Ngày nay, nhiều doanh nhân họ không thuê một văn phòng lớn chia ra các gian phòng nhỏ mà thay vào đó để tiết kiệm chi phí họ thường chọn không gian sử dụng chung đôi khi là nhà riêng, văn phòng nhỏ, tầng hầm, … Điều này dẫn đến việc các phòng ban với công việc nhiệm vụ khác nhau như vẫn làm việc cùng nhau. Chưa kể tới, cho dù có tách phòng riêng biệt thì những nhân viên căn phòng vẫn phải làm việc trong một bầu không gian chung. Điều này đặt ra một đòi hỏi làm sao để mọi người cùng chung sống hòa thuận với nhau trong khoảng không đó. Câu trả lời hoàn hảo đó chính là tôn trọng những quy tắc ứng xử nơi công sở. Vậy có những quy tắc ứng xử nơi công sở nào bạn cần tôn trọng để đảm bảo sự hòa thuận với đồng nghiệp cũng như giúp quá trình làm việc suôn sẻ dễ dàng hơn?
1. Top 10 quy tắc ứng xử nơi công sở bất di bất dịch bạn cần biết
Timviec365.vn gửi đến bạn top 10 quy tắc ứng xử nơi công sở, văn hoá công sở bạn nên biết như sau:
1, Tôn trọng nhu cầu làm việc của người khác: Những người đồng nghiệp - co-worker khác đang ngồi gần bạn hay ngồi xung quanh bạn không có nghĩa là họ luôn sẵn sàng trò chuyện với bạn. Tôn trọng sự riêng tư của nhau chính là phép lịch sự tối thiểu cũng là quy tắc tối thiểu khi ứng xử nơi văn phòng. Bởi vậy hãy, hành động như thể có một cánh cửa giữa bạn và nếu họ có vẻ bận rộn, hãy hỏi xem họ có thời gian để nói chuyện không.
Top 10 quy tắc ứng xử nơi công sở bất di bất dịch bạn cần biết
2, Hạn chế mùi cơ thể, mùi đồ ăn hay bất kỳ mùi khác của mình: Trong một không gian, work enviroment - môi trường làm việc tiếng anh - chật hẹp, mùi có thể được phóng to, vì vậy hãy cân nhắc khi đóng gói bữa trưa hoặc đồ ăn nhẹ của bạn. Hãy cố gắng ăn các bữa ăn trong nhà bếp, phòng nghỉ hoặc bên ngoài, thay vì ở bàn làm việc của bạn. Vì nhiều người bị dị ứng với mùi hương, từ bỏ mặc nước hoa, nước hoa hoặc mạnh mẽ của mình mà dùng nó trong không gian phù hợp nhất. Hãy chú ý đến chải chuốt cá nhân của bạn là tốt.
3, Giảm tiếng ồn và phiền nhiễu đến mức tối thiểu: Những cuộc trò chuyện ồn ào (giữa các đồng nghiệp với nhau hoặc trên điện thoại) hoặc những thói quen như gõ bàn làm việc, bồn chồn hoặc đứng dậy thường xuyên có thể tạo ra sự phiền nhiễu khó chịu cho những người cố gắng tập trung. Nếu bạn muốn nghe nhạc, podcast hoặc video, hãy sử dụng tai nghe để đảm bảo tiếng ồn của mình không ảnh hưởng đến mọi người.
Giảm tiếng ồn và phiền nhiễu đến mức tối thiểu
4, Hãy là gọn gàng: Bàn làm việc lộn xộn của bạn có thể là một phân tâm cho người khác và cũng sẽ làm giảm sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp cũng như phong cách làm việc của bạn. Chính vì vậy, hãy giữ đồ đạc của bạn giới hạn trong không gian cá nhân của riêng bạn và dọn dẹp khu vực gần nhất của bạn mỗi ngày trước khi rời khỏi nơi làm việc. Nếu bạn dùng chung bàn làm việc, hãy nhớ dọn sạch mọi vật dụng cá nhân như cốc cà phê và đồ dùng văn phòng.
5, Tôn trọng không gian của người khác: Hãy sử dụng không gian của mỗi người như thể đó là một văn phòng riêng. Đừng tự do để bất kỳ đồ đạc hay bất kỳ vật dụng gì của mình lên bàn làm việc của người khác.
6, Đừng đến làm việc khi bị ốm: Khi bạn làm việc trong khu vực gần hay trong không gian nhỏ rất dễ để lây lan vi trùng cho người khác. Ở nhà nếu bạn bị bệnh, và hãy giữ vệ sinh bằng cách che miệng khi bạn ho. Ngoài ra bạn cũng nên sử dụng thuốc khử trùng tay, không để lại khăn giấy đã sử dụng và lau bàn, bàn phím máy tính và điện thoại theo thời gian để giúp ngăn ngừa vi trùng lây lan.
