Monday , 24/12/18
NEWS

Cách gửi email xin việc đơn giản hiệu quả

Timviec365.vn gần đây có nhận được rất nhiều câu hỏi của các bạn sinh viên, các ứng viên đang đi xin việc qua email của website là bây giờ e đã chuẩn bị đầy đủ sơ yếu lý lịch gồm CV – Curriculum Vitae và thư xin việc – Cover Letter rồi nhưng nếu nhà tuyển dụng muốn e gửi email cho họ thì viết gì trong đó và cách gửi email xin việc thế nào? Để giúp bạn giả quyết những khó khăn, vướng mắc trên Timviec365.vn chia sẻ với bạn các vấn đề liên quan đến email xin việc và cách gửi email xin việc trong bài viết dưới đây.

1. Những điều cần quan tâm trước khi gửi email xin việc

1.1. Tên email – tên hiển thị email

Một số vấn đề làm ảnh hưởng đến chất lượng email xin việc mà bạn tưởng như rất bình thường những nó lại gây ra nhiều vấn đề như tạo ra cảm giác khó chịu với nhà tuyển dụng khi đọc tên mail của bạn hay tên hiển thị mail. Bước đầu đã không mấy thiện cảm thì nội dung xin việc hay ho đến đâu thì cũng không thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Trước khi bàn đến nọi dung mail ta nên cần chỉnh sửa một số lỗi nhỏ trước.

Trước nhất vấn đề cần chỉnh sửa là tên email: nếu trong suy nghĩ của bạn có ý định dùng những email kiểu như girl_be_bong hay girldethuong@yahoo.com,...để gửi email xin việc thì dừng ngay lại. Hãy lập cho mình một email mang tên bạn có thể đi kèm tên chuyên nguyên ngành bạn đang làm việc hay những con số có ý nghĩa đối với bạn như hoanganh_kinhdoang@gmail.com hay trangiang6996@gmail.com. Lập các mail như vậy chưa mất đến 5p của bạn và chắc chắn những email này sẽ được nhà tuyển dụng chú ý hơn.

Tiếp đến là tên hiển thị email. Theo như để ý thì rất ít bạn chú ý đến vấn đề này. Hai vấn đề thường gặp nhất là không phải tên thật và đúng là tên của mình nhưng lại không viết hoa. Mặc dù đây chỉ là những lỗi nhỏ nhặt nhưng nếu gặp phải những nhà tuyển dụng khó tính họ sẽ cảm thấy ngứa mắt và nguy cơ bạn không có việc là rất cao. Ví dụ như ở phần trên trong ảnh dưới đây, ta thấy được sự khác biệt:

Sự khác nhau như các tên hiển thị email

Để thay đổi tên cho đúng chuẩn, đẹp bạn vào Setting sau đó chọn Accounts and import và chọn vào edit info là được.

Cách sửa chuyển đổi tên hiển thị trong email

1.2. Chữ ký email

Bạn phải cho các nhà tuyển dụng thấy được sự chuyên nghiệp của bạn ngay từ những thứ nhỏ nhặt nhất. Sau khi bạn đã đổi tên chuẩn và đúng rồi, thì hãy bổ sung chữ kí cho email nhé. Một chữ ký chuẩn nên có thêm các thông tin cá nhân của bạn như bao gồm tên, số điện thoại và các thông tin khác nếu có như website, email,...những thông tin này giúp nhà tuyển dụng hiểu thêm về bạn hơn.

Để có thể tạo cho mính một chữ ký các bạn vào Setting chọn General và kéo xuống dưới để chỉnh sửa nhé:

Cách tạo chữ ký khi gửi email

1.3. Tiêu đề email

Thông thường thì các nhà tuyển dụng đăng tin, kết thúc phần đăng tin họ sẽ ghi ở dòng cuối rằng bạn hãy gửi mail đến địa như “xxxxx@gmail.com” với tên tiêu đề gồm “tên – vị trí ứng tuyển – công ty” hay một tên tiêu đề nào khác mà nhà tuyển dụng để lại ở tin tuyển dụng. Việc của bạn là phải làm đúng như vậy theo những gì công ty đó muốn. Làm như vậy để họ lọc email dễ dàng hơn nên bạn đứng làm sai những gì nhà tuyển dụng muốn. Đây không phải lúc để bạn phát huy tính sáng tạo.

Đối với những tin tuyển dụng không nêu rõ yêu cầu email như thế nào, bạn nên viết một cách  thật giản đơn như “tên của bạn - ứng tuyển vị trí...” hay như “name – Applicationfor ABC position” là tốt nhất.

1.4. Avatar Email

Ảnh đại diện email cũng là cái mà nhà tuyển có cái ấn tượng đầu tiên về bạn. Hiện nay có kiểu ảnh thường xuyên xuất hiện trong email đó là:

- Không để ảnh gì hết: thà bạn để nhue thế này còn tốt hơn là để ảnh không liên quan. Nhưng vẫn khuyến khích bạn nên để ảnh đại diện có mặt bạn và nên chọn ảnh rõ mặt bạn là được.

