Tại các công ty, doanh nghiệp hiện nay hầu hết đều sử dụng máy chấm công để tính số công làm việc và lương cho nhân viên. Vì vậy, máy chấm công có thể coi là thiết bị quen thuộc với nhiều người. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tổng hợp công từ máy chấm công một cách dễ dàng. Quá trình tổng hợp không quá phức tạp như mọi người nghĩ. Cùng timviec365.vn tìm hiểu cách tổng hợp công từ máy chấm công đơn giản nhất nhé!
1. Lợi ích của quá trình tổng hợp công trên máy chấm công
Máy chấm công có thể xem là thiết bị phổ biến và quan trọng đối với nhiều người, được hầu hết các công ty, doanh nghiệp sử dụng. Chỉ với chiếc máy chấm công, nhà quản lý sẽ nhanh chóng quản lý được giờ giấc đi làm và ca làm việc của nhân viên.
Tổng hợp công từ máy chấm công có nhiều lợi ích
Máy chấm công cũng giúp quá trình quản lý nhân viên dễ dàng và chuyên nghiệp. Những người tăng ca, làm thêm giờ cũng được cũng đều được tính tỉ mỉ, đảm bảo tính công bằng cho tất cả mọi người.
Các công ty, doanh nghiệp cũng sẽ tổng hợp công từ máy chấm công nhanh chóng, giảm thiểu những sai sót và nhầm lẫn xảy ra trong quá trình tính công cho nhân viên. Bạn chỉ cần tổng hợp công sau cuối tuần hoặc cuối tháng, dựa theo những số liệu mà máy chấm công đã ghi lại và tổng kết được.
Các nhà quản lý cũng giảm thiểu đau đầu hơn khi sử dụng máy chấm công cho nhân viên. Việc tiết kiệm thời gian tính công cho nhân viên cũng là một lợi ích to lớn, giúp nhà lãnh đạo tổng hợp lại công lao động trong suốt thời gian làm việc.
Quản lý nhân viên một cách hiệu quả
Bạn cũng sẽ dễ dàng rà soát và sửa đổi các thông tin như thông tin thô, hoặc các thông tin sai sót của nhân viên. Chỉ với một số thao tác đơn giản, bạn đã tính được tổng số công của nhân viên. Vì thế, máy chấm công là công cụ giúp công ty, doanh nghiệp quản lý nhân viên một cách hiệu quả.
Vậy cách tổng hợp công từ máy chấm công ra sao? Tìm hiểu phần tiếp theo để có câu trả lời nhé!
2. Cách thức tổng hợp công từ máy chấm công
2.1. Các bước xử lý số liệu cơ bản trên máy chấm công thông dụng
Các công ty, doanh nghiệp sẽ đảm bảo được tính minh bạch khi sử dụng máy chấm công, dễ dàng đơn giản hóa quản lý nhân viên và đảm bảo tính minh bạch, trung thực. Sau cuối mỗi tuần hoặc mỗi tháng, người quản lý hoặc người có trách nhiệm sẽ tiến hành tổng hợp công từ máy chấm công để có bảng lương tổng hợp dành cho nhân viên. Vậy quá trình tổng hợp công từ máy chấm công ra sao? Dưới đây là các bước để tổng hợp công nhanh chóng từ máy chấm công.
2.1.1. Tải dữ liệu từ máy chấm công
Các dữ liệu trên máy chấm công bao gồm thời gian làm việc, ngày nghỉ, tăng ca, thời gian nghỉ trưa, thời gian kết thúc ca làm việc,... đều được máy chấm công nhập và lưu trữ trên máy chấm công. Khi đến thời gian tính công định kỳ, người quản lý hoặc có quyền xử lý sẽ tải toàn bộ dữ liệu từ máy chấm công về máy tính.
Tải dữ liệu chấm công từ máy chấm công
Một số thiết kế mới trên máy chấm công hiện nay có thể hỗ trợ cài đặt tính năng tự động tải công về. Nếu máy chấm công của bạn không có, bạn có thể tải dữ liệu thô về máy theo một trong hai cách sau:
- Cách 1: Nhấp con trỏ vào “chấm công”, bạn chọn biểu tượng hình có mũi tên 2 chiều tên là “Quản lý dữ liệu điểm danh”. Sau đó, bạn chọn mũi tên hướng thẳng xuống dưới để tiến hành download. Kế tiếp, bạn tiến hành chọn đúng thiết bị mà mình cần tải về, ấn con trỏ chuột vào dấu tích.
- Cách 2: Bạn truy cập và đăng nhập vào hệ thống chấm công, vào bảng thông tin của máy chấm công và tiến hành chọn thiết bị xử lý. Nếu bạn muốn chọn nhiều thiết bị cùng lúc thì tiến hành bôi đen những máy đó hoặc thao tác nhanh bằng phím tắt trên màn hình máy tính. Sau khi chọn xong, bạn ấn chuột phải và tải dữ liệu từ máy chấm công để tổng hợp.
2.1.2. Kiểm tra dữ liệu thô
Sau khi tải dữ liệu từ máy chấm công về, bạn nên tiến hành kiểm tra dữ liệu thô để tránh xảy ra sai sót khi tải về. Dữ liệu thô đã được phần mềm chấm công tổng hợp tự động theo các lập trình có sẵn trước đó trong cơ chế hoạt động. Trước khi tính công, bạn có thể mở dữ liệu thô ra để xem bằng cách mở tab duyệt dữ liệu thô. Mục này nằm trong tính công hoặc chấm công khi bạn tải về.