7, Hãy ân cần với mọi người: Tôn trọng là chìa khóa khi làm việc trong môi trường văn phòng mở. Hành động tôn trọng và mong đợi người khác hành động theo cùng một cách. Đặt quy tắc ứng xử, văn hoá giao tiếp và nhắc lại ranh giới khi chúng bị vượt qua. Tốt nhất là giải quyết các vấn đề, dispute và mối quan tâm trực tiếp và ngoại giao trước khi chúng leo thang.
Hãy ân cần với mọi người
8, Hãy bao dung nếu như họ phạm lỗi với mình: Môi trường làm việc lý tưởng tập hợp vô số tính cách, với các phong cách khác nhau. Hãy khoan dung với những khác biệt này và tìm cách thích nghi. Mọi người sẽ không đồng ý với bạn một trăm phần trăm thời gian. Giữ một tâm trí cởi mở, lắng nghe với ý định học hỏi và tập trung vào các khía cạnh tích cực của công việc của bạn.
9, Suy nghĩ và thấu hiểu tâm tư của đồng nghiệp, của nhóm làm mình: Để duy trì một nhóm gắn kết, đừng lan truyền tin đồn, khiến người khác cảm thấy như bị ruồng bỏ hoặc càu nhàu về những điều nhỏ nhặt. Tổ chức các cuộc họp thường xuyên để đặt mục tiêu, chia sẻ ý tưởng và nói về mối quan tâm.
10, Đừng bao giờ nói xấu hay soi mói hay ganh ghét người khác: văn hóa công sở, văn hoá doanh nghiệp thường tồn tại thói quen nói xấu đồng nghiệp của mình, nói xấu cấp dưới với cấp trên, ... và rồi người ta tặc lưỡi "chắc không biết đâu". Nhưng thực tế lại khác. Việc liên tục nói xấu diễn ra sẽ khiến ảnh hưởng nghiệp trọng tới mối quan hệ giữa các đồng nghiệp với nhau. Vậy nên tốt nhất bạn không thích ai đó cũng không nên nói xấu họ, và không nên tham gia nói xấu họ khi được dịp.
Đừng bao giờ nói xấu hay soi mói hay ganh ghé người khác
Đôi khi bạn có thể cảm thấy như bạn dành nhiều thời gian ở bàn làm việc hơn ở nhà, nhưng điều quan trọng cần nhớ là công việc không phải là nơi để thả lỏng và quên đi cách cư xử của bạn.
2. 20 phép lịch sự tối thiểu trong quy tắc ứng xử nơi công sở
Bên cạnh những quy tắc ứng xử bất di bất dịch mà tôi đã nên ở trên, bạn cũng cần phải tôn trọng 20 phép lịch sự, tác phong công nghiệp tối thiểu sau đây để đảm bảo văn hóa công sở của bạn.
1. Nếu phòng làm việc của bạn có cửa, hãy đóng cửa nếu bạn thực hiện cuộc gọi cá nhân. Nếu bạn không có cửa hoặc đang ở trong một không gian kế hoạch mở, hãy gọi ngắn gọn bằng cách nói rằng bạn sẽ gọi lại cho người đó vào giờ nghỉ tiếp theo của bạn hoặc đi bộ đến một khu vực thuận lợi hơn cho các cuộc gọi cá nhân như khu vực phòng chờ hoặc thậm chí bên ngoài. Nếu bạn làm việc trong một không gian văn phòng mở và các cuộc gọi điện thoại chuyên nghiệp làm bạn mất tập trung, hãy nhớ rằng có lẽ đó không phải là ý định của người đó làm phiền bạn.
20 phép lịch sự tối thiểu trong quy tắc ứng xử nơi công sở
2. Giữ máy tính và điện thoại của bạn tắt tiếng hoặc im lặng, để mỗi khi bạn nhận được email hoặc tin nhắn, nó sẽ không cảnh báo cho mọi người trong phòng của bạn.
3. Không sử dụng phòng hội thảo để nhận các cuộc gọi cá nhân dài hoặc coi đó là văn phòng cá nhân của bạn. Hay ngồi xổm là dành cho phòng tập thể dục không phải là nơi làm việc.
4. Ngoài việc thực hiện phần của bạn để giữ cho phòng vệ sinh sạch sẽ, không sử dụng nhà vệ sinh để giao tiếp, cho dù bạn cần gọi cho mẹ hoặc cập nhật tin tức mới nhất về văn phòng.
5. Nếu bạn đang trong một cuộc họp, hãy chú ý đến người đang nói. Nếu bạn phải gửi một ghi chú nhanh hoặc kiểm tra một cái gì đó trên điện thoại hoặc máy tính của bạn, hãy giữ nó ngắn gọn, nhanh chóng, gần gũi.
6. Trừ khi tất cả mọi người tham gia vào trò đùa, hãy giữ cuộc trò chuyện lớn đến mức tối thiểu. Có thể trò đùa của bạn sẽ đem lại sự xao lãng và bạn không muốn trở thành một điều gì đó không tốt trong mắt mọi người.
Phép lịch sự nơi công sở
7. Khi bạn ăn trưa tại phòng làm việc trên chiếc bàn của mình, hãy để ý những người ngồi xung quanh bạn. Cố gắng tránh các thực phẩm văng tung tóe hoặc nhếch nhác hoặc có mùi khét trong không gian văn phòng dùng chung. Đặc biệt là mùi thức ăn ví dụ như bạn có thể yêu thích sầu riêng hay bún đậu mắm tôm trong khi đồng nghiệp mình thì không.
8. Hãy nhớ rằng những người khác cũng cần sử dụng bếp chung. Nếu ai đó tiếp tục chuẩn bị bữa trưa trước lò vi sóng chung sau khi hâm nóng thức ăn, bạn có thể lịch sự chú ý đến thực tế rằng họ đang chiếm không gian bằng cách nói điều gì đó như, trông có vẻ rất ngon! Bạn có phiền nếu tôi bật bát của tôi không?
9. Nếu ai đó mang thức ăn đến chia sẻ với những người khác trong văn phòng, đừng để tất cả lại cho họ dọn dẹp, hãy giúp đỡ họ. Nếu bạn lấy miếng bánh cuối cùng, hãy rửa chén đĩa và cho nó trở lại với chúng.
10. Nếu bạn bị bệnh và truyền nhiễm, bạn không nên ở nơi làm việc, nếu không bạn có nguy cơ bị bệnh toàn bộ văn phòng.
11. Suy nghĩ trước khi bạn trả lời tất cả. Có phải tất cả mọi người cần dành thời gian trong ngày để đọc ghi chú của bạn.
12. Hãy viết những tin nhắn lịch sự, gửi thư điện tử dễ đọc, đễ hiểu cho đồng nghiệp của mình.
13. Đừng chặn cửa thang máy. Nếu thang máy đầy khi ai đó cố gắng thoát ra và bạn đang cản đường, bạn chỉ cần bước ra khỏi thang máy hoàn toàn và sau đó vào lại.
14. Khi nói đến việc mở cửa, chỉ đi trước một người đã mở cửa nếu họ đưa bạn qua. Các quy tắc tương tự áp dụng cho bất kỳ ai quẹt thẻ của họ để truy cập vào cửa chờ đợi cho đến khi người đầu tiên bước qua trước khi bạn đi theo.
15. Bạn nên thể hiện sự tôn trọng với những người cao cấp hơn trong văn phòng của bạn. Nếu bạn đang bước vào sàn nhà hoặc thang máy cùng lúc với sếp của bạn hoặc sếp của sếp bạn, hãy chắc chắn giữ cửa mở cho họ và để họ vào trước.
16. Việc đi trễ là điều không thể tránh khỏi, những hãy cố gắng thông báo bạn đang đi muộn và kèm theo lý do của mình. Đối với mỗi phút bạn nghĩ bạn sẽ bị trễ, hãy đưa ra cảnh báo hai phút. Vì vậy, nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ trễ 10 phút cho cuộc gọi, hãy gửi email trước 20 phút để đồng nghiệp hoặc khách hàng của bạn có thể điều chỉnh lịch trình của họ cho phù hợp.
17. Bạn có thể yêu nước hoa bom Gardenia của bạn, nhưng văn phòng là nơi lưu giữ mùi hương tinh tế. Bạn xịt nước hoa tới phòng làm việc sẽ rất thu hút khi đi qua một ai đó, tuy nhiên nếu nó quá nặng mùi thì vô hình chung sẽ đem lại cảm giác khó chịu với đồng nghiệp xung quanh.
18. Khi vứt rác và tái chế, hãy quan tâm đến không gian của mọi người càng nhiều càng tốt. Nếu bạn định đặt hộp hoặc tái chế vào khu vực được chỉ định và thấy rằng nó tràn vào không gian làm việc của ai đó, hãy nghĩ đến đồng nghiệp của bạn và lựa chọn hình thức xử lý khác hay một chỗ để thuận tiện hơn.
Quy tắc ứng xử nơi công sở
19. Trong thời đại truyền thông xã hội, hãy nhớ rằng không còn gì là riêng tư nữa. Đừng phàn nàn về đồng nghiệp của bạn hoặc công việc trên Facebook hoặc Twitter. Ngay cả khi tài khoản của bạn là riêng tư, nó có thể đem lại cái nhìn không thiện cảm cho họ.
20. Ngay cả khi bạn thân thiện với đồng nghiệp, hãy lưu ý khi vượt qua các ranh giới. Bạn cũng có nên kết bạn với đồng nghiệp trên mạng xã hội nhưng cũng đừng chia sẻ quá nhiều chi tiết về cuộc sống cá nhân của bạn là không chuyên nghiệp cho dù bạn có thân thiết với nhóm của bạn đến mức nào.
Tuân thủ những quy tắc ứng xử nơi công sở giúp bạn có thể chung sống hòa thuận với đồng nghiệp của mình, điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo công việc cũng như hoàn thành tốt những công việc được giao. Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ được các quy tắc ứng xử nơi công sở cho mình.
