Công Ty Tnhh Cci Việt Nam

POSITION/CHỨC VỤ : ASSISTANT HUMAN RESOURCES MANAGER / TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ
REPORT TO/ BÁO CÁO: DEPUTY GENERAL DIRECTOR/ PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
JOB DUTIES & RESPONSIBILITIES
1. Lead the HR team to achieve HR objectives in recruitment, selection, retention, employee welfare and motivation, compensation and benefits, payroll support, training support, employee relations, security, HR policies and liaison with government authorities on all HR related matters.
2. Strategize, implement plan, recruit, select and retain employees according to operational needs and guidelines.
3. Mentor and manage HR team to deliver the objectives.
4. Participate in internal and external quality and CSR audits and other audits when necessary.
5. Ensure compliance to legislations and policies.
6. Undertake ad-hoc HR projects, assignments and activities as and when need arises.
7. Enforce safety and housekeeping at work area

1. Lãnh đạo đội ngũ nhân sự đạt mục tiêu của bộ phận: tuyển dụng, lựa chọn, chính sách phúc lợi và thăng chức của nhân viên, bồi thường và chính sách, hỗ trợ trả lương, đào tạo, quan hệ lao động, an ninh, các chính sách nhân sự và làm việc với cơ quan chức năng bên ngoài về tất cả các vấn đề nhân sự liên quan.
2. Thực hiện các kế hoạch, chiến lược, tuyển dụng, chọn lọc và giữ nhân sự theo yêu cầu sản xuất và hướng dẫn
3. Cố vấn và quản lý đội ngũ nhân sự đạt mục tiêu công việc
4. Tham gia đánh giá nội bộ và đánh giá bên ngoài, đánh giá chính sách CSR và các đánh giá khác khi cần thiết.
5. Đảm bảo làm đúng theo luật và chính sách
6. Đảm nhận các dự án nhân sự đặc biệt, sự phân công và các hoạt động khi cần phát sinh
7. Đảm bảo an toàn vệ sinh nơi làm việc

1. Control the inventory of materials, spare parts to ensure availability to support production schedules
2. Process overseas purchase orders and handle order placement properly.
3. Liaise and keep track with Singapore side to make sure raw materials and spare parts come in time
4. Manage the incoming/ outgoing process of materials to ensure proper with FIFO standard.
5. Update the minstock for all materials, spare parts to production HODs by monthly.
6. Do all report according to requirement.
7. Enforce safety, housekeeping at the work place.
-------
1. Theo dõi lượng tồn kho của vật tư, phụ tùng để đảm bảo hỗ trợ cho kế hoạch sản xuất.
2. Đặt hàng và theo dõi đơn hàng nước ngoài
3. Giữ liên lạc và theo dõi với Singapore để đảm bảo nguyên vật liệu và phụ tùng về kịp thời.
4. Theo dõi quá trình xuất nhập NVL để đảm bảo đáp ứng yêu cầu FIFO.
5. Cập nhật số lượng tồn kho tối thiểu của NVL và phụ tùng cho các HOD sản xuất hằng tháng.
6. Thực hiện các báo cáo theo yêu cầu.
7. Đảm bảo an toàn, vệ sinh tai nơi làm việc

