Quay lại

Thiết lập quy trình xuất kho vật tư trong doanh nghiệp

Tác giả: Nguyễn Thơm - 29/12/2021

Quản lý xuất kho vật tư là nhiệm vụ vô cùng cần thiết ở các doanh nghiệp nhằm đảm bảo hiệu suất hoạt động sản xuất và hạn chế được rủi ro, thất thoát, ảnh hưởng tới tài chính của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ tìm hiểu về quy trình xuất kho vật tư trong doanh nghiệp. Xem ngay!

1. Thông tin tổng quan về quy trình xuất kho vật tư

1.1. Có cần thiết phải xây dựng quy trình xuất kho vật tư không? 

Vật tư là những vật liệu không trực tiếp tham gia và quá trình tạo ra sản phẩm nhưng nó cần thiết trong quá trình tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Vật tư có thể là bao bì sản phẩm, túi giấy, thùng, vỏ bọc để phục vụ cho việc đóng gói sản phẩm. Hầu hết các sản phẩm trên thị trường đều cần phải sử dụng vật tư, vừa để bảo quản tốt sản phẩm, vận chuyển dễ dàng, vừa như một cách trang trí, làm truyền thông trên sản phẩm. 

Có cần thiết phải xây dựng quy trình xuất kho vật tư không

Vật tư được coi là một tài sản lưu động trong doanh nghiệp sản xuất. Nếu không kiểm soát tốt hoạt động xuất kho vật tư, doanh nghiệp sẽ rất dễ gặp phải tình trạng thừa - thiếu vật tư trong quá trình sản xuất. Ví dụ: Khi nhập vào kho một số lượng lớn bao bì sản phẩm, trong quá trình sản xuất đã không kiểm soát được lượng vật tư xuất kho để tham gia vào quá trình sản xuất, doanh nghiệp sẽ không biết được lượng bao bì còn lại là bao nhiêu, không có kế hoạch kịp thời trong việc bổ sung vật tư khi hết hàng. 

Một số loại vật tư có hạn sử dụng, nếu không được sử dụng trong thời gian quy định sẽ làm hao mòn, mất giá trị sử dụng, gây ảnh hưởng tới chi phí đầu vào của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, nếu kiểm soát không tốt việc xuất kho vật tư còn khiến cho doanh nghiệp gặp phải tình trạng thất thoát hàng hóa do các nhân viên gian lận để bòn rút lợi ích không chính đáng từ doanh nghiệp. Doanh nghiệp nhập nhiều vật tư nhưng không được khai thác hết tiềm năng sử dụng. 

Vật tư được coi là tài sản lưu động trong doanh nghiệp

1.2. Những lợi ích khi xây dựng quy trình xuất kho vật tư

1.2.1. Giảm thiểu và loại bỏ khả năng thất thoát hàng hóa

Khi xây dựng đúng quy trình xuất kho vật tư chuẩn thì các nhân viên sẽ không có cơ hội gian lận trong công việc, mọi công tác xuất kho đều phải thực hiện theo đúng quy trình công ty đã đưa ra nên khả năng thất thoát hàng hóa do gian lận sẽ được giảm thiểu tới mức thấp nhất. 

Các hoạt xuất kho đều được ghi chép đúng số lượng và đúng danh mục sản phẩm, có sự xác nhận của người quản lý kho - người chịu trách nhiệm về số lượng hàng hóa xuất - nhập và tồn kho. 

1.2.2. Đáp ứng, duy trì ổn định hoạt động sản xuất - kinh doanh 

Quy trình xuất kho vật tư được thực hiện theo đúng tiêu chuẩn sẽ giúp cho vật tư sẽ được xuất theo đúng số lượng cần thiết và đúng thời gian quy định. Việc quản lý tốt hoạt động xuất kho cũng giúp cho doanh nghiệp có thể hạn chế thấp nhất tình trạng thiếu hụt vật tư trong quá trình sản xuất. 

Đáp ứng và duy trì ổn định hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Người quản lý kho sẽ kiểm soát được lượng vật tư còn trong kho và sẽ lên kế hoạch thực hiện nhập vật tư khi cần thiết, đảm bảo hoạt động xuyên suốt, ổn định trong sản xuất của doanh nghiệp. 

1.2.3. Đảm bảo vật tư được khai thác tiềm năng hoàn toàn

Quản lý tốt hoạt động xuất kho vật tư, người quản lý kho sẽ biết được lượng vật tư còn tồn đọng trong kho, thời gian nhập kho vật tư. Từ đó, những vật tư được nhập trước thì sẽ được xuất trước, những vật tư nhập sau thì sẽ xuất sau, giảm thiểu tình trạng vật tư bị hao hụt, biến đổi chất lượng hay hết hạn sử dụng trong quá trình lưu kho. Do đó, doanh nghiệp có thể khai thác tối đa tiềm năng của các vật tư đã được nhập vào kho. 

2. Các bước trong quy trình xuất kho vật tư trong doanh nghiệp

Bước 1: Khi trong dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp cần sử dụng vật tư để sản xuất sản phẩm thì sẽ gửi yêu cầu xuất kho đến bộ phận quản lý kho. Yêu cầu xuất kho có thể chỉ là miệng, hoặc cẩn thận hơn là sử dụng văn bản yêu cầu xuất kho. 

Các bước trong quy trình xuất kho vật tư của doanh nghiệp

Với các doanh nghiệp lớn, vật tư có số lượng lớn và có giá trị cao thì nên sử dụng yêu cầu xuất kho để có cơ sở đối chứng trong quá trình kiểm tra số lượng hàng hóa xuất kho. 

Bước 2: Bộ phận kế toán sẽ thực hiện lập Phiếu xuất kho và chuyển đến cho bộ phận quản lý kho vật tư trong doanh nghiệp. Có thể lập Phiếu xuất kho thành nhiều liên khác nhau để giao cho các bộ phận cần thiết để xử lý, đối chứng. 

Bước 3: Sau khi bộ phận quản lý kho nhận được Phiếu xuất kho sẽ tiến hành kiểm đếm vật tư theo đúng số lượng và chủng loại yêu cầu, giao đến bộ phận cần vật tư và tiến hành bàn giao. 

Bước 4: Khi đã bàn giao xong vật tư, cần yêu cầu người nhận ký xác nhận vào Phiếu xuất kho là đã nhận vật tư cần thiết đầy đủ đúng số lượng và đúng chủng loại. 

Bàn giao đúng chủng loại và số lượng vật tư cần thiết theo yêu cầu

Bước 5: Người quản lý kho sẽ giữ lại một liên phiếu xuất kho, liên còn lại sẽ giao cho bộ phận kế toán trong doanh nghiệp quản lý. 

Bước 6: Bộ phận kế toán sẽ thống kê và hạch toán các vật tư xuất kho theo đúng số lượng và chủng loại đã thực hiện xuất. Nếu có vấn đề sai sót thì cần yêu cầu bộ phận xuất kho kiểm tra và điều chỉnh lại để không ảnh hưởng về số lượng vật tư thực tế và vật tư trên giấy tờ.

3. Kết luận

Xây dựng quy trình xuất kho vật tư là điều vô cùng cần thiết ở hầu hết các doanh nghiệp, nhất là với những doanh nghiệp sản xuất hàng hóa và kinh doanh sản phẩm, nó tác động không nhỏ đến sự ổn định của doanh nghiệp. 

Linh hoạt trong việc xây dựng quy trình xuất kho vật tư

Các doanh nghiệp có thể áp dụng linh hoạt các bước trong quy trình xuất kho vật tư, điều chỉnh các bước thực hiện cho phù hợp với đặc điểm, yêu cầu, quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp giúp nâng cao, phát triển, ổn định hoạt động sản xuất - kinh doanh trong doanh nghiệp.

Để quản lý hiệu quả hoạt động xuất - nhập kho hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu của doanh nghiệp, các bạn có thể tham khảo thêm thông tin về phần mềm quản lý trực tuyến. Các phần mềm này giúp cho các hoạt động quản lý kho chính xác hơn, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và nhân lực với chi phí vô cùng hợp lý. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí lớn trong nhân sự khi sử dụng các phần mềm quản lý này. 

Trên đây là toàn bộ nội dung về quy trình xuất kho vật tư. Mong rằng qua bài viết này, các bạn sẽ nắm vững quy trình xuất kho vật tư và áp dụng linh hoạt cho doanh nghiệp của mình. Chúc các bạn thành công!

Tổng hợp các quy trình quản lý vật tư tại công trường chi tiết nhất

Bài viết này sẽ tổng hợp quy trình quản lý vật tư tại công trường chi tiết cho các nhà thầu. Xem ngay bằng cách click vào link sau:

Quy trình quản lý vật tư tại công trường

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng-