- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Giám đốc kinh doanh
- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp
- Thực hiện công việc tổng hợp thông tin và báo báo tuần các dự án
- Quản lý hồ sơ dự án:
• Tiếp nhận và kiểm soát hồ sơ dự án khi trúng thầu.
• Thực hiện theo dõi hợp đồng, đôn đốc kiểm soát thu hồi công nợ
• Tiếp nhận thực hiện hồ sơ quyết toán
- Báo cáo công việc
• Lưu trữ & quản lý hồ sơ theo từng đối tượng khách hàng, theo từng dự án một ký hợp lý, logic.
• Thực hiện và thu hồi công nợ hàng tuần
• Thực hiện công việc tổng hợp thông tin và báo báo tuần các dự án
• Báo cáo các công việc khác theo chỉ đạo của Giám đốc kinh doanh.
- Đề xuất, góp ý lên cấp trên về cải tiến, sáng kiến giúp tăng hiệu quả công việc
• Công tác mua hàng và cập nhật chi phí dự án
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng, tìm nhà cung cấp, thương thảo với nhà cung cấp lập hợp đồng mua.
- Theo dõi hợp đồng mua về tiến độ giao hàng, thanh toán, bảo hành, quyết toán và thanh lý hợp đồng.
- Cập nhật chi phí dự án.
• Công tác giao nhận
- Phối hợp với thủ kho kiểm tra, đối chiếu tiến hành tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp và làm các thủ tục nhập kho với phòng kế toán.
- Lập kế hoạch giao hàng, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của các chứng từ cho việc giao hàng, phối hợp với thủ kho để làm các thủ tục xuất kho theo kế hoạch đề ra.
- Theo dõi việc giao hàng và tập hợp các chứng từ cần thiết như biên bản giao hàng CO, CQ, packing list, tờ khai hải quan,… bàn giao cho Sales Admin
1. Thực hiện công việc hành chính, văn thư, lưu trữ của bộ phận dịch vụ
- Tiếp nhận công văn, hồ sơ tài liệu từ các phòng ban khác trình trưởng phòng bảo hành xem xét và phê duyệt.
- Tổng hợp chấm công của phòng
2. Thực hiện công việc quản lý dự án (đang thi công, bảo hành, bảo trì)
- Đôn đốc và nhắc nhở các thành viên trong phòng hoàn thành công việc được giao đầy đủ chính xác và đúng tiến độ, theo đúng nội dung phân công và check list đã lập ra của dự án
- Liên hệ với các nhà thầu, nhà sản xuất để yêu cầu hỗ trợ phòng khi xảy ra xự cố kỹ thuật hoặc cần huấn luyện cho nhân viên trong phòng đối với sản phẩm mới
- Tiếp nhận các thông tin về hàng bảo hành và bố trí kỹ sư kiểm tra, ra biên bản xử lý và kết hợp với phòng dịch vụ khách hàng để thực hiện gửi hàng bảo hành, sửa chữa cho khách hàng theo hợp đồng ký kết
- Gọi điện chào các gói hợp đồng bảo trì với khách hàng
3. Quản lý các thiết bị, công cụ dụng cụ của bộ phận dịch vụ
- Làm phiếu xuất, nhập và bàn giao tài sản cho nhân viên kỹ thuật khi có nhu cầu cần sử dụng cho công trình sau khi có kế hoạch phân công từ trưởng phòng
- Tổng hợp, theo dõi và lên kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ công việc thực hiện dự án của phòng
- Các công việc khác theo phân công của trưởng bộ phận và giám đốc công ty
- Thời gian làm việc: Từ Thứ 2 – Thứ 6 (Thứ 7 làm việc tại nhà khi cần xử lý các việc tồn đọng theo sự phân công của Quản lý trực tiếp - Nghỉ Chủ nhật)
o Kinh doanh phân phối sản phẩm: Nội thất hoặc thiết bị vệ sinh
o Tìm kiếm và mở rộng hệ thống đại lý mới
o Tiếp nhận và xử lý các thông tin từ Khách hàng, Quản lý trực tiếp
o Lập kế hoạch thực hiện phát triển Doanh số, Thị Trường, Khách hàng
o Tư vấn khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của công ty
o Báo cáo công việc cho Quản lý trực tiếp
o Theo dõi tiến tiêu thụ hàng hóa, thúc đẩy khách hàng thanh toán công nợ.
o Thời gian làm việc: Từ Thứ 2 – Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật)
- Nhận yêu cầu báo giá, hồ sơ mời thầu từ phòng kinh doanh
- Nghiên cứu hồ sơ mời thầu, lập mục lục các hồ sơ cần nộp thầu. Lên kế hoạch thực hiện, kế hoạch phối hợp trình trưởng phòng kiểm tra và giám đốc phê duyệt.
