Quay lại

[Schedule là gì?] Vai trò của việc lập Schedule đối với nhà quản lý

Tác giả: Hồng Nguyễn - 08/05/2020

Schedule là một yếu tố rất quan trọng trong công việc của mỗi người, đặc biệt là trong công tác quản trị tại doanh nghiệp. Vậy hiểu về khái niệm Schedule là gì? Vai trò của Schedule như thế nào và làm sao để tạo nên được một Schedule hiệu quả nhất cho các nhà quản lý? Hãy cùng timviec365.vn phân tích và tìm ra câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

Việc làm Hành chính - Văn phòng

1. Tìm hiểu về khái niệm Schedule là gì?

Tìm hiểu về khái niệm Schedule là gì?

“Schedule” dịch ra tiếng Việt có nghĩa là lịch trình, thời khóa biểu hay còn có thể gọi là kế hoạch cho một công việc nào đó cần thực hiện trong khoảng thời gian nhất định nhằm đáp ứng yêu cầu, mục tiêu đã đề ra.

Đây được xem là một công cụ quản lý thời gian một cách cơ bản nhất, nó bao gồm toàn bộ những nhiệm vụ, những sự kiện hay bất kỳ một hành động, chuỗi sự kiện nào đó được sắp xếp theo thứ tự thời gian cần thực hiện. Việc lên lịch trình này sẽ quyết định đến cách mà người quản lý sẽ giao nhiệm vụ và chính cách giao tài nguyên giữa nhiều nhiệm vụ với nhau được gọi là lập ra lịch trình, người chịu trách nhiệm tạo ra lịch trình đó được gọi là người lên lịch trình.

Như vậy, Schedule có thể được sử dụng một cách vô cùng hữu ích, đóng vai trò quan trọng trong thời gian ngắn như là lịch trình làm việc hàng ngày, có thể là hàng tuần hay dài hơn là hàng tháng, hàng năm. Hầu hết mọi người đều sử dụng Schedule thông qua lịch – nơi mà họ có thể dễ dàng nhìn thấy về ngày tháng thực hiện, lưu ý về các sự kiện diễn ra trong các ngày tháng khác nhau. Thường thì lịch biểu sẽ thể hiện thời gian cụ thể cho một sự kiện nào đó mà họ sẽ lập kế hoạch bằng cách liệt kê ra các thuật toán quan trọng theo một thứ tự nào đó mà các sự kiến sau đó có thể sẽ diễn ra.

Schedule được sử dụng phổ biến trong công việc và đời sống hàng ngày của con người

Tuy nhiên thì đối với một số trường hợp, lịch trình đưa ra có thể sẽ không chắc chắn và có thể không thực hiện được. Ví dụ như đối với những công việc dựa trên những yếu tố về ngoại cảnh, môi trường xung quanh và ngoài tầm kiểm soát của con người thì khó có thể thực hiện theo đúng lịch trình được. Hay với những người thường xuyên có những chuyến du lịch, nghỉ mát để giảm bớt căng thẳng, mệt mỏi thì có thể tránh việc lập ra các lịch trình cố định vì khả năng thực hiện nó cũng không cao.

Được sử dụng thường xuyên trong công việc và đời sống hàng ngày như vậy thì Schedule có vai trò như thế nào đối với một nhà quản lý doanh nghiệp? Cùng tiếp tục theo dõi những nội dung trong phần tiếp theo nhé!

Việc làm Quản lý điều hành

2. Vai trò của Schedule đối với nhà quản lý

Vai trò của Schedule đối với nhà quản lý

Thực tế có thể thấy, việc lập ra các lịch trình đối với các nhà quản lý doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng, không thể thiếu, góp phần tạo ra một cách làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Cụ thể, việc lập ra các Schedule sẽ giúp người quản lý điều hành doanh nghiệp rất nhiều điều như là:

- Schedule giúp họ có thể nêu ra được những mục tiêu, phương thức quan trọng cần phải đạt được trong công việc và xác định được cách thức thực hiện chúng như thế nào. Bởi khi bạn đã lập ra được một danh sách những công việc, lịch trình mình cần thực hiện thì quá trình làm việc sẽ chủ yếu đi theo hướng của mục tiêu đã đề ra, theo đó hiệu quả đạt được chắc chắn sẽ tốt hơn. Vì chúng ta biết được rằng mình đang ở đâu, đang cần thực hiện những gì và định hướng được các bước đi tiếp theo.

Thêm vào đó, một nhà quản lý chắc chắn sẽ rất nhiều việc cần phải làm mỗi ngày, do đó việc có thể tạo ra được một Schedule sẽ giúp họ sắp xếp công việc sao cho hợp lý, tránh trùng lặp và không giải quyết kịp thời những vấn đề quan trọng. Thông qua các kế hoạch được đưa ra trong Schedule thì họ cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc phân chia nhiệm vụ dành cho nhân viên của mình như thế nào sao cho hợp lý và khả năng hoàn thành được cao nhất.

- Vai trò thứ 2 của Schedule chính là giúp nhà quản lý có thể gắn mục tiêu công việc vào khoảng thời gian ngắn nhất để thực hiện chúng. Một ngày làm việc chỉ có 24 giờ, do đó cần phải biết cách phân bố thời gian làm sao để đủ cho việc hoàn thành tất cả các công việc của ngày đó. Do vậy, có một bản kế hoạch, lịch trình cụ thể sẽ giúp nhà quản lý không bị căng thẳng, áp lực với khối lượng công việc quá nhiều.

Schedule có tầm quan trọng lớn đối với nhà quản lý

- Ngoài ra thì đối với một nhà quản trị, việc tạo ra các Schedule cũng giúp cho việc kiểm tra tiến độ công việc và hiệu quả mà nhân viên đạt được như thế nào, có đáp ứng được những yêu cầu mình đã đưa ra hay không, đồng thời cũng phát hiện ra các sai sót và kịp thời xử lý, đảm bảo cho các hoạt động được diễn ra suôn sẻ nhất.

Như vậy, việc thường xuyên lập ra các Schedule trong quá trình làm việc và quản lý công việc là điều hết sức cần thiết, không thể nào thiếu đối với bất kỳ ai, đặc biệt là các nhà quản lý, quản trị doanh nghiệp.

Việc làm Nhân sự

3. Cách để lập một Schedule hiệu quả nhất

Việc lập Schedule là hết sức quan trọng đối với mỗi chúng ta, nhất là các nhà quản lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng có khả năng để tạo ra những kế hoạch, lịch trình khoa học, hiệu quả và triển khai thực hiện được theo đúng những gì đã đề ra. Vậy làm sao để có thể tạo được một Schedule hoàn hảo nhất?

3.1. Lập Schedule làm việc theo ngày

Với những công việc cần thực hiện theo ngày thì bạn cũng cần lập cho mình những kế hoạch để giúp giảm bớt stress, đồng thời có thể kiểm soát một cách tốt hơn khối lượng công việc của mình như thế nào. Vậy để lập được một Schedule theo ngày thì cần thực hiện những gì?

- Cần chuẩn bị cho mình một cuốn lịch để bàn và đặc biệt là cần có đủ khoảng trống để bạn có thể thực hiện ghi chép lại nội dung công việc mình cần làm cũng như ghi chú được những sự kiện đặc biệt sẽ diễn ra. Bên cạnh đó, bạn cũng nên sắm cho mình một cuốn sổ ghi chép cá nhân để có thể liệt kê được những công việc mình đã làm được, những gì chưa làm được và hướng giải quyết những tồn đọng đó như thế nào và đưa ra đề xuất cho những ngày tiếp theo.

- Tiếp đó, bạn cần phải biết sắp xếp các nhiệm vụ, công việc hàng ngày của mình một cách thật cụ thể, chi tiết nhất. Và hiện nay, thời đại công nghệ phát triển, bạn có thể thực hiện ghi lại lịch trình ngay trên các phần mềm quản lý máy tính, do đó, có thể tô màu, ghi chú cho những nhiệm vụ, công việc của mình theo trình tự, công việc nào cần thực hiện trước, công việc nào có thể làm sau cũng như tính chất của từng công việc như thế nào.

Thực tế, việc sắp xếp công việc bằng cách tô màu như vậy sẽ vô cùng hữu ích giúp bạn có thể quản lý các đầu công việc một cách dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

Lập Schedule làm việc theo ngày

- Sau đó, bạn cần phải xác định cho mình những công việc, nhiệm vụ nào quan trọng hơn và thực hiện trước. Đó là những công việc không thể nào trì hoãn được, do đó cần ưu tiên thông qua việc xác định những vấn đề sau:

+ Những công việc, nhiệm vụ nào đã tới kỳ hạn cần nộp?

+ Những công việc nào cần dành nhiều thời gian hơn để thực hiện?

+ Những nhiệm vụ nào sẽ có ảnh hưởng và quyết định trực tiếp đến hiệu quả của công việc?

+ Những nhiệm vụ nào sẽ có thể gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện?,...

- Và cuối cùng, bạn cần phải đặt ra kỳ hạn cụ thể đối với từng công việc thực hiện. Là một nhà quản lý, bạn sẽ cần phải có sự tính toán thật cẩn thận để có thể đưa ra thời hạn hợp lý nhất cho từng công việc để nhân viên cũng như bản thân mình có thể hoàn thành tốt. Đặc biệt, thời hạn dành cho các nhiệm vụ không nên sắp xếp quá gần nhau, điều đó sẽ khiến cho người thực hiện rơi vào tình trạng stress và hiệu quả công việc cũng không cao.

3.2. Lập Schedule làm việc theo tuần

Đối với khoảng thời gian khá dài là 1 tuần thực hiện công việc thì nhà quản lý sẽ cần phải cân nhắc kỹ lưỡng về các đầu công việc sao cho hợp lý nhất để lên được một Schedule hiệu quả. Theo đó, bạn có thể lập kế hoạch dựa trên những yêu cầu sau:

- Thực hiện tìm kiếm và xác định những khoảng thời gian rảnh và dự trù được những quỹ thời gian rảnh rỗi khác nhau mà không nằm trong quãng thời gian dành cho công việc. Điều đó có nghĩa là tận dụng thời gian của mình để giải quyết, xử lý những vấn đề còn tồn đọng, tình huống phát sinh xảy ra trong quá trình làm việc.

- Cần phải lấp đầy những khoảng thời gian rảnh bằng những công việc khác nhau và cần lựa chọn những công việc quan trọng, cần thiết để ưu tiên thực hiện trước.

Lập Schedule làm việc theo tuần

- Quá trình thực hiện công việc chắc chắn sẽ không thể nào đảm bảo tuyệt đối giống như kế hoạch đã đưa ra. Do đó, khi lập Schedule và sắp xếp nhiệm vụ, hãy phân bố thời gian hợp lý và có thể dành khoảng thời gian cuối tuần để tổng kết và giải quyết, xử lý các vấn đề còn tồn đọng, chưa thực hiện được.

- Luôn phải theo sát việc thực hiện kế hoạch của nhân viên để có những đánh giá khách quan, chi tiết nhất về kết quả của công việc hàng tuần, qua đó có thể đưa ra được những kế hoạch cho các tuần tiếp theo một cách phù hợp và đảm bảo được việc thực hiện đạt hiệu quả tốt hơn.

Việc làm

Hy vọng qua bài viết trên đây của timviec365.vn, các bạn đã hiểu và nắm rõ về Schedule là gì cũng những thông tin cơ bản liên quan đến việc lập Schedule. Và qua đó, là một nhà quản lý, các bạn sẽ có thể lập cho mình được một bản kế hoạch, lịch trình công việc hoàn hảo cũng như đạt hiệu quả cao nhé!

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp-