Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Realtylink (Việt Nam)

I. Mục đích công việc:
• Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra và điều phối các hoạt động hàng ngày trong công tác vận hành của các dự án.
Responsible for supporting, managing, checking and coordinating the daily operations of company’s projects.
• Phối hợp cập nhật các quy trình quản lý, cải thiện dịch vụ cũng như tương tác với nhân sự dự án, phổ biến các quy định công ty.
Coordinating in updating the SOPs, improving the services as well as briefing site staff on company policy and hand book.
II. Trách nhiệm/ Responsibilities:
1. Quan hệ khách hàng : Chủ Đầu Tư, Ban quản trị & cư dân, chính quyền địa phương
Customer relations: Investor, BOC & residents, local authorities
• Giải thích các thắc mắc, yêu cầu và mối quan tâm của BQT/CĐT/cư dân một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Explain to BOC/Investor/residents ‘s questions, enquires with an effective and professional way.
• Tạo mối quan hệ khắng khít giữa BQT/CĐT, cư dân và nhân viên.
Create close relationship between BOC/Investor, residents and staff.
• Chấp hành nội quy, quy định nhà ở.
Abide by house rules and regulations
• Chủ động tương tác với cư dân.
Actively interact with residents.
2. Kế toán/ Accounting
• Chuẩn bị bản thảo Kinh phí dự trù vận hành hằng năm cho BQT/CĐT.
Prepare draft budget Estimated annual operation for BOC / investor
• Kiểm tra báo cáo tài chính, bảng cân đối và sổ cái chung cho tòa nhà trước khi cung cấp cho BQT/CĐT.
Check the financial statements, balance sheets and general ledger for the building before providing BOC/investor
• Cùng thảo luận và xem lại bảng cân đối ,báo cáo tài chính với BQT/CĐT
Discussing and reviewing the balance sheet and financial reports with BOC/investor
• Chịu trách nhiệm kiểm soát ngân sách chặt chẽ và các đề xuất sửa chữa.
Responsible for budget control and suggestions for repairs.
• Kiểm tra và lên kế hoạch kinh phí dự trù cho các chi tiêu hằng năm, giám sát các chi tiêu.
Check and plan estimated budgets for annual expenditures, monitoring expenditures.
• Chịu trách nhiệm quản lý và giám sát bộ phận kế toán tại dự án thu phí bảo trì bảo dưỡng từ cư dân theo chỉ đạo của BQT/CĐT và văn phòng chính RLCVN
Responsible for managing and supervising the accounting department at the project of maintaining and maintaining fees from residents under the direction of BOc/investor and RLCVN head office
• Quản lý và chỉ đạo bộ phận kế toán tại dự án sắp xếp và lưu giữ các sổ sách kế toán.
Manage and direct the accounting department at the project to arrange and keep accounting books.
• Đôn đốc bộ phận kế toán tại dự án chuẩn bị hóa đơn, báo cáo sổ sách cuối tháng.
Urge the accounting department at the project to prepare invoices and report books at the end of the month.
• Quản lý, giám sát dòng tiền mặt dựa trên báo cáo và sổ quỹ thực tế tại dự án Giám sát bộ phận kế toán tại dự án thu/chi kinh phí quản lý vận hành, nộp vào tài khoản theo đúng quy định.
Managing and monitoring cash flow based on actual reports and fund books at the project of supervising the accounting department at the project of collecting and managing operating expenses, and submitting to the account in accordance with regulations.
• Đề xuất kinh phí dự trù hằng năm cho quỹ bảo trì đảm bảo đủ kinh phí cho các chi tiêu.
Proposing annual budget estimates for the maintenance fund to ensure sufficient funding for expenditures.
3. Vận hành tòa nhà/ Operating the building
• Tư vấn cho CĐT/BQT về các quy định của Pháp luật trong công tác quản lý vận hành chung cư.
Advising BOC/investor on legal regulations in the management of apartment operation
• Thường xuyên khảo sát và tổ chức họp với nhân viên, hoàn thành và theo dõi công việc.
Regularly survey and organize meetings with staff, complete and monitor work.
• Đề xuất, rà soát và quản lý hệ thống tiết kiệm năng lượng.
Proposing, reviewing and managing energy saving systems.
• Đảm bảo các quy trình xử lý tình huống khẩn cấp được thực thi.
Ensure emergency procedures are implemented.
• Đảm bảo các chương trình bảo trì bảo dưỡng định kỳ.
Ensure regular maintenance and maintenance programs.
• Lên kế hoạch và thực hiện công tác vận hành tòa nhà hằng năm.
Plan and implement the operation of the building annually.
• Chuẩn bị cho các sự kiện, ngày lễ.
Prepare for events, holidays.
• Hỗ trợ tư vấn cho CĐT/BQT thành lập đội PCCC cơ sở.
Supporting consultant for BOC/investor to establish fire protection warden team.
• Tổ chức diễn tập PCCC/ các hoạt động cộng đồng.
Organizing fire drills / community activities.
4. Nhân sự/HR
• Có trách nhiệm huấn luyện, chỉ đạo, giám sát và kỷ luật nhân viên.
Responsible for training, directing, supervising and disciplining employees.
• Tiến hành tổ chức họp thường xuyên và trao đổi với nhân viên.
Conduct regular meetings and discussions with employees.
• Có trách nhiệm đánh giá nhân viên tại dự án theo quy định của Công ty.
Responsible for evaluating staff at the project according to the Companys regulations.
5. Quản lý hợp đồng/ Contract management
• Quản lý và thương lượng với các nhà cung cấp dịch vụ bảo trì bảo dưỡng, các bảo hiểm như PCCC, trách nhiệm khu vực công cộng,…
Managing and negotiating with maintenance service providers, insurance such as fire protection, public sector responsibilities.
• Giám sát thời hạn hợp đồng và các điều kiện bảo hành.
Monitoring contract term and warranty conditions.
• Lưu giữ các hồ sơ bảo hiểm, bảo hành cho các hệ thống, cấu trúc tòa nhà.
Keep insurance records, warranty for systems, building structures.
6. Hành chính/ Administration
• Thông suốt các yêu cầu về luật xây dựng VN và các tài liệu hướng dẫn.
Through the requirements of Vietnamese construction laws and guidelines.
• Bảo mật tài liệu nhạy cảm.
Secure sensitive documents.
• Hiểu các quy định của nhà nước có liên quan đến quản lý tòa nhà, khu dân cư (như nhân quyền, PCCC, thang máy, luật đền bù, tiêu chuẩn nhân viên,..)
Understand govern regulations relating to building and residential management (such as human rights, fire protection, elevators, compensation law, employee standards, etc
• Đảm bảo các thông báo, thư từ được giao nhận đúng hạn.
Ensure notifications and letters are delivered on time.
• Cập nhật, kiểm tra việc lưu hồ sơ đăng ký của các cư dân cũ, mới.
Update and check the registration records of old and new residents
• Tham dự họp BQT/nhà chung cư và chuẩn bị báo cáo khi có yêu cầu.
Attend the meeting with BOC / AGM and prepare the report when required.
• Sắp xếp và lên lịch họp cư dân hằng năm.
Arrange and schedule resident meetings every year
• Đảm bảo việc cập nhật và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, bản vẽ.
Ensure updating and storing records, documents, drawings
• Cập nhật các thông báo, quy định mới cho cư dân nắm rõ.
Updating new announcements and regulations for residents

- Thực hiện công tác kiểm tra hàng ngày tất cả các máy móc thiết bị trong tòa nhà như: thang máy, máy phát điện, tủ điện, máy lạnh, máy bơm,...
- Vận hành các hệ thống trong tòa nhà hàng ngày.
- Kiểm tra và thực hiện sửa chữa các hư hỏng phát sinh trong quá trình vận hành của tòa nhà đối với tất cả các hệ thống.
- Kiểm tra định kỳ hệ thống điện, nước ngăn ngừa các rò rỉ, nguy cơ cháy nổ và thực hiện bảo trì ngăn ngừa.
- Kiểm tra và ghi nhận chỉ số điện, nước tổng của tòa nhà hàng ngày. Điều tra, báo cáo các phát sinh bất thường, tìm nguyên nhân và khắc phục (nếu có thể).
- Kiểm tra hệ thống đèn thoát hiểm, đèn chiếu sáng khẩn cấp định kỳ theo quy định.
- Kiểm tra và ghị nhận tình trạng của bình chữa cháy theo quy định phòng cháy chữa cháy, hệ thống tủ chữa cháy, hệ thống báo cháy, kiểm tra các đầu báo cháy, ... định kỳ theo quy định.
- Xử lý các phản ánh của khách hàng trong phạm vi công việc, ghi báo cáo và báo cáo cho kỹ sư trưởng hay tổ trưởng kỹ thuật hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng theo quy định.
- Xử lý các tình huống khẩn cấp như: báo cháy, kẹt người trong thang máy, vỡ ống nước, nước tràn, cháy, nổ,...
- Phối hợp và theo dõi công việc của nhà thầu bảo trì các hệ thống trong tòa nhà; nhà thầu thực hiện công việc sữa chữa trong căn hộ của cư dân, khu vực thuê của khách đối với những hạng mục có liên quan hay ảnh hưởng đến kết cấu, mỹ quan và hoạt động của các hệ thống trong tòa nhà.
- Thực hiện việc hỗ trợ cho các bộ phận khác trong Ban quản lý khi cần thiết

1. Các công việc kỹ thuật.
Phân ca trực cho nhân viên.
Phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên trong ca trực.
Quản lý đội ngũ nhân viên Kỹ thuật bao gồm đào tạo, giám sát và đánh giá thực hiện công việc của từng nhân viên.
Quản lý hệ thống kỹ thuật của Tòa nhà, lập các kế hoạch vận hành, bảo dưỡng đúng chế độ cũng như tuân thủ các khuyến cáo của nhà sản xuất hoặc phía tư vấn. Đảm bảo các công việc liên quan đến bảo trì, bảo dưỡng tài sản của Toà nhà phải được tiến hành đúng, an toàn vào mọi thời điểm.
Lên kế hoạch chi phí hàng năm cho các vấn đề liên quan đến vận hành kỹ thuật tòa nhà như: chi phí năng lượng, chi phí cho vật tư, dụng cụ cho thay thế và sửa chữa nhỏ, chi phí cho dịch vụ bảo trì của các nhà thầu, chi phí cho sửa chữa, cải tạo nâng cấp…
Lưu trữ các vật tư liên quan đến hệ thống kỹ thuật cũng như phần duy tu hoàn thiện xây dựng của Toà nhà.
Sắp xếp công việc sửa chữa, bảo dưỡng, các dịch vụ vận hành theo chỉ thị của Giám đốc quản lý Toà nhà.
Tổ chức thường xuyên các đợt kiểm tra hệ thống của Toà nhà để đảm bảo các hệ thống vận hành hiệu quả, được duy trì sửa chữa đúng tiêu chuẩn.
Chủ động giải quyết các sự cố liên quan đến vấn đề kỹ thuật trong lĩnh vực vận hành Toà nhà cũng như phòng chống cháy nổ, thiên tai, bão lụt…
Tham gia và giám sát các hoạt động của Toà nhà, bao gồm việc sử dụng lối đi chung, các khu vực công cộng, kiểm soát việc ra vào Toà nhà, các quy trình an ninh, PCCC, vệ sinh môi trường, việc sử dụng thang máy, khu vực để xe, cây cảnh…
Quản lý tốt các tài liệu liên quan đến hệ thống kỹ thuật của Toà nhà.
Theo dõi, giám sát, giao nhận diện tích khách thuê bao gồm quản lý việc hoàn thiện nội thất của khách thuê...
2. Giám sát nội bộ và nhà thầu phụ
Lên kế hoạch giám sát cho từng bộ phận;
Giám sát theo kế hoạch được duyệt từ Trưởng BQL đối với từng bộ phận;
Thường xuyên giám sát tại các khu vực chính: Cổng chính, khu vực tiền sảnh, khu vực để xe, ….;
Giám sát, kiểm tra các khu vực PCCC, lối thoát hiểm;
Trực tiếp giám sát các nhà thầu vệ sinh, bảo vệ, diệt côn trùng, cây cảnh, …
Giám sát nhân sự, chất lượng dịch vụ, thực hiện đúng theo kế hoạch đã họp bàn thống nhất, tiến độ thực hiện...của nhà thầu phụ.
3. Phối hợp và hỗ trợ
Hợp tác tốt với các ban ngành liên quan cũng như địa phương và với các bộ phận khác của Toà nhà, trợ giúp với bất cứ nhiệm vụ nào được giao.
Phối hợp với kỹ thuật trong việc xử lý các hạng mục tồn đọng sửa chữa trong chung cư và căn hộ;
Thường xuyên trao đổi thông tin với các phòng/ban công ty để thực hiện tốt công việc được giao;
4. Chế độ báo cáo
Thực hiện các báo cáo chuyên môn kế toán hàng ngày/tuần: tình trạng các defects, các hạng mục kỹ thuật cần cải thiện được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Thực hiện các chế độ báo cáo cho trưởng ban theo quy định.

