VMI là gì? VMI là khái niệm quen thuộc đối với doanh nghiệp trong hoạt động quản lý hàng tồn kho. Vậy cụ thể khái niệm này có nghĩa là gì? Cùng Ngọc Ánh tìm hiểu qua bài viết dưới đây bạn nhé!
Trong quá trình kinh doanh buôn bán, việc không kịp bán hết các mặt hàng là điều không thể tránh khỏi, vậy nên giải quyết hàng tồn kho là công việc rất quan trọng. Người chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện công việc này đó chính là nhân viên VMI. Vây VMI là gì? VMI là chữ viết tắt của cụm từ Vendor managed inventory dịch ra là những người thực hiện nhiệm vụ để giải quyết hàng tồn kho. Hay hàng tồn kho được các doanh nghiệp quản lý.
Định nghĩa đầy đủ cho VMI
VMI là viết tắt của hàng tồn kho được quản lý bởi nhà cung cấp trực tuyến (hay còn gọi là hàng tồn kho được quản lý bởi khách hàng). VMI là hệ thống cho phép khách hàng nhanh chóng đặt hàng bổ sung cho hàng hóa. Thay vì gọi điện thoại hoặc đặt hàng bằng hình thức web, khách hàng có thể sử dụng máy quét mã vạch để quét các mặt hàng, nhập số lượng và sau đó gửi đơn đặt hàng (qua Wifi hoặc mạng internet nói chung) thông qua máy quét mã vạch cho nhà cung cấp của họ.
VMI yêu cầu một liên kết truyền thông, thông thường trao đổi dữ liệu điện tử ( EDI ) hoặc Internet, cung cấp cho nhà cung cấp dữ liệu bán hàng và hàng tồn kho của nhà phân phối mà họ cần để lên kế hoạch kiểm kê và đặt hàng. Ngược lại, theo sự sắp xếp truyền thống, nhà phân phối xử lý các nhiệm vụ đó. Hàng tồn kho có thể được sở hữu bởi nhà phân phối, hoặc bởi nhà cung cấp, thường theo lô hàng. Lợi ích của hệ thống kiểm kê do nhà cung cấp quản lý có thể bao gồm độ chính xác, dự báo và dịch vụ hàng tồn kho tốt hơn, mặc dù nó có thể đưa ra những thách thức trong giao tiếp, kháng cự văn hóa và đặt ra các trách nhiệm rõ ràng.
Vậy những lợi ích mà VMI đem lại là gì?
- VMI giúp làm giảm chi phí bán hàng.
- VMI thúc đẩy khách hàng của họ tiếp tục mua hàng.
- Cho phép họ lập kế hoạch và điều chỉnh đầu ra cho phù hợp với nhu cầu.
- Nó giúp họ dự kiến các yêu cầu sản xuất và cung cấp cho họ nhiều quyền kiểm soát hơn đối với chi phí của họ.
- Hạn chế mua không đủ điều kiện để giảm giá khối lượng lớn hơn.
- Trách nhiệm giám sát và quản lý hàng tồn kho, bắt đầu đơn đặt hàng, xử lý các lô hàng trong nước, bổ sung hàng và giao dịch với nhân viên bán hàng. Yêu cầu mua với số lượng ít hơn tối ưu.
VMI có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp
Nhìn chung, VMI giúp đem lại những lợi ích sau:
- Hiệu quả hơn. Không phải mọi doanh nghiệp đều giỏi quản lý hàng tồn kho. Bằng cách thuê ngoài cho các nhà cung cấp của bạn, bạn đã lo lắng cho mình một vấn đề ít hơn.
- Linh hoạt hơn. Nếu khách hàng của bạn có các mẫu đặt hàng không thường xuyên, VMI có thể giúp bạn xử lý những gì được gọi là nhu cầu cục bộ vụng trộm.
- Ít mất doanh số. Nếu một cái gì đó hết hàng, tất nhiên, đó là một vụ mua bán bị mất. VMI có thể giúp doanh nghiệp của bạn tránh được tổn thất đó và giữ lợi nhuận đó.
- Ít phức tạp hơn. Nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu nhiều thành phần hàng tồn kho, việc theo dõi tất cả các phần đó có thể là một công việc toàn thời gian. VMI giao công việc đó cho các nhà cung cấp của bạn, những người có khả năng sẽ quen thuộc với những sản phẩm đó hơn bạn.
