Để đưa ra được một quyết định quản lý tốt là một sự lựa chọn trong số các phương pháp hành động. Các nhà quản lý cần nên xem xét đến việc đưa ra một quyết định nào đó của mình. Bởi những người quản lý luôn là người thường xuyên phải lụa chọn làm gì, ai làm và làm khi nào?... Không nên nhầm lẫn giữa việc ra quyết định và việc lập kế hoạch. Vậy, quyết định quản lý là gì? Hãy cùng nhau tham khảo trong bài viết dưới đây của timviec365.vn.
Quyết định quản lý chính là những hành vi có tính chất chỉ thị của chủ thể là người quản lý để tìm hướng cũng như định hướng lại, là một việc tổ chức và kích thích đến mọi nguồn lực ttrong vòng hệ thống quản lý của mình, cho phối được sự vận động và phát triển của toàn bộ hệ thống quản lý nhằm thực hiện được các mục tiêu mà được đề ra trước đó.
- Các ý nghĩa của quyết định cũng như việc đưa ra được quyết định quản lý: Các nhà quản lý luôn đưa ra những quyết định và việc đưa ra quyết định là một trong những hoạt động được coi là chủ yếu của nhà quản lý. Quyết định cũng được coi như là một phương tiện để có thể tác động được lên đối tượng quản lý (là sự thể hiện ý chí của người lãnh đạo trong hoạt động quản lý điều hành, chỉ huy… Đồng thời đây là một sản phẩm được sinh ra từ trí tuệ, nó có ảnh hưởng tích cực hoặc cũng sẽ là ảnh hưởng tiêu cực đến các sự phát triển của xã hội.
Quyết định quản lý là gì
Sản phẩm trí tuệ từ người lãnh đạo là các quyết định cũng như là việc tổ chức thực hiện đưa ra quyết định. Chính vì vậy có thể nói, các quyết định của nhà quản lý cũng như quá trình đưa ra quyết định đó là một nền tảng cho mọi quá trình quản lý. Năng lực tổ chức quản lý của người lãnh đạo đứng đầu, người quản lý tốt thể hiện ở việc đưa ra những quyết định đúng đắn, được mọi người nể phục và nghe theo các các quyết định từ cấp trên (giám đốc, lãnh đạo, chủ tịch...) đưa xuống.
Không chỉ dừng lại ở đó, để là một nhà lãnh đạo có những quyết định quả lý tốt thì việc cần làm trước tiên đó chính là học cách giải quết vấn đề và từ đó tích lũy cho mình được những kỹ năng giải quyết vấn đề.
Vấn đề phát sinh khi có sự sai lệch, khác biệt giữa những gì chúng ta mong đợi và những gì đang xảy ra trong thực tế. Mỗi tổ chức, trên từng lĩnh vực khác nhau trong quá trình tồn tại và phát triển của mình đều ẩn chứa nhiều vấn đề cần được giải quyết. Điều quan trọng nhất của các nhà quản lý không phải là tìm cách lảng tránh vấn đề hay không chấp nhận nó mà là biết cách đối mặt với vấn đề, hình thành và phát triển các kỹ năng để tìm kiếm, phát hiện ra các vấn đề và giải quyết vấn đề. Một vấn đề trong xã hội nói chung và trong một tổ chức nói riêng được xem là lớn hay nhỏ, quan trọng hay không quan trọng và từ đó có cách nhìn nhận và giải quyết khác nhau, tùy thuộc vào nhận thức và đánh giá của người xem xét vấn đề.
Phát hiện ra vấn đề và xác định đúng vấn đề mà bản thân mỗi cá nhân và tổ chức cần giải quyết là yếu tố then chốt quyết định gần một nửa sự thành công trong hoạt động của con người.
