Văn thư lưu trữ cấp xã và công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan này

1. Văn thư lưu trữ cấp xã 

1.1. Khái niệm văn thư lưu trữ ở cơ quan hành chính xã

Văn thư lưu trữ là những văn bản, tài liệu được xử lý, thực hiện thông qua công tác văn thư sau đó lưu trữ, cất giữ cho từng mục đích sử dụng riêng biệt. Văn thư lưu trữ cấp xã là những văn bản, giấy tờ thuộc quyền sở hữu của cơ quan hành chính đó là Ủy ban Nhân Dân Xã. Được lưu trữ đề thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin trong quá trình vận hành, hoạt động của cơ quan này.

1.2. Đặc điểm giống và khác nhau so với các loại văn thư lưu trữ ở cơ quan hành chính khác

1.2.1. Đặc điểm giống nhau

Văn thư lưu trữ cấp xã cũng giống như những tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức khác về những tính chất như việc bảo mật và cần được lưu trữ, giữ gìn. Bên cạnh đó còn những điểm tương đồng khác như cùng do một người thực hiện công tác văn thư lưu trữ chịu trách nhiệm, cùng thực hiện những mục đích như làm tài liệu nghiên cứu, cùng thực hiện chức năng cung cấp thông tin quan trọng về pháp lý cho cơ quan khi cần.

1.2.2. Đặc điểm khác nhau

Giống nhau về tính chất vậy còn khác nhau thì sao? Thực chất tất cả những nội dung trên những văn bản giấy tờ này sẽ đều mang những đặc điểm riêng biệt. Giấy tờ, văn bản lưu trữ ở cấp Ủy Ban Nhân Dân Xã sẽ khác với những giấy tờ, văn thư lưu trữ ở cấp phường, cấp tỉnh,... Những văn thư lưu trữ cấp xã cũng sẽ khác với những văn bản được lưu trữ tại trường học, doanh nghiệp hay bất cứ cơ quan nào khác. Không chỉ khác nhau giữa các cơ sở hành chính mà còn khác nhau giữa từng đơn vị cấp xã khác nhau. Mỗi văn bản lưu trữ sẽ thực hiện những tính chất và có vai trò riêng biệt tùy thuộc vào mục đích khi sử dụng.

Tham khảo ngay: Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí để quản lý văn thư đơn giản, dễ dàng

2. Công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân Xã

2.1. Công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan xã

Công tác văn thư lưu trữ là hai hoạt động riêng biệt trong quá trình thực hiện việc quản lý và lưu trữ văn thư trong tổ chức. Hai hoạt động đó chính là công tác văn thư và công tác lưu trữ. Công tác văn thư được thực hiện bao gồm việc tìm tài liệu, soạn thảo văn bản và ban hành chúng. Quản lý văn thư, giấy tờ và các tài liệu khác phát sinh trong quá trình hoạt động hành chính của cơ quan này.

Về công tác thứ hai là lưu trữ thì nó bao gồm hoạt động nghiệp vụ văn thư lưu trữ như tìm kiếm, phân loại tài liệu. Đánh giá tài liệu, chỉnh lý lại những văn bản tài liệu lưu trữ, thu thập, tìm kiếm bổ sung văn thư lưu trữ, bảo quản, lưu trữ cất giữ tài liệu, tổ chức và đưa ra quyết định sử dụng tài liệu văn thư lưu trữ khi cơ quan cấp xã yêu cầu sử dụng cho mục đích công việc.

2.2. Yêu cầu đối với công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan xã

Khi thực hiện vai trò và trách nhiệm của mình trong công việc thì công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan hành chính này sẽ có những yêu cầu riêng biệt. Điều đầu tiên đó là khi thực hiện công tác và những nghiệp vụ văn thư thì cần đảm bảo sự chính xác và nhanh chóng. Mỗi văn bản thì được tìm kiếm và soạn thảo đều là nhằng văn bản hành chính cần và cấp thiết vì thế đòi hỏi người thực hiện công tác này phải có những thao tác đánh máy soạn thảo, kỹ năng tìm kiếm tổng hợp nhanh nhạy. Nhanh nhưng không thể cẩu thả vì tính chất mục đích sử dụng những văn bản lưu trữ này có liên quan đến hoạt động và uy tín của cơ quan hành chính của một khu vực. Vì vậy cho nên tính chính xác khi thực hiện những công tác trên là một yêu cầu đặc biệt quan trọng. Bên cạnh đó công tác văn thư còn yêu cầu sự bảo mật và  mang một chút tính chất hiện đại. Bảo mật thì là đương nhiên vì đây là những giấy tờ, văn bản sẽ được lưu trữ trong tương lai. Có giá trị và nhiệm vụ quan trọng cũng như tính chất riêng biệt của từng đơn vị mà vì thế cho nên bảo mật là điều không thể không nhắc đến. Hiện đại cũng là một yêu cầu phù hợp với thời đại cho công tác văn thư này. Các giấy tờ, văn bản phải được cập nhập thông tin liên tục đòi hỏi những người làm công tác này phải có sự nhanh nhạy, hiện đại trong việc nắm bắt và tìm kiếm thông tin.

Đối với công tác nghiệp vụ lưu trữ thì người làm công tác này cần đảm đảm bảo yêu cầu về độ cơ mật và tính khoa học. Ý nghĩa của công việc lưu trữ là bảo vệ và giữ gìn tài sản, văn bản quan trọng bằng giấy. Đảm bảo cơ mật là yếu tố được đặt lên hàng đầu khi lưu trữ những văn thư này. Người thực hiện công tác phải là người uy tín, cẩn thận để có thể lưu trữ những văn bản quản trọng này một cách an toàn. Ngoài ra trong công tác  lưu trữ thì việc sắp xếp là hoạt động cơ bản. Yêu cầu sắp xếp khoa học thông minh cũng là một trong những yếu tố cần thiết để công việc mang lại hiệu quả tối ưu. Sắp xếp khoa học sẽ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn khi có nhu cầu sử dụng. Đó là còn chưa kể đến việc đảm bảo tính thẩm mỹ, ngăn nắp, gọn gàng cho một cơ quan hành chính của Nhà nước.

Xem thêm: Vai trò của công tác văn thư lưu trữ

3. Vai trò của văn thư lưu trữ và công tác văn thư lưu trữ cấp xã

Có thể nói, văn thư lưu trữ và công tác văn thư lưu trữ là một phần không thể thiếu trong quá trình hoạt động, vận hành và quản lý của các cơ quan hành chính các cấp nói chung và Ủy ban Nhân dân Xã nói riêng. Trong thực tế hiện nay thì bất cứ một công việc hay một hoạt động nào của một cơ quan có diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, đem lại kết quả tốt hay không thì đều là do việc thực hiện những văn bản công văn, giấy tờ có làm tốt hay không. Tất cả văn thư, văn bản, tài liệu có được giữ gìn lưu trữ một cách cẩn thận, khoa học hay không. Đó chính là lý do tại sao văn thư lưu trữ và công tác văn thư lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong một cơ quan hành chính cấp Xã như vậy. Việc thực hiện tốt hai yếu tố này sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công việc với mục đích tập thể và mục đích chung. Đóng góp một vai trò không nhỏ đối với sự thành công trong công cuộc cải cách hành chính.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về văn thư lưu trữ cấp xã và những công tác của công việc lưu trữ này. Hy vọng bạn sẽ tìm được những điều hữu ích sau khi đọc xong. Chúc bạn luôn hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc và hiệu quả trong công việc nhé.