Văn phòng không giấy tờ - xu hướng văn phòng thời đại mới

1. Văn phòng không giấy là gì?

Văn phòng không giấy tờ (paperless office) được hiểu một cách đơn giản là những giấy tờ, báo cáo liên quan được in bằng giấy trong công ty, doanh nghiệp sẽ được thay thế bằng các phần mềm, ứng dụng trên máy tính và các công cụ giap tiếp thông qua Internet.

Có thể nói, văn phòng không giấy là ước mơ và là mục tiêu cần đạt được của doanh nghiệp trong tương lai gần bởi tính thiết thực và quan trọng của nó trong doanh nghiệp. Các thủ tục, giấy tờ rắc rối giờ đây được giải quyết nhanh, gọn thông qua công nghệ số. Tốc độ xử lí thông tin, công việc của các phần mềm, ứng dụng cũng nhanh hơn rất nhiều. Các  doanh nghiệp ngày nay đang dần đổi mới và cải thiện để bắt kịp sự thay đổi chóng mặt của thời đại. 

2. Lợi ích văn phòng không giấy đem lại

2.1. Giúp tiết kiệm không gian làm việc

Lợi ích có thể được nhận thấy rõ ràng nhất khi chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng không giấy chính là gọn gàng được nơi làm việc. Trước đây, khi mọi công việc trong doanh nghiệp đều liên quan đến giấy tờ, không gian làm việc bất đắc dĩ trở thành nơi trú ngụ của đống giấy tờ đó.

Điều đáng nói, sự đọng ứ của giấy tờ không chỉ khiến các nhân viên trong công ty gặp khó khăn trong việc sắp xếp, tìm kiếm những giấy tờ quan trọng khi cần gấp mà còn khiến không gian ngồi, làm việc của bạn trở nên chật hẹp và ngột ngạt. 

2.2. Tiết kiệm thời gian của làm việc của bạn

Giờ đây, thay vì mất thời gian sắp xếp, tìm kiếm các giấy tờ liên quan khi cần đến gấp, bạn có thể nhanh chóng truy cập vào file, phần mềm hay ứng dụng trên máy tính thông qua Internet để thời gian làm việc của bạn được tối ưu hơn.

Nhờ đó mà chất lượng công việc của bạn cũng được cải thiện hơn khi trước đây bạn phải tốn khá nhiều thời gian cho việc sắp xếp và phân loại giấy tờ, giờ đây bạn chỉ cần mở máy tính và hoàn thành công việc trên những văn bản online và gửi nó bằng thao tác click chuột nhanh chóng. 

2.3. Tiết kiệm chi phí

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được kha khá các loại chi phí lớn nhỏ liên quan khi chuyển đổi sang hình thức văn phòng không giấy tờ.  

2.3.1. Chi phí hành chính

Có thể nói, hành chính là lĩnh vực được tác động nhiều nhất khi chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng không giấy tờ. Các chi phí hành chính liên quan như chi phí cho giấy tờ, mực in máy in hay bưu phí được giảm thiểu đáng kể.

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ, ngoài ra việc chuyển đổi này còn giúp doanh nghiệp bắt kịp được xu hướng thời đại mới, doanh nghiệp có tác phong và quy trình làm việc hiện đại, là bước đệm phát triển lâu dài của doanh nghiệp. 

2.3.2. Chi phí văn phòng

Việc lược bớt, loại bỏ và thay thế những giấy tờ trong quy trình làm việc của doanh nghiệp và “số hóa” chúng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được những chi phí liên quan đến không gian văn phòng cho các phòng ban trong doanh nghiệp.

 Xuất hiện văn phòng không giấy đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ bớt đi được một số loại chi phí khá tốn kém như: chi phí nội thất, công cụ để chứa giấy tờ, tài liệu trong các phòng ban, chi phí diện tích mở rộng thuê văn phòng, ….. 

2.3.3. Chi phí lãng phí nhân lực

Trước đây, khi còn sử dụng các loại văn phòng truyền thống, mỗi doanh nghiệp cần ít nhất một ví trí liên quan đến quản lý kho giấy tờ, văn bản của doanh nghiệp. Vị trí này có trách nhiệm sắp xếp, kiểm tra và phân loại các dạng văn bản, báo cáo, giấy tờ quan trọng của doanh nghiệp và đưa ra khi cấp trên hay phòng ban liên quan cần gấp giấy tờ, văn bản đó.