Khi truy cập, bạn có thể kiểm tra trực tiếp một số đề mục từ “Điều kiện hiển thị log” như sau:
- Vào đầu tiên – Ra cuối cùng
- Log đầu tiên – cuối cùng
- Xem 1 cột
- Lần lượt
- Vào Ra.
Kiểm tra dữ liệu thô trên máy chấm công
Ngoài việc xem những dữ liệu của nhân viên bằng cách chọn lọc như trên, bạn có thể xem được tổng dữ liệu hay tổng công của từng nhân viên và tiến hành sửa dữ liệu của nhân sự đó khi xảy ra sai sót. cách chỉnh sửa như sau: Bạn ấn con chuột vào tên nhân viên muốn sửa, chọn thời gian muốn điều chỉnh, nhấn đúp chuột phải và tìm thông tin mà bạn muốn sửa lại.
2.1.3. Tính công và xem kết quả
Sau bước chỉnh sửa các sai sót hoặc thiết sót từ dữ liệu thô, bạn tiến hành tổng hợp số công ở máy chấm công và tính lại công của nhân viên. Bạn chỉ cần nhấp chuột vào nhân viên cần tính công, nhập thời gian sau đó ấn chuột vào biểu tượng bánh răng cưa. Quá trình diễn ra nhanh chóng và đơn giản, hoàn tất xong máy tính của bạn sẽ hiển thị thông báo xử lý hoàn tất việc chấm công.
2.1.4. Xuất báo cáo chấm công
Sau khi tính công và xem kết quả, bạn tiến hành xuất báo cáo chấm công. Để xuất báo cáo chấm công, bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Vào chấm công, chọn biểu mẫu chấm công
- Bước 2: Chọn kiểu báo cáo thích hợp hợp
- Bước 3: Chọn mẫu báo cáo phù hợp hợp
- Bước 4: Tiến hành xuất công dựa theo thiết kế của báo cáo đã hoàn tất trước đó.
Xuất báo cáo chấm công là bước cuối cùng
2.2. Cách tính công và lương từ máy chấm công cho doanh nghiệp
Hiện nay có nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tính công nhanh chóng, bạn cũng có thể sử dụng Excel để tính lương và tính công. Bạn cần chuyển đổi dữ liệu điểm danh về file Excel.
2.2.1. Xuất dữ liệu điểm danh trên file Excel
Đầu tiên, bạn mở file báo cáo điểm danh mà mình vừa xuất về máy tính ở bước bên trên. File này đã lưu thành một thư mục ngay trên máy tính của bạn. Tiếp đến, bạn mở file báo cáo lên, tìm kiếm trên thanh công cụ, chọn mục chấm công. Sau đó, bạn chọn mục “Biểu mẫu chấm công”, chọn báo cáo phù hợp. Bạn có thể chọn 1 trong 3 loại báo cáo đó là: Báo cáo chi tiết ngày, báo cáo chỉnh sửa dữ liệu và báo cáo tổng hợp tháng.
File Excel có thể sử dụng để xuất dữ liệu
Tiếp theo, bạn chọn mẫu báo cáo phù hợp để xuất ra máy tính của mình. Bạn có thể chọn báo cáo tổng hợp tháng để tính lương từ máy chấm công nhân viên dễ dàng. Cuối cùng, bạn chọn xuất file Excel đó ra để hoàn tất việc xuất công điểm danh, bạn chọn nơi để lưu trữ file mà mình mới xuất về máy tính.
2.2.2. Tính lương bằng file Excel chứa dữ liệu chấm công
Hẳn các nhân viên kế toán đã quá quen thuộc với việc tính lương nhân viên bằng Excel. Điều bạn cần lưu ý nhất là khi tính lương qua máy chấm công, bạn cần xuất được file về máy tính. Từ đó, bạn có thể dựa vào file này để dễ dàng tính công và lương cho nhân viên của mình.
Dữ liệu trên máy chấm công sẽ bao gồm các thông tin như: Danh sách tất cả các công nhân viên của nhà máy, công ty, doanh nghiệp; Báo cáo chi tiết tháng công đi làm của từng công nhân viên của công ty, nhà máy, doanh nghiệp.
Tính lương bằng file Excel chứa dữ liệu từ máy chấm công
Các dữ liệu chấm công liên quan đến việc chấm công của từng nhân viên như sau: Số công đi làm trong một tháng và số ngày nghỉ của nhân viên đó; Số thời gian làm thêm giờ, tăng ca trong một tháng; Báo cáo thời gian đi muộn, về sớm của nhân viên trong công ty.
Các hàm thường được dùng để tính lương cho nhân viên trong Excel như các hàm AND/OR; LOOKUP/VLOOKUP; SUM/SUMIF/SUMIFS; Lệnh IF.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được cách tổng hợp công từ máy chấm công, một số lợi ích khi tổng hợp công từ máy chấm công và cách tính lương của nhân viên từ máy chấm công thông qua file Excel. Nhờ tổng hợp máy chấm công, bạn sẽ kiểm soát được số công của nhân viên trong tháng, thời gian làm việc, cũng như thời gian đi sớm, về muộn của nhân viên đó. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm chấm công để dễ dàng theo dõi và quản lý công của nhân viên.
Giải pháp chấm công
Giải pháp chấm công là gì? Những hình thức chấm công hiện nay đang được áp dụng gồm có những gì? Click vào bài viết bên dưới để biết được những giải pháp chấm công hiện nay nhé!