2.1. Phân biệt vấn đề và mẫu thuẫn
Vấn đề và mâu thuẫn thường gắn liền với một tổ chức nhất định. Hai thuật ngữ “mâu thuẫn” và “vấn đề” trong một số tài liệu thường sử dụng thay thế lẫn nhau. Trong một số trường hợp khác chúng được phân biệt với nhau. Vấn đề nhằm chỉ một tình huống, một sự kiện nhất định nào đó mà từng người cảm thấy có sự sai lệch giữa mong đợi, mong muốn và thực tế đang xảy ra. Vấn đề thường do một cá nhân hay nhiều cá nhân nhận thấy được sự sai lệch giữa mong đợi và thực tế. Mâu thuẫn trong một tổ chức là sự không đồng nhất về một ý kiến, một cách nhìn nhận về một sự kiện, tình huống nào đó. Mâu thuẫn chỉ xảy ra và tồn tại khi có hai hay nhiều người trở lên có ý kiến không giống nhau, thậm chí đối lập nhau về cùng một hiện tượng. Việc giải quyết mâu thuẫn và vấn đề có cách tiếp cận và phương pháp khác nhau. Vì vậy, lãnh đạo, quản lý cấp huyện cần nhìn nhận đâu là vấn đề và đâu là mâu thuẫn để có thể lựa chọn cách thức giải quyết phù hợp.
2.2. Phân loại vấn đề
Các vấn đề xuất hiện và tồn tại trong xã hội và tự nhiên nói chung cũng như trong từng tổ chức nói riêng rất đa dạng và phức tạp. Có thể phân loại các vấn đề nảy sinh trong một tổ chức theo một số tiêu chí chủ yếu sau:
- Theo mức độ ảnh hưởng của vấn đề có thể chia thành: vấn đề chiến lược (có tầm ảnh hưởng rộng lớn và lâu dài tới hoạt động của tổ chức) và vấn đề không chiến lược (hay vấn đề chiến thuật - có ảnh hưởng tới từng bộ phận của tổ chức, trong một khoảng không gian và thời gian hạn hẹp hơn vấn đề chiến lược).
Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Theo mức độ quan trọng của vấn đề, có những loại vấn đề sau: vấn đề quan trọng (có ảnh hưởng lớn, nghiêm trọng tới sự tồn tại và phát triển của tổ chức) và vấn đề không quan trọng.
- Theo mức độ khẩn cấp của vấn đề, có thể phân chia thành vấn đề khẩn cấp (cần giải quyết ngay) và vấn đề chưa khẩn cấp (cũng có ảnh hưởng tới tổ chức nhưng chưa cần thiết phải giải quyết ngay).
- Theo tần suất xuất hiện của vấn đề trong tổ chức có thể phân chia thành vấn đề thường xuyên và vấn đề bất thường.
Mỗi vấn đề đều được biểu hiện bằng khoảng cách giữa mong muốn và hiện thực và việc giải quyết vấn đề, về bản chất, chính là việc chúng ta đưa ra và thực hiện các giải pháp để lấp đầy khoảng cách đó. Cách phản ứng sai lệch trước 70 những vấn đề phát sinh sẽ làm cho vấn đề thêm nghiêm trọng, vì vậy cần linh hoạt, sáng tạo trong việc tìm ra giải pháp thích hợp. Trước khi đề ra các giải pháp để giải quyết vấn đề, cần nhận diện kỹ vấn đề để tìm cách giải quyết cho phù hợp. Nhiều vấn đề giống như tảng băng trôi, cái nhìn thấy chỉ là phần nổi, còn phần chìm lớn hơn nhiều có thể mang đến những tác động tiêu cực. Có nhiều phương pháp khác nhau để nhận diện vấn đề và xác định mức độ ưu tiên cho các vấn đề cần giải quyết. Sau đây là một số phương pháp chủ yếu được sử dụng trong hoạt động quản lý
3.1. Phương pháp động não
Phương pháp động não là cách thức vận dụng kinh nghiệm và sáng kiến của mỗi người để trong thời gian tối thiểu (tùy vấn đề đưa ra) có được tối đa những thông tin tốt nhất và đầy đủ nhất để nhận thức được vấn đề và có thể đưa ra nhiều giải pháp giải quyết vấn đề nhất.
Để thực hiện phương pháp này, một nhóm người cùng làm việc sẽ tập hợp với nhau và một người sẽ nêu vấn đề cần giải quyết. Các ý niệm/hình ảnh về vấn đề trước hết được các thành viên trong nhóm nêu ra một cách ngẫu nhiên và tự do theo dòng suy nghĩ càng nhiều càng tốt. Các ý kiến có thể rất rộng và sâu cũng như không giới hạn bởi các khía cạnh nhỏ nhặt nhất của vấn đề mà những người tham gia nghĩ tới, chưa đặt ra yêu cầu phải đánh giá. Không nên đưa bất kỳ một bình luận hay phê phán gì về các ý kiến hay ý niệm trong lúc thu thập.
Các phương pháp nhận diện – giải quyết vấn đề
Những ý tưởng thoáng qua trong đầu nếu bị các thành kiến hay phê bình sẽ dễ bị gạt bỏ và như thế sẽ làm mất sự tổng quan của buổi động não. Mỗi thành viên đều được khuyến khích đóng góp và phát triển các ý kiến tùy theo trình độ, khía cạnh nhìn thấy riêng và không giới hạn cách nhìn.
3.2. Phương pháp biểu đồ xương cá
Phương pháp biểu đồ xương cá (Fishbone diagram) là phương pháp được sử dụng để giúp sàng lọc ra các yếu tố, nguyên nhân của vấn đề một cách có hệ thống. Đây là công cụ đặc biệt quan trọng khi phân tích cải tiến chất lượng, thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa.
Mục đích của việc tạo biểu đồ xương cá:
- Lần tìm, chỉnh lý các nhân tố của vấn đề từ gốc đến ngọn một cách có thứ tự và không bỏ sót.
- Giúp tìm kiếm dễ dàng các nguyên nhân quan trọng để tiến hành cải thiện vấn đề.
- Biểu đồ này được xây dựng bằng cách đi ngược từ kết quả (hoặc hiện tượng xảy ra) lần ra các nguyên nhân (hay các giải pháp tác động cần thiết).
- Các vấn đề giải quyết gọi là kết quả, các yếu tố ảnh hưởng được xem là nguyên nhân. Khi tạo biểu đồ, việc quan trọng là tập hợp được càng nhiều ý kiến của thành viên tham gia càng tốt. Các ý kiến phải được đưa ra một cách tự do, ý kiến do nhiều người ở nhiều vị trí khác nhau càng tốt. Để việc đưa ý kiến đóng góp một cách khoa học, nên sử dụng phương pháp động não.
3.3. Phương pháp 5W
Phương pháp 5W là phương pháp được thực hiện bằng cách trả lời 5 câu hỏi bắt đầu bằng những từ: Who - Ai? What - Cái gì? Where - Ở đâu? When - Khi nào? Why - Tại sao?
Phương pháp này làm cho việc phân tích sự việc một cách rõ ràng, có thể dẫn tới một giải pháp đầy đủ nhất. Trong giải quyết vấn đề, 5 câu hỏi tương ứng của phương pháp 5W là:
- Vấn đề cần xác định là gì? Quá trình thực hiện sai ở điểm nào? (What) - Vấn đề xảy ra ở đâu? (Where)
- Khi nào vấn đề xảy ra? (When) - Ai chịu trách nhiệm quá trình liên quan? (Who) - Tại sao để vấn đề xảy ra? (Why) Các câu hỏi có thể không dừng ở 5 mà có thể là 6 hay 7… thậm chí nhiều hơn cho đến khi tìm ra nguyên nhân cuối, gốc rễ nhất để giải quyết vấn đề.
3.4. Nội dung cơ bản về quy trình giải quyết vấn đề
Mặc dù có nhiều loại quy trình giải quyết vấn đề như đã trình bày ở trên, nhưng các quy trình giải quyết vấn đề đó đều bao gồm những nội dung cơ bản từ nhận diện đúng vấn đề đến nhận biết nguyên nhân, tìm cách giải quyết, lựa chọn cách giải quyết và thực hiện nó. Vì vậy có thể khái quát hóa các nội dung cơ bản của quy trình giải quyết vấn đề thông qua hoạt động cơ bản sau:
Xác định vấn đề cần giải quyết: Đây là bước rất quan trọng, quyết định tới tất cả các bước còn lại. Một tổ chức bị coi là có vấn đề trong quản lý khi người ta nhận thấy có những lệch lạc nhất định giữa thực trạng của công việc với những mong muốn của nhà quản lý. Việc ban hành quyết định là nhằm mục đích làm mất đi sự lệch lạc này.
