Mỗi doanh nghiệp hay cá nhân đều cần xử lý một khối lượng công việc tương đối lớn hàng ngày. Đôi khi việc sắp xếp và quản lý công việc không được tiến hành tốt sẽ dẫn đến tình trạng tồn đọng công việc và không thể theo kịp tiến độ đề ra. Do đó, mỗi doanh nghiệp và cá nhân đều phải tìm ra những phương pháp quản lý công việc sao cho hiệu quả. Một trong những giải pháp đó là sử dụng những phần mềm quản lý công việc trên điện thoại, vừa tiện lợi mà còn giúp việc quản lý công việc một cách nhanh chóng.
1. Lợi ích và hạn chế của phần mềm quản lý công việc trên điện thoại
Mỗi phần mềm đều sẽ có những hạn lợi ích và hạn chế riêng. Tuy nhiên thông thường những hạn chế này là rất ít và các nhà phát triển luôn tìm cách để loại bỏ những hạn chế này. Cùng tìm hiểu về những lợi ích và hạn chế của phần mềm quản lý công việc trên điện thoại ngay sau đây nhé!
Xu hướng quản lý công việc trên điện thoại thông qua phần mềm
1.1. Lợi ích của phần mềm quản lý công việc trên điện thoại
Rõ ràng quản lý công việc là một thao tác rất cần thiết đối với mọi cá nhân và doanh nghiệp. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin thì thao tác quản lý công việc đã được đơn giản hóa đi rất nhiều với khá nhiều các phần mềm quản lý công việc trên điện thoại đã được giới thiệu trên thị trường.
Nếu bạn vẫn chưa thực sự hình dung ra những phần mềm này có thể giúp ích gì cho công việc của bản thân thì hãy theo dõi những lý do được đưa ra sau đây nhé!
1.1.1. Quản lý công việc mọi nơi mọi lúc
Thao tác quản lý công việc vốn đã xuất hiện từ rất lâu và đã sớm chứng tỏ được sự cần thiết cũng như mang lại những hiệu quả to lớn. Vào thời kỳ công nghệ thông tin chưa phát triển như ngày nay, hầu hết thao tác quản lý công việc đều được thực hiện trên bảng hoặc trên giấy.
Tuy nhiên, có một điều bất cập đó là bạn luôn cần phải mang theo những cuốn sổ tay rất dày trong đó có chứa đầy những con chữ và số liệu để có thể theo dõi và quản lý tiến độ công việc. Điều này rất bất tiện, chưa kể những tài liệu trên có thể bị mất hay hỏng một phần vì lý do nào đó.
Quản lý công việc mọi nơi mọi lúc
Hiện nay, điện thoại thông minh gần như đã trở thành “vật bất ly thân” của tất cả mọi người. Do đó, những công ty công nghệ đã hướng tới giải pháp quản lý công việc ngay trên điện thoại thông minh bởi tính di động và rất nhiều thao tác đều có thể thực hiện trên điện thoại. Đó chính là cơ sở ra đời và cũng chính là ưu điểm dễ nhận thấy nhất của những phần mềm quản lý công việc trên điện thoại.
1.1.2. Thể hiện được rõ ràng các yếu tố trực quan
Các phần mềm quản lý công việc hiện nay đều có cách biểu thị số liệu ở nhiều dạng, trong đó có các bảng biểu và biểu đồ. Số liệu được biểu thị trên biểu đồ luôn mang tính trực quan và thuận tiện cho việc theo dõi, so sánh và đánh giá chung. So với cách quản lý công việc trên giấy tờ truyền thống thì rõ ràng đây là một giải pháp hiệu quả hơn rất nhiều, tránh được những sai sót không đáng có và cũng có mức độ hiệu quả cao hơn nhiều.
Tiến độ công việc được thể hiện một cách trực quan
1.1.3. Thông báo nhắc nhở công việc
Các phần mềm quản lý công việc trên điện thoại còn có thể gửi thông báo về tiến độ công việc hay nhắc nhở, chú ý người sử dụng về tiến độ công việc. Người quản lý có thể phân chia công việc cho nhân viên hay nhắc nhở họ thông qua phần mềm mà không lo họ sẽ bỏ lỡ những thông báo đó. Nhân viên cũng không cần gặp mặt trực tiếp cấp trên mà vẫn có thể nhận được chỉ thị công việc hoặc biết được phần tiếp theo trong công việc của mình.
1.1.4. Giúp giảm chi phí quản lý
Có nhiều phần mềm quản lý công việc được sử dụng trên quy mô cả phòng ban hay thậm chí rộng hơn là cả doanh nghiệp. Thông thường dữ liệu về tiến độ công việc sẽ được tổng hợp và lưu trữ để ai cũng có thể truy cập và biết được tiếp theo bản thân cần thực hiện những nhiệm vụ nào.
Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể quản lý công việc của mỗi cá nhân thông qua báo cáo của họ trên phần mềm. Điều này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được một phần chi phí quản lý công việc và quản lý nhân sự.
Doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều chi phí quản lý
1.2. Một vài hạn chế của phần mềm quản lý công việc trên điện thoại
Bên cạnh những ưu điểm rất tuyệt vời kể trên thì phần mềm quản lý công việc trên điện thoại cũng tồn tại một vài hạn chế:
- Yêu cầu phải sử dụng trên điện thoại thông minh, những trường hợp hy hữu bị hỏng hay không mang theo điện thoại thì sẽ khá bất tiện vì không thể thao tác được trên phần mềm.
- Một số thông báo nhắc nhở từ phần mềm có thể làm ảnh hưởng đến công việc, nhất là những công việc yêu cầu mức độ tập trung cao.
- Cần phải bỏ ra một số tiền nhất định nếu muốn sử dụng hiệu quả và đầy đủ các tính năng của phần mềm. Kinh phí này thường được trả theo năm.
- Đôi khi có thể xuất hiện một số lỗi hay thao tác sai làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung.
Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại tồn tại một vài hạn chế nhỏ
Mặc dù vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhưng phần mềm quản lý công việc trên điện thoại vẫn được sử dụng rộng rãi bởi rất nhiều ưu điểm tuyệt vời trong việc hỗ trợ cá nhân, doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc.
2. Gợi ý một số phần mềm quản lý công việc trên điện thoại hiệu quả
2.1. Phần mềm Trello
Đây là một phần mềm hỗ trợ quản lý công việc theo nhóm rất hiệu quả có thể được cài đặt trên cả máy tính và điện thoại thông minh. Điều đáng nói là phần mềm này hoạt động dựa trên cơ chế Kaban rất nổi tiếng, vì vậy độ hiệu quả cũng được đảm bảo.
Trello được thiết kế với giao diện rất trực quan và đơn giản, tập trung trực tiếp vào các phần công việc để tránh bất cứ sự xao nhãng nào. Các công việc cũng được hiển thị rõ ràng trạng thái tương đương.
Trello hiện chưa hỗ trợ tính năng chat theo nhóm, báo cáo công việc và chưa có tính năng phân quyền. Tuy vậy đây vẫn là một phần mềm được giới doanh nghiệp đánh giá cao.
2.2. Phần mềm 1Office
Phần mềm 1Office không chỉ được sử dụng cho phạm vi cá nhân mà còn có thể sử dụng trong phạm vi toàn doanh nghiệp.
1Office cho phép người quản lý phân chia danh sách công việc cho từng cá nhân cụ thể và sau đó sẽ tự động cập nhật tình trạng công việc dựa trên báo cáo của từng nhân viên.
Giao diện phần mềm 1Office
1Office cũng ứng dụng phương pháp Kanban và phương pháp Gantt Chart trong tính năng tự động cập nhật tiến độ công việc, giúp cho người quản lý và các nhân viên có cái nhìn trực quan hơn về tiến độ dự án.
2.3. Phần mềm Wrike
Phần mềm này cung cấp đầy đủ những tính năng cần thiết dành cho người quản lý và các thành viên trong một nhóm dự án như giao việc, giao nhiệm vụ và liên kết nhiệm vụ đó với dự án hay nhiệm vụ khác, bình luận dưới giao việc, tag tên…
Wrike cũng cung cấp tính năng tạo và chỉnh sửa phần giao việc trực tuyến, đính kèm tài liệu, phân chia công việc thông qua email cá nhân… chỉ với một vài thao tác đơn giản. Doanh nghiệp có thể trả phí để sử dụng các tính năng nâng cao như làm việc với Workflow, theo dõi lịch làm việc của các thành viên trong nhóm dự án… với mức 24,8$/ người/ tháng.
Bài viết đã giới thiệu đến bạn đọc những lợi ích tuyệt vời của phần mềm quản lý công việc trên điện thoại. Với thực tế hiện nay là hầu hết mỗi người đều sử dụng điện thoại di động thì có thể nói rằng những phần mềm quản lý công việc trên điện thoại đang là xu hướng mới góp phần giúp doanh nghiệp và cá nhân tăng cao hiệu suất làm việc thông qua giải pháp quản lý công việc một cách khoa học.
Phần mềm Myxteam
Myxteam là một trong những phần mềm quản lý công việc đang được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Tìm hiểu chi tiết hơn về cách thức hoạt động và những tính năng của phần mềm này trong bài viết sau đây!
Myxteam là một trong những phần mềm quản lý công việc đang được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Tìm hiểu chi tiết hơn về cách thức hoạt động và những tính năng của phần mềm này trong bài viết sau đây!
