Hướng dẫn viết mẫu thư xin việc qua email chuẩn nhất

Mẫu thư xin việc qua email là gì?

Thư xin việc là gì? Thư xin việc (Trong tiếng Anh gọi là Cover Letter hoặc Motivation Letter) hay còn gọi là thư ứng tuyển là thứ thường được gửi kèm với cv xin việc khi bạn nộp một hồ sơ xin ứng tuyển tại một vị trí công việc của một công ty nào đó. 

CV chính là công cụ giúp người xin việc có thể bày tỏ nguyện vọng của mình đến các nhà tuyển dụng. Nếu như cv xin việc giúp cho nhà tuyển dụng dễ dàng hiểu được những điều bạn từng trải qua thì Thư ứng tuyển để xin việc lại giúp các bạn ứng viên chứng tỏ với các nhà tuyển dụng về sự phù hợp của mình đối với công việc.

Đó cũng là một trong những lỹ do giúp nhà tuyển dụng quan tâm đến Thư xin việc hơn cả. Viết thư xin việc qua email là việc các ứng viên viết thư trình bày nguyên vọng của mình đối với công việc đang ứng tuyển thông qua email gửi đến các nhà tuyển dụng.

Xem thêm: Hồ sơ xin việc giao hàng nhanh

Thế nào được gọi là một lá thư xin việc đạt tiêu chuẩn?

Cách viết thư xin việc qua email đạt tiêu chuẩn là lá thư có nội dung phải nhắc lại và làm rõ được điểm mạnh của bản thân ứng với nội dung mà đã được đề cập trong cv xin việc.

Bạn sẽ không những liệt kê thời gian, kinh nghiệm làm việc và vị trí công việc mà bạn đã đảm nhiệm một cách vắn tắt mà bạn còn nêu cả những thành tựu trong công việc mà bạn đã từng đạt được.

Ngoài ra, thư xin việc đạt tiêu chuẩn còn được thể hiện đầy đủ ở các khía cạnh sau:

Đảm bảo đầy đủ nội dung thư xin việc qua email, bao gồm:

• Tiêu đề: Ghi rõ họ và tên, mục đích ứng tuyển vào vị trí công ty đang tuyển dụng.
• Lời chào: Sử dụng lời mở đầu cho màn chào hỏi – “Kính gửi”.
• Nội dung: Trình bày lý do nhận ứng tuyển, lý do nhận được tin tuyển dụng. Sau đó trình bày kinh nghiệm, mục đích của việc gửi email.
• Phần kết: Trình bày một lời chào và lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng.
• Chữ ký.
• Các tệp đính kèm.

Xem thêm: Hồ sơ xin việc lái xe

Cách viết thư xin việc qua email

Viết thư xin việc và biết cách gửi mail xin việc hiệu quả là điều mà ứng viên hiện nay rất quan tâm. Để dễ dàng viết thư xin việc qua email thì các bạn cần phải nắm được những điều vô cùng quan trọng sau đây:

Đề cập tới vấn đề ứng tuyển ra sao?

Để có thể bắt đầu một lá thư xin việc qua email, rất nhiều người đã sử dụng 2 cách hữu hiệu sau: Đề cập tới thông tin tuyển dụng hoặc là viết về bản thân mình.

+ Đi thẳng đề cập tới thông tin tuyển dụng:

• Bạn nên đưa vào lời mở đầu lá thư với cách đề cập ngay tới thông báo tuyển dụng mà bạn đọc được từ trên trang web của công ty, hoặc các trang báo… về vị trí mà công ty đang ứng tuyển.

+ Đi thẳng vào bản thân mình:

• Bạn nên đề cập vào việc bạn tốt nghiệp ở trường nào, đưa ra mong muốn để có thể tìm được công việc trong lĩnh vực mà công ty đang ứng tuyển. Đồng thời nêu lý do mà các bạn viết lá thư xin việc này.

Xem thêm: Cover letter xin thực tập tiếng Anh

Bắt đầu và kết thúc như thế nào?

Nếu như bạn biết họ tên và chức danh của người sẽ đọc được hồ sơ ứng tuyển của bạn thì tốt nhất bạn hãy viết tên người đó ra. Điều này giúp bạn thể hiện được sự quan tâm đối với từng chi tiết nhỏ trong tin tuyển dụng đó.

Để bắt đầu thư xin việc, bạn cần thể hiện sự lịch sự bằng cách ghi rõ: - “Kính gửi: ông/bà ABC.”

Nếu trong trường hợp, bạn không biết rõ ai là người sẽ nhận thư của bạn thì bạn hãy ghi một cách chung chung đối với bộ phận phụ trách: - “Kính gửi bộ phận…, công ty…”.

Có một điều bạn cần lưu ý đó là ở phần cuối thư, các bạn cũng cần phải ghi rõ: “Trân trọng!” hoặc “Trân trọng cảm ơn!”, “Xin chân thành cảm ơn!”

Thể hiện sự chủ động

Để có thể khẳng định được tinh thần mong muốn làm việc, sự sẵn sàng và nguyện vọng của chính bản thân mình đối với công việc, các bạn nên thể hiện sự chủ động trong cách diễn đạt.

Ví dụ như:

• “Tôi rất mong đợi phản hồi của quý Công ty”.
• “Tôi mong có thể trình bày chi tiết hơn về những kỹ năng, kinh nghiệm của mình trong buổi phỏng vấn với quý Công ty.”

Xem thêm: Thư xin việc Tiếng Việt

Cách gửi thư xin việc qua email

Sau khi bạn đã soạn xong Thư xin việc, bạn cần gửi ngay đến nhà tuyển dụng. Việc đầu tiên bạn cần làm đó chính là xem lại đích xác địa chỉ email của nhà tuyển dụng, hay nói cách khác là gửi thư về hòm thư của nhà tuyển dụng.

Tiếp theo, bạn cần đảm bảo địa chỉ email của bạn rõ ràng, làm sao để nhà tuyển dụng dễ nhớ tới bạn nhất. Bạn có thể tạo một địa chỉ email với tên của bạn, bạn không nên để tên địa chỉ email là tên nickname, tên biệt danh,… Như thế nhà tuyển dụng sẽ đánh giá không cao về sự chuyên nghiệp của bạn đấy nhé.

Sau đó, bạn cần chú ý tới tên tiêu đề email để nhà tuyển dụng dễ nhìn thấy email của bạn trong hòm thư cả trăm email gửi về mỗi ngày cho nhà tuyển dụng.

Sau khi gửi email đi, bạn cần thường xuyên chú ý check mail để bất cứ khi nào nhà tuyển dụng gửi phản hồi lại thì bạn đều có thể biết được mà không bỏ lỡ. Cơ hội chỉ đến một lần dành cho bạn. Nếu bạn quên bẵng đi và không check email thì có thể bạn sẽ bỏ lỡ công việc, cơ hội sẽ được chuyển sang cho người khác.

Những lưu ý khi viết thư xin việc qua email

Những điểm ấn tượng giúp thư xin việc của bạn trở nên có giá trị

• Nắm bắt sự chú ý của Nhà tuyển dụng ngay bằng cách hãy nêu điểm nôi bật của mình về kỹ năng hoặc kinh nghiệm.
• Lựa chọn cách xưng hô phù hợp: Bạn cần nêu rõ tên của nhà tuyển dụng thay vì chỉ thưa gửi chung chung. Như vậy bạn có thể tạo được sự gần gũi, lại có thể thể hiện được bạn là một ứng viên chuyên nghiệp.
• Đưa vào cv xin việc những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp nhất: Thư xin việc cần phải viết một cách ngắn gọn, vì thế bạn chỉ nên đưa vào thư xin việc những kinh nghiệm cũng như kỹ năng phù hợp nhất đối với vị trí công việc đang ứng tuyển. 
• Hãy nhấn mạnh đến niềm đam mê của bạn dành cho công việc này và công ty. Bạn không nên đề cập đến lý do về tài chính.
• Hãy viết một cách ngắn gọn, xúc tích: Đối với thư xin việc của bạn, đó là phục vụ cho xin việc chứ không phải là một tác phẩm tự sự mà bạn có thể kể bất cứ điều gì trong đó, vì vậy, bạn cần viết một cách ngắn gọn, dễ hiểu, xúc tích. Một lá thư xin việc lý tưởng chỉ cần gói gọn nội dung trình bày trong 1 trang giấy A4 mà thôi.

Thư xin việc ngắn gọn nhưng lại đóng vai trò đặc biệt quan trọng tới việc bạn lọt vào mắt canh của các nhà tuyển dụng hay không. Chính vì thế, các bạn cần đầu tư thời gian cũng như tâm huyết để có thể tạo ra bức thư xin việc chất lượng, mang đến hiệu quả cao.

