Quay lại

Quy trình bàn giao công việc nhanh chóng và hiệu quả bạn cần biết

Tác giả: Vũ Ngọc Bảo Friday , 25/12/20

Có thể bạn đã từng đi làm và bắt đầu với một công việc mới tỉnh lại chẳng ai hướng dẫn, đã vậy bạn còn chẳng nhận được bất kỳ tài liệu nào bàn giao công việc. Những lúc như vậy chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy bối rối vì không biết sẽ phải bắt đầu từ đâu và phải làm cái gì để theo kịp tiến độ công việc.

Trước khi bổ nhiệm hoặc tuyển dụng nhân viên mới vào bất kỳ 1 vị trí nào, doanh nghiệp cần thiết phải yêu cầu nhân viên cũ bàn giao lại toàn bộ công việc người đó đang đảm nhiệm. Có như vậy khi nhận việc nhân viên mới mới làm việc hiệu quả.

Quy trình bàn giao công việc hiệu quả được diễn ra như thế nào mời các bạn cùng theo dõi những thông tin được chia sẻ bên dưới này nhé.

1. Chuẩn bị 1 bản mô tả công việc cần bàn giao

Nếu bạn là nhân viên cũ, sắp tới có kế hoạch khác cho công việc của mình, cũng có thể bạn là người được chuyển đi sang bộ phận khác để làm việc vậy thì trước khi di chuyển hãy đảm bảo rằng mình đã chuẩn bị một bản mô tả công việc đầy đủ để người mới tiếp nhận vị trí này một cách thuận lợi hơn.

Dù họ có nhiều kinh nghiệm thế nhưng với mỗi một doanh nghiệp, kế hoạch làm việc sẽ là khác nhau, bởi vậy vẫn cần bạn phải bàn giao lại để họ biết tiếp tục từ đâu.

Bản mô tả công việc này cần nêu được rõ nhiệm vụ cụ thể chính xác nhất kèm theo cả mức KPI công việc để nhân viên mới đảm nhận tốt nhất. Có mức KPI họ có thể nhìn vào đó để cố gắng phấn đấu và đem về những thành tích xuất sắc cho mình.

Chuẩn bị 1 bản mô tả công việc cần bàn giao

Trong bản mô tả công việc này, người bàn giao cần thêm nội dung về những kỹ năng cần thiết để đảm nhận nhiệm vụ một cách hiệu quả, có như vậy nhân viên mới sẽ nắm bắt được tinh thần làm việc ngay từ đầu và có ý thức chịu trách nhiệm với những việc làm của bản thân.

Riêng đối với thành viên mới, việc cập nhật bản mô tả công việc này là hết sức cần thiết và quan trọng, bạn đừng bỏ qua nó nhé bởi vì không có nó bạn sẽ phải đau đầu và cảm giác như bị mất phương hướng với những gì mình đang làm, thậm chí có nhiều người bị stress nặng bởi vì họ giống như đang lạc vào một thế giới khác, ở đó họ không biết mình cần phải làm gì. Đây là cảm giác cực kỳ ám ảnh của nhiều người, nếu là bạn hãy cố gắng cập nhật nó nhanh chóng để lên kế hoạch làm việc cụ thể nhé.

2. Chuẩn bị thật kỹ những thông tin trong công việc sao cho hiệu quả

Để nhân sự mới nắm rõ bản chất của công việc thì người bàn giao cần phải nêu tất cả những yếu tố hay chi tiết liên quan tới vị trí hiện tại này. Thông tin càng chi tiết, càng cụ thể thì người mới sẽ càng dễ dàng bám vào đó để làm việc hiệu quả hơn, đẩy nhanh tiến độ công việc hơn.

Một bản thông tin đầy đủ đối với một công việc sẽ bao gồm:

Thứ nhất, một bản danh sách nói về deadline cơ bản nhất mà người mới cần phải thực hiện và đáp ứng. Thông thường với nhân viên mới, doanh nghiệp sẽ không đòi hỏi họ phải làm việc với năng suất như những người cũ, tuy nhiên vẫn sẽ có những nhiệm vụ cơ bản cùng với deadline công việc cụ thể để lấy đó làm tiêu chí đánh giá năng lực của nhân viên.