1. Ensure, maintain the best status of hardware, software all the whole IT system of the company as computer, computer network, telephone network, telephones, telephone switchboard, network device, Server, SQL Server, Mail server, firewall, LAN, VLAN, Wireless LAN, Door access and software control, Door Alarm, time clock, time system, camera system, printer, television, sound system, office machine, security monitoring equipment and other IT equipment.
2. Install, set-up, config, manage, operate, monitoring, maintenance all the IT devices, IT system, IT machines and install, setup the protect lightning for IT system. Instruct for IT technical perform the work and checking, monitoring the work of them.
3. Make the plan for work, maintenance, purchase, repairing, upgrade, downgrade, maintenance IT system and other related IT facility.
4. Perform projects expand, upgrade, downgrade, reform and modify network system, telephone system, security system and computer system of company.
5. Troubleshooting, support users and other departments on the issues related to IT systems.
6. Instruct for users using effectively the computer, software, computer network, network services, telephone and IT devices. Instruct and training for IT employee.
7. Programming software, setup network services, setup security network policy and deploy to users.
8. Perform the work assigned, deployment the work to team group, support monitoring the implementation the work of technicians and team groups. Report the results to supervisor.
9. Suggest for improvement in order to save expenses for company.
10. Support in finding good material, devices, supplier and new solution to apply for IT systems.
11. Complete the reports, layout drawings, technical diagrams and send to supervisor according each items.
12. Write, translate user guide, administrator guide for computer, computer software, computer network, printer, telephone switchboard, sound system, security system and other IT equipment system.
13. Attend to write, update, modify the procedure documents, IT security policy and deploying, monitoring perform the work follow the procedure.
14. Checking, supervise the contractor, protect company’s interest and reach department’s requirement.
15. Supervise and follow up IT’s operation including hardware, software and service. Do the assessment and give action plan to achieve IT’s goal.
16. Actively support users to processing requested for IT devices and devices related any time.
17. Awareness of professional ethics, company regulations and internal rules of the company. Lead the workgroup and IT staff complete the work responsible, compliance internal rules, work procedure. Enforce safety and housekeeping at the working place. Take responsibility for workgroup and my work.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Đảm bảo, duy trì tình trạng hoạt động tốt nhất của phần cứng, phần mềm hệ thống công nghệ thông tin của nhà máy như máy vi tính, mạng máy tính, mạng điện thoại, thiết bị mạng, Laptop, Server, SQL Server software, Mail Server, Firewall, LAN, Vlan, Wireless Lan, cửa từ và phần mềm cập nhật cửa từ, cửa báo động, camera và đầu ghi hình camera, hệ thống giờ, chuông tự động, máy in, tivi, hệ thống âm thanh, máy văn phòng, thiết bị giám sát an ninh và thiết bị CNTT khác.
2. Cài đặt, thiết lập, cấu hình, quản lý, vận hành, theo dõi, duy trì hoạt động của tất cả các thiết bị, hệ thống, máy móc IT và cài đặt, thiết lập hệ thống chống sét cho thiết bị IT, hệ thống IT. Hướng dẫn Kỹ thuật viên thực hiện công việc và kiểm tra, giám sát việc thực hiện công việc của họ.
3. Lập kế hoạch công việc, bảo trì, mua sắm, sửa chữa, nâng cấp, hạ cấp, bảo trì hệ thống công nghệ thông tin và các thiết bị CNTT liên quan.
4. Thực hiện các dự án mở rộng, nâng cấp, hạ cấp, cải tiến hay hiệu chỉnh hạ tầng mạng, điện thoại, máy vi tính, hệ thống an ninh và thiết bị công nghệ thông tin của công ty.
5. Giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin. Hỗ trợ người dùng và các bộ phận khác các công việc liên quan đến hệ thống IT.
6. Hướng dẫn người dùng cách sử dụng các máy vi tính, phần mềm tin học, mạng máy tính, dịch vụ mạng, điện thoại và thiết bị công nghệ thông tin khác một cách hiệu quả nhất. Hướng dẫn, đào tạo nhân viên của bộ phận IT.
7. Lập trình phần mềm, thiết lập dịch vụ mạng, thiết lập chính sách an ninh mạng và triển khai đến người dùng.
8. Thực hiện công việc được giao, triển khai công việc đến nhóm làm việc, hỗ trợ giám sát việc thực hiện công việc của kỹ thuật viên và nhóm làm việc. Báo cáo quản lý kết quả thực hiện.
9. Đề xuất các sáng kiến cải tiến kỹ thuật đem lại tiết kiệm chi phí cho công ty.
10. Hổ trợ tìm kiếm vật tư, nhà cung cấp vật tư tốt và giải pháp mới để áp dụng cho hệ thống IT.
11. Hoàn thành các báo cáo, sơ đồ bố trí, sơ đồ kỹ thuật gửi quản lý bộ phận theo từng hạng mục.
12. Viết, dịch các tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu quản trị máy tính, phần mềm, mạng máy tính, máy in, tổng đài điện thoại, hệ thống âm thanh, hệ thống an ninh và hệ thống thiết bị CNTT khác.
13. Tham gia viết, cập nhật, hiệu chỉnh các quy trình, chính sách bảo mật hệ thống CNTT, triển khai và giám sát việc thực hiện công việc theo quy trình.
14. Tham gia kiểm tra, giám sát các nhà thầu, đơn vị thi công và đưa ra các phản biện để bảo vệ quyền, lợi ích tốt nhất cho công ty và đáp ứng yêu cầu của bộ phận.
15. Giám sát, theo dõi các hoạt động của IT bao gồm phần cứng, phần mềm và dịch vụ. Thực hiện các đánh giá và đưa ra phương hướng, kế hoạch hành động cho mục tiêu của IT.
16. Tích cực hỗ trợ người sử dụng xử lý các sự cố về CNTT và các thiết bị liên quan bất cứ lúc nào.
17. Nhận thức đạo đức nghề nghiệp, tuân thủ quy định, nội quy của công ty. Dẫn dắt nhóm làm việc và nhân viên IT hoàn thành công việc có trách nhiệm, tuân thủ nội quy, quy trình làm việc. Đảm bảo an toàn và gọn gàng, vệ sinh tại nơi làm việc. Chịu trách nhiệm với công việc của mình và nhóm làm việc của mình.

