Công Ty Tnhh Quản Lý Bất Động Sản Bình Minh

1. Chủ động lập kế hoạch và triển khai các kế hoạch kiểm soát và kiểm toán trong phạm vi công việc mình được phân công. Phân công công việc cho các kiểm soát viên, giám sát kết quả công việc của các kiểm soát viên trong phạm vi mình quản lý. Đảm bảo báo cáo đầy đủ kịp thời cho trưởng ban và lãnh đạo về các rủi ro, sai sót và kiến nghị giải pháp khắc phục
2. Xây dựng chính sách: Xây dựng, hoàn thiện các chương trình kiểm soát và kiểm toán nội bộ,,trực tiếp hoặc phân công cho các kiểm soát viên đọc và đưa ra ý kiến đóng góp với toàn bộ hệ thống văn bản kiểm soát nội bộ của Tập đoàn do các phòng ban, đơn vị soạn thảo. Tông hợp và báo cáo kết quả cho trưởng ban..Đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ này là thước đo đánh giá sự tuân thủ, mức độ hoàn thành và chất lượng mọi hoạt động của các phòng ban tập đoàn và công ty thành viên.
3. Phối hợp với kiểm toán độc lập trong việc triển khai công tác kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm cho toàn tập đoàn và các công ty thành viên. Nắm bắt kịp thời các sai sót, rủi ro trong quá trình kiểm toán tại các đơn vị thành viên. Từ đó, tổng hợp đưa các kiến nghị điều chỉnh hoặc để xuất một cuộc kiểm soát nếu thấy cần thiết cho trưởng ban.
4. Chịu trách nhiệm đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho các KSV để đảm bảo chất lượng trong công tác kiểm soát và kiểm toán nội bộ.
5. Rà soát báo cáo kiểm soát và kiểm toán, ký báo cáo kết quả kiểm soát gửi trưởng ban, lên Chủ tịch hoặc tổng giám đốc, giám đốc công ty trong phạm vi được phân công hoặc ủy quyền. Báo cáo phải đánh giá chính xác các vấn đề đã xem xét, chỉ ra những sai sót, gian lận nếu có, đưa ra ý kiến, giải pháp khắc phục hoặc phòng ngừa giúp mọi hoạt động hiệu quả hơn.
6. Hỗ trợ trưởng ban kiểm soát xây dựng và hoàn thiên mô hình ban kiểm soát cũng như tổ chức, quản lý hoạt động trong ban kiểm soát .
7. Trực tiếp hoặc phối hợp đảm nhiệm chức danh trưởng ban kiểm soát hoặc thành viên ban kiểm soát của các công ty thành viên và công ty có vốn góp của Bitexco. Yêu cầu kiểm soát được hoạt động của các công ty này và báo cáo kịp thời về cho Trưởng ban và lãnh đạo tập đôàn, đồng thời thực hiện đúng sự phân công và qui chế ban kiểm soát của từng công ty.

Quản lý và giám sát các hoạt động điều hành cũng như các hoạt động hành chính hàng ngày của Tòa nhà, đảm bảo sự cộng tác cao và hoạt động hiệu quả giữa các phòng ban.
1. Quản lý và điều hành:
- Chịu trách nhiệm phát triển hệ thống điều hành và quản lý hành chính cho Tòa nhà.
- Lưu trữ các hồ sơ thông tin liên quan đến bảo hiểm và tham gia yêu cầu bảo hiểm.
- Giữ thông tin liên lạc với nhân viên, nhà thầu, khách thuê cũng như các đối tượng khác để đảm bào tòa nhà hoạt động hiệu quả, và giải quyết các sự cố khi cần thiết.
- Tổ chức, tham dự các buổi họp với các bên liên quan. Chuẩn bị các báo cáo quản lý tới Ban Giám Đốc. Các báo cáo bao gồm những quyết định trong quá trình điều hành, quản lý cùng bảng tóm tắt các chi tiêu hàng tháng của Tòa nhà.
2. Quản lý nguồn nhân lực:
- Phác thảo các bảng miêu tả nội dung công việc cùng các kế hoạch huấn luyện cho nhân viên khi cần thiết.
- Thực hiện và duy trì cấu trúc sơ đồ tổ chức, huấn luyện nhân viên về các quá trình hoạt động điều hành và quản lý trong Tòa nhà.
- Kiểm soát quá trình tuyển chọn nhân viên.
- Quản lý việc giám sát, kỷ luật, đánh giá, quản lý nhân viên, quản lý lịch làm việc, nghỉ phép, nghỉ bệnh.
3. Nội quy, chính sách và quy trình
- Thiết lập các nội quy và các quy trình cho cư dân, nhân viên, các nhà thầu, cùng các thành phần khác. Điều này bao gồm sổ tay hướng dẫn dành cho cư dân, sổ tay nhân viên.
- Đảm bảo rằng cư dân tuân thủ và thực hiện đầy đủ nội quy và trách nhiệm như đã thỏa thuận trong hợp đồng.
4. Quản lý hoạt động Kỹ thuật:
- Phối hợp hoạt động với Phó Giám Đốc kỹ thuật để trông coi và thu xếp các kế hoạch để duy trì các dịch vụ chung.
5. Kế toán và tài chính:
- Quản lý và liên kết với bộ phận Kế toán để có kế hoạch thu chi hiệu quả.
- Hỗ trợ phòng Kế toán trong việc thực hiện, quản lý, kiểm soát các quy trình kế toán.
- Soạn thảo ngân sách hoạt động hàng năm cho Tòa nhà, với sự hỗ trợ của bộ phận kế toán.
- Giám sát và quản lý mọi chi phí hoạt động và chi phí quản lý để đảm bảo chi phí này phù hợp với ngân sách hoạt động hàng năm.
6. Quan hệ khách hàng:
- Hỗ trợ nhân viên Ban Quản lý khi cần thiết để đảm bảo luôn luôn giữ mối quan hệ tốt đẹp với cư dân.
- Trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến cư dân khi cần thiết.
- Tham gia huấn luyện nhân viên Ban Quản lý trong việc giao tế với cư dân cũng như trong giải quyết vấn đề.
- Ghi nhận lại bất kỳ phàn nàn nào liên quan đến tòa nhà và đảm bảo các phàn nàn này được giải quyết ổn thỏa và đúng lúc.
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp trên