2. Tại sao chuyên gia quản lý chuỗi cung ứng VMI lại quan trọng đến vậy?
Quản lý các quy trình giao hàng giữa các tổ chức là một vấn đề quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng. Mặc dù ứng dụng công nghệ trong quản lý ngày càng tăng, thực tiễn quá trình này đã tinh gọn hơn rất nhiều, và các hệ thống thông tin mới làm tăng khả năng hiển thị trong chuỗi cung ứng, vẫn còn rất nhiều vấn đề. Các khảo sát giữa các công ty châu Âu chỉ ra rằng không có cải tiến đáng kể nào diễn ra trong hiệu suất giao hàng trong thập kỷ qua. Những nhà quản lý hàng tồn kho - VMI là một giải pháp thay thế gần đây cho quy trình giao hàng. Thay đổi cơ bản là giai đoạn đặt hàng của quy trình bị bãi bỏ, và nhà cung cấp được trao cả thẩm quyền và trách nhiệm chăm sóc toàn bộ quá trình bổ sung. Mặc dù có những ưu điểm nhưng VMI vẫn chưa trở thành một chế độ hoạt động tiêu chuẩn ở rất nhiều công ty.
Giá trị của VMI
Một trong những vấn đề thách thức nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng là quản lý các quy trình giao hàng giữa các tổ chức. Mục tiêu chính là phát triển các quy trình như vậy giữa các nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà bán buôn và nhà bán lẻ nhằm giảm thiểu lãng phí thời gian và cho phép các phản ứng nhanh và sự tin cậy.
Một quy trình giao hàng theo đơn đặt hàng truyền thống dựa trên nguyên tắc công ty khách hàng xác định số lượng và thời gian giao hàng của từng mặt hàng cần thiết từ nhà cung cấp. Nhiệm vụ của nhà cung cấp là hoàn thành chính xác nhất có thể. Chính xác làm thế nào điều này được thực hiện khác nhau tùy thuộc vào ngành công nghiệp và công ty. Ngành bán lẻ đặt đơn đặt hàng cho mỗi lần giao hàng, trong khi các ngành sản xuất thường áp dụng lịch giao hàng và cuộc gọi được hỗ trợ bởi hệ thống thông tin.
Chuyển giao thông tin nhanh chóng giữa các tổ chức kể từ khi EDI được giới thiệu đã được coi là vấn đề chính trong việc cải thiện hiệu suất của chuỗi cung ứng. Các hoạt động nhanh chóng và kịp thời - quy mô lô nhỏ và giao hàng thường xuyên - đã được áp dụng để làm cho nhà cung cấp khác phản ứng nhanh hơn với những thay đổi trong nhu cầu của khách hàng. Yêu cầu của khách hàng là hướng tới việc rút ngắn thời gian giao hàng từ các nhà cung cấp. Theo một khảo sát châu Âu (ELA, 1999), xu hướng này cũng dự kiến sẽ tiếp tục trong tương lai.
Quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho được quản lý bởi nhà cung cấp VMI, là một giải pháp thay thế cho các hoạt động bổ sung dựa trên đơn hàng truyền thống. VMI thay đổi cách tiếp cận để giải quyết vấn đề phối hợp chuỗi cung ứng. hay vì chỉ gây thêm áp lực lên hiệu suất của nhà cung cấp bằng cách yêu cầu giao hàng nhanh hơn và chính xác hơn, VMI trao cho nhà cung cấp cả trách nhiệm và quyền hạn để quản lý toàn bộ quy trình bổ sung. Công ty khách hàng cung cấp cho nhà cung cấp quyền truy cập vào hàng tồn kho và thông tin nhu cầu và đặt mục tiêu cho sự sẵn có. Sau đó, nhà cung cấp quyết định khi nào và bao nhiêu để giao hàng. Thước đo cho hiệu suất của nhà cung cấp là không có nhiều thời gian giao hàng và sự chính xác, đó là tính sẵn có và doanh thu hàng tồn kho.Đây là một thay đổi cơ bản ảnh hưởng đến chế độ hoạt động cả ở khách hàng và tại công ty cung ứng. Do đó, lợi thế cho cả hai bên phải được thể hiện rõ để chuyển sang VMI.
Theo những nghiên cứu cho thấy cách thay thế đơn đặt hàng bằng việc bổ sung hàng tồn kho cho phép các nhà cung cấp cải thiện dịch vụ trong khi giảm chi phí chuỗi cung ứng. Lý do cho điều này là trong một VMI thiết lập tình trạng tồn kho của sản phẩm trung bình được xem xét thường xuyên hơn so với các đơn đặt hàng đã được đặt trước đó. Đối với mục trung bình, việc xem xét thường xuyên hơn trong phương pháp VMI sẽ loại bỏ sự chậm trễ đặt hàng trong luồng thông tin.
Tuy nhiên, việc tiếp cận thông tin sớm hơn này giúp giảm nhu cầu giữ cổ phiếu đệm cho nhà cung cấp với một loạt các biến thể sản phẩm khác nhau. Thay vì nhận một đơn hàng mỗi ngày với một vài mặt hàng, nhà cung cấp có được một danh sách chứng khoán với tất cả các mặt hàng. Sự ra đời của VMI giúp nhà cung cấp có thêm thời gian để phản ứng - tức là nó đáp ứng nhu cầu - và cách này mang lại lợi ích trong kế hoạch sản xuất. Đặc biệt là khi nhà cung cấp có ít năng lực bổ sung, sẽ rất hữu ích khi biết việc giao hàng nào có thể bị trì hoãn mà không gây mất doanh số cho khách hàng. Một tác dụng phụ thú vị là đối với nhà cung cấp, những khách hàng khác không tham gia vào VMI, dịch vụ giao hàng cũng được cải thiện.