- Tính giá thành sản phẩm (trong nước và ngoài nước) cho dự án, dựa các yếu tố cấu thành nên giá của sản phẩm/công trình: CP vật tư, nhân công, máy móc thiết bị, hỗ trợ thi công, kiểm định... và một CP tài chính: Chi phí quản lý, CP vận chuyển, thuế...để cấu thành nên giá của sản phẩm. Kết hợp với nhân viên kinh doanh, giám đốc ngành hàng để ra giá chào thầu cho dự án và trình Giám Đốc phê duyệt
- Lưu trữ hồ sơ (file cứng- file mềm)
- Thương lượng giá sản phẩm với NCC
- Quản lý hồ sơ dự án:
• Tiếp nhận và kiểm soát hồ sơ dự án khi trúng thầu.
• Thực hiện theo dõi hợp đồng, đôn đúc kiểm soát thu hồi công nợ
• Tiếp nhận thực hiện hồ sơ quyết toán
- Thời gian làm việc: từ thứ 2 – thứ 6 ( từ 8h-17h00, trưa nghỉ 1 tiếng)
- Tổng hợp ngày công, ngày phép, lịch công tác, KPIs phục vụ cho công tác chấm công.
- Tính lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác cho nhân viên toàn công ty và giải đáp các thắc mắc liên quan đến lương thưởng
- Soạn thảo, ban hành, lưu trữ: Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động; Quyết định điều chỉnh lương và Văn bản xác nhận thông tin liên quan đến quá trình làm việc, thu nhập của nhân viên tại Công ty;
- Quản lý hồ sơ, cập nhật thông tin nhân sự của công ty
- Thực hiện thủ tục chào đón nhân viên mới.
- Theo dõi ứng viên trong thời gian thử việc.
- Soạn thảo công văn giấy tờ liên quan đến lĩnh vực HC-NS
- Nghiên cứu, cập nhật các quy định về pháp luật lao động để tham mưu, tư vấn cho cấp trên và cho người lao động.
- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu.
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Giám đốc kinh doanh
- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp
- Thực hiện công việc tổng hợp thông tin và báo báo tuần các dự án
- Quản lý hồ sơ dự án:
• Tiếp nhận và kiểm soát hồ sơ dự án khi trúng thầu.
• Thực hiện theo dõi hợp đồng, đôn đúc kiểm soát thu hồi công nợ
• Tiếp nhận thực hiện hồ sơ quyết toán
- Báo cáo công việc
• Lưu trữ & quản lý hồ sơ theo từng đối tượng khách hàng, theo từng dự án một ký hợp lý, logic.
• Thực hiện và thu hồi công nợ hàng tuần
• Thực hiện công việc tổng hợp thông tin và báo báo tuần các dự án
• Báo cáo các công việc khác theo chỉ đạo của Giám đốc kinh doanh.
- Đề xuất, góp ý lên cấp trên về cải tiến, sáng kiến giúp tăng hiệu quả công việc
- Soạn thảo nội dung bài viết chuẩn SEO và tạo các chương trình, hình ảnh, video về sản phẩm, về công ty để đăng lên các phương tiện truyền thông xã hội như facebook, youtube...
- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch Marketing để phát triển thương hiệu dịch vụ của công ty.
- Đóng góp ý tưởng liên quan đến thiết kế cho các chiến dịch Marketing và sự kiện.
- Truyền thông offline (POSM): backdrop, band-roll, thư mời, tờ rơi, tờ gấp, voucher... dàn trang các sản phẩm in ấn;
- Truyền thông online: cover photo, ảnh động, infographic, email marketing...;
- Thực hiện các công việc được phân công thêm từ BGĐ
- Thời gian làm việc: Từ Thứ 2 – Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật)
- Chịu trách nhiệm lập kế hoạch & triển khai tuyển dụng, đảm bảo đúng người đúng việc, phù hợp với yêu cầu của Công ty.
- Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, lên kế hoạch tuyển dụng và chi phí tuyển dụng.
- Phối hợp các phòng ban liên quan, hoạt động marketing, Facebook content, các trường đại học hoặc trung tâm việc làm liên quan tới vị trí tuyển dụng.
- Tổ chức phỏng vấn và trực tiếp tham gia phỏng vấn, đánh giá, lựa chọn ứng viên.
