Xuất hóa đơn là gì? Tất cả những vấn đề có liên quan tới xuất hóa đơn

1. Khái niệm về hóa đơn trong doanh nghiệp

Để có câu trả lời chính xác nhất cho xuất hóa đơn, hãy cùng tôi tìm hiểu về khái niệm hóa đơn.

Hóa đơn có thể được hiểu là một loại chứng từ kế toán vô cùng quan trọng thể hiện hầu hết các giao dịch của công ty, bao gồm cả mua vào và bán ra. Hóa đơn có nhiều loại khác nhau gồm có : hóa đơn đỏ, hóa đơn bán hàng, vé xe, vé máy bay, hóa đơn tiếp khách hợp lệ,…

Đối với từng doanh nghiệp sẽ có hình thức hóa đơn khác nhau, phụ thuộc vào phương pháp đăng ký hạch toán VAT. Nếu như doanh nghiệp hạch toán thuế theo phương pháp trực tiếp, hóa đơn được ban hành sẽ là hóa đơn bán hàng được đăng ký mua tại các cơ quan thuế. Nếu như doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì hóa đơn được ban hành sẽ là hóa đơn giá trị gia tăng.

Trên hóa đơn sẽ gồm các thông tin cơ bản như sau:

• Thông tin của người bán: bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế
• Thông tin của người mua
• Thông tin của hàng hóa, dịch vụ được giao dịch: tên mặt hàng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền.
• Thông tin thuế suất, số tiền thuế ( Đối với hóa đơn GTGT)
• Ngày, tháng lập hóa đơn, chữ ký, dấu xác nhận của thủ trưởng đơn vị xuất hóa đơn, chữ ký người mua , người bán

Một hóa đơn chỉ được coi là hợp lệ khi được ghi chép đầy đủ các thông tin trên và đảm bảo tuân thủ nguyên tắc về hóa đơn của luật thuế ban hành. Và bạn cần làm tiếp theo đó chính là hạch toán hóa đơn đó vào đúng phần nghiệp vụ phát sinh điều này đòi hỏi bạn phải biết hạch toán là gì để có thể làm được chính xác nhất. Nếu không bạn sẽ bị cơ quan thuế xử phạt theo quy định của pháp luật

Cuối kỳ kế toán, kế toán viên cần tập hợp đủ toàn bộ hóa đơn đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp, tiến hành kê khai thuế GTGT và phản ánh bút toán khấu trừ thuế trên sổ sách kế toán (nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn GTGT). Hóa đơn thường sẽ được lưu trữ cùng với phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và một số chứng từ thanh toán để thuận tiện cho việc giải trình khi có thanh tra, kiểm toán.

Như vậy, có thể hiểu hóa đơn là một trong những chứng từ để hợp pháp hóa hầu hết các hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Hóa đơn có một vai trò quan trọng và điều tối kỵ nhất khi làm hóa đơn đó là là điền sai thông tin nên nên người làm viec làm kế toán cần có những hiểu biết về các loại hóa đơn như hóa đơn đỏ là gì? Hóa đơn bán hàng là gì? Xuất hóa đơn như thế nào là hợp lệ?... và tính toán hết sức cẩn thận, kỹ lưỡng.  Chỉ trong một số ít trường hợp không có hóa đơn nhưng kế toán phải cung cấp được những chứng từ bảo vệ cho nghiệp vụ kế toán đó. 

Ngoài kiến thức về xuất hóa đơn chúng tôi còn cung cấp thêm cho bạn những tin tức khác cũng vô cùng hấp dẫn và chi tiết chẳng hạn như gank là gì, bạn có thể tìm hiểu về thuật ngữ được sử dụng trong games này ngay nhé!

2. Khái niệm về xuất hóa đơn

Đối với những đối tượng sinh viên mới ra trường, câu hỏi “xuất hóa đơn là gì?” là câu hỏi khá phổ biến. Hiểu một cách nôm na, xuất hóa đơn chính là việc điền thông tin của khách hàng, hàng hóa, dịch vụ,  cung cấp cho khách cùng với số tiền và số thuế lên trên hóa đơn. Hiện nay, bên cạnh việc xuất hóa đơn bằng cách viết tay thủ công, có không ít các công ty áp dụng công nghệ in kim để thực hiện nhiệm vụ này. Bằng cách này, những sai sót trong quá trình xuất hóa đơn được giảm thiểu một cách trông thấy.

Xuất hóa đơn có thể được coi là một nhiệm vụ hằng ngày của kế toán. Với những công ty lớn, hàng ngày có thể xuất đến hàng chục, thậm chí hàng trăm hóa đơn do số lượng đơn hàng nhiều. 