1. Công việc hàng ngày
 Hàng ngày kế toán tiến hành thu các loại phí từ cư dân căn cứ thông báo thu phí; Lập các phiếu thu/chi thanh toán;
 Kiểm tra tiền phí quản lý, tiền điện, nước,... và thời hạn thanh toán của cư dân;
 Nộp tiền thu phí về công ty qua ngân hàng (hàng ngày) theo quy định nộp phí (hoặc tiền mặt);
 Cập nhật tiền đã thu vào phần mềm thu phí;
 Kiểm tra theo dõi công nợ hàng ngày để đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ; Trả lời các thắc mắc của cư dân, khách hàng về các loại phí BQL phát hành;
 Kiểm tra tài khoản thông tin chuyển khoản của cư dân, lập phiếu thu;
 Hàng ngày, theo dõi hạn thanh toán tạm ứng và nhắc thanh toán khi đến hạn chi tiết theo từng đối tượng, bộ phận.
 Lập đề xuất với Chủ đầu tư/BQT đề nghị các phương án giải quyết các khoản phí mà cư dân kiến nghị không đồng ý thanh toán (phát sinh)
2. Công việc định kỳ hàng tháng
 Hàng tháng thống kê chỉ số điện, nước, phí quản lý... lập bảng kê các loại phí cần thu; Lập danh sách thông tin khách hàng nợ của các tháng trước;
 Sử dụng phần mềm thu phí chung cư : nhập liệu và phát hành thông báo thu phí đến cư dân bao gồm: phí của tháng hiện tại và các khoản công nợ cũ(nếu có) từ ngày 01-05 mỗi tháng;
 Phát hành thông báo nhắc nhở công nợ.

- Hỗ trợ khảo sát dự án mới khi có yêu cầu.
- Tham gia công tác tiếp nhận bàn giao tại các dự án mới.
- Set up và training đội ngũ nhân sự tại dự án . Đề xuất phương án cải tiến bộ máy kế toán tại từng dự án để đạt hiệu quả tối ưu nhất.
- Hỗ trợ soạn thảo hợp đồng quản lý vận hành và các hợp đồng của nhà thầu phụ. Quản lý các hợp đồng của khách hàng và nhà thầu, theo dõi gia hạn hoặc thanh lý.
- Thiết lập các quy trình quản lý tài chính tại dự án. Gián tiếp quản lý tài chính của các dự án bao gồm :
• Theo dõi việc phát hành giấy báo phí tại các dự án.
• Kiểm soát tình hình thu – chi tại dự án (kiểm soát tiến độ và biện pháp xử lý công nợ cuối kỳ).
• Kiểm soát tiến độ nộp tiền của kế toán hàng ngày. Kiểm soát và đề xuất công ty duyệt chi các khoản chi cố định khi khách hàng ủy quyền chi hộ.
• Kiểm soát tình hình thu các nguồn thu vãng lai, đề xuất quy trình kiểm soát chặt chẽ để tránh thất thoát.
• Kiểm tra báo cáo hàng tháng do kế toán ban gửi trước khi trình BGD và khách hàng.
• Lập báo cáo tài chính cho các đợt báo cáo hội nghị nhà chung cư.
• Quản lý và hỗ trợ nghiệp vụ cho các kế toán ban tại các dự án.
• Kiểm tra các chứng từ thu – chi tại các dự án (định kỳ)
• Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán bí mật của công ty.
- Tham gia họp cùng BQT về các nội dung liên quan đến tài chính tại dự án.
- Tư vấn hỗ trợ BQT cũng như BQL các nội dung pháp lý liên quan đến nguồn kinh phí quản lý vận hành.
- Theo dõi kiểm kê tài sản hàng kỳ và đề xuất các biện pháp giải quyết, xử lý các trường hợp thất thoát xảy ra. (yêu cầu BQL cung cấp tài sản dự án, dán mã tài sản, kỹ thuật thống kê đồ dụng – biên bản kiểm kê)
- Nắm quy trình của phần mềm. Triển khai thực hiện và training cho nhân viên dự án.
- Hỗ trợ tại dự án khi có công việc hoặc có nhân viên mới.
- Hỗ trợ và hướng dẫn thủ tục Thuế tại mỗi dự án
- Các công việc khác liên quan đến công tác kế toán tài chính của dự án và các công việc theo yêu cầu của Ban Giám Đốc.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Các công việc kỹ thuật.
 Phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên trong ca trực.
 Quản lý đội ngũ nhân viên Kỹ thuật bao gồm đào tạo, hướng dẫn, giám sát và đánh giá thực hiện công việc của từng nhân viên.