- Liên hệ ứng viên thông báo kết quả phỏng vấn, xác nhận ngày giờ địa điểm nhận việc.
- Thực hiện thủ tục chào đón nhân viên mới.
- Soạn thảo HĐTV, HĐLĐ, tái ký/chấm dứt hợp đồng lao động
- Quản lý hồ sơ, cập nhật thông tin nhân sự của công ty
- Tập hợp ngày phép, lịch CT, KPIs phục vụ cho công tác chấm công.
- Theo dõi ứng viên trong thời gian thử việc.
- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu.
- Thời gian làm việc: từ thứ 2 – thứ 6 (từ 8h-17h00, trưa nghỉ 1 tiếng)
- Triển khai các thủ tục pháp lý dự án tại các dự án của công ty
- Làm các hồ sơ, thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh, đăng ký bản quyền thương hiệu, giấy chứng nhận năng lực …
- Tham mưu, báo cáo lãnh đạo về các vấn đề pháp lý, liên quan đến ngành kinh doanh của công ty.
- Tổ chức soạn thảo, kiểm tra, thẩm định các văn bản, hợp đồng do công ty ký kết đảm bảo đúng pháp luật
- Xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ bền chặt với các cơ quan ban ngành ở địa phương và các cơ quan nhà nước
- Cập nhật, lưu trữ các văn bản pháp luật trong lĩnh vực: Thi công Xây dựng - Đầu tư Dự án - Đấu thầu - Kinh doanh - Tố tụng
- Đại diện công ty làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đại diện theo ủy quyền tham gia tố tụng
- Thực hiện, bám sát, theo dõi, đôn đốc các chuyên viên thụ lý hồ sơ tại các Sở ngành trong quá trình giải quyết công việc
- Hỗ trợ các công tác phục vụ thanh tra, kiểm tra dự án theo định kỳ, đột xuất
- Thời gian làm việc: Từ Thứ 2 – Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật)
- Truyền thông offline (POSM): backdrop, bandroll, thư mời, tờ rơi, tờ gấp, voucher... dàn trang các sản phẩm in ấn;
- Truyền thông online: cover photo, ảnh động, infographic, email marketing...;
- Thiết kế các hồ sơ đề xuất và ấn phẩm branding của công ty: slide, brochure giới thiệu sản phẩm…;
- Đề xuất các giải pháp liên quan đến in ấn 2D – 3D, quảng cáo và giám sát chất lượng in ấn, đề xuất các giải pháp đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất;
- Chỉnh sửa video quảng cáo cơ bản;
- Lưu trữ các file thiết kế và sản phẩm thiết kế có hệ thống trên hệ thống lưu trữ dữ liệu của công ty;
- Xây dựng, sáng tạo ý tưởng thiết kế hình ảnh theo các chiến dịch, hoạt động Marketing của Công ty trong từng giai đoạn;
- Đóng góp ý tưởng liên quan đến thiết kế cho các chiến dịch Marketing và sự kiện.
- Thực hiện các công việc được phân công thêm từ BGĐ
- Nhận yêu cầu báo giá, hồ sơ mời thầu từ phòng kinh doanh.
- Nghiên cứu hồ sơ mời thầu, lập mục lục các hồ sơ cần nộp thầu. Lên kế hoạch thực hiện, kế hoạch phối hợp trình trưởng phòng kiểm tra và giám đốc phê duyệt.
- Tính giá thành sản phẩm (trong nước và ngoài nước) cho dự án, dựa các yếu tố cấu thành nên giá của sản phẩm/công trình: CP vật tư, nhân công, máy móc thiết bị, hỗ trợ thi công, kiểm định... và một CP tài chính: Chi phí quản lý, CP vận chuyển, thuế...để cấu thành nên giá của sản phẩm. Kết hợp với nhân viên kinh doanh, giám đốc ngành hàng để ra giá chào thầu cho dự án và trình Giám Đốc phê duyệt .
- Thương lượng giá sản phẩm với NCC
- Cập nhật tình hình dự án, quản lý hồ sơ và báo cáo.
- Thời gian làm việc: Từ Thứ 2 – Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật)
- Tiếp nhận và xử lý các chứng từ như yêu cầu thanh toán
- Kiểm tra, phân loại chứng từ, đối chiếu với các hồ sơ liên quan.
- Hạch toán kế toán vào phần mềm kế toán.
- In chứng từ kế toán, trình ký
- Kiểm kê quỹ với thủ quỹ công ty.
- Làm thủ tục thanh toán tiền thuế, tiền bảo hiểm.
- Lưu trữ hóa đơn tài chính đầu ra, đầu vào, hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại thương, tờ khai hải quan...
