Bật mí xây dựng kế hoạch là gì không phải ai cũng biết!

1. Thâu tóm mục tiêu nhờ xây dựng kế hoạch

Trong cuộc sống, kế hoạch được nêu ra hợp lý, hiệu quả hay không được thể hiện qua kết quả làm việc của mỗi cá nhân nói riêng và tập thể nói chung. Dĩ nhiên để có được kế hoạch hoàn hảo buộc người ta phải xây dựng kế hoạch cho mình đối với thời điểm trong tương lai.

1.1. Xây dựng kế hoạch là gì?

Trước hết, chúng ta cùng tìm hiểu kế hoạch là gì? Kế hoạch là một nội dung đồng thời là chức năng đóng vai trò quan trọng nhất của quản lý. Sở hữu kế hoạch trong lòng bàn tay, cụ thể, tổ chức hay doanh nghiệp nào đó sẽ cùng bám sát vào một đường lối hoạt động nhất định. Việc bắt tay vào đề ra kế hoạch và hoàn thiện nó chính là bắc một cây cầu từ thực trạng hiện tại tới mục tiêu mà chúng ta muốn đạt được trong tương lai.

Cuộc sống vốn không lường trước được điều gì và để thành công sẽ không thể không có công tác chuẩn bị. Trọng tâm trong khâu chuẩn bị đó chính là kế hoạch mà bạn lập ra. Một công ty hay doanh nghiệp sẽ chẳng thể phát triển tốt và vững mạnh nếu như họ không hiểu và nắm rõ những mục tiêu đã hoạch định ra với những cách thức triển khai tối ưu nhất. Việc thiếu sự chuẩn bị hay mất định hướng trong công việc khiến cho chúng ta hành động theo kiểu may rủi, mông lung. Tương lai càng xa đòi hỏi những kế hoạch của bạn cần có thêm những phương án giải quyết đề phòng tình huống phát sinh hay tình huống xấu nhất không may xảy ra. Bên cạnh những lợi ích thực tế mà kế hoạch mang lại như đề cập ở trên thì nó còn một điểm cộng lớn mà vô hình chung không phải ai cũng nhìn nhận được là lợi ích về mặt tinh thần. Mỗi cá nhân trong tập thể mà sở hữu được một “plan” - kế hoạch hoàn hảo sẽ biết và hiểu họ cần làm gì, hành động vì điều gì và hoàn thiện nhiệm vụ của mình theo cách thức nào để tốt nhất.

Lập kế hoạch là một trong chuỗi hoạt động cơ bản ở quá trình quản lý của cấp công ty nhằm tìm ra con đường hiệu quả nhất cho việc huy động nguồn nhân lực của doanh nghiệp đó để hoàn thành mục tiêu cao cả - mục tiêu kinh doanh. Do đó, có thể hiểu lập kế hoạch là bao gồm các việc: xác định rõ một hay các mục tiêu cần đạt được, xây dựng một chiến lược toàn diện và việc triển khai chi tiết để phối hợp các hoạt động để hoàn thiện những mục tiêu đã đề ra của cá nhân hay tập thể.

Xem thêm: Thông tin tuyển dụng việc làm kinh doanh từ những nhà tuyển dụng uy tín, với rất nhiều vị trí hấp dẫn, lương cao

1.2. Vai trò không thể phủ nhận của xây dựng kế hoạch

Hầu hết các nhà quản lý đều cần lập kế hoạch bởi lẽ kế hoạch là một công cụ điều phối hữu ích cho phương hướng hoạt động của công ty trong tương lai gần và tương lai xa. Điều này mang tới sự giảm thiểu tác động từ các yếu tố khách quan như môi trường, sử dụng tiết kiệm và triệt để nguồn lực và hơn hết là thúc đẩy hoạt động kinh doanh tốt nhờ thiết lập những tiêu chuẩn cho công tác kiểm tra. Vậy vai trò thực tế của xây dựng kế hoạch là gì?

Thứ nhất, qua việc lập kế hoạch cho biết mục tiêu và cách thức thực hiện nhằm đạt được tối đa mục tiêu của doanh nghiệp. Khi mỗi nhân viên làm việc trong cùng một công ty họ cùng nhau phối hợp và kết nối một cách chặt chẽ là bởi từng cá nhân đều nắm bắt mục đích công việc của mình đóng góp gì cho công ty đó.