Sau khi đã lựa chọn được vấn đề cần ưu tiên giải quyết, việc giải quyết vấn đề bắt đầu bằng việc nhận diện vấn đề và xác định nguyên nhân dẫn tới vấn đề đó. Xác định chính xác nguyên nhân vấn đề cần giải quyết giữ vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định. Một vấn đề, nhất là những vấn đề kinh tế - xã hội lớn mà các nhà hoạch định chính sách cần quan tâm giải quyết, thường xuất hiện do nhiều nguyên nhân khác nhau và do đó cần phối hợp nhiều giải pháp mới có thể giải quyết. Việc xác định chính xác nguyên nhân chủ yếu sẽ là cơ sở để các nhà quản lý đề xuất các giải pháp xử lý vấn đề. Nhận định sai vấn đề hay xác định nguyên nhân của vấn đề không chuẩn xác sẽ làm cho các quyết định được ban hành để giải quyết vấn đề không đi đúng hướng.
Nội dung cơ bản về quy trình giải quyết vấn đề
Xác định đúng vấn đề là yếu tố căn bản để có giải pháp giải quyết hợp lý, hữu hiệu. Muốn vậy cần tránh nhìn nhận vấn đề một chiều chỉ dựa theo ý muốn chủ quan mà cần xem xét, hình dung vấn đề theo nhiều cách, từ những góc nhìn khác nhau, phân tích những vấn đề phức tạp thành nhiều hợp phần, tìm mối quan hệ giữa những sự việc khác nhau cũng như những điểm giống nhau từ những sự việc khác nhau. Chỉ khi xác định rõ vấn đề bằng con mắt phê phán khách quan, toàn diện mới có thể sáng suốt nhận ra những giả định dựa trên thành kiến, từ đó mới có thể tìm ra cách giải quyết sáng tạo, hữu hiệu.
Quyết định quản lý của lãnh đạo là những quyết định của các cơ quan hành chính hoặc một cơ quan tổ chức nào đó được trao thẩm quyền ban hành để giải quyết những vấn đề phát sinh trong hoạt động quản nhằm thực hiện các chức năng chấp hành và điều hành trong quản lý hành chính nhà nước.
Quyết định quản lý có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động vì đó là các mệnh lệnh điều hành của chủ thể quản lý. Thông qua các quyết định, các chủ thể quản lý có tác động đến đối tượng quản lý, điều chỉnh hành vi của các đối tượng này theo định hướng. Về bản chất, các quyết định hành chính nhà nước được sử dụng để giải thích, hướng dẫn và cụ thể hóa các quy phạm luật và áp dụng pháp luật nên các hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước và cán bộ, công chức có thẩm quyền chỉ có thể tiến hành được dựa trên các quyết định hành chính nhà nước.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, các chủ thể quản lý cũng phải thường xuyên ra các quyết định. Tuy nhiên, do ảnh hưởng của những đặc tính riêng có của môi trường quản lý nhà nước (đối tượng quản lý rộng, sử dụng quyền lực nhà nước trong quá trình quản lý, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan quản lý nhà nước được quy định cụ thể trong pháp luật,...) nên việc ra các quyết định quản lý hành chính cũng có những điểm khác biệt so với việc ra các loại quyết định khác.
Hi vọng bài viết trên của timviec365.vn sẽ đưa ra những gợi ý rõ ràng nhất cho các độc giả về quyết định quản lý là gì? Từ đó độc giả sẽ định hướng được công việc tương lai của mình. Ngoài ra Timviec365.vn là một website hàng đầu về đăng tin tuyển dụng, là cầu nối giữa nhà tuyển dụng đến với ứng viên, giúp các bạn tìm được một công việc phù hợp với trình độ cũng như khả năng của mình. Chúc các bạn thành công với Timviec365.vn!
