Quay lại

Học tập người Nhật với quy tắc 5S trong vận hành kho hàng

Tác giả: Nguyễn Thị Thu Huyền - 26/03/2022

Nhắc đến kỷ luật cùng những phương pháp áp dụng vào công việc hiệu quả chắc chắn chúng ta không thể bỏ qua những bài học đến từ đất nước và con người Nhật Bản. Một trong những quy tắc được vận dụng mà mang đến những hiệu quả bất ngờ phải kể đến đó chính là quy tắc 5S trong vận hành kho hàng. Vậy cụ thể quy tắc này là gì? Những yếu tố cấu thành lên quy tắc 5S và lợi ích mà nó đem lại trong hoạt động vận hành kho hàng? Cùng tìm hiểu thông tin trong bài phạm vi bài viết sau đây của timviec365.vn nhé!

1. Thông tin về quy tắc 5S trong vận hành kho hàng

1.1. Quy tắc 5S là gì?

Xuất phát từ xứ sở mặt trời mọc - Nhật Bản, quy tắc 5S lần đầu được sử dụng tại doanh nghiệp nổi tiếng Toyota và sau đó mở rộng, phát triển và được áp dụng trên toàn thế giới. Quy tắc này gắn liền với thuật ngữ “Kaizen” có thể hiểu đơn giản là làm cho mọi thứ tốt hơn nhờ sự cải tiến liên tục và trở thành tiêu chuẩn được áp dụng cho rất nhiều doanh nghiệp trong quá trình vận hành hiện nay.

Thời điểm mới xuất hiện, quy tắc 5S thường được sử dụng trong lĩnh vực kỹ thuật và máy móc. Trở thành một biểu tượng cho hệ thống vận hành chặt chẽ, chính xác. Về sau, khi quy tắc này xuất hiện và đem lại hiệu quả công việc khi áp dụng tại các bệnh viện thì sự phổ biến càng trở nên rộng rãi và lan rộng sang nhiều lĩnh vực khác.

Nhắc đến khái niệm cụ thể cho quy tắc này, người ta có thể hiểu rằng quy tắc 5S hay tiêu chuẩn Kaizen 5S là những nguyên tắc được thành lập, đặt ra trong các tổ chức, doanh nghiệp nhằm cải thiện chất lượng, năng suất và hiệu quả trong công việc và quá trình vận hành. Quy tắc này được tạo lập bởi 5 yếu tố bao gồm: Sàng lọc - Sort; Sắp xếp - Set in order; Sạch sẽ - Standardize; Săn sóc - Sustain và cuối cùng là Sẵn sàng - Self-discipline. Hiểu trong tiếng Nhật lần lượt là: Seiri (整理); Seiton (整頓); Seiso (清掃); Seiketsu (清潔) và Shitsuke (躾). Vậy cụ thể những yếu tố này là gì khi nhắc đến quy tắc 5S trong vận hành kho hàng.

Thông tin về quy tắc 5S trong vận hành kho hàng

1.2. Những yếu tố tạo nên quy tắc 5S trong vận hành kho hàng

1.2.1. Yếu tố Seiri - Sàng lọc

Sự sàng lọc là điều đầu tiên khi nhắc đến quy tắc này trong vận hành kho hàng. Mỗi ngày hoạt động, kho hàng của các doanh nghiệp sẽ liên tục đón  nhận các sản phẩm cũng như loại bỏ những máy móc, thiết bị, vật liệu không cần thiết để kho hàng có sự kiểm soát hiệu quả. Áp dụng quy tắc sàng lọc trong 5S, người thực hiện cần có sự kiểm tra cẩn thận, thực hiện chọn lọc dứt khoát và đưa ra các quyết định cần thiết liên quan đến việc loại bỏ hoặc di chuyển đến các bộ phận phù hợp hơn.

Yếu tố này được đặt đầu tiên khi nhắc đến quy tắc 5S trong vận hành kho hàng là bởi một hệ thống làm việc được sàng lọc ngay từ đầu sẽ “dọn đường” và hỗ trợ hiệu quả hơn cho 4S còn lại. Việc này xuất phát từ chính lối sống tối giản của người Nhật khi loại bỏ những điều thừa thãi trong cuộc sống nhằm tạo ra những hiệu quả từ những thứ thực sự cần thiết.

Ngoài ra, yếu tố này cũng cần được thực hiện định kỳ tại các kho hàng dựa trên tính chất hoạt động riêng biệt. Quá trình này cần đến sự đồng lòng và giúp sức của toàn bộ nhân viên trong kho hàng nhằm đạt được hiệu quả công việc cao nhất.

Yếu tố Seiri về sự sàng lọc

1.2.2. Yếu tố Seiton -  Sắp xếp

Yếu tố thứ hai của quy tắc 5S đó là sắp xếp. Yếu tố này chỉ có thể được đảm bảo khi thực hiện đầy đủ các tiêu chí đó là dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra và dễ trả lại. Đây có lẽ sẽ là yếu tố quan trọng nhất nếu doanh nghiệp muốn có được một kho hàng vận hành hiệu quả. Quy tắc được đặt ra ở đây đó là tất cả hàng hóa trong kho đều cần được đặt đúng nơi, đúng chỗ. Đảm bảo áp dụng đúng những quy tắc đã được đặt ra từ trước cho từng loại sản phẩm.

Một số tiêu chuẩn áp dụng có thể ví dụ như là: hàng hóa sắp theo thứ tự từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, hàng nặng đặt dưới, hàng nhẹ, nhỏ đặt ở  trên. Các hàng hóa nhập vào trước có hạn sử dụng ngắn hơn sẽ được để phía ngoài và ngược lại những hàng hóa nhập sau có hạn sử dụng xa hơn thì sẽ để ở phía trong theo thứ tự tăng dần.

Yếu tố Seiton về sự sắp xếp

1.2.3. Yếu tố Seiso - Sạch sẽ

Trong không gian là việc tại các kho hàng, yếu tố đa dạng về hàng hóa khiến cho yếu tố về sự sạch sẽ rất cần được đặt ra. Yếu tố trong quy tắc này được đặt ra với tiêu chuẩn làm đến đâu sạch đến đấy. Đặt ra thời gian định kỳ để thực hiện công việc quét dọn, vệ sinh lại kho hàng cũng như đặt ra những quy định chung về việc giữ gìn vệ sinh kho hàng cho nhân viên.

Công việc này cũng cần được thực hiện với hệ thống máy móc đang hoạt động trong kho hàng để đảm  bảo được yếu tố vệ sinh chung cho không gian làm việc. Đồng thời giúp gia tăng tuổi thọ cho máy móc nói riêng và hệ thống vận hành nói chung.

1.2.4. Yếu tố Seiketsu - Săn sóc

Săn sóc của quy tắc 5S trong vận hành kho hàng là yếu tố được đặt ra để đảm bảo sự duy trì cũng như mức độ hiệu quả khi thực hiện 3S đã kể trên. hiểu một cách đơn giản thì đây là bước kiểm tra và tiêu chuẩn hóa cho 3 yếu tố đã được thực hiện.

Yếu tố này có thể được xây dựng bằng việc tạo ra những cuộc thi, những phong trào phấn đầu có khen thưởng với những cá nhân và bộ phận thực hiện tốt. Việc này sẽ kích thích sự hứng thú cũng như trách nhiệm của từng cá nhân trong công việc đối với hoạt động vận hành kho hàng nói riêng và doanh nghiệp nói chung.

Yếu tố Seiketsu về sự săn sóc và kiểm tra

1.2.5. Yếu tố Shitsuke - Sẵn sàng

Cuối cùng là sự sẵn sàng trong quy tắc 5S. Việc đặt ra tiêu chuẩn và thực hiện nó trong thời gian đầu là điều dễ dàng thực hiện thế nhưng để duy trì nó thì lại là cả một quá trình. Quy tắc sẵn sàng này được đặt ra với mỗi nhân viên trong kho hàng về tinh thần tuân thủ quy định và thực hiện công việc một cách tự giác, có trách nhiệm. Sự sẵn sàng này được xây dựng trên việc nhân viên hiểu được rằng đây là nơi làm việc của mình, máy móc phục vụ công việc của mình, cần thực hiện để công việc của mình diễn ra hiệu quả nhất,...

