Quay lại

Tìm hiểu thông tin về phần mềm quản lý công việc Asana

Tác giả: Nguyễn Tú Anh - 17/11/2021

Trong thời đại mà công nghệ đã trở thành một phần không thể thiếu của cuộc sống thì áp dụng các phần mềm quản lý vào công việc được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Một trong những phần mềm được ưa chuộng hiện nay đó là phần mềm quản lý công việc Asana. Vậy điều gì đã làm nên sức hút của phần mềm này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

1. Điểm nổi bật của phần mềm Asana

1.1. Phần mềm Asana có tính năng gì?

Asana là phần mềm quản lý công việc trực tuyến được thiết kế để mang lại lợi ích cho người dùng trong quá trình làm việc. Lịch trình công việc của người sử dụng sẽ được sắp xếp một cách hợp lý và thông minh hơn. Phần được thiết kế dựa trên những nguyên tắc cơ bản đó là nguyên tắc thông báo lịch trình công việc; Các thông tin được trao đổi tại một trang duy nhất; Các nhóm nhân viên cùng tham gia hành động.

Dựa trên cơ sở tạo ra sự động bộ trong công tác quản lý công việc của mỗi cá nhân. Asana mang đến cho người dùng những tính năng quản lý thông minh phù hợp với môi trường làm việc chuyên nghiệp. Những tính năng nổi bật đó sẽ được bật mí ngay sau đây:

- Khả năng chia nhỏ các đầu việc

Với những đầu công việc lớn, Asana sẽ hỗ trợ người dùng chia chúng thành những đầu công việc nhỏ hơn. Với mỗi đầu công việc được chia, nhân viên sẽ nhận được thông báo rõ ràng về trình tự thực hiện công việc, thời gian để hoàn thành công việc và tên người đảm nhận nhiệm vụ.

Khả năng chia nhỏ các đầu việc

Mỗi nhân viên sau khi hoàn thành công việc của mình và cập nhật lên hệ thống, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo đến các thành viên khác trong nhóm. Như vậy mỗi thành viên đều có thể nắm được tiến trình thực hiện công việc. Ngoài ra nếu như bạn có thắc mắc về nhiệm vụ của đồng nghiệp mình bạn có thể để lại bình luận hay ghi chú trên hệ thống.

Nếu như các nhiệm vụ công việc có sự thay đổi, người quản lý chỉ cần đăng nhập vào hệ thống phần mềm và cập nhật các thông tin. Lưu ý chỉ người tạo ra các task công việc mới có quyền chỉnh sửa thông tin, xóa thông tin hay thêm người vào nhóm.

- Liên kết các đầu công việc với nhau

Asana mang đến cho người dùng tính năng chia sẻ cùng một đầu công việc trong những dự án khác nhau. Điều này đồng nghĩa với việc nếu các dự án khác nhau cần phải thực hiện chung một công việc thì không cần thực hiện các thao tác như sao chép hay chuyển đổi đầu công việc. Chỉ cần sử dụng phần mềm bạn đã có được thông tin chung cho cùng một công việc.

- Giao diện hiển thị vô cùng đa dạng

Giao diện hiển thị vô cùng đa dạng

Khi sử dụng Asana, bạn có thể tùy ý thay đổi các dạng hiển thị như bảng Kanban hoặc To-do list. Thêm vào đó với những thông tin được nhập từ các tệp vào hệ thống, Asana sẽ tự động xây dựng các chương trình hành động theo thứ tự thời gian. Như vậy người dùng có thể sử dụng gợi ý đó để thực hiện các công việc mà không cần mất thời gian sắp xếp lịch trình.

- Các báo cáo được thiết lập tự động

Trong từng dự án, khi thiết lập các báo cáo, Asana sẽ cung cấp các biểu đồ cụ thể cho người dùng. Những biểu đồ này sẽ hiển thị các thông tin về những công việc đã hoàn thành và các nhiệm vụ cần tiếp tục thực hiện. Nếu người dùng muốn sử dụng thêm nhiều báo cáo chuyên sâu hơn có thể cân nhắn đến việc sử dụng những phần mềm trả phí.

- Tích hợp nhiều tính năng với các ứng dụng khác

Người dùng sẽ có được những thông tin cụ thể về thời gian thực hiện công việc bởi Asana đã được đồng bộ về mặt thời gian với Calendar. Thêm vào đó Asana được thiết kế tích hợp với một số ứng dụng khác như Github, DropBox.

Tích hợp nhiều tính năng với các ứng dụng khác

Các nhiệm vụ sau khi được phân quyền tùy vào thiết lập của người dùng mà được chia sẻ công khai hay riêng tư. Từ đó tính bảo mật thông tin cho doanh nghiệp cũng được đáp ứng tốt hơn.