- Ảnh không liên quan: rất nhiều bạn để ảnh động vật như chó, mèo, lơn, gà,... nhân vật hoạt hình, phong cảnh, cầu thủ bóng đá, và rất nhiều các thể loại ảnh khác. Chỉ đơn thuần là một bức ảnh thôi nhưng nó cũng góp phần tạo cho email của bạn thiếu sự chuyên nghiệp. Cần thay đổi.

- Là ảnh của bạn nhưng không rõ mặt bạn: Khuôn mặt sẽ tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng đấy. Bạn nên chọn một ảnh khác rõ mặt bạn để thay nhé.

Ví dụ một số avatar không hề ổn chút nào như:

Ảnh đại diện ảnh hưởng tới bản email của bạn

1.5. Nội dung email

Ta nên nói đến cách trình bày trước khi nói đến nên viết gì trong đó. Bạn nên trình bày thật đơn giản, giữ font chữ bình thường, căn lề trái như thướng lệ, đừng in đậm cái gì cả và tuyệt đối không nên thêm màu mè. Đây là lúc thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn, nó được thể hiện qua bản CV ứng tuyển ví dụ như:

Đơn xin việc đơn giản gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Hiện nay với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc tạo một bản CV ứng tuyển là điều quá dễ dàng. Nhưng cung cách trình bày như thế nào cho đẹp mắt, dễ nhìn, gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng cũng là điều bạn cần phải chú trọng. Bạn không phải mất thời gian tự tạo một bản CV ứng tuyển, có rất nhiều mẫu CV online bạn có thể tham khảo và lựa chọn trên website Timviec365.vn.

Ví dụ bạn gửi đi cho nhà tuyển dụng bản Cv sau:

Bản xin việc gây ấn tượng xấu với người đọc

Như bạn thấy bản cv ở trên chưa cần đọc đến nội dung với cách trình bày lề thò ra thụt vào vô tội vạ thích là cho thụt vào và không cân đối đã rất mất thẩm mỹ và mất điểm trước mắt người đọ. Để tránh điều đó xảy ra bạn nên cẩn thận và chắc chắn bạn căn lề một cách có tổ chức nhé.

Cuối cùng là phần nội dung, cá nhân bạn khi thấy mail đã thấy rất khô cứng và khuôn mẫu. Nhiều nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy bạn copy ở đâu đó về và sau đó lắp ráp các thông tin của mình vào. Đặt bản thân vào vị trí nhà tuyển dụng nếu như một ngày bạn đọc 100 mails có nội dung y chang mail của bạn, vậy thì làm sao email của bạn nọt vào tầm ngắm của nhà tuyển dụng được. chính vì thế mà điều mình khuyên các bạn là hãy viết một cách cá nhân hơn khi gửi mail cho nhà tuyển dụng. Bạn nên tưởng tượng như đang viết mail cho một người bạn vậy. Đừng lo lắng khi nghĩ làm như vậy sẽ không đúng mựu, đừng lo miễn là bạn thưa gửi đầy đủ, trình bày đẹp mắt, đủ những thông tin cơ bản cần truyền đạt và đừng viết tắt. Chỉ đơn giản như vậy thôi nhưng sẽ khiến nhà tuyển dụng thấy được sự chuyên nghiệp trong đó.

1.6. Cần gửi thêm file gì đính kèm

Khi tin tuyển dụng yêu cầu bạn gửi hồ sơ điều đó đồng nghĩa với việc bạn phải gửi có bản CV và cover letter là đủ. Cần lưu thành 2 files riêng biệt.

Các bằng cấp khác như bằng cấp 3, bằng đại học, bảng điểm, chứng minh thư, sổ hộ khẩu,...vui lòng đừng gửi kèm nếu không được yêu cầu.

Điều cần chú ý là bạn đừng nén hồ sơ thành .zip, file hay rar. Nếu nhà tuyển dụng muốn xem nhanh hồ sơ của bản thì điều này rất bất tiện.

Dung lượng file Cv hay cover letter đừng nặng quá 2MB.

2. Những điều cần chú ý sau khi viết bản email xin việc

2.1. Đọc lại bản email và kiểm tra lỗi chính tả

Chẳng có nỗi đau nào hơn việc khi kết quả của cả một quá trình học tập và chịu khó làm việc tích lũy kinh nghiệm lại bị loại bởi những lý do rất đơn giản và rất ngớ ngẩn. Nhà tuyển dụng lập tức thấy khó chịu, gây ấn tượng xấu chỉ vì những lỗi chính tả hay việc đánh máy cẩu thả. Hãy chuyên nghiệp từ những điều nhỏ nhặt nhất, đọc lại hồ sơ một cách cẩn thận. Hãy đặt vị trí của mình vào nhà tuyển dụng đến email của mình mà bạn còn không muốn đọc thì không ai muốn đọc.

2.2. Gọi điện trực tiếp cho nhà tuyển dụng sau khi gửi emai

Không phải trong tất cả mọi trường hợp email cũng là cách thức liên lạc đáng tin cậy. Rất nhiều người nhận sẽ xem email của bạn là thư rác của họ bởi các nhà tuyển dụng họ nhận được rất nhiều mail và không thể kiểm soát hết. Để tránh trường hợp bạn gửi thư email xin việc từ rất lâu rồi mà chẳng nhận được hồi âm nào từ nhà tuyển dụng. Sau khi gửi email hãy gọi điện để xác nhận nhà tuyển dụng đã nhận được email của bạn hay chưa. Nếu chưa nhận thì bạn nên nhắc khéo là bạn đã gửi bản xin việc dưới tên email của bạn để nhà tuyển dụng lưu ý và xem.

Sau một tuần mà bạn không nhận được thông tin gì thì hãy tiếp tục liên lạc liên lạc với họ để biết chắc rằng họ đã đọc email của bạn và xin phản hồi về email xin việc của bạn.

3. Một số mẫu Cv, mẫu hồ sơ xin việc qua email file word có thể sử dụng

Nếu bạn chưa thể hình dung ra được một email xin việc được bố cục như thế nào bạn có thể tham khảo một số mẫu trên website Timviec365.vn như:

Mẫu đơn xin việc file word đơn giản

Ngoài bản đơn xin việc ra bạn cần chú trọng đến bản CV đính kèm nữa. Hiện nay tại Timviec365.vn có rất nhiêu mẫu Cv xin việc đẹp đơn giản và tạo được ấn tượng với con mắt nhìn của nhà tuyển dụng như:

CV đẹp đơn giản ấn tượng bạn nên tham khảo

4. Hướng dẫn cách gửi email xin việc

Các bước gửi hồ sơ xin việc online gồm:

Tiêu đề thư:

Tiêu đề thư email xin việc

Hiện nay có rất nhiều tin rác bạn nên tránh để thư xin việc của mình trở thành thư rác nên hãy đặt tiêu thật rõ ràng và nổi bật, ấn tượng. Đừng viết đơn giản chung chung như là “thư xin viêc” mà cần miêu tả cụ thể với một số form như “ỨNG TUYÊN VỊ TRÍ...” hay như “CV/ VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN/ TÊN ỨNG VIÊn,...” nên viết hoa tiêu đề thư đề gây sự chú ý.

Nội dung thư:

Trong bản nội dung thư bạn cần phải thể hiện được mình là ai, muốn ứng tuyển vị trí nào, bạn có khả năng phù hợp với vị trí đó như thế nào, sẽ làm gì để thực hiện tốt vị trí đó,...

Bắt đầu thư sẽ là một lời chào: Kính gửi...( bên nhận mail )...nếu biết rõ chức vụ người mà bạn muốn gửi mail thì nên viết rõ. Điều này giúp bạn tạo được sự thiện cảm với nhà tuyển dụng thay vì những cấu sơ sài như “Kính gửi quý công ty” hay “ kính thưa ông/ bà”.

Về phần giới thiệu bản thân bạn tuyệt đối không được bỏ sót 5 thông tin quan trọng là:

- Ngày, tháng, năm sinh.

- Số điện thoại cá nhận.

- email liên hệ cá nhân.

- Quê quán bạn sinh ra.

- Nơi ở hiện nay của bạn.

Sử dụng vài ba câu ngắn gọn để cho nhà tuyển dụng biết được bạn tiếp cận được thông tin tuyển dụng này. Ví dụ như “ Em biết đến thông tin tuyển dụng của công ty đang muốn tuyenen dụng ví trí ....tại website Timviec365.vn. Tin tuyển dụng được đăng và ghim tại mục việc làm hấp dẫn trên web....”.

Nói rõ mục đích và mong muốn, quyết tâm xin việc của mình. Đây cũng là cơ hội để ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp của mình trong cách viết email và thu hút nhà tuyển dụng bằng những ưu điểm, kinh nghiệm làn việc của chính bạn.

Cuối thư:

Bạn cần khẳng định mình phù hợp với công việc và mong muốn được tham gia buổi phỏng vấn sắp tới.

Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc thư của bạn.

Những tài liệu đính kèm như CV, các văn bằng khác nếu yêu cầu bắt buộc,...

Cuối email xin việc bạn cần chú ý

Trên đây là cách giúp bạn có thể hoàn thiện đơn xin việc qua emai đơn giản và đầy đủ nhất. Mong thông qua bài viết này bạn sẽ hiểu quá trình gửi đơn xin việc qua email và tạo được cho mình một bản đơn xin việc, VC xin việc gây được ấn tượng đối với nhà tuyển dụng.