Chuẩn bị thật kỹ những thông tin trong công việc sao cho hiệu quả

Thứ hai, chi tiết về các đầu việc mỗi ngày. Đây thực sự là nỗi trăn trở của người mới nếu như họ không được hướng dẫn. Bởi vì chưa quen việc cho nên những ngày đầu khi tới công ty họ sẽ không biết phải bắt đầu từ đâu và nên làm công việc nào trước, đâu là nhiệm vụ trọng tâm để ưu tiên,... bởi vậy nếu có kèm theo bản chi tiết về các đầu việc hàng ngày thì họ sẽ có thêm tư liệu để tham khảo, sự bỡ ngỡ sẽ được giảm đi đáng kể đấy nhé.

Thứ ba, tất cả thông tin về các dự án đang hoạt động và có liên quan tới vị trí này thì nhân sự cũ cần thể hiện rõ để nhân viên mới nắm được. Trong đó, người bàn giao nên đưa vào những thông tin quan trọng và nhấn mạnh nó như là mục tiêu của dự án, kết quả dự kiến, các bên liên quan và những lợi ích được mong đợi từ dự án là gì,...

Các thông tin về công việc cần được chuẩn bị kỹ 

Thứ tư, bản danh sách các khách hàng chính của doanh nghiệp cũng là thông tin quan trọng không thể thiếu trong khi bàn giao. Có thể không phải xảy ra liên tục nhưng công việc này sẽ sử dụng đến danh sách này nhiều lần, vì vậy việc cung cấp và bàn giao lại danh sách công ty khách hàng là điều thực sự cần thiết, người được bàn giao sẽ có tư liệu để sử dụng bất cứ khi nào cần.

Thứ năm, có thể bạn không để ý nhưng danh sách các đồng nghiệp thường xuyên làm việc cũng là 1 thông tin quan trọng mà người mới cần bạn cung cấp. Trong công việc các bộ phận làm việc liên đới là chuyện bình thường, bạn thường xuyên liên hệ và làm việc với ai thì hãy lập nên 1 danh sách và cung cấp nó cho người mới nhé.

Thứ sáu, đưa ra những công việc nghiêm trọng có nguy cơ xảy ra thường xuyên và kèm theo phương án giải quyết bởi vì bạn đã từng thực hiện trong quá khứ. Nói một cách khác đó còn là kinh nghiệm của người đi trước và truyền lại cho những thế hệ đến sau để họ tiếp nối công việc một cách hiệu quả nhất.

Thứ bảy, nếu vị trí bàn giao là quản lý, vậy thì người bàn giao cũng cần chuẩn bị 1 bản thông tin chi tiết về các thành viên trong nhóm để quản lý mới dễ dàng theo sát. Trong đó, nếu có thể thì hãy nêu điểm mạnh và điểm yếu của từng người để dựa vào đó quản lý mới sẽ điều chỉnh cho công việc sau này.

Chuẩn bị thông tin bàn giao là quan trọng

Thứ tám, toàn bộ thông tin về các tài khoản đăng nhập cũng phải được cung cấp để hệ thống máy tính vẫn được hoạt động ổn định.

Có một lưu ý cần được đảm bảo đó là tất cả các bản hợp đồng với đối tác hoặc khách hàng cần phải được bàn giao trước khi người mới nhận việc, để chắc chắn rằng chúng được lưu trữ và bảo quản cẩn thận, từ đó người mới cũng sẽ quản lý dễ dàng hơn.

3. Thiết lập bản kế hoạch trong 1 tuần đầu tiên cho nhân sự mới

Nhiều doanh nghiệp thường ra chỉ thị cho những người bàn giao công việc là phải hướng dẫn được người mới rồi mới chuyển tới vị trí khác hoặc khi ấy mới có thể nghỉ việc. Bởi vậy nếu như bạn muốn nhanh chóng thực hiện kế hoạch tiếp theo của mình vậy thì không còn cách nào khác là làm cho nhân viên mới nắm bắt công việc nhanh nhất có thể.

Bởi vì người mới sẽ cần 1 thời gian để thích nghi với môi trường cùng với bao nhiêu sự mới lạ, vậy nên thời gian thích ứng sẽ lâu hơn so với những người cũ. Phương án thiết lập 1 bản kế hoạch chi tiết trong vòng 1 tuần đầu tiên chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả và bạn có thể áp dụng.

Tuần đầu tiên chính là quãng thời gian nhân viên mới cảm thấy bỡ ngỡ nhất, tuy nhiên nếu vượt qua được quãng thời gian đó họ sẽ nhanh chóng tiếp thu và nắm bắt công việc một cách hiệu quả hơn.

Việc chuẩn bị kế hoạch chi tiết trong vòng 1 tuần giúp người mới có một sự khởi đầu tốt đẹp hơn, bạn cũng bớt căng thẳng trong khâu hướng dẫn hay bàn giao và điều đó giúp cho mọi hoạt động vẫn được diễn ra bình thường.

Thiết lập bản kế hoạch trong 1 tuần đầu tiên cho nhân sự mới

Nếu như không vội bạn có thể truyền đạt những thứ quan trọng trước và lưu ý về chúng, còn tất cả những chi tiết khác thì có thể trình bày trong 1 cuốn tài liệu hữu ích để họ có thể tìm hiểu và nghiên cứu dần dần trong khi làm việc. Nhiều thông tin được cung cấp đương nhiên là 1 lợi thế dành cho người mới thế nhưng nó lại có điểm hạn chế là khiến người nhìn vào dễ bị tẩu hỏa nhập ma, vô hình chung chúng lại trở nên đáng sợ và khó gần.

Bên cạnh việc tiếp nhận nhân viên mới, người bàn giao cũng cần phải thông báo tới các đối tác và khách hàng của mình về sự xuất hiện này. Thông báo về việc sau này họ sẽ chuyển qua làm việc với người mới để họ không bị bất ngờ. Khi cảm thấy việc bàn giao này khá ổn vậy thì hãy sắp xếp cho nhân viên mới gặp gỡ đối tác của mình, vừa là để làm quen vừa là để giải quyết công việc.

4. Cần có sự hướng dẫn trực tiếp trong thời gian đầu

Học việc trực tiếp chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả hơn là chỉ thông qua những tài liệu trên giấy. Trước khi người cũ rời khỏi vị trí ấy, hãy cử nhân viên mới tới làm việc để học hỏi từ người mới. 

Chỉ cần vài ngày làm việc và được hướng dẫn trực tiếp chắc chắn nhân viên mới sẽ tiếp thu và tích luỹ được khá nhiều kinh nghiệm cho bản thân. Vậy nên đây là 1 cách hay ho để doanh nghiệp có thể áp dụng và thu lại hiệu quả bất ngờ.

Cần có sự hướng dẫn trực tiếp trong thời gian đầu

Tuy nhiên điều này chỉ thực hiện được khi người cũ vẫn còn làm việc ở công ty, trong trường hợp họ tự ý nghỉ việc thì sẽ không thể thực hiện được.

Có 1 điều cần lưu ý, nếu không có người tiền nhiệm vậy thì doanh nghiệp có thể cử một người làm nhiệm vụ tương tự để hướng dẫn người mới. Đôi khi việc đào tạo chéo lại cho hiệu quả không ngờ, đó là điều mà doanh nghiệp nên tính về sau này bởi vì nó giúp đội ngũ nhân viên của công ty năng động hơn, tự tin hơn và đa dạng hơn về trình độ chuyên môn.

5. Thông tin đội nhóm cần được chia sẻ

Nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng việc chia sẻ thông tin đội nhóm một cách mạnh mẽ bởi họ nhận ra một điều rằng từ những kiến thức được chia sẻ của tất cả các thành viên thì mỗi cá nhân sẽ rút ra được bài học cho riêng mình.

Khi áp dụng hình thức này, các nhân sự cần phải chia sẻ thông tin thường xuyên để việc cập nhật được diễn ra ổn định, như vậy ngay cả khi có nhân viên mới, dựa vào những thông tin này họ cũng sẽ có cho mình bài học hữu ích và áp dụng nó vào công việc.

