Điều phối viên họ là ai? Mô tả công việc điều phối viên

1. Điều phối viên - họ là ai?

Điều phối chính là tổ chức, sắp xếp và lập kế hoạch công việc để được thực hiện suôn sẻ và dễ dàng. Về mặt ngôn ngữ, điều phối có nghĩa là "làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng" hoặc "tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình công việc được thực hiện một cách suôn sẻ nhất". Do đó, công việc chính của người điều phối sẽ là tiến hành chịu trách nhiệm lập kế hoạch, chỉ đạo đồng thời quản lý tất cả những người tham gia một cách tốt nhất, để sự kiện đạt được kết quả ở mức cao nhất.

Vậy điều phối hàng hóa có nghĩa là gì? Đó chính là công vệc hàng ngày chúng ta nên thực hiện. Trong việc sắp xếp các công việc sao cho hàng hóa có thể vận chuyển và tiêu thụ một cách nhanh chóng nhưng không tốn nhiều thời gian. Để trở thành một điều phối viên giỏi, bạn phải khách quan. Điều này không có nghĩa là bắt buộc cần phải tuyển chọn điều phối viên ở bên ngoài tổ chức, mà đơn giản là anh ta có thái độ trung lập để điều phối các hoạt động của nhóm.

Là một điều phối viên, cần phải có một cái nhìn bao quát, không để quan điểm cá nhân vào trong công việc và luôn tập trung hết sức vào quy trình làm việc của nhóm. Thiết kế quy trình nhóm phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó quan trọng nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho ý tưởng, giải pháp và quyết định ... luôn tràn trề,… Hiện nay nhu cầu tuyển dụng điều phối viên của các công ty, doanh nghiệp là khá lớn, đây sẽ là cơ hội hấp dẫn cho những ai muốn tìm việc nhanh với công việc này.

Tìm hiểu: Cách đơn giản để tra cứu lương của mọi ngành nghề - chỉ với 1 cú click!

2. Mô tả công việc điều phối viên - những thông tin bạn nên biết

2.1. Điều phối viên thực hiện công việc điều phối cơ bản

Để trở thành điều phối là gì những công việc bạn cần làm bao gồm:

• Thiết kế , xây dựng kế hoạch làm việc cho nhóm, lựa chọn các công cụ thích hợp để dùng nhằm đạt được kết quả công việc tốt nhất.

• Hướng dẫn và kiểm soát quy trình nhóm để đảm bảo rằng

• Tất cả các thành viên tham gia hiệu quả.

• Mỗi thành viên đều biết rõ về nhau.

• Đóng góp của thành viên được xem xét và bổ sung bởi các giải pháp và ý tưởng từ sự kiện

• Chia sẻ trách nhiệm với tất cả các thành viên

• Đảm bảo rằng các kết quả, hành động và câu hỏi được ghi lại, thực hiện và giải quyết một cách thích hợp sau đó.

Việc làm nhân viên điều phối vận tải

2.2. Điều phối viên điều hành các hoạt động vận chuyển

+ Lập kế hoạch và thực hiện việc giao, chuyển/ delivery hàng hóa từ kho tổng hợp đến kho / kho trung tâm được tối ưu hóa với tất cả các giải pháp, phương tiện vận chuyển như xe gắn máy, xe ô tô, xe tải,..., người được thực hiện và các loại hàng hóa.

+ Tôn trọng các quy định trong quy trình làm việc của công ty liên quan đến các nhiệm vụ họ đảm nhận.

+ Tham gia các cuộc họp, học nghề và các khóa đào tạo nghề transportaition, lập kế hoạch quy trình làm việc, phòng cháy chữa cháy, an toàn nơi làm việc để đảm bảo hoạt động kinh doanh đúng đắn.

+ Điều động cũng như phân công nhân viên giao hàng, giao và nhận hàng theo yêu cầu công việc, đảm bảo rằng chứng từ giao hàng và nhận hàng phù hợp với biểu đồ hệ thống và các quy định tài chính kế toán.