Thứ hai, xây dựng kế hoạch giảm thiểu đáng kể những bất ổn của tổ chức hay doanh nghiệp trong quá trình vận hành. Chính điều này đã tạo cho nhà quản lý tâm thế chủ động, nhìn về phía trước và dự tính những trường hợp có ảnh hưởng trực tiếp cũng như gián tiếp từ đó cân nhắc những giải pháp sao cho phù hợp nhất.

Thứ ba, tận dụng nguồn nhân lực của công ty một cách tối đa nhưng phân bổ không lãng phí nhờ kế hoạch cụ thể với những mục tiêu đã được xác định đi liền với phương án triển khai tốt nhất. Từ đây sẽ tránh được sự thiếu tổ chức, chồng chéo trong khâu quản lý.

Thứ tư, xây dựng kế hoạch là cơ sở thiết lập những tiêu chuẩn phục vụ tối ưu cho công tác kiểm tra. Một tổ chức không hoạch định cho mình được những gì mình cần làm được, đạt được và thực hiện hóa được bằng cách nào sẽ không thể sở hữu biện pháp cho những thay đổi của doanh nghiệp trong kinh doanh. Vì thế không có kế hoạch là không có kiểm tra là vấn đề dễ hiểu!

Tóm lại, với những vai trò quan trọng qua việc xây dựng kế hoạch sẽ là bước đệm khiến ta tiến gần hơn với mục tiêu trong tương lai. Mỗi doanh nghiệp hay mỗi nhà quản lý muốn bước tiến xa hơn nửa để phát triển vượt bậc là cần hiểu rõ nhiệm vụ tổng thể của mình qua từng kế hoạch.

Riêng bản thân chúng ta trong cuộc sống có cần xây dựng kế hoạch hay không, thì câu trả lời là có. Vai trò của xây dựng kế hoạch với tổ chức như nào thì tương tự với cá nhân cũng vậy. Bạn sẽ chẳng thể mơ mộng những điều cho là to lớn với bản thân nếu không bắt tay từ những kế hoạch cụ thể cho bản thân mình. Cụ thể, bạn có những khả năng gì, sở trường ở đâu và thực hiện hóa để biến những mục tiêu thành những hiện thực như thế nào. Đừng để cuộc sống của bạn trôi qua từng ngày một cách vô nghĩa và lãng phí thời gian bởi sự mất phương hướng và thiếu nỗ lực, quyết tâm để đạt được mục tiêu của mình tới cùng.

Nhìn chung, xuất phát điểm cho mọi quá trình quản lý là chức năng của xây dựng kế hoạch. Đây cũng chính là chìa khóa giúp cho cấp quản lý dù cao hay thấp chinh phục những mục tiêu đã đặt ra của mọi doanh nghiệp.

Xem thêm: Bạn đang làm việc làm hành chính văn phòng hay bất kì công việc nào khác, hãy lập kế hoạch khoa học để tăng hiệu quả, năng suất công việc của mình nhé

2. Các bước thực hiện xây dựng kế hoạch chuẩn xác

Để có cho mình một kế hoạch hoàn hảo nhất có thể, bạn cần tham khảo những bước sau đây:

- Lên danh sách những công việc cần làm trong tương lai gần (hàng ngày, mỗi tuần, các tháng) hay tương lai xa (tính bằng năm). Đây là bước tiên phong và quyết định tới sự thành công hay không của kế hoạch. Danh sách càng đầy đủ, chi tiết thì càng chủ động thực hiện kế hoạch.

- Thiết lập mục đích và mục tiêu sao cho khả thi, phù hợp. Dựa vào khả năng thực tế cũng như điều kiện cho phép để phần trăm đạt được mục tiêu cao nhất.

- Sắp xếp khoa học các công việc theo thứ tự công việc cần ưu tiên tiến hành trước.

- Triển khai thực hiện tất cả công việc một cách tập trung cao độ.

- Linh hoạt trong quá trình thực hiện những kế hoạch. Đây là bước đòi hỏi sự tinh tế, nhạy bén tùy tình hình thực tế mà giải quyết hay khắc phục những tình huống phát sinh.

Mẫu CV xin việc

- Kiểm tra sát sao từng bước xuyên suốt quá trình thực hiện kế hoạch để nắm bắt tiến độ công việc được thực hiện đến đâu và tiến hành điều chỉnh cho tốt hơn.

- Tìm kiếm và tạo động lực giúp con đường đạt được mục đích, mục tiêu một cách dễ dàng và ít áp lực hơn.