 Hóa đơn là một trong những chứng từ, văn bản không thể thiếu trong các hoạt động mua bán hàng phi mậu dịch. Bạn hãy tìm hiểu ngay mậu dịch là gì để biết xuất hóa đơn giá đối với mặt hàng phi mậu dịch như thế nào và tất cả thông tin liên quan nhé.

3. Khi xuất hóa đơn kế toán cần phải kèm theo những chứng từ gì?

Khi xuất hóa đơn, kế toán bắt buộc phải có những chứng từ kèm theo để có thể bảo vệ cho nghiệp vụ được ghi chép trong sổ sách trước cơ quan thuế. Một bộ hồ sơ đi kèm với hóa đơn bán ra sẽ gồm các chứng từ như sau:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa (Trong hợp đồng có ghi rõ ràng về thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán, và mặt hàng bán ra. Nếu không phản ánh chi tiết về mặt hàng bán ra trong hợp đồng cần phải có phụ lục hợp đồng ghi chi tiết đầy đủ về những mặt hàng cung cấp cho khách hàng).
• Phiếu xuất kho (Trên phiếu xuất kho giao cho khách hàng, kế toán chỉ cần ghi chép số lượng, khi tiến hành ghi sổ sách kế toán tại công ty, kế toán sẽ ghi đơn giá và thành tiền để phản ánh giá vốn)
• Chứng từ thanh toán (Đối với hóa đơn có trị giá trên 20 triệu, khách hàng phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế và tính vào chi phí hợp lệ).
• Biên bản thanh lý hợp đồng (Sau khi đã nhận thanh toán đầy đủ, số dư công nợ đã trở về 0, kế toán cần phải tìm tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng có chữ ký của cả hai bên).

Một hóa đơn chỉ được cho là “có thật” khi có đầy đủ các chứng từ bảo vệ. Vì vậy, ngoài việc xuất một hóa đơn chính xác, đảm bảo đúng theo quy định của luật thuế, các kế toán cần chuẩn bị chứng từ để “bảo vệ” cho hóa đơn đã xuất. Một hóa đơn đầu ra không có chứng từ đi kèm, có thể được các cơ quan thuế cho là “mua bán hóa đơn”. Bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức để giải trình cho họ.

Nếu bạn đang cần tìm việc làm tại Bà Rịa Vũng Tàu thì đừng bỏ qua những tin tuyển dụng mà chúng tôi đưa ra sau đây nhé.

4. Khi xuất hóa đơn, kế toán cần lưu ý những gì?

Thứ nhất, khi xuất hóa đơn, đặc biệt là với những hóa đơn mới đặt in, kế toán cần phải kiểm tra xem đã đăng ký phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế chưa. Bạn có thể gõ từ khóa “tra cứu hóa đơn” và truy cập vào trang tra cứu hóa đơn của tổng cục thuế. Tại đây, bạn có thể xem được những hóa đơn đã thông báo phát hành.

Trong trường hợp hóa đơn chưa được thông báo phát hành, hãy làm thông báo phát hành hóa đơn trực tuyến, sau đó, in ra bản cứng và mang lên nộp tại văn phòng 1 cửa của cơ quan thuế phụ trách.

Kế toán chỉ được phép xuất hóa đơn sau khi đã nộp thông báo phát hành được năm ngày. Trong trường hợp khi chưa nộp thông báo phát hành mà đã xuất hóa đơn, mức phạt sẽ là từ 500.000 đến 1.500.000. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ lưỡng trước khi tiến hành xuất hóa đơn mới đặt in nhé!

Thứ hai, mức thuế suất trên hóa đơn giá trị gia tăng cần phải đúng với mức thuế mà bộ tài chính quy định với hàng hóa dịch vụ đó. Ví dụ, với một số mặt hàng như sách, đường, thực phẩm tươi sống,… sẽ có mức thuế suất 5%, các mặt hàng thông thường thường có mức thuế 10%, một số mặt hàng được ưu đãi thuế 0% như: dịch vụ vận tải, chuyển phát nhanh quốc tế, giao hàng ở ngoài Việt Nam,… Khi viết tên hàng hóa, kế toán cần phải chú ý viết đúng theo quy cách, tránh trường hợp viết sai, sẽ ảnh hưởng tới mức thuế suất trên hóa đơn.

Thứ ba, trên hóa đơn không được phép có dấu hiệu tẩy xóa. Trong trường hợp kế toán viết sai hóa đơn, có thể xuất lại hóa đơn mới và lưu hóa đơn xuất sai tại một file riêng để tiện theo dõi, giải trình và làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng, hàng quý.