+ Xây dựng đội ngũ qua các hồ sơ xin việc làm lái xe, hồ sơ xin việc làm giao hàng nhanh,... Ưu tiên những người có kinh nghiệm trong giao thông vận tải,  và quản lý đội ngũ vận chuyển, vận tải chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa theo tiêu chuẩn dịch vụ của công ty. Sắp xếp các tua giao nhận cũng như đội lái xe luôn chủ động sẵn sàng trong quá trình giao và nhận hàng hóa.

+ Quản lý hóa đơn vận chuyển được xử lý nhanh chóng và kiểm tra thông tin trên mã loại hóa đơn đặc biệt để sắp xếp việc giao hàng được khớp với thông tin hệ thống và thực tế.

+ Đánh giá năng lực của các nhân viên giao hàng, lái xe có bằng cấp,... và thái độ của đội ngũ giao nhận, lên kế hoạch nâng cao kỹ năng của đội ngũ giao nhận phụ trách, luôn ở trong trạng thái tinh thần cung cấp chất lượng cũng như dịch vụ tuyệt hảo nhất.

+ Giám sát chặt chẽ việc giao hàng khi quá trình giao hàng chưa hoàn thành, đặc biệt trong trường hợp việc giao hàng có thể khó duy trì việc giao hàng và giải quyết kịp thời tình huống phát sinh.

+ Thực hiện các nhiệm vụ hợp lý khác theo yêu cầu trước mắt của người giám sát.

Tuyển nhân viên điều phối giao hàng

2.3. Điều phối viên thực hiện thiết kế chương trình

Thiết kế một chương trình thực tế luôn gắn bó chặt chẽ với quy trình của nhóm. Ngay khi chương trình bạn đang đảm nhận đã bắt đầu. Lúc này bạn sẽ bắt buộc phải quan tâm xem xét tới các yếu tố:

- Các chủ đề  cần phải trình bày như thế nào?

- Làm sao để mọi người có thể hiểu nhau?

- Làm thế nào để mọi người đồng ý về các mục tiêu chung?

- Nếu bạn phải chia sự kiện thành các phiên riêng biệt, bạn nên dành bao nhiêu thời gian cho mỗi phiên?

- Mọi người có phải tham dự các buổi học nhỏ không?

- Có nên để mọi người tham gia trong các nhóm nhỏ?

- Làm thế nào và khi nào các nhóm nhỏ sẽ phản ứng với một nhóm lớn hơn?

- Khi nào sự kiện nên được tóm tắt?

- Làm thế nào để xây dựng dựa trên kết quả của phiên này cho phiên tiếp theo?

- Cách kết thúc sự kiện suôn sẻ nhất là gì?

Vì vậy, vào cuối giai đoạn thiết kế và lập kế hoạch, bạn có một chương trình cơ bản, cấu trúc rõ ràng và tập trung đầy đủ vào kết quả.

>> Xem thêm: Dispatcher là gì

2.4. Hướng dẫn cùng kiểm soát sự kiện

Khi bạn đã chuẩn bị chương trình nghị sự và quy trình nhóm, bạn cần suy nghĩ về cách hướng dẫn và kiểm soát quy trình. Hãy nhớ rằng có một công ty chuyên quản lý và kiểm soát sự kiện!

Giai đoạn chuẩn bị cuối cùng là suy nghĩ về cách hướng dẫn và điều khiển cuộc họp, trong đó các quy tắc được chuẩn bị cho sự kiện, bằng cách phát triển các kỹ năng phối hợp và kiểm tra một số tình huống "nếu-thì": Nếu có xảy ra bất đồng? Nếu không tìm được giải pháp?...