- Record daily utility consumption.
- Ensure plant equipment is in perfect running condition.
- Assist engineer in setting up facilities requirement for production or others.
- Assist in project work and the maintenance of dormitory utilities.
- Check and maintain security system.
- Observe safety and housekeeping at work station.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
- Báo cáo việc sử dụng thiết bị hằng ngày.
- Bảo đảm thiết bị trong điều kiện hoạt động tốt.
- Hỗ trợ cấp trên trong việc chuẩn bị thiết bị cho bộ phận sản xuất và các bộ phận khác.
- Hỗ trợ trong công việc hoạch định và bảo trì các thiết bị nhà nghỉ.
- Kiểm tra và bảo vệ hệ thống an ninh.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh tại khu sản xuất.

1. Responsible for the company’s payroll, prepare and analyze management reports and external surveys.
2. Establish a harmonious employer and employee relations through effective people management (communication, counseling and feedback).
3. Participate in establishing and administration of compensation and benefits in accordance to company’s policies and Vietnamese law.
4. Responsible for accurate and timely payroll management, social and health insurance and employee income tax administration.
5. Maintain and update employee database and leave management.
6. Establish, translate and maintain company’s HR policies and procedures according to manpower laws and regulations.
7. Handle training function and administration, recruitment and selection.
8. Involve in recreation committee and employee welfare.
9. Liaison with external officials on manpower issues.
10. Involve in any HR related matters as and when required by operational needs.
11. Lead, motivate and develop HR team to achieve operational goals.
12. Ensure that cleanliness and general well-being of the company is upkeep.
13. Involve in general affairs matters as and when required by operational needs.
14. Enforce safety and housekeeping in work area.
15. Overlook security management.

- Record daily utility consumption.
- Ensure plant equipment is in perfect running condition.
- Assist engineer in setting up facilities requirement for production or others.
- Assist in project work and the maintenance of dormitory utilities.
- Check and maintain security system.
- Observe safety and housekeeping at work station.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
- Báo cáo việc sử dụng thiết bị hằng ngày.
- Bảo đảm thiết bị trong điều kiện hoạt động tốt.
- Hỗ trợ cấp trên trong việc chuẩn bị thiết bị cho bộ phận sản xuất và các bộ phận khác.
- Hỗ trợ trong công việc hoạch định và bảo trì các thiết bị nhà nghỉ.
- Kiểm tra và bảo vệ hệ thống an ninh.
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh tại khu sản xuất.

JOB DUTIES & RESPONSIBILITIES
1. Fixed Assets accounting (inclusive of tools & supplies):
• Controlling & updating fixed assets and tools & supplies information: increase/ decrease of fixed assets and tools & supplies, original cost, accumulated depreciation, carrying value...
• Issues fixed asset and tools & supplies tags to tag on and prepare monthly fixed assets schedules, including depreciation calculations according to Vietnam accounting regulations.
• Building and constructions – monthly progress report on payment and investment to date and report to the local authority as required on the company investment status
• PM enhancement Project update
• Monthly stock check for FA & T&S
• Other Fixed assets reports as required
2. Inventory checking
• Checking of the all inventory type issuing and receiving to ensure that the accounting system is updated according to the document.
• Checking of export & import declaration form with interco import & export invoices.
• Printing of RED Invoice
• Production in house use checking.
• Other inventory reports as required
3. Weekly internal stock count
4. To arrange and keep all accounting documents in file safely manner and good conditions
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Tài sản cố định (bao gồm công cụ dụng cụ):
• Quản lý và cập nhật thông tin tài sản cố định: tăng, giảm của tài sản cố định và công cụ dụng cụ, giá gốc, khấu hao…
• Cấp “tag” cho tài sản cố định và công cụ dụng cụ, chuẩn bị lịch tài sản cố định, kể cả tính khấu hao tài sản cố định theo luật Việt Nam
• Xây dựng- hàng tháng theo dõi báo cáo đầu tư và thanh toán để báo cáo cơ quan nhà nước theo quy định
• Cập nhật chi phí nâng cấp, bảo trí máy móc
• Kiểm kho hàng tháng về tài sản cố định và công cụ dụng cụ
• Thực hiện các báo cáo tài sản cố định khác theo yêu cầu.
2. Quản lý hàng tồn kho:
• Kiểm tra nhận và xuất các loại hàng tồn kho để đảm bảo rằng hệ thống kế toán được cập nhật theo đúng chứng từ.
• Kiểm tra tờ khai xuất nhập khẩu với chứng từ xuất nhập khẩu.
• In hóa đơn đỏ
• Kiểm tra hàng xuất dùng nội bộ
• Thực hiện các báo cáo hàng tồn kho khác theo yêu cầu.
3. Kiểm kho hàng tuần
4. Sắp xếp và lưu giữ tài liệu kế toán an toàn và trong điều kiện tốt

1. Liaise with oversea partners for import documents.
2. Check the import documents and do customs declaration.
3. Work with customs for goods inspection.
4. Liaise with forwarders for receiving the goods and arrange transportation to store.
5. Carry out procedure for exporting goods (Including: ask for quotation, prepare documents,
declaration, liaison with forwarding company, confirm on actual exported quantity etc…)
6. Enforce safety and housekeeping at work place.
----------------------------------------------
1. Liên hệ với đối tác nước ngoài cung cấp chứng từ nhập khẩu.
2. Kiểm tra chứng từ nhập khẩu và khai báo hải quan.
3. Làm việc với hải quan cho việc kiểm tra hàng hóa.
4. Liên hệ với đơn vị vận chuyển cho việc nhận hàng và đưa hàng về kho.
5. Thực hiện các thủ tục xuất khẩu hàng hóa (lấy báo giá, lập chứng từ, khai báo hải quan, liên
hệ fowarder để gửi hàng xuất, ký thực xuất, …)
6. Duy trì an toàn, vệ sinh gọn gàng nơi làm việc.
REPORT TO/ BÁO CÁO: SECTION LEADER/ TRƯỞNG BỘ PHẬN

Job Description:
1. Setting the necessary data in the system according to the company regulation on compensation to support for the system operation
2. Download data from clocking machine and inform to Admin for meal preparation
3. Manage the daily, weekly, monthly data on attendance, OT
4. Key leave application into the system
5. Follow up the leave entitlement, earning, consumption and balance of the employee
6. On the weekly basic, confirm the attendance, leave and OT of last week with department to make sure that the data is correct and the payroll can completed in the soonest time
7. Prepare leave and OT report
8. Involve into the E-leave system establishment in HRM
9. Ensure housekeeping at work place
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Nhập dữ liệu cần thiết vào hệ thống theo quy định của công ty về lương và các chế độ nhằm hỗ trợ cho hệ thống.
2. Tải dữ liệu từ máy chấm công và báo cho bộ phận Admin để chuẩn bị báo suất ăn cho công nhân viên.
3. Quản lý ngày công và giờ tăng ca hằng ngày, hằng tuần và hằng tháng của công nhân viên.
4. Nhập phép của công nhân viên vào hệ thống
5. Theo dõi ngày phép của công nhân viên.
6. Hằng tuần, kiểm tra lại ngày công,ngày phép và giờ tăng ca của tuần trước với các bộ phận để đảm bảo số liệu đúng và việc tính lương có thể hoàn thành sớm nhất.
7. Làm các báo cáo liên quan đến chấm công, phép, tăng ca
8. Tham gia vào việc thiết lập hệ thống phép tự động trên phần mềm quản lý nhân sự
9. Đảm bảo vệ sinh nơi làm việc

- Thiết kế quy trình vận hành theo từng loại máy móc để giải quyết các sự cố trong dây chuyền sản xuất.
- Giám sát và nâng cao hiệu quả hoạt động của máy móc thông qua DOE, SPC, GR&R và các phương pháp kỹ thuật liên quan để đảm bảo hành hóa được sản xuất theo đúng chỉ tiêu/ thông số kỹ thuậ
- Hỗ trợ kỹ thuật cho dây chuyền sản xuất .
- Tham gia vào việc chuyển đổi các sản phẩm mới/quy trình sản xuất mới
- Xem xét các mẫu sản phẩm để định lượng tất cả các nguyên vật liệu, quy trình hay sản phẩm mới cho các sản phẩm mới hay sản phẩm được thay đổi.
- Lắp đặt, bảo trì, chuyển đổi quy trình sản xuất của máy móc
- Làm việc với các nhóm khác để nâng cao chu kỳ hoạt động của máy thông qua kế hoạch cải thiện máy móc.