Xem thêm: Cải thiện an toàn trong kho hàng bắt đầu từ nhận thức đến hành động

2. Những lợi ích từ quy tắc 5S trong vận hành kho hàng

Đọc xong những nội dung về yếu tố của quy tắc 5S trong vận hành kho hàng chắc hẳn bạn đọc đã hình dung được phần nào những lợi ích mà những tiêu chuẩn này đem lại. Quy tắc này nếu được áp dụng hiệu quả sẽ mang lịa cho doanh nghiệp lợi ích to lớn về việc tối ưu hóa không gian làm việc tại các kho hàng. Tiết kiệm được thời gian tìm kiếm, thời gian cho số liệu tồn kho cũng như không gian lưu trữ và chi phí cần sử dụng cho hoạt động vận hành kho hàng.

Luôn sẵn sàng với tinh thân làm việc trách nhiệm

Quy tắc này còn giúp các doanh nghiệp giảm thiểu được những tình huống liên quan đến việc thất thoát hàng hóa, những tai nạn không đáng có trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, những nhân viên được đào tạo và lao động trong môi trường tiêu chuẩn này cũng trở lên kỷ luật và trách nhiệm hơn, từ đó gia tăng được hiệu suất và năng suất làm việc.

Việc cập nhật những phương pháp, tiêu chuẩn kỷ luật tiên tiến và áp dụng cho doanh nghiệp của mình là một điều mà nhà điều hành nào cũng nên thực hiện. Khi áp dụng, nhà quản lý cần căn cứ vào những đặc điểm riêng biệt cũng như tình trạng kho hàng của mình để điều chỉnh và đưa ra những tiêu chuẩn phù hợp nhất.

Bên cạnh đó, việc áp dụng công nghệ số vào quy trình vận hành cũng là một giải pháp mà các doanh nghiệp nên cập nhật ngay lập tức để đem lại những hiệu quả đáng trông đợi. Hiện nay, các sản phẩm phần mềm quản lý kho hàng được xuất hiện rất đa dạng cùng với những tính năng vô cùng hữu ích. Nếu bạn đang tìm kiếm một sản phẩm hỗ trợ công việc như vậy thì Phần mềm Quản lý Kho hàng 365 chính là một gợi ý mà bạn nên tham khảo. Mọi vấn đề trong quá trình vận hành kho sẽ được tối ưu hóa để hoạt động tuân thủ những tiêu chuẩn Kaizen 5S diễn ra được trôi chảy, nhịp nhàng.

Quản lý kho hàng doanh nghiệp
Cần ngay quy tắc tiêu chuẩn đề ra
Sàng lọc, sắp xếp, kiểm tra
Vệ sinh kho sạch mát thơm hít hà
Kiên trì sẵn sàng nhất mà
Cùng chung chí hướng đồng lòng hoan ca.

Những lợi ích từ quy tắc 5S trong vận hành kho hàng

Bài thơ vui vừa rồi cũng đã khép lại nội dung bài viết về quy tắc 5S trong vận hành kho hàng của chúng tôi. Với những giá trị đem lại, timviec365.vn hy vọng rằng bạn đã tự tin hơn khi áp dụng phương pháp này vào thực tiễn cho doanh nghiệp của mình. Chúc bạn đọc sẽ có nhiều sức khỏe, luôn làm việc hiệu quả với những kỷ luật được đặt ra và đừng quên trở lại với chúng tôi để đón đọc những bài viết hấp dẫn khác nhé!

Lưu kho là gì? Những thông tin về lưu kho cho doanh nghiệp

Bạn muốn tìm hiểu về khái niệm lưu kho là gì? Cùng tìm hiểu ngay qua bài viết sau đây để nhận được câu trả lời thỏa đáng nhất nhé!

Lưu kho là gì?

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Danh thiếp cá nhân- Quản Lý Trường Học- Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng- Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính- Kinh nghiệm Quản lý kho hàng- Quản Lý Gara Ô Tô-