3. Những lưu ý khi quản lý hàng tồn kho được quản lý bởi nhà cung cấp
Điều quan trọng cần lưu ý là việc xem xét hàng tồn kho thường xuyên hơn trong VMI để xác định mật độ giao hàng cần thiết. Chính xác là yêu cầu này đối với việc giao hàng thường xuyên, trong nhiều trường hợp đã gây ra vấn đề cho các nhà cung cấp khi khách hàng đã không còn quá hứng thú với sản phẩm đó mà nhà cung cấp vẫn liên tục vận chuyển đến kho. Điều này gây đến việc tồn đọng theo cấp số nhân,
Sự thiếu tin tưởng giữa các đối tác thương mại và sự không chắc chắn về lợi ích tiềm năng của VMI là những trở ngại khó khăn. Để thiết lập niềm tin, một công ty sẽ có thể chứng minh cho đối tác thương mại những lợi ích của việc chuyển sang VMI. Ngoài ra, cần xem xét rằng VMI không phải là một giải pháp tiêu chuẩn cho tất cả các quy trình bổ sung. Lợi ích của VMI khác nhau trong các chuỗi cung ứng khác nhau và theo nhu cầu sản phẩm. Có thể có những tình huống trong đó không có lợi ích có thể đạt được.
Đo lường thời gian giải quyết vấn đề một cách cụ thể. Từ việc tiết kiệm thời gian, loại bỏ sự chậm trễ đặt hàng - là thời gian mà nhà cung cấp có được, khi có thể hành động dựa trên tình hình hàng tồn kho của khách hàng của mình. Lợi ích về thời gian đến từ sự hợp tác được mở rộng để sử dụng cho việc quản lý hàng tồn kho của khách hàng và nhà cung cấp nhận thông tin sớm hơn so với khi hành động dựa trên đơn đặt hàng. Điều quan trọng là nhà cung cấp có thể quyết định khi nào cần bổ sung. Chia sẻ dữ liệu hàng tồn kho, nhưng với khách hàng vẫn mong nhà cung cấp sẽ thông báo ngắn gọn khi khách hàng chọn đặt hàng, không mở rộng hợp tác để quản lý hàng tồn kho.
Những lưu ý khi quản lý hàng tồn kho được quản lý bởi nhà cung cấp
Để thuyết phục một đối tác thương mại hoài nghi, một phương pháp thực tế để đo lường lợi ích của VMI là cần thiết. Điều này cần được thực hiện trước khi các hoạt động hợp tác chặt chẽ hơn được thiết lập và nó đặc biệt nhằm mục đích tiềm năng sử dụng VMI. Cũng như để để chứng minh lợi ích của sự hợp tác và giúp cả khách hàng và tổ chức nhà cung cấp hiểu được sự lãng phí thời gian đặt hàng trong mối quan hệ cụ thể của họ.
Phương pháp phân tích thực hiện các bước như sau:
- Mô tả một giải pháp bổ sung của quy trình bổ sung cho trường hợp cơ sở được, và một giải pháp thay thế khi vấn đề xảy ra. .
- Thu thập dữ liệu nhu cầu cho các lựa chọn thay thế được kiểm tra. Ví dụ như đầu vào cho trường hợp cơ sở là các đơn đặt hàng được đặt bởi khách hàng trên nhà cung cấp và cho VMI, phương án thay thế, mức tiêu thụ của khách hàng hoặc doanh số cho khách hàng của khách hàng. Khoảng thời gian, được kiểm tra, cần phải đủ dài để định lượng độ trễ giữa hai luồng nhu cầu này cho tất cả các sản phẩm trong phạm vi sản phẩm.
- Tính toán cho từng mặt hàng trong phạm vi sản phẩm và cho cả trường hợp cơ sở và giải pháp thay thế.
Tích hợp các giải pháp tối ưu
- Đồ thị cho từng mặt hàng sản phẩm trong phạm vi sản phẩm lợi ích thời gian và sắp xếp lại khuếch đại (MAD1 / MAD2) của nhu cầu. Các bước phân tích lợi ích thời gian được thực hiện ở một cấp SKU duy nhất cho toàn bộ phạm vi sản phẩm. Do đó, kết quả là chính xác và cho thấy tác động của sự thay đổi đối với toàn bộ. Tiếp theo, phương pháp sẽ được áp dụng cho các trường hợp thực tế.
Hy vọng rằng, những chia sẻ trên đã giúp bạn định nghĩa rõ ràng về VMI là gì? Cùng với đó là những lưu ý, thông tin về công việc đặc biệt này.