Chuyển đổi sang hình thức văn phòng thông minh, hiện đại khi mọi thao tác, quy trình đều được hoàn thành trên máy tính có các công cụ Internet giúp doanh nghiệp giảm được chi phí lãng phí nguồn nhân lực. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ tập trung nhân lực cho các khâu quan trọng hơn. 

2.4. Thông tin được chuyển giao nhanh chóng, dễ dàng

Sử dụng máy tính có các công cụ Internet thay vì giấy giúp cho mọi thông tin được chuyển tiếp một cách nhanh chóng và tối ưu nhất. Các phần mềm, ứng dụng cho phép đính kèm tài liệu dưới nhiều hình thức như hình ảnh, tệp định dạng,… giúp các phòng ban chuyển giao thông tin dễ dàng, nhanh chóng thay vì sắp xếp, lọc tìm văn bản bằng giấy như trước đây rồi chuyển qua từng bộ phận để kiểm tra, phê duyệt và kí kết như trước đây.

Trước đây, khi sử dụng các văn bản, giấy tờ, sau mỗi quy trình bạn cần có thời gian để sắp xếp tài liệu, kiểm tra và trình kí để hoàn thành quy trình đó. Việc này tốn khá nhiều thời gian trong tổng thời gian làm việc của bạn. Bên cạnh đó, đôi khi bạn sẽ gặp phải những khó khăn, gián đoạn trong việc chuyển giao đẫn tới chất lượng công việc của bạn không được đảm bảo.

3. Tips giúp chuyển đổi sang văn phòng không giấy thành công

Việc chuyển đổi từ làm việc trên giấy sang máy tính không chỉ đơn thuần thay đổi về mặt kĩ thuật mà còn là quá trình thay đổi thói quen, phương thức làm việc và lối sống công sở. Bạn cần có quá trình học hỏi và không ngại đổi mới, dưới đây là những lưu ý nhỏ nhỏ trong quá trình thay đổi này.

Doanh nghiệp cần có sự “bình tĩnh” nhất định. Thay vì thay đổi ồ ạt, nhanh chóng, doanh nghiệp cần chậm rãi và kiên trì thay đổi. Cần có kế hoạch rõ ràng và mục tiêu cho những sự thay đổi này, doanh nghiệp cần có những buổi training cho nhân viên để có thể kịp nắm bắt và thực hành theo để nhân viên không rơi vào trạng thái ngộp, bối rối khi xử lí công việc

Đầu tư về kỹ thuật là điều thiết thực khi doanh nghiệp xác định cần chuyển đổi. Việc đầu tư về máy móc hay nhân sự IT hỗ trợ cho quá trình chuyển đổi sang văn phòng không giấy là rất tốn kém, song doanh nghiệp cần xác định đây là việc đầu tư cần thiết và lâu dài.

Ý thức đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi. Ngại đổi mới là tâm lý chung khi mọi quy trình trước đây đều được bạn làm thuần thục trên giấy, việc thay đổi và thao tác trên máy tính là điều không dễ dàng. Doanh nghiệp cần có những việc làm thiết thực hơn để thúc đẩy nhân viên học hỏi cái mới và mạnh dạn thay đổi để bắt kịp xu hướng của thời đại.

4. Kết luận

Tạo một văn phòng không giấy tờ là không dễ dàng. Việc thay đổi này không chỉ diễn ra trong ngày một ngày hai mà cần một quá trình lâu dài và nghiêm túc. Doanh nghiệp cần có những kế hoạch, phương án thay đổi rõ ràng và mạch lạc, nhân viên cần có sự hợp tác và tích cực thay đổi để doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng không giấy trong thời gian ngắn nhất và đạt được hiệu quả cao nhất.

Văn phòng không giấy tờ sẽ mang đến cho doanh nghiệp một bộ mặt hoàn toàn mới, là bước đệm cho doanh nghiệp phát triển và hòa nhập, không bị thụt lùi so với cac đối thủ cạnh tranh.