- Soạn sổ sách kế toán, chứng từ kế toán
- Làm các thủ tục bảo lãnh ngân hàng
- Thực hiện thủ tục ngân hàng cần thiết khác để giải ngân bổ sung nguồn vốn lưu.
- Kiểm tra hợp đồng ngoại thương để làm các thủ tục mở L/C đảm bảo việc nhập hàng hóa
- Báo cáo quản trị định kỳ.
- Báo cáo quỹ tiền mặt, báo cáo công nợ,...
- Lập Bảng kế hoạch thu, chi hàng tuần, hàng tháng
- Thời gian làm việc: Từ Thứ 2 – Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật)
o Kinh doanh Hệ thống điện nhẹ. Hệ thống nhà thông minh
o Kinh doanh phân phối sản phẩm: Khóa cửa thông minh, Chuông cửa có hình.
o Tìm kiếm và mở rộng hệ thống khách hàng mới: Tổng thầu Xây dựng, Tổng thầu cơ điện, Tư vấn thiết kế…
o Tiếp nhận và xử lý các thông tin từ Khách hàng, Quản lý trực tiếp
o Lập kế hoạch thực hiện phát triển Doanh số, Thị Trường, Khách hàng
o Tư vấn khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của công ty
o Báo cáo công việc cho Quản lý trực tiếp
o Theo dõi tiến độ dự án, thúc đẩy khách hàng thanh toán công nợ.
o Thời gian làm việc: Từ Thứ 2 – Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật)
- Thiết kế, bóc tách khối lượng hệ thống điện nhẹ cho khách sạn 5 sao, Resort, chung cư, tòa nhà văn phòng (Hệ thống tổng đài IP & Analog, thiết bị mạng Router, Switch, Firewall, Access point, hệ thống điện nhẹ công trình, hệ thống ứng dụng cho nhà thông minh, hệ thống âm thanh trình chiếu…)
- Chịu trách nhiệm nghiên cứu các giải pháp công nghệ mới nhất để ứng dụng phục vụ vào các dự án của công ty.
- Chịu trách nhiệm làm việc với nhà cung cấp để có giải pháp tối ưu và giá tốt nhất để tham gia chào thầu vào các dự án mà công ty tham gia.
- Đọc hồ sơ thầu, bóc khối lượng dự thầu
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận costing để làm báo giá dự thầu
- Trình Ban Giám Đốc phương án dự thầu trước khi lập hồ sơ dự thầu
- Làm các hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ dự thầu, bản tiến độ…Theo yêu cầu của hồ sơ dự thầu.
- Phối hợp và bàn giao hồ sơ dự thầu cho bộ phận thi công và T&C sau khi công ty trúng thầu
1. Thực hiện công việc hành chính, văn thư, lưu trữ của bộ phận kỹ thuật
- Tiếp nhận công văn, hồ sơ tài liệu từ các phòng ban khác trình trưởng phòng bảo hành xem xét và phê duyệt.
- Tổng hợp chấm công của phòng
2. Thực hiện công việc quản lý dự án (đang thi công, bảo hành, bảo trì)
- Đôn đốc và nhắc nhở các thành viên trong phòng hoàn thành công việc được giao đầy đủ chính xác và đúng tiến độ, theo đúng nội dung phân công và check list đã lập ra của dự án
- Liên hệ với các nhà thầu, nhà sản xuất để yêu cầu hỗ trợ phòng khi xảy ra xự cố kỹ thuật hoặc cần huấn luyện cho nhân viên trong phòng đối với sản phẩm mới
- Tiếp nhận các thông tin về hàng bảo hành và bố trí kỹ sư kiểm tra, ra biên bản xử lý và kết hợp với phòng dịch vụ khách hàng để thực hiện gửi hàng bảo hành, sửa chữa cho khách hàng theo hợp đồng ký kết
- Gọi điện chào các gói hợp đồng bảo trì với khách hàng
3. Quản lý các thiết bị, công cụ dụng cụ của bộ phận kỹ thuật
- Làm phiếu xuất, nhập và bàn giao tài sản cho nhân viên kỹ thuật khi có nhu cầu cần sử dụng cho công trình sau khi có kế hoạch phân công từ trưởng phòng
- Tổng hợp, theo dõi và lên kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ công việc thực hiện dự án của phòng
- Các công việc khác theo phân công của trưởng bộ phận và giám đốc công ty
- Thời gian làm việc: Từ Thứ 2 – Thứ 6 (Nghỉ Thứ 7 và Chủ nhật)