Xem thêm: Mô tả công việc kế toán trưởng - Vai trò, nhiệm vụ kế toán trưởng.

5. Kế toán xử lý như thế nào khi xuất sai hóa đơn?

Kế toán sẽ có những cách xử lý khác nhau tùy vào thời điểm phát hiện hóa đơn xuất sai:

Trong trường hợp phát hiện sai sót trên hóa đơn nhưng chưa xé ra khỏi cuống, kế toán chỉ cần gạch chéo cả ba liên hóa đơn, gấp lại giữ nguyên tại cuống và xuất hóa đơn mới cho khách.

Trong trường hợp phát hiện sai nhưng hóa đơn đã được xé ra khỏi cuống, chưa giao cho khách hàng, kế toán cũng sẽ tiến hành như trên: gạch chéo ba liên, kẹp lại hóa đơn vào cuống bằng ghim ( hoặc lưu file riêng để tiện theo dõi) và xuất hóa đơn mới cho khách hàng.

Trong trường hợp phát hiện sai sót trên hóa đơn và đã giao liên hai cho khách hàng (khách hàng chưa tiến hành kê khai), kế toán tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn và xuất hóa đơn cho khách.

Đối với trường hợp phát hiện sai sót trên hóa đơn khi một trong hai bên đã kê khai, kế toán sẽ tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn điều chỉnh cho khách hàng (hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung điều chỉnh). Nếu có sự chênh lệch về số thuế GTGT phải nộp, kế toán tiến hành kê khai hóa đơn điều chỉnh vào trong kỳ lập hóa đơn này.

Xem thêm: Danh sách việc làm kế toán hóa đơn mới nhất

6. Mua bán hóa đơn – bài toán đối với các nhà quản lý

Mua bán hóa đơn là một hoạt động tài chính không được luật thuế cho phép. Đây có thể được coi là những nghiệp vụ “ khống” không có thật. Tuy nhiên, không ít các nhà quản lý cho rằng việc mua bán hóa đơn chính là giải pháp thuế để các doanh nghiệp có thể thực hiện được mục đích riêng khác nhau.

Trước hết, tôi xin nói về các tổ chức bán hóa đơn. Với một số hình thức kinh doanh đặc thù như kinh doanh bán lẻ, khách hàng thường xuyên không lấy hóa đơn, kế toán cũng thường xuyên không xuất hóa đơn để giảm doanh thu và doanh thu thuần xuống. Chính vì thế, khi đến cuối kỳ, số lượng tồn kho thực tế chênh lệch quá nhiều so với lượng tồn kho trên sổ sách. Khi đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành “bán hóa đơn” cho những doanh nghiệp khác có nhu cầu.

Nếu bạn chưa biết doanh thu thuần là gì thì hãy tìm hiểu ngay nhé để nắm rõ một khái niệm rất phổ biến trong kế toán hiện nay.

Có cung ắt có cầu, hiện nay, không ít các doanh nghiệp coi việc mua hóa đơn là một giải pháp tối ưu để giảm số số thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước. Theo quan điểm của cá nhân tôi, việc mua hóa đơn này không phải là một giải pháp thông minh. Các bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều rủi ro về thuế như sau:

• Mua phải hóa đơn của các doanh nghiệp đã bỏ trốn
• Không giải thích được số lượng hàng hóa, dịch vụ mua về sử dụng cho mục đích gì
• Khi có thanh tra quyết toán, sẽ không thể lấy thông tin của “bên bán”
• Có thể đối mặt với trách nhiệm hình sự khi số hóa đơn mua có giá trị lớn
• Dễ dàng bị phát hiện khi có những giao dịch ngân hàng bất thường.

Đứng trên góc độ kế toán, việc mua bán hóa đơn chỉ có thể giải quyết được lợi ích trước mắt, nhưng về lâu dài, khi được các cơ quan thuế “quan tâm”, các bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều rắc rối, thậm chí số tiền phạt còn lớn hơn số tiền thuế “trốn được”. Bạn có thể quản lý những chứng từ hóa đơn này bằng cách chụp ảnh và chèn ảnh vào excel mà bạn quản lý thì sẽ dễ dàng hơn cho bạn khi tìm kiếm lại. 

Bài viết trên đây là những chia sẻ về xuất hóa đơn và một số những vấn đề liên quan. Hy vọng có thể cung cấp thông tin hữu ích cho  các bạn “nhà kế” còn chưa nắm vững về mảng kiến thức này.