- Thêm các dự án mới ngay tại phần mềm

Tại góc bên phải trên giao diện chính của phần mềm Asana, bạn có thể thực hiện các tùy chỉnh. Tùy vào nhu cầu của bạn mà Asana sẽ cung cấp các chức năng như cập nhật dự án, chỉnh sửa dự án hoặc xóa bớt những dự án cũ.

Thêm các dự án mới ngay tại phần mềm

Cụ thể nếu như bạn muốn thêm vào dự án mới bạn có thể chọn phần Blank Project. Tại đây bạn sẽ tự điền những thông tin như tên dự án, chế độ riêng tư và các nhiệm vụ cần thực hiện. Ngoài ra khi xem dự án bạn sẽ có 4 chế độ xem khác nhau.

Nếu như tạo dựng một dự án và tự mình tạo ra các thiết kế không phải lợi thế của bạn thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng các mẫu thiết kế có sẵn mà phần mềm quản lý công việc Asana cung cấp. Như vậy người dùng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và dự án được đi vào thực hiện nhanh hơn.

Phần mềm cung cấp nhiều mẫu kế hoạch khác nhau như kế hoạch đào tạo nhân viên mới, kế hoạch marketing. Tùy theo nhu cầu của người dùng mà tên kế hoạch hay các chế độ về quyền riêng tư được thiết lập phù hợp.

Những mẫu dự án có sẵn đều được phần mềm gợi ý cách phân chia giai đoạn. Người dùng có thể sử dụng luôn những gợi ý này để thực hiện dự án hoặc điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp với công việc.

1.2. Ứng dụng của Asana trong công việc

Sử dụng Asana bạn có thể thấy được những đầu công việc của mình một cách dễ dàng hơn. Mỗi giai đoạn công việc được thiết lập cụ thể, người dùng chỉ cần theo đó thực hiện công việc sẽ diễn ra một cách dễ dàng và thuận lợi.

Ứng dụng của Asana trong công việc

Lịch trình kế hoạch công việc được xây dựng tránh cho người dùng quên mất các đầu công việc. Trường hợp có sự thay đổi trong kế hoạch, bạn có thể theo dõi sự thay đổi ấy để điều chỉnh lịch trình làm việc cho phù hợp. Nếu như có sự chồng chéo của các lịch trình bạn cũng có thể dễ dàng phát hiện và thay đổi kịp thời.

Khác với nhiều phần mềm chỉ giới hạn một số những tài liệu được phép đính kèm, Asana cho phép người dùng mang được nhiều tệp khác nhau vào phần mềm. Những thông tin quan trọng sẽ được hiển thị lên trên vì thế nhân viên dễ dàng nắm bắt được định hướng công việc.

Tất cả các thành viên trong nhóm đều theo dõi được tiến triển công việc vì thế quá trình thực hiện các nhiệm vụ sẽ diễn ra liên tục. Công việc nhờ đó mà không bị đình trệ. Những thông tin mà các nhóm chia sẻ chỉ có những thành viên trong nhóm mới xem được, do vậy không gian riêng tư và tính bảo mật các thông tin trong nhóm được đảm bảo.

2. Hạn chế khi dùng phần mềm Asana

Khi tải phần mềm Asana người dùng có thể đọc hướng dẫn sử dụng asana để dùng thử bản miễn phí. Phiên bản này cung cấp các tính năng cơ bản như tính năng lập báo cáo, tính năng cộng tác và tính năng lập kế hoạch. Tuy nhiên phiên bản này chỉ cho số lượng người truy cập tối đa là 15 người.

Hạn chế khi dùng phần mềm Asana

Nếu người dùng sử dụng thêm nhiều tính năng và lượng thành viên truy cập nhiều hơn thì cần phải mua bản nâng cấp với chi phí khoảng 9.99$/người dùng/tháng. Nhiều người dùng đánh giá mức chi phí này khá cao. Dĩ nhiên với mức phí cao như vậy phiên bản sẽ cung cấp thêm các tính năng như nâng cao tính bảo mật, các báo cáo và tùy chỉnh dự án nâng cao.

Với mức chi phí lớn như vậy Asana thường được các công ty có quy mô lớn hay những tập đoàn ưa chuộng. Đặc biệt những công ty có mô hình liên chức năng, một nhân viên tham gia nhiều vai trò trong các dự án khác nhau.

Bài viết đã khái quát những thông tin về phần mềm quản lý công việc Asana. Bạn đã thấy được những tính năng nổi bật của phần mềm rồi đúng không nào? Hãy nhanh chóng mang phần mềm đến với doanh nghiệp của bạn để quản lý công việc không còn là điều khó khăn nữa.

Những app quản lý thời gian hiệu quả

Ngoài phần mềm quản lý công việc Asana, bạn có thể tìm hiểu thông tin của những app quản lý thời gian. Bài viết dưới đây sẽ cho bạn có thêm hiểu biết về các app quản lý thời gian để áp dụng cả trong công việc và cuộc sống.

App quản lý thời gian

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch-