Quay lại

Sổ nhật ký chung là gì? Nguyên tắc và cách ghi sổ nhật ký chung

Tác giả: Trần Thùy Linh - 03/05/2022

Toàn bộ các giao dịch trong một doanh nghiệp đều được kế toán ghi chép lại trong sổ sách kế toán. Thông thường kế toán viên có trách nhiệm thu thập đầy đủ các chứng từ của mỗi giao dịch, sau đó ghi chép lại vào sổ nhật ký chung để làm căn cứ cho việc đối chiếu và theo dõi sau này nếu cần thiết. Vậy sổ nhật ký chung là gì? Nguyên tắc ghi sổ nhật ký chung như thế nào? Cùng tìm hiểu về sổ nhật ký chung trong kế toán qua bài viết sau đây nhé!

1. Sổ nhật ký chung là gì? Nguyên tắc và trình tự ghi sổ nhật ký chung

1.1. Sổ nhật ký chung là gì?

Sổ nhật ký chung là một loại sổ sách trong kế toán, được sử dụng để ghi chép lại toàn bộ các giao dịch kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp. Chính vì vậy mà mọi ghi chép trong sổ nhật ký chung đều theo trình tự thời gian. Dữ liệu được ghi chép vào trong sổ nhật ký chung đều phải dựa trên chứng từ kế toán thu thập được và phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.

Sổ nhật ký chung ghi chép lại toàn bộ các giao dịch trong doanh nghiệp

Thông thường mỗi tháng doanh nghiệp sẽ mở sổ nhật ký chung 1 lần. Như vậy một năm có tổng cộng 12 quyển sổ này. Tuy nhiên cũng có những doanh nghiệp nhỏ hơn chỉ mở 1 quyển sổ nhật ký chung mỗi năm.

Bên cạnh đó, trước đây, khi còn làm kế toán thủ công thì trong doanh nghiệp còn có thêm sổ nhật ký đặc biệt. Tuy nhiên, hiện nay loại sổ này không còn xuất hiện nữa vì các doanh nghiệp hầu hết chuyển sang sử dụng phần mềm để làm kế toán. Phần mềm quản lý tài chính kế toán 365 hiện đang được đánh giá là một trong những phần mềm kế toán được sử dụng phổ biến nhất, đáp ứng được đầy đủ nhu cầu làm kế toán của người dùng.

1.2. Nguyên tắc và trình tự ghi sổ nhật ký chung

Như vậy bạn đã hiểu được sổ nhật ký chung là gì rồi đúng không? Sổ nhật ký chung chỉ mở mỗi tháng 1 lần hoặc mỗi năm 1 lần, vì vậy nên mọi ghi chép trong sổ phải được tiến hành hết sức cẩn thận, tuân thủ theo nguyên tắc và trình tự ghi sổ. Cùng tìm hiểu về nguyên tắc và trình tự ghi sổ nhật ký chung ngay sau đây nhé!

Nguyên tắc và trình tự ghi sổ nhật ký chung

1.2.1. Nguyên tắc ghi sổ nhật ký chung

Nguyên tắc “bất di bất dịch” đầu tiên mà mọi kế toán viên phải ghi nhớ đó là: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp đều phải được ghi chép vào sổ nhật ký chung.

Nguyên tắc thứ hai khi ghi sổ nhật ký chung đó là: Mọi ghi chép về nghiệp vụ kinh tế, tài chính trong sổ nhật ký chung đều phải được ghi theo đúng trình tự thời gian và định khoản kế toán. Số liệu trong sổ nhật ký chung sau đó sẽ được sử dụng làm cơ sở để ghi số cái.

1.2.2. Trình tự ghi sổ nhật ký chung

Trước tiên, kế toán viên sẽ thu thập toàn bộ các chứng từ kế toán liên quan đến giao dịch kinh tế, tài chính phát sinh. Sau khi kiểm tra và đảm bảo tính xác thực, những chứng từ này sẽ được sử dụng như cơ sở dữ liệu để ghi chép giao dịch vào trong sổ nhật ký chung.