Là điều phối viên của cuộc họp, bạn cần thiết lập tình huống và đảm bảo mọi người hiểu kết quả mong muốn, chương trình nghị sự, các quy tắc cơ bản và kỳ vọng của sự kiện. Thông qua giải pháp này sẽ giúp mọi người tập trung vào nhiệm vụ chính. Nhiệm vụ của bạn chính là đảm bảo công việc đem lại hiệu quả tốt nhất.

2.5. Điều phối viên kiểm soát cuộc họp và chương trình của doanh nghiệp

- Xây dựng các nguyên tắc cơ bản - Những người tham gia phải tuân theo những quy tắc nào trong cuộc họp? Làm sao để mọi người có thể tương tác và đảm bảo rằng mọi người tôn trọng ý tưởng của người khác? Vấn đề sẽ được giải quyết như thế nào? Bạn phải chuẩn bị các nguyên tắc và đề xuất cơ bản, tìm kiếm sự đồng ý từ đầu sự kiện.

- Thiết lập nên các quang cảnh - Tại đây bạn xem xét các mục tiêu và chương trình nghị sự của mình và đảm bảo mọi người hiểu vai trò của họ và các mục tiêu nghiên cứu của nhóm.

- Phối hợp mọi thứ - Bạn cần phối hợp để mọi người có cơ hội tự giới thiệu hoặc sử dụng các phương pháp phá băng phù hợp nhất để có thể tiến hành khởi đầu cuộc họp.

- Phối hợp động lực và năng lượng - Bạn phải tham gia vào quá trình và xác định khả năng của cuộc họp để mọi người tập trung và quan tâm đến chủ đề.

- Lắng nghe, tham gia và nhập vai - Mặc dù bạn là một điều phối viên và vẫn trung lập, bạn phải tỉnh táo, lắng nghe cẩn thận và tích cực tham gia vào cuộc thảo luận.   Làm thế nào để họ có thể chủ động tham gia?

- Kiểm soát các điểm chính và tóm tắt - Kiểm soát chương trình, tóm tắt những gì đã đạt được và đặt mục tiêu tiếp theo.

- Tiến hành can thiệp lúc cần thiết.

Các lĩnh vực can thiệp gặp nhiều khó khăn nhất của người điều phối viên là các vấn đề xung đột, giận dữ và bất đồng.   Nhiệm vụ hàng đầu của bạn chính là khiến tất cả mọi người có thể tập trung vào nhu cầu của nhóm.

Để sự kiện diễn ra suôn sẻ và tích cực cần phải làm gì:

- Theo dõi và chấm dứt những cuộc trao đổi lan man, gây mất tập trung trong công việc.

- Luôn chú ý đến thời gian. Cần cân bằng hiệu quả nhu cầu của các đối tượng tham gia và khiến mọi thứ vận hành một cách tốt nhất.

- Cần giải quyết ra sao nếu cuộc thảo luận không đi đến kết luận. Phải có thêm các thông tin nào? Khi nào và làm thế nào để dẫn dắt các cuộc thảo luận? Cần tiến hành ghi chú những chủ đề mà không thể tiến hành giải quyết cũng như đưa ra kết luận được.

- Tìm hiểu thêm về những người không tích cực tham gia. Họ có khó chịu không?   Nguyên nhân khó chịu là gì? Bạn cần phải làm sao để họ tích cực tham gia?

- Chú ý tới toàn bộ những hành vi đang xảy ra. Hãy chú ý đến hành vi im lặng để phát hiện và thực hiện công việc ngăn chặn hiệu quả.

- Giải quyết nhanh chóng trường hợp cá nhân bị tấn công. Một điều phối viên giỏi cần phải biết được những xâm nhập có xu hướng manh nha đồng thời cũng cần phải tiến hành nhắc nhở cho mọi người biết được những quy định về cuộc họp. Dù vấn đề là gì, bạn không thể cho phép hành vi xấu tiếp tục đồng thời cần nhanh chóng thực hiện những bước ngăn chặn cần thiết khi có những tình huống không mong muốn xảy ra.