 Quản lý hệ thống kỹ thuật của Tòa nhà, tuân thủ thực hiện công việc như lịch trực phân công và các khuyến cáo của nhà sản xuất hoặc phía tư vấn. Đảm bảo các công việc liên quan đến bảo trì, bảo dưỡng tài sản của Toà nhà phải được tiến hành đúng, an toàn vào mọi thời điểm.
 Lưu trữ các vật tư liên quan đến hệ thống kỹ thuật cũng như phần duy tu hoàn thiện xây dựng của Toà nhà.
 Sắp xếp công việc sửa chữa, bảo dưỡng, các dịch vụ vận hành.
 Thường xuyên kiểm tra hệ thống của Toà nhà để đảm bảo các hệ thống vận hành hiệu quả, được duy trì sửa chữa đúng tiêu chuẩn.
 Chủ động giải quyết các sự cố liên quan đến vấn đề kỹ thuật trong lĩnh vực vận hành Toà nhà cũng như phòng chống cháy nổ, thiên tai, bão lụt...
 Tham gia và giám sát các hoạt động của Toà nhà, bao gồm việc sử dụng lối đi chung, các khu vực công cộng, kiểm soát việc ra vào Toà nhà, các quy trình an ninh, PCCC, vệ sinh môi trường, việc sử dụng thang máy, khu vực để xe, cây cảnh...
 Tiến hành ghi nhận các hư hỏng khu vực công cộng, khu vực trong nhà cư dân và gởi báo cáo đến Tổ Trưởng kỹ thuật/ Trưởng BQL tòa nhà.
 Quản lý tốt các tài liệu liên quan đến hệ thống kỹ thuật của Toà nhà.
 Tuân thủ các quy định và hướng dẫn nhân viên tuân thủ các quy định về an toàn thông tin, an toàn phòng máy đảm bảo an toàn thông tin và các thiết bị máy móc.
 Hỗ trợ Tổ trưởng kỹ thuật xem xét hồ sơ hoàn thiện nội thất, tư vấn và trình Trưởng BQL tòa nhà phê duyệt,
3. Giám sát nội bộ và nhà thầu phụ
 Lên kế hoạch giám sát cho nhân viên ca trực;
 Giám sát theo kế hoạch được duyệt từ Trưởng BQL đối với từng bộ phận;
 Thường xuyên giám sát tại các khu vực chính: Cổng chính, khu vực tiền sảnh, khu vực để xe, ....;
 Giám sát, kiểm tra các khu vực PCCC, lối thoát hiểm;
 Hỗ trợ giám sát các nhà thầu vệ sinh, bảo vệ, diệt côn trùng, cây cảnh,... và phối hợp với các bộ phận này giải quyết các công việc phát sinh liên quan đến kỹ thuật tòa nhà.
 Giám sát nhân sự, chất lượng dịch vụ, thực hiện đúng theo kế hoạch đã họp bàn thống nhất, tiến độ thực hiện...của nhà thầu phụ.
 Theo dõi, giám sát, quản lý việc hoàn thiện nội thất của cư dân/ khách thuê bao gồm việc tư vấn hướng dẫn hướng dẫn cư dân/ khách thuê làm các thủ tục và tuân thủ quy định hoàn thiện nội thất, giám sát nhà thầu trong quá trình hoàn thiện nội thất đảm bảo an toàn PCCC, vệ sinh và thực hiện công việc đúng bản vẽ đã được Trưởng BQL tòa nhà phê duyệt.
 Giám sát nhà thầu của chủ đầu tư thực hiện công tác bảo hành sửa chữa khu vực công cộng và trong căn hộ.
4. Phối hợp và hỗ trợ
 Hợp tác tốt với các ban ngành liên quan cũng như địa phương và với các bộ phận khác của Toà nhà, trợ giúp với bất cứ nhiệm vụ nào được giao.
 Phối hợp với nhà thầu trong việc xử lý các hạng mục tồn đọng sửa chữa trong chung cư và căn hộ;
 Hỗ trợ giám sát các nhà thầu vệ sinh, bảo vệ, diệt côn trùng, cây cảnh,... và phối hợp với các bộ phận này giải quyết các công việc phát sinh liên quan đến kỹ thuật tòa nhà.
 Thường xuyên trao đổi thông tin với các phòng/ban công ty để thực hiện tốt công việc được giao;
5. Chế độ báo cáo
 Thực hiện các báo cáo chuyên môn hàng ngày/tuần/tháng: các công việc thực hiện, phát sinh, tình trạng các defects, các hạng mục kỹ thuật cần cải thiện được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
 Thực hiện các chế độ báo cáo cho trưởng ban theo quy định.