Quay lại

Quản lý tài liệu là gì và top phần mềm giao việc tốt nhất hiện nay

Tác giả: Hồng Nguyễn - 25/11/2021

Hệ thống quản lý tài liệu ra đời là giải pháp tối ưu thực hiện chức vụ lưu trữ và bảo mật thông tin cho các đơn vị, doanh nghiệp. Có rất nhiều phương pháp giúp quản lý tài liệu hiệu quả tuy nhiên xu hướng được ưa chuộng nhất vẫn là những phần mềm giao việc và lưu trữ hồ sơ, văn bản. Hãy cùng chúng tôi khám phá về top 4 phần mềm quản lý chuyên nghiệp nhất hiện nay nhé.

1. Tìm hiểu về quản lý tài liệu 

Quản lý tài liệu là chuỗi hoạt động bao gồm lưu trữ, phân tích dữ liệu nội bộ của cơ quan, tổ chức nhằm phục vụ cho công việc kinh doanh, sản xuất được phát triển thuận lợi. 

Tài liệu là phương tiện cần thiết để bảo đảm công việc được quản lý và sản xuất, thường được tập hợp dưới dạng văn bản. 

Trong xã hội hiện nay có rất nhiều ngành nghề, lĩnh vực được triển khai và đi vào hoạt động vì thế giá trị của tài liệu cũng đa dạng và được tổ hợp thành các nhóm khác nhau. Tất cả những tài liệu quan trọng đều cần được quản lý và bảo mật kỹ.

Tài liệu của mỗi công ty đều là bí mật nội bộ mà chỉ lãnh đạo và nhân viên được phân quyền mới có thể biết, tùy vào tính chất tài liệu sẽ được giao phó trách nhiệm quản lý cụ thể đến các nhân viên trong phòng ban.

Tài liệu bao gồm những thông tin quan trọng của các cơ quan đơn vị

Quản lý tài liệu sẽ giúp lưu trữ toàn bộ thông tin bao gồm tài chính, văn bản, hợp đồng, sản phẩm, dữ liệu khách hàng,... cho cơ quan, doanh nghiệp.

Có rất nhiều cách để chúng ta có thể lưu trữ và bảo quản tài liệu. Cách đầu tiên cũng là cách truyền thống nhất, đó là quản lý theo phương thức ghi chép trên giấy tờ, sổ sách,.. sau đó đánh dấu mã số, kẹp file hồ sơ để cất giữ trong thư viện hoặc kho lưu trữ. 

Tuy nhiên cách làm này không còn được khuyến khích nữa vì theo từng năm, số lượng tài liệu ngày một “chất đống”, việc lưu trữ là có khả năng nhưng sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề như thất thoát hồ sơ, tốn thời gian trong việc tìm lại,.. 

Cùng với sự hội nhập của công nghệ, hiện nay các đơn vị hoạt động thường chọn cách quản lý tài liệu bằng các phần mềm thông minh, bởi công cụ ấy vừa giúp con người đỡ tốn thời gian làm việc mà vẫn đảm bảo thông tin được lưu trữ cẩn thận. 

2. Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp

2.1. CloudOffice

2.1.1. Giới thiệu 

Đây là phần mềm quản lý văn bản, tài liệu được phát triển bởi công ty phát triển công nghệ Thái Sơn. Phần mềm này mang lại hiệu quả cao trong công tác lưu trữ và nâng cao quá trình phối hợp xử lý giữa các phòng ban trong công ty.

Tiêu chí của CloudOffice là mang đến cho người dùng cách tiếp cận dễ dàng nhất đồng thời vẫn đảm bảo tính hiệu quả cao trong công việc.

2.1.2. Tính năng nổi trội 

CloudOffice là phần mềm tích hợp nhiều tiện ích văn phòng, cho phép người dùng thác tác nhiều công đoạn. 

Những ai đang đăng nhập CloudOffice có thể dùng chức năng Thảo luận để chat với nhau qua mạng LAN, WAN, Internet giúp việc trao đổi file tài liệu diễn ra một cách dễ dàng.

Phần mềm quản lý tài liệu CloudOffice

Thông qua chức năng này các nhà lãnh đạo trong công ty có thể tiếp cận và chỉ đạo công việc một cách đơn giản kể cả khi các thành viên không ở gần nhau.

Ngoài ra, phần mềm này còn giúp các cá nhân lên lịch công tác và lịch đơn vị, người dùng có thể sử dụng tiện ích này trong việc đặt lịch công tác, note ghi chú hoặc cài đặt hẹn giờ báo thức trước và sau khi sự kiện trên lịch xảy ra.

2.2. Thiết bị quản lý tài liệu ISO Vtranet

2.2.1. Giới thiệu 

ISO Vtranet là sản phẩm do công ty Vinno phát triển với 18 năm kinh nghiệm trong việc triển khai phần mềm. 

Đây là công cụ hữu ích để người dùng có thể dễ dàng phân loại và tìm kiếm tài liệu hiệu quả nhất. 

Ngoài ra, nó còn hoạt động linh hoạt trên công nghệ web, cho phép phía nhà quản trị có thể truy cập mọi lúc mọi nơi.

Phần mềm giao việc và quản lý tài liệu

2.2.2. Tính năng nổi trội 

ISO Vtranet hỗ trợ người dùng sắp xếp tài liệu theo danh mục tham khảo, cho phép tìm kiếm tài liệu thông qua một cú click chuột giúp khâu lưu trữ, quản lý dữ liệu diễn ra hiệu quả hơn. 

Sử dụng công cụ này, người dùng được phép thêm nhiều tài liệu cùng lúc và đơn giản hóa trong công đoạn phân loại tài liệu theo thư mục hoặc từ khóa tự định nghĩa.

Ngoài ra phần mềm ISO Vtranet còn đảm bảo tính bảo mật thông tin cao, người dùng hoàn toàn có thể tin tưởng giao phó và lưu trữ những thông tin tài liệu quan trọng ở đây.

2.3. Phần mềm DocEye

2.3.1. Giới thiệu

Phần mềm DocEye là sản phẩm của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công FSI - doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực chuyển đổi số.

DocEye giúp việc quản lý tài liệu trở nên dễ dàng

DocEye là hệ thống quản trị tài liệu linh hoạt giúp dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ thông tin không giới hạn.

Sử dụng phần mềm này sẽ giúp phía doanh nghiệp giảm thiểu và tiết kiệm chi phí quản lý vận hành như phí nhân sự, in ấn, quản lý,.. 

2.3.2. Tính năng 

DocEye giúp tìm kiếm và quản lý tài liệu nhanh chóng, không bị giới hạn bởi không gian và thời gian. Chi phí để lưu trữ và quản lý dữ liệu không hề nhỏ vậy nên DocEye đã giúp phía doanh nghiệp tiết kiệm tối đa khoản phí này. 

Sử dụng phần mềm này các nhà quản trị sẽ không phải lo lắng về vấn đề số lượng tài liệu tăng lên chóng mặt mỗi năm bởi sức chứa khổng lồ mà công cụ mang lại.

Phần mềm cũng tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị cho doanh nghiệp như mẫu form, mẫu hành chính, phần mềm kế toán,... Người dùng không cần phải cài đặt lại các phần mềm trước đây vì đều có sẵn ở phần mềm thông minh DocEye rồi. 

Bạn đã chọn được cho mình một phần mềm phù hợp chưa?

Tài liệu được bảo mật an toàn thông qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người, bạn được quyền quyết định ai sẽ được xem và sử dụng tài liệu của mình. Bạn có thể chia sẻ kế hoạch dễ dàng khi được kết nối Internet, tính năng bảo mật nhiều lớp khiến bạn không còn đau đầu sợ thông tin bị leak ra ngoài.

2.4. Công cụ quản lý tài liệu EFile

2.4.1. Giới thiệu 

Phần mềm EFile cho phép cơ quan, tổ chức dễ dàng lưu trữ và tạo ra một môi trường quản lý tài liệu chung, giúp thống nhất người dùng trong công việc liên quan đến vòng đời của một tệp tài liệu.

EFile còn giúp các nhà quản trị hệ thống trong việc quản lý kho chứa, quản lý phiên bản và kiểm xuất - nhập tài liệu.

2.4.2. Tính năng nổi trội

EFile được thiết kế đơn giản nhưng logic, khoa học đảm bảo dữ liệu luôn được lưu trữ toàn vẹn.

Phần mềm quản lý tài liệu EFile

Đây là chương trình thân thiện với người dùng, dễ sử dụng, phù hợp với cả người có trình độ tin học cơ bản.

EFile đáp ứng được toàn bộ nhu cầu quản lý và khai thác dữ liệu mà người dùng yêu cầu thông qua nền tảng công nghệ hiện đại, tiên tiến. Nó còn có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác số hóa tài liệu lưu trữ.

Như vậy qua bài viết trên, chúng ta đã đi tìm hiểu về khái niệm quản lý tài liệu cũng như nắm bắt được top 4 phần mềm giao việc, quản lý công việc hiệu quả nhất. Hy vọng với những gì timviec365.vn chia sẻ sẽ giúp bạn cập nhật được nhiều thông tin mới mẻ.

File quản lý văn bản bằng Excel

Ngoài những công cụ hỗ trợ quản lý tài liệu, chúng ta có thể còn có thể quản lý bằng Excel. Đây là phần mềm không còn xa lạ gì đặc biệt với những ai là dân văn phòng. Hãy cùng tìm hiểu về file quản lý văn bản bằng Excel nhé 

File quản lý văn bản bằng Excel

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch-