Quay lại

Quy trình xây dựng hệ thống quản lý tiến độ công việc

Tác giả: Nguyễn Hằng - 19/11/2021

Quản lý tiến độ công việc là việc vô cùng quan trọng, nó giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được tiến trình của các dự án đang thực hiện. Đối với nhân viên, quản lý tiến độ công việc các nhân giúp nhanh chóng đạt được mục tiêu công việc và hoàn thành công việc một cách tối ưu nhất. Dưới bài viết này, chúng ta sẽ đi tìm hiểu rõ hơn về việc làm thế nào để xây dựng một quy trình quản lý công việc hiệu quả và áp dụng nó tốt nhất trong doanh nghiệp và cá nhân mỗi người nhé!

1. Tại sao chúng ta cần quản lý tiến độ công việc?

Khi bạn được giao công việc để thực hiện trong bất kỳ tổ chức nào thì quá trình theo tiến độ công việc cũng là một trong những phần quan trọng, quá trình này giúp doanh nghiệp xác định được nhân viên có đang thực hiện công việc đó không, tiến độ công việc đang được triển khai đến đâu, có bám sát mục tiêu của công ty đưa ra hay không. Qua đó, các nhà quản lý có thể kịp thời hỗ trợ và điều chỉnh nhân lực, chi phí để công việc có thể hoàn thành đúng tiến độ.

Đối với nhân viên, việc quản lý tiến độ công việc sẽ giúp bạn hoàn thành được các mục tiêu đề ra nhanh chóng và hiệu quả nhất, giảm khả năng trì hoãn trong công việc.

Quản lý tiến độ công việc

Cụ thể:

- Nhà quản lý kiểm soát được tiến độ, chất lượng và công việc do nhân viên thực hiện.

- Ngoài ra, nhà quản lý có thể theo dõi bao quát được tình hình làm việc của toàn thể nhân viên, nhanh chóng đề ra các phương hướng cải thiện, nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

- Giảm tối đa những căng thẳng, mệt mỏi và áp lực trong công việc đối với nhà quản lý. Nhân viên có thêm động lực để làm việc, có trách nhiệm và sát sao hơn công việc mà mình phụ trách.

- Củng cố và nâng cao tinh thần trách nhiệm giữa các bộ phận công việc một cách ăn khớp nhất, đúng trình tự mà không bị nhầm lẫn công việc chức năng giữa các phòng ban.

- Khi có bất kỳ sự cố phát sinh công việc, nhà quản lý có thể nhanh chóng tìm được nguyên nhân, tránh tình trạng đổ lỗi cho nhau.

Tại sao cần quản lý tiến độ công việc?

Có thể thấy, việc quản lý và theo dõi các tiến độ công việc là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho nhà quản lý có thể quản trị công việc và nhân sự một cách hiệu quả.

2. Quy trình quản lý tiến độ công việc hiệu quả 

2.1. Phương pháp thiết lập và các bước quản lý tiến độ công việc

Chúng ta đã hiểu về quy trình quản lý tiến độ công việc và tầm quan trọng của việc quản lý. Tuy nhiên, việc quản lý tiến độ công việc cần được xây dựng một cách khoa học và logic để đảm bảo tính hợp lý và phù hợp với tính chất của từng dự án, từng công việc. Trong phần này, chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn thông tin về một số phương pháp quản lý tiến độ và các bước quản lý tiến độ công việc một cách hiệu quả nhất. Cùng đọc tiếp nhé!

Phương pháp thiết lập và các bước quản lý tiến độ công việc

2.1.1. Phương pháp thiết lập 

Để có thể xây dựng được quy trình quản lý công việc nhằm tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí, đẩy nhanh quá trình hoàn thiện công việc. Những nhà quản lý có thể tiếp cận các vấn đề của doanh nghiệp thông qua những nghiên cứu từ các dự án tương đồng với các dự án đang thực hiện trong cùng một tổ chức.

Thứ hai, việc so sánh tương đương giữa các dự án với nhau như: các dự án có sự tương đương về mặt thời gian thực hiện tiến độ, việc này sẽ giúp cho nhà quản ý ước lượng được thời gian để điều chỉnh thời gian tiếp cận.

Thứ ba, thực hiện việc ước lượng tham số hóa Parametric estimating. Đây là một công cụ được sử dụng để ước lượng trong việc quản lý dự án, thông qua các dữ liệu mang tính lịch sử và các điểm khác biệt.

Phương pháp thiết lập quy trình quản lý tiến độ công việc

Thứ tư, thực hiện đánh giá 3 điểm. Bạn có thể dùng một số công cụ phân tích để đánh giá thời gian hoạt động của dự án. Thời gian thực hiện sẽ được hoạt động theo 3 xu hướng chính: bi quan, lạc quan và khả thi. Ta cũng có công thức tính như sau:

(Thời gian bi quan + 4x Thời gian khả quan + thời gian khả quan)/6

Thứ năm, xây dựng tiến độ công việc. đây là quy trình đánh giá các hoạt động đã được sắp xếp theo tiến độ và các nguồn lực, thời gian cần thiết cho mỗi hoạt động đã được áp dụng trong kế hoạch tổng thể. Việc xây dựng được một lộ trình tiến độ rõ ràng sẽ tạo ra một khung tham chiếu, ta có thể nhìn tổng thể kế hoạch và tiến độ làm việc.

Thứ 6, theo dõi và quản lý tiến độ. Các hoạt động theo dõi sát sao các tiến độ đã được đề ra giúp cho việc thực hiện diễn ra đúng kế hoạch. Từ việc theo dõi và quản lý tiến độ cũng sẽ cho phép nhà quản lý loại bỏ những rủi ro, giúp linh hoạt trong mọi tình huống.

Khi làm theo 6 bước trình tự phía trên, bạn sẽ lần lượt đi từ tổng thể đến chi tiết, tránh được những sai sót trong quá trình thực hiện công việc.

2.1.2. Các bước quản lý tiến độ công việc

Sau khi xây dựng được phương pháp quản lý công việc cụ thể, nhà quản lý có thể xác định rõ những bước quản lý tiến độ công việc cho nhân viên hoặc bạn cũng có thể tự xây dựng thể theo dõi tiến trình thực hiện công việc của mình.

- Vạch ra kế hoạch làm việc của công ty/bản thân và mục tiêu cần quản lý tiến độ làm việc.

- Chú ý chuẩn bị những điều cần thiết và đánh giá nguồn lực khi triển khai dự án:

+ Số người thực hiện công việc là bao nhiêu, phân công nhiệm vụ ra sao.

+ Ngân sách để có thể thực hiện được công việc và các chi phí dự trù cho từng hạng mục đã có

Các bước quản lý tiến độ công việc

2.2. Một số phần mềm quản lý công việc online hiệu quả

Để có thể quản lý công việc hiệu quả hơn, bạn có thể kết hợp với một số ứng dụng phần mềm quản lý công việc online và phần mềm quản lý giao việc online dành cho nhà quản lý.

Một số phần mềm quản lý công việc online hiệu quả:

Một, Faceworks. Đây là một phần mềm miễn phí, có thể dùng hỗ trợ cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Giao diện ứng dụng đơn giản và các chức năng làm việc được thiết kế dễ sử dụng.

Đối với quản lý: giúp tập trung thống nhất giữa các phòng ban, toàn bộ nhân viên dễ dàng kiểm tra đánh giá tổng quan về dự án. Lên lịch và phân chia, sắp xếp công việc dễ dàng.

Đối với cá nhân: Có hệ thống nhắc lịch giúp nhân viên không bỏ sót các công việc, các đầu việc quan trọng được ưu tiên. Người dùng có thể thống kê lịch làm việc hằng ngày chi tiết, hỗ trợ báo cáo nhanh chóng và cập nhật công việc kịp thời.

Một số phần mềm quản lý tiến độ công việc

Hai, phần mềm quản lý online 1Office. Với phần mềm này sẽ hỗ trợ người dùng lập kế hoạch, lên kế hoạch công việc cụ thể và thực tế, từ đây doanh nghiệp dễ vận hành và đem lại hiệu quả cao trong công việc. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ người dùng dễ dàng giao việc, phân bổ công việc cụ thể cho từng người, theo từng vị trí công việc và phòng ban. Phần mềm còn hỗ trợ tự động cập nhật công việc theo lịch cá nhân, giúp mọi người có thể chủ động trong công việc của mình.

1Office có đặc điểm: theo dõi chi tiết tiến độ công việc, đo lường chính xác và trực quan những số liệu, bảng biểu mà doanh nghiệp sử dụng. Thường xuyên cập nhật báo cáo và số liệu tức thời về các mặt trong doanh nghiệp. Đo lường hiệu quả đạt được của cá nhân và các ban phòng. Tự động tính phần trăm lãi lỗ trên từng dự án nhanh chóng. Tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất công việc.

Ngoài ra, còn rất nhiều các phần mềm hỗ trợ khác, bạn có thể lựa chọn các phần mềm phù hợp với đặc tính và quy mô của doanh nghiệp mình, kết hợp với phần mềm giao việc online để đạt được hiệu quả tối ưu nhất.

Thông qua bài viết trên, chúng tôi hy vọng bạn đã nắm được những thông tin hữu ích và quan trọng đối với quy trình quản lý tiến độ công việc. Để tìm hiểu thêm những bài viết chi tiết có liên quan đến các phần mềm công việc, hãy đọc ngay các bài viết gợi ý phía dưới nhé!

 

Mẫu quản lý tiến độ công việc bằng Excel

Làm thế nào để có thể xây dựng được một biểu mẫu quản lý tiến độ công việc bằng Excel? Hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết nhé!

Mẫu quản lý tiến độ công việc bằng excel

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch-