Quản trị kênh phân phối và chiến lược quản lý hiệu quả

1. Tìm hiểu chung về quản trị kênh phân phối

Quản trị kênh phân phối là quá trình mà nhà quản trị tiến hàng tổ chức, hoạch định chiến lược, kiểm tra từng khâu trong hoạt động của kênh phân phối. Thông qua việc đánh giá, nhà quản trị có thể dễ dàng điều chỉnh các nguồn lực hợp lý nhằm đạt được những mục tiêu ban đầu.

Kênh phối sẽ điều tiết các hoạt động của doanh nghiệp về con đường đi của sản phẩm từ khâu sản xuất cho đến khi người tiêu dùng cuối cùng nhận được sản phẩm. Hoạt động quản trị kênh phối có hiệu quả mới có thể đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, từ đó các doanh nghiệp sẽ điều chỉnh các chiến lược tiếp thị sản phẩm sao cho phù hợp.

Xem thêm: Các bước xây dựng kênh phân phối cho sản phẩm mới

2. Xây dựng quy trình quản trị kênh phân phối

2.1. Các bước thực hiện quản trị kênh phân phối

Để có thể quản trị kênh phân phối hiệu quả bao giờ các doanh nghiệp cũng phải lên kế hoạch chi tiết về các bước thực hiện. Thông thường quy trình quản trị kênh phân phối sẽ được tiến hành như sau.

Đầu tiên doanh nghiệp cần nghiên cứu những yếu tố có thể ảnh hưởng đến hệ thống phân phối trong doanh nghiệp. Một vài yếu tố mà doanh nghiệp có thể quan tâm như là nhu cầu khách hàng, đặc điểm khách hàng theo giới tính, độ tuổi, vị trí địa lý các khu vực, tiềm năng khách hàng tại những địa điểm bán hàng của doanh nghiệp.

Sau khi thực hiện các phân tích doanh nghiệp cần xác định rõ những tiêu chuẩn cho hệ thống phân phối. Để xây dựng được tiêu chuẩn chính xác nhất cho hệ thống, nhà quản trị doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu bao gồm mục tiêu chung của doanh nghiệp và mục tiêu cụ thể về doanh thu hàng bán.

Một hệ thống phân phối được đánh giá là hiệu quả phải là hệ thống đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng và doanh nghiệp. Vì thế doanh nghiệp nên cân nhắc thật kỹ trước khi xác định mục tiêu, đặc biệt là mục tiêu chung bởi đây là yếu tố quyết định đến các chiến lược hành động cụ thể.

Doanh nghiệp cần xác định rõ thành phần chủ chốt cho chiến lược quản trị kênh phân phối đó là lực lượng nhân viên bán hàng và người mua cấp trung gian. Trong đó lực lượng bán hàng bao gồm các đại lý bán hàng và lực lượng bán hàng cơ hữu. Hai thành phần này có tác động trực tiếp đến hiệu suất của kênh phân phối.

Để xác định được hiệu suất hoạt động của kênh, nhà quản trị phải thường xuyên phân tích hiệu quả của từng kênh bán hàng. Các kết quả ở mỗi kênh sau đó sẽ được tổng hợp lại để tạo thành một báo cáo chung. Những thông số ở báo cáo đó sẽ là căn cứ để đánh giá tổng quan tình hình quản trị kênh của doanh nghiệp.

Hệ thống phân phối của một doanh nghiệp khi thiết lập sẽ được sử dụng dài hạn. Vì thế rất khó để thay đổi, các doanh nghiệp cần cân nhắc thật kỹ, lường trước những rủi ro có thể xảy đến trước khi đưa ra bất kỳ sự điều chỉnh nào. Hiện nay bán lẻ đang là xu hướng vậy nên các doanh nghiệp cần đưa các phương pháp để tối ưu quy trình quản trị tại từng địa điểm bán hàng.

2.2. Cách thức để quản trị hiệu quả kênh phân phối

2.2.1. Vận hành kênh thông qua các chính sách

Để quản lý kênh hiệu quả doanh nghiệp cần phải xây dựng một đội ngũ am hiểu về thị trường và đặc tính sản phẩm của doanh nghiệp. Đội ngũ các nhân viên phải hết sức nhạy bén trước sự thay đổi để đưa ra các quyết định chính xác. Thông thường doanh nghiệp sẽ xoay quanh triển khai các chính sách phân phối để vận hành hiệu quả kênh.

Chính sách đầu tiên mà doanh nghiệp sử dụng để thu hút khách hàng là chính sách chiết khấu. Có rất nhiều các hình thức chiết khấu mà doanh nghiệp áp dụng cho khách hàng có thể kể đến như chiết khấu bán thẳng chênh lệch giá, chiết khấu theo đơn hàng hay chiết khấu thanh toán.

Những hình thức chiết khấu được người bán áp dụng để giữ chân các khách hàng cũ và thu hút thêm khách hàng mới. Doanh nghiệp sẽ cho các đối tác lấy hàng mà chưa cần thanh toán ngay hoặc thanh toán trước một phần nào đó giá trị hàng hóa. Chính sách này hỗ trợ tài chính cho khách hàng và giữ họ ở lại với doanh nghiệp. Tuy nhiên nhà quản trị cần phải lưu ý về việc thu hồi công nợ để có thể thực hiện tái đầu tư và quay vòng quy trình sản xuất.

Chính sách tiếp theo mà doanh nghiệp thường áp dụng là chính sách đổi trả hàng. Trường hợp nhà phân phối khi nhận được hàng nhưng hàng hóa không đúng với mẫu mã, đặc điểm sản phẩm hoặc hàng hóa bị lỗi thì nhà phân phối có quyền yêu cầu đổi, trả hàng.

Trong quá trình phân phối hàng hóa rất dễ xảy ra trường hợp giá cả hàng hóa bị chênh lệch tăng hoặc giảm so với thỏa thuận ban đầu. Vì thế doanh nghiệp khi có sự điều chỉnh về giá cả cần thông báo trước cho nhà phân phối. Điều này nhằm tránh tình trạng giá cả hàng hóa tăng lên đột ngột làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh và quyền lợi của nhà phân phối.

2.2.2. Tổng hợp các hoạt động của kênh và đánh giá

Sau một quá trình vận hành kênh phân phối thì đánh giá hiệu quả của kênh là yêu cầu tất yếu. Hoạt động đánh giá này nên được thực hiện thường xuyên và định kỳ. Thông thường các doanh nghiệp sẽ đánh giá hiệu quả hoạt động kênh dựa trên hoạt động bán hàng.

Nhằm đánh giá hiệu quả vận hành kênh, nhà quản trị cần dựa vào doanh số bán hàng trong lịch sử và doanh số bán hàng ở thời điểm hiện tại. Tổng hợp được các doanh số nhà quản trị sẽ tiến hành so sánh chúng với nhau để biết tình hình tăng hoặc giảm.

Tiếp theo cần so sánh khối lượng hàng bán được của các thành viên so với mục tiêu đề ra và sự chênh lệch giữa tỷ lệ bán hàng của các thành viên trong cùng một nhóm. Những thông số này sẽ cho nhà quản trị thấy được sức cạnh tranh và hiệu suất làm việc của từng nhân viên.

Yếu tố tiếp theo cần lưu ý đó là lượng hàng tồn kho của mỗi loại sản phẩm. Xác định mức tồn kho của các sản phẩm để doanh nghiệp tính toán lượng hàng cần bổ sung, tránh tình trạng thiếu hụt sản phẩm. Còn đối với những mặt hàng còn tồn đọng nhiều doanh nghiệp sẽ có các biện pháp xử lý kịp thời để vẫn có thể thu hồi vốn mà hàng hóa không bị quá hạn.

3. Lợi ích khi quản trị tốt kênh phân phối

Quản trị kênh phân phối ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công cũng như tuổi thọ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp càng lớn thì yêu cầu về trình độ quản trị lại càng cao. Nếu như có thể doanh nghiệp nên tự động hóa toàn bộ quy trình quản trị để phân phối sản phẩm hiệu quả nhất.

Hiện nay các doanh nghiệp trong quá trình quản trị thường nhờ đến sự giúp đỡ của các phần mềm DMS. Những công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp thu thập các thông tin và chia sẻ những dữ liệu quan trọng. Kể cả trong khâu phân phối bán hàng hay phân phối hậu cần thì các kế hoạch phân phối sẽ được tiến hành theo đúng định hướng chung của doanh nghiệp.

Không những thế khi xây dựng được một chiến lược quản trị kênh phân phối phù hợp cho phép hoạt động phân phối được thực hiện có tổ chức hơn. Khách hàng chỉ cần đến một địa điểm mà vẫn mua được nhiều mặt hàng khác nhau. Ngoài ra quá trình và thời gian doanh nghiệp giao hàng đến người tiêu dùng cũng sẽ giảm thiểu đáng kể tỷ lệ rủi ro.

Quản trị kênh phân phối là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Vì thế các nhà quản trị phải hết sức lưu ý khi xây dựng các chiến lược quản trị. Một kênh phân phối được vận hành trôi chảy chính là cơ hội để doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.