Bàn giao công việc chính là một quá trình thúc đẩy và hỗ trợ nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt kịp thời tiến độ công việc ở vị trí hiện tại, cùng với đó là việc hòa nhập cùng với đội nhóm càng nhanh thì hiệu quả công việc càng được đẩy mạnh. Vậy với 5 bước trong quy trình bàn giao công việc vừa rồi có giúp bạn sở hoàn thành mục tiêu ấy? 

Thông tin đội nhóm cần được chia sẻ

Hãy dành thời gian cùng timviec365.vn tìm hiểu mỗi ngày những thông tin quan trọng về những vấn đề trong cuộc sống và công việc, điều đó sẽ giúp bạn nhận ra nhiều bài học đắt giá và có thể áp dụng vào đời sống cá nhân của mình.

Chi tiết về mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất

Trong khi bàn giao công việc xong, người bàn giao sẽ phải tiến hành lập biên bản để xác nhận về điều này, cùng với đó là để chính thức chuyển nhượng lại vị trí ấy cho người mới. Vậy chi tiết biên bản bàn giao này như thế nào mời bạn đón đọc bài viết bên dưới để rõ kết quả nhé.

Biên bản bàn giao công việc

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV - Tâm sự Nghề nghiệp - Cẩm Nang Tìm Việc - Kỹ Năng Tuyển Dụng - Cẩm nang khởi nghiệp - Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm - Kỹ năng ứng xử văn phòng - Quyền lợi người lao động - Bí quyết đào tạo nhân lực - Bí quyết lãnh đạo - Bí quyết làm việc hiệu quả - Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép - Bí quyết viết thư xin thôi việc - Cách viết đơn xin việc - Bí quyết thành công trong công việc - Bí quyết tăng lương - Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên - Kỹ năng đàm phán lương - Kỹ năng phỏng vấn - Kỹ năng quản trị doanh nghiệp - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng - Mẹo viết hồ sơ xin việc - Mẹo viết thư xin việc - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng - Định hướng nghề nghiệp - Top việc làm hấp dẫn - Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông - Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng - Tư vấn việc làm ngành Báo chí - Tư vấn tìm việc làm thêm - Tư vấn việc làm ngành Bất động sản - Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin - Tư vấn việc làm ngành Du lịch - Tư vấn việc làm ngành Kế toán - Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật - Tư vấn việc làm ngành Sư phạm - Tư vấn việc làm ngành Luật - Tư vấn việc làm thẩm định - Tư vấn việc làm vị trí Content - Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn - Tư vấn việc làm quản lý - Kỹ năng văn phòng - Nghề truyền thống - Các vấn đề về lương - Tư vấn tìm việc làm thời vụ - Cách viết Sơ yếu lý lịch - Cách gửi hồ sơ xin việc - Biểu mẫu phục vụ công việc - Tin tức tổng hợp - Ý tưởng kinh doanh - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh - Mẹo viết Thư cảm ơn - Góc Công Sở - Câu chuyện nghề nghiệp - Hoạt động đoàn thể - Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch - Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự - Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics - Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng - Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật - Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe - Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất - Cẩm nang kinh doanh - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất - Mô tả công việc ngành Kinh doanh - Mô tả công việc ngành Bán hàng - Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng - Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng - Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán - Mô tả công việc ngành Marketing - PR - Mô tả công việc ngành Nhân sự - Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin - Mô tả công việc ngành Sản xuất - Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải - Mô tả công việc Kho vận - Vật tư - Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics - Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn - Mô tả công việc ngành Hàng không - Mô tả công việc ngành Xây dựng - Mô tả công việc ngành Y tế - Dược - Mô tả công việc Lao động phổ thông - Mô tả công việc ngành Kỹ thuật - Mô tả công việc Nhà nghiên cứu - Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo - Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính - Mô tả công việc Biên - Phiên dịch - Mô tả công việc ngành Thiết kế - Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình - Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh - Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực - Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo - Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern - Mô tả công việc ngành Freelancer - Mô tả công việc Công chức - Viên chức - Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý - Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận - Hồ sơ doanh nhân - Việc làm theo phường -