Chứng từ kế toán cần được kiểm duyệt

Tiếp theo, số liệu trong sổ nhật ký chung lại được sử dụng làm căn cứ dữ liệu để ghi chép vào sổ cái bằng các tài khoản kế toán.

Đến cuối mỗi tháng, quý hoặc năm, kế toán viên sẽ tổng hợp những ghi chép trên sổ cái để làm bảng cân đối số phát sinh. Sau đó, những số liệu này sẽ được tổng hợp lại và đối chiếu một lần nữa để làm báo cáo tài chính.

Theo đúng nguyên tắc, tổng tài khoản Nợ và tài khoản Có trong sổ nhật ký chung phải bằng con số được ghi chép trong bảng cân đối số phát sinh tính trong cùng một kỳ kế toán.

2. Kết cấu và phương pháp ghi sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký chung được lập trên Excel và bao gồm các cột theo thứ tự sau đây:

- Cột A: Chứa ngày tháng vào sổ của các giao dịch kinh tế, tài chính.

- Cột B: Ghi chép số hiệu của các chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được ghi số hiệu bao gồm: Số Phiếu kế toán, số phiếu thu, phiếu chi, số Hóa đơn, số phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, số Giấy báo nợ, báo Có.

Kết cấu sổ nhật ký chung

- Cột C: Chứa ngày tháng lập chứng từ kế toán của giao dịch được ghi chép trong sổ.

- Cột D: Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính một cách ngắn gọn, xúc tích và dễ hiểu.

- Cột E: Nghiệp vụ nào đã được ghi chép vào sổ cái sẽ được đánh dấu tại đây.

- Cột G: Cột này dành để ghi số thứ tự.

- Cột H: Ghi chép số hiệu tài khoản Nợ và định khoản của tài khoản Có (hay còn gọi là tài khoản đối ứng). Mỗi loại tài khoản phải được ghi trong một dòng riêng biệt, trong đó tài khoản Nợ ghi trước và tài khoản Có ghi sau. Lưu ý là đối với nghiệp vụ mua hàng hóa, cần ghi chép rõ ràng các chủng loại hàng hóa đã mua, nhà cung cấp hàng hóa và tình trạng thanh toán.

Tài khoản Nợ và tài khoản Có được ghi riêng biệt

Tại dòng cuối cùng của trang sổ nhật ký chung sẽ tính cộng dồn lũy kế để kết thúc trang và chuyển tiếp nối sang trang sau. Ở đầu trang sau sẽ ghi chép lại kết quả đã cộng ở trang trước để nối tiếp trang trước.

Theo đúng nguyên tắc kế toán thì sổ nhật ký chung (sau đó là sổ cái) sẽ là nơi ghi chép mọi giao dịch kinh tế, tài chính phát sinh. Tuy nhiên, nếu một đối tượng kế toán có số lượng giao dịch phát sinh quá phức tạp thì cần thiết phải ghi chép trong sổ nhật ký đặc biệt để giảm bớt khối lượng ghi chép trong sổ nhật ký chung và sổ cái.

Phương pháp ghi sổ nhật ký đặc biệt tương tự như phương pháp ghi sổ nhật ký chung. Theo quy định, những giao dịch đã ghi chép vào sổ nhật ký đặc biệt thì sẽ không ghi chép vào sổ nhật ký chung nữa.

Kết thúc trang cần cộng dồn lũy kế

Như vậy, bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi “Sổ nhật ký chung là gì?”. Đồng thời bạn cũng đã tìm hiểu thêm về nguyên tắc cũng như phương pháp, trình tự ghi sổ nhật ký chung. Hiện nay, với sự trợ giúp của phần mềm kế toán, công việc của kế toán viên đã được tối giản đi rất nhiều so với trước đây, đồng thời độ chính xác cũng cao hơn.

Sổ quỹ tiền mặt Excel

Sổ quỹ tiền mặt được hiểu như thế nào? Tham khảo ngay hướng dẫn cách ghi và làm sổ quỹ tiền mặt Excel chi tiết nhất qua bài viết sau đây.

Sổ quỹ tiền mặt Excel

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Danh thiếp cá nhân- Quản Lý Trường Học- Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng- Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính- Kinh nghiệm Quản lý kho hàng- Quản Lý Gara Ô Tô-