013. word 2016, word 2010,... Mỗi phiên bản word sẽ có những đặc điểm riêng và có những khác biệt nhất định trong cấu trúc cài đặt, sử dụng. Vì vậy, cách bỏ dấu gạch đỏ trong word ở mỗi phiên bản word sẽ có những sự khác biệt nho nhỏ.
2.1. Đối với word 2007, 2010, 2013 và 2016
Với những phiên bản word thuộc các năm này thì cách bỏ dấu gạch đỏ sẽ có cách làm tương tự và giống nhau. Bởi thực chất, các phần mềm word về sau chỉ là sự bổ sung thêm một vài chức năng nhất định và các cấu trúc, cài đặt thường sẽ không có quá nhiều sự thay đổi giữa các năm.
Các bước thực hiện cách bỏ dấu gạch đỏ trong các phần mềm word này thực hiện như sau:
- Đầu tiên, các bạn nhấp chuột vào mục File. Mục này nằm ở vị trí góc trái của bản Word và là mục đầu tiên của thanh công cụ.
Đối với các phiên bản word khác nhau
- Sau khi nhấp chuột vào mục File thì bước tiếp theo các bạn cần làm là tìm mục Options hay có nghĩa là Tùy chọn ở trong các mục của File. Options sẽ là mục ở dòng cuối cùng trong thẻ File. Tiếp đó là click vào dòng này để bạn có thể mở được thư mục Word Options.
- Sau đó, để mở phần chỉnh sửa, soát lỗi chính tả thì các bạn lựa chọn vào mục Proofing nằm ở dòng thứ 3 từ trên xuống của Word Options.
- Tiếp theo là việc lựa chọn để có thể bỏ được dấu gạch đỏ xuất hiện trong word. Ở mục Proofing, bạn kéo xuống và tìm mục When correcting spelling and grammar in word. Trong phần này, bạn sẽ thấy sự xuất hiện của 4 dòng chữ
+ Check spelling as you type: Kiểm tra chính tả khi bạn soạn thảo
+ Mark grammar errors as you type: Đánh dấu lỗi ngữ pháp khi bạn soạn thảo
Tắt ở các vị trí khác nhau
+ Frequently confused words: Các từ thường hay bị nhầm lẫn
+ Check grammar with spelling: Kiểm tra ngữ pháp với chính tả
Để có thể bỏ được dấu gạch đỏ trong word thì bạn hãy bỏ dấu tích xuất hiện ở hai dòng Check spelling as you type và Check grammar with spelling. Như vậy, chỉ với vài bước đơn giản bạn đã có thể bỏ được dấu gạch đỏ ở trong word của các phiên bản 2007, 2010, 2013 và 2016. Đây là những phiên bản thông dụng và được sử dụng nhiều hiện nay.
Ở phiên bản word này thì việc bỏ dấu gạch đỏ dưới chân có chút khác biệt so với những phiên bản trên. Tuy nhiên, các bước thực hiện cũng không quá thực sự phức tạp.
Với phiên bản này, đầu tiên, thay vì chọn File chúng ta sẽ nhấn chuột vào Tools trên thanh công cụ. Thư mục này nằm thứ 6 tính từ bên trái của bạn sang.
Phiên bản word 2003
Sau khi nhấn chuột vào Tools thì bạn lựa chọn mục Options giống như ở các phiên bản word trên.
Trong Options hãy tìm mục Spelling & Grammar và công việc tiếp theo là bỏ dấu tích ở phần Check spelling as you type.
Sau khi bỏ đánh dấu ở mục đó xong bạn hãy ra ngòi và kiểm tra. Chỉ vài bước đơn giản như vậy thôi là bạn đã bỏ xong được dấu gạch đỏ dưới chân ở trong word rồi.
Ở các phiên bản word thì tính năng chỉnh sửa và kiểm tra lỗi chính tả luôn được cài đặt mặc định. Vì thế, công việc gỡ bỏ dấu gạch đỏ trong word sẽ được thực hiện khá dễ dàng nhằm mục đích tiện lợi cho người sử dụng. Thông qua cách gỡ dấu gạch đỏ ở dưới chữ trong word như trên bạn có thể nhận thấy việc này được thực hiện một cách rất dễ dàng và đơn giản, không hề khó thực hiện như trong suy nghĩ.
3. Chức năng và ý nghĩa của dấu gạch đỏ trong word
Chức năng và ý nghĩa
Nếu xét về bản chất thì dấu gạch đỏ đó nhằm mục đích đánh dấu cho sự hiển thị quá trình kiểm tra các lỗi chính tả trong quá trình người dùng soạn thảo văn bản. Đây được coi là một tính năng rất hữu ích trong word hiện nay, đặc biệt là với những người làm công việc liên quan đến viết lách như nhà văn, nhà thơ, biên kịch, biên tập,... Bởi quá trình viết đôi khi khiến cho người dùng bị cuốn theo một dòng cuốn nhất định và việc gõ đôi khi sẽ có sự nhầm lẫn vì phải viết quá nhiều cũng như cần có tốc độ để có thể đạt được hiệu suất làm việc tốt hơn.
Bạn hãy thử nghĩ, nếu thực sự không có ứng dụng này thì sau khi hoàn tất được tất cả bản thảo văn bản đó, việc tìm và rà soát lại từng chữ một để có thể đảm bảo được chính xác về mặt chính tả thì thực sự là một công việc khá khó khăn và gian nan. Rà soát một cách thủ công chưa chắc đã đảm bảo được độ chính xác cao hay có thể tìm được tất cả các lỗi mà mình đã mắc phải trong văn bản đó. Bên cạnh đó việc phải tập trung cao độ, nhìn lâu và kỹ vào màn hình máy tính cũng sẽ khiến cho mắt bạn trở nên mệt hơn, mỏi hơn và dễ dàng khiến bạn từ bỏ công cuộc kiểm tra, rà soát này.
Quá trình chỉ sửa tốt hơn
Điều này chứng tỏ, tính năng rà soát lỗi chính tả và ngữ pháp trong word là một tính năng hữu ích và đem lại rất nhiều lợi ích cho công cuộc soạn thảo văn bản ngày nay. Trong quá trình soạn thảo, việc sử dụng tính năng kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp được thể hiện thông qua các dấu gạch đỏ ở dưới chân. Việc này giúp cho người dùng có thể nhận ra dễ dàng những từ ngữ mà ta đã đánh máy sai và cần phải sửa lại. Quá trình này giúp cho công cuộc chỉnh sửa trở nên nhanh chóng hơn và độ chính xác cũng vẫn được đảm bảo.
Một điều đáng nói hơn nữa, chính là nhờ tính năng này mà việc đảm bảo được các văn bản được soạn thảo một cách chỉn chu, đúng chính tả, ngữ pháp đã nâng cao hơn rất nhiều. Với một văn bản được trình bày khoa học và đảm bảo văn bản sẽ được đánh giá cao hơn về thái độ cũng như ý thức và sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc. Những thái độ như vậy sẽ dễ dàng tạo được sự tin tưởng của người đối diện cũng như người nhận văn bản đó.
Nhìn chung, với sự xuất hiện của các dấu gạch đỏ trong word cũng như tính năng kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp là một công cụ hữu ích và đem đến sự thuận tiện cho người dùng. Đặc biệt trong thời đại bùng nổ về công nghệ thông tin hiện nay thì việc phát minh các công cụ phần mềm kiểm tra chính tả trở nên rất nhiều nhưng tính năng này trong word vẫn đảm bảo được tính năng và độ tin cậy của mình.
4. Một vài lưu ý trong quá trình sử dụng tính năng rà soát lỗi chính tả
Một vài lưu ý
Có một thực tế chính là chức năng kiểm tra, rà soát lỗi chính tả trong word hầu hết là được cài đặt mặc định. Do vậy, khi người sử dụng mới bắt đầu sử dụng để soạn thảo văn bản thì sẽ có sự xuất hiện của những dấu gạch đỏ bên dưới. Điều này thể hiện cho quá trình cũng như chức năng kiểm tra này đang diễn ra trong word.
Vì thế, đây không phải là phần mềm bị hỏng. Do đó, bạn không cần đem ra quán sửa hay xóa bỏ tải lại các phần mềm khác để sử dụng. Việc của bạn nếu không muốn sử dụng tính năng này là tắt bỏ chức năng này trong word mà thôi.
Thêm vào đó, các dấu gạch đỏ trong word sẽ thường xuất hiện khá loằng ngoằng ở dưới tất cả các chữ. Vì thế, việc bạn có khả năng nhầm lẫn cũng khó tránh khỏi. Đây chính là một hạn chế lớn trong việc sử dụng tính năng rà soát kiểm tra lỗi chính tả trong word. Bởi vì việc này sẽ khiến người dùng hơi rối mắt, thêm vào đó là tất cả những chữ đúng hay sai đều sẽ xuất hiện dấu gạch đỏ ở dưới. Do vậy, việc chỉnh sửa còn sót và không hoàn toàn chính xác là điều khó tránh khỏi. Chưa kể đến trường hợp người dùng còn có thể chỉnh sửa những từ đúng thành sai vì phải nhìn quá nhiều màu đỏ trong thời gian dài.
Tra cứu với Timviec365.vn
Nhìn chung, dấu gạch đỏ trong word thể hiện cho việc kiểm tra và rà soát lỗi chính tả, ngữ pháp trong word. Mặc dù, đây là tính năng rất hữu ích giúp cho người dùng có thể kiểm tra được những từ còn sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản nhưng vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định khiến cho ứng dụng này gặp khá nhiều sự cạnh tranh trong thời đại ngày nay. Tuy nhiên, ở một mặt nào đó thì công cụ này vẫn khá hữu ích và thuận tiện.
Mong rằng bài viết đã giúp các bạn độc giả có thể nắm bắt được các thao tác về cách bỏ dấu gạch đỏ ở trong word cũng như hiểu được hơn về chức năng, ý nghĩa của công cụ này trong thời đại ngày nay. Thông qua đó, các bạn có thêm kiến thức về tin học giúp cho việc sử dụng các tính năng này dễ dàng hơn. Nếu bạn còn có những thắc mắc nào liên quan đến các tính năng khác của word, thậm chí là các lĩnh vực, ngành nghề hiện tại thì các bạn có thể tra cứu trên trang web Timviec365.vn. Đây sẽ là một website rất hữu ích cho bạn đó.