Nhiệm vụ quan trọng cuối cùng của điều phối là gì? Chính là ghi lại kết quả, liên kết chúng lại với nhau, chia sẻ chúng và đảm bảo rằng kết quả được thực hiện.

Để dễ dàng ghi lại những kết quả đầu ra, bạn cần hiểu những gì sẽ được ghi lại, như thế nào và bởi ai. Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người đều hiểu chính xác những trách nhiệm cần làm của mình cho bạn thực hiện hay là một người khác.

Tuy ghi chép khá cần thiết và quan trọng song nhiệm vụ chính của điều phối vẫn là lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát luồng ý tưởng. Bạn có thể thu thập tất cả các giấy tờ của thế giới trong một cuộc họp.  

Trong quá trình ghi chép và hành động bạn cần phải nhớ những điều sau:

• Đảm bảo người tham gia nghe, xem và hiểu thông tin. Một bản ghi chép các thứ đang diễn ra bắt buộc cần phải có. Nếu bạn vẫn còn nghi ngờ, thì có thể tạm lưu và thống kê tóm tắt vào thời gian rảnh sau đó.

- Cố gắng sử dụng từ được chọn bởi nhóm. Nếu nó không rõ ràng, yêu cầu họ lặp lại từ để viết.

- Nên ghi rõ lại các quyết định và hành động. Bạn cũng có thể yêu cầu người khác thực hiện công việc này để có thể tập trung tối đa vào nhóm cũng như triển khai quy trình.

- Khi ghi lại cần phải đối chiếu với nhóm xem thông tin có chính xác hay không?

- Nhắc nhở nhóm những gì đã thảo luận, giữ cho nhóm tập trung và tiến về phía trước.

- Nếu bạn vẫn còn chưa hiểu rõ, hãy yêu cầu làm rõ trước khi chuyển sang chủ đề khác.

- Tất cả trách nhiệm và cam kết liên quan đến hành động phải được ghi lại.

- Sau sự kiện, theo dõi để đảm bảo rằng mọi người đều hành động và toàn bộ các vấn đề đều đang được triển khai một cách tốt nhất.

>> Xem thêm: Cargo là gì

3. Quy trình điều phối chuẩn nhất hiện nay là gì?

Để tạo ra được một quy trình điều phối chuẩn nhất, thì các bạn có thể tham khảo thêm thông tin cung cấp dưới đây:

- Thực hiện thiết kế và lập kế hoạch: Tại bước này cần phải chuẩn bị cẩn thận với các mục tiêu rõ ràng và vững chắc. Công việc chính của điều phối chính là chọn lựa thiết kế đúng quy trình đồng thời phát triển hiệu quả để có kết quả tốt nhất- Chọn lựa và thiết kế quy trình nhóm cụ thể chi tiết: Mỗi sự kiện sẽ có những cách thiết kế quy trình nhóm riêng. Thiết kế quy trình nhóm là một chủ đề lớn đòi hỏi các điều phối viên chuyên nghiệp phải học hỏi liên tục thông qua kinh nghiệm cũng như suốt quá trình rèn luyện của chính mình- Bạn có muốn một cuộc thảo luận mở hoặc một quy trình được xác định trước không?:

Trong cuộc thảo luận mở nếu như điều phối tốt, sẽ là lựa chọn hoàn hảo để thiết kế quy trình nhóm. Nhưng bạn cần phải đưa ra câu hỏi liệu bạn có thể thúc đẩy mọi người và quản lý nó với mô hình này? Bạn có đủ chủ đề để thảo luận và bạn có rất nhiều ý tưởng và giải pháp không? Tất cả mọi người có đang hào hứng- Chọn quy trình cấu trúc nào là thích hợp nhất?: Nên chia ra thành nhiều nhóm nhỏ nếu bạn đang quản lý một nhóm lớn. Bạn không chắc chắn tất cả mọi người trong nhóm đều hào hứng tham gia? Lúc này tốt nhất bạn nên đưa ra trước chương trình để cho mọi người được biết và mong muốn nhận được sự góp ý. Nếu bạn muốn tạo ra một luồng ý tưởng, bạn có thể cố gắng tổ chức một cuộc họp động não.- Các yếu tố khác

Trong quá trình điều phối chắc chắn một số hạn chế không thể thay đổi, nhưng một số điều có thể được thay đổi để tối ưu hóa quy trình và chương trình. Hãy xem xét các yếu tố sau:

+ Số lượng người tham gia.

+ Bản chất của các chủ đề được đưa vào việc thảo luận

+ Cách tiếp cận mỗi người

+ Nền tảng và địa điểm của người tham gia.

+ Hiểu biết về các vấn đề và hiểu biết lẫn nhau

+ Thời gian

Những kỹ thuật có liên quan

Dưới đây là một số công cụ và kỹ thuật hữu ích giúp điều phối là gì có thể tổ chức một sự kiện hay cuộc họp đạt được kết quả tốt nhất:

• Phiên phá băng - Khuyến khích sự đóng góp của nhóm

• Kỹ thuật nhóm danh nghĩa - Các vấn đề ưu tiên để đạt được sự đồng thuận.

• Nhiều lựa chọn – Tiến hành chọn lựa một cách công bằng với nhiều lựa chọn khác nhau

• Động não - Tạo ra nhiều ý tưởng cấp tiến.

• Quy trình Charette – Có nghĩa là cần phải tạo ra được thật nhiều ý tưởng

• Công nghệ Delphi - Đạt được sự đồng thuận giữa các chuyên gia.

• Hiểu và nắm rõ được ý tưởng – tạo ra được một sự hiểu biết chung nhất

• Đóng vai – Chủ động, sẵn sàng đối mặt với thử thách khó khăn

• Tránh để suy nghĩ tập thể làm ảnh hưởng- Tránh các sai lầm có thể mắc phải khi các quyết định nhóm được đưa ra.

Bên cạnh đó khi điều phối bạn cũng có thể tham khảo và sử dụng những kỹ thuật sau:

• Công cụ chiến thuật – Là những công cụ giúp bạn biểu được môi trường hay suy nghĩ của bản thân một cách rõ ràng nhất.

• Công cụ sáng tạo – Công cụ giúp bạn cho ra được những giải pháp sáng tạo nhất.

• Công cụ giải quyết vấn đề - Là công cụ giúp giải quyết được các vấn đề một cách hiệu quả và sáng tạo nhất.

• Kỹ thuật ra quyết định - Cung cấp các công cụ hữu ích để đưa ra quyết định.

Việc làm nhân viên điều phối

4. Một trong những điều cần nhớ nhất với điều phối là gì?

Muốn là điều phối viên giỏi bạn sẽ phải biết khi nào mình cần sử dụng vai trò lãnh đạo, lúc nào cần tập trung. Quan trọng nhất chính là giai đoạn lập kế hoạch và hướng dẫn thực hiện quy trình một cách hiệu quả nên quan tâm tới kết quả đạt được hơn là những yếu tố đầu vào.

Điều phối là vị trí cực kỳ quan trọng. Khi làm công việc điều phối bạn cần phải tập trung suy nghĩ, vận dụng tất cả những kỹ năng mình có nhằm khiến sự kiện đạt kết quả tót nhất. Hãy tự hào về công việc này và tận hưởng những trải nghiệm thú vị nhất mà nó đem lại.

Hiện này bạn có thể tìm việc làm ngành hàng hải với vị trí điều phối viên ngay trên trang Timviec365.vn. Vì vậy cơ hội việc làm có rất nhiều với mức lương phù hợp với kinh nghiệm mà bạn sẽ nhận được.

Chúc bạn thu thập được cho mình nhiều kiến thức hữu ích nhất thông qua bài viết điều phối là gì? Cũng như mô tả công việc điều phối viên đầy đủ và chi tiết nhất cho bạn.