Sau khi viết xong thư xin việc, bạn nên đọc lại thư xin việc của mình để có thể đảm bảo thư xin việc của mình không mắc bất cứ lỗi sai nào.

Xem thêm: Mẫu thư giới thiệu du học

Một số lỗi thường gặp khi viết thư xin việc

Khi viết thư xin việc, để tránh các lỗi nghiêm trọng, các bạn cần chú ý kỹ càng, cẩn thận để không làm thư xin việc của bạn bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Tiêu đề email không rõ ràng

Tiêu đề email cần được viết rõ ràng, tên, vị trí ứng tuyển để nhà tuyển dụng biết bạn đang ứng tuyển vào vị trí nào. Có nhiều email xin việc gửi đến nhà tuyển dụng bị bỏ trống tên tiêu đề hoặc là ghi chung chung “Thư xin việc” mà thôi.

Nội dung email quá ngắn hoặc quá dài

Nhiều bạn trình bày thư xin việc một cách quá ngắn gọn đến mức không nêu được điểm nhấn mạnh nào để có thể thu hút được các nhà tuyển dụng. Các bạn trình bày nội dung bằng 1 – 2 câu vô cùng ngắn gọn và dẫn tới các file đính kèm được gửi theo cv luôn.

Một bản cv xin việc không cần phải trình bày quá dài dòng nhưng cũng không nên quá ngắn đến mức không trình bày được bất cứ thông tin qun trọng nào mà nhà tuyển dụng muốn thấy.

Xem thêm: Mẫu thư giới thiệu của giáo sư bằng tiếng Anh

Gửi lời chào hỏi sai cách

Rất nhiều người gửi lời chào hỏi mở đầu thư xin việc sai cách và sai thông tin. Nhiều bạn còn trẻ người non dạ không biết cách để có thể tạo được sự đúng mực trong cách chào hỏi. Các bạn hoàn toàn vô tư xưng hô thiếu mực thước, thiếu tế nhị…

Một số trường hợp khác ứng tuyển vào làm việc tại công ty A nhưng lại kính gửi công ty B khiến cho các nhà tuyển dụng cảm thấy mất ấn tượng, mất cảm tình.

Xem thêm: Motivation letter là gì

Không đặt tên rõ ràng cho các file đính kèm

Khi bạn gửi đính kèm file cần thiết, các bạn cũng thường mắc phải lỗi nghiêm trọng đó là không đặt tên rõ ràng cho các file đó, khiến cho các nhà tuyển dụng khi tải xuống thì tên của file lại là chuỗi kí tự phức tạp.

Hoặc các nhà tuyển dụng sẽ nghĩ rẳng những file này là file chứa viruts mà bỏ qua ngay email của bạn.

Xem thêm: Cover letter là gì

CV xin việc không được trình bày ở định dạng file PDF

Một số trường hợp gửi cv đính kèm đến nhà tuyển dụng mắc phải lỗi font, do đó các nhà tuyển dụng không thể đọc được những nội dung mà ứng viên trình bày trong file cv. Vì thế các bạn nên tải ngay CV xin việc mẫu chuyên nghiệp từ các trang web tìm việc uy tín như Timviec365.vn để tránh gặp phải trường hợp này.

Đặc biệt, nếu email của bạn không có tính bảo mật cao, có thể cv của bạn sẽ bị chỉnh sửa mà bạn không hề biết trước khi bản cv xin việc có thể tới được tay nhà tuyển dụng. Chính vì thế, một tệp cv được gửi bằng File PDF vẫn luôn là sự lựa chọn hàng đầu dành cho các bạn.

Xem thêm: 10 lưu ý giúp bạn viết lá thư xin việc hay nhất

Không có chữ kí trong thư xin việc

Chữ ký là yếu tố cần thiết trong cv xin việc, cho dù các bạn đã ghi rõ họ và tên của mình ở phần đầu thì bạn vẫn nên có chữ ký của bạn ở phần cuối khi kết thúc thư xin việc.

Ngay từ đầu, không ai có thể viết cho mình một thư xin việc qua email hay và chỉn chu được. Vì thế, các bạn phải trải qua sự tìm hiểu, tìm tòi kỹ càng thì mới có thể rèn luyện được cho bản thân mình.

>>> Gửi thư xin việc qua email là một trong những hình thức ứng tuyển khác thịnh hành trong thời gian gần đây, bạn cũng có thể áp dụng khi tìm việc làm quản trị kinh doanh tại Đà Nẵng để gửi thông tin của mình đến tay nhà tuyển